Spis treści
Dropbox to popularna usługa przechowywania i synchronizacji danych w chmurze, która do niedawna była jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do dzielenia się dużymi plikami. Jeśli jesteś jedną z osób, które nadal korzystają z Dropboxa, to z tego artykułu dowiesz się, jakie możliwości otwiera przed Tobą integracja z Gmailem.
Jak działa Dropbox?
Dropbox to wyspecjalizowana aplikacja o bardzo szerokim zastosowaniu.
Co robi Dropbox? Przechowuje pliki w chmurze. Od 2007 roku rozwiązuje problemy wszystkich uczniów, studentów i pracowników, którzy zapominają zabrać ze sobą pendrive’a. Zapisanie ważnego pliku w Dropboxie gwarantuje dostęp do niego z dowolnego urządzenia połączonego z internetem.
Dlaczego warto go używać? Przede wszystkim dlatego, że jest szybki i bezpieczny zarówno w systemach Windows, Linux i MacOS, jak i na Androidzie oraz iOS’ie. Wydawać by się mogło, że ten program nie ma żadnych wad.
Czemu zatem w ostatnich latach stopniowo traci na popularności? To nie wina Dropboxa, a rosnącej jak na drożdżach konkurencji. Dropbox to chmurowy schowek – i nic więcej. Jest doskonały w swojej dziedzinie, ale inni projektanci usług dla biznesu poszli o krok dalej.
Przewaga usług all-in-one
Google oferuje coś, z czym aplikacjom takim jak Dropbox trudno jest konkurować. Zaspokaja wszystkie potrzeby pracowników biurowych na raz, w ramach jednej, wygodnej subskrypcji.
Google Workspace, jako elastyczna usługa cloud-native, niewiele dziedziczy z wczesnych eksperymentów innych producentów z lokalnymi programami. Ten zestaw aplikacji od samego początku był zaprojektowany z myślą o współpracy online i mobilności, co widać, zestawiając usługi Google i Microsoft 365.
Wszechobecność Google Workspace spowodowała, że inni producenci rozwiązań webowych traktują integrację z aplikacjami Google jako priorytet. Dlatego każdy użytkownik Gmaila dla firm ma dostęp do setek tysięcy dodatków, które ułatwiają pracę.
Tej szansy nie przegapił także Dropbox. Choć sam nie oferuje poczty ani programów wspierających produktywność, to stworzył wtyczkę Dropbox for Gmail. Dzięki temu każdy, kto ma konto Google, może połączyć skrzynkę mailową ze wszystkimi plikami zgromadzonymi w Dropboxie.
Instalacja dodatku Dropbox for Gmail
Wejdź na stronę dodatku Dropbox for Gmail w Google Workspace Marketplace i kliknij przycisk Install. W nowym oknie wybierz odpowiednie konto Google i wyraź zgody na przetwarzanie danych przez dodatek. Następnym razem, gdy odwiedzisz swoją skrzynkę, to na pasku z prawej strony zobaczysz taki komunikat:
Zaloguj się na swoje konto Dropbox w Gmailu i wykorzystuj wszystkie swoje pliki bez opuszczania skrzynki odbiorczej.
Funkcje wtyczki Dropbox for Gmail
Dodawanie załącznika w formie linku – z panelu bocznego w Gmailu wybierz dowolny plik z Dropboxa, wygeneruj link do udostępniania i wklej w wiadomości. To najlepsza metoda na dzielenie się plikami, bo plik załącza się natychmiast i nie zużywa pojemności skrzynki, jeśli masz konto z ograniczeniami.
Przesyłanie otrzymanych załączników na Dropbox – dodatek pozwala też jednym kliknięciem umieścić załącznik w chmurze, bez konieczności wcześniejszego pobierania go na dysk twardy komputera.
Pełna synchronizacja zmian w pliku – gdy wprowadzisz poprawki w udostępnionym pliku, to zobaczą je wszystkie osoby, które mają do niego wgląd. Nie musisz wysyłać im aktualizacji załącznika.
Zarządzanie dostępami – nawet po udostępnieniu pliku zachowujesz nad nim pełną kontrolę i możesz odebrać innym osobom prawo do wglądu czy edycji.
Wdrożenie dla całej instancji – wtyczkę Dropbox for Gmail możesz zainstalować samodzielnie dla swojego konta, ale jako administrator Google Workspace możesz szybko dołączyć ją do kont wszystkich użytkowników jednocześnie.
Dropbox for Gmail – bezpieczeństwo
Za każdym razem, gdy rozważasz instalację dodatku zewnętrznych producentów w Google Workspace, dokładnie sprawdź zakres uprawnień aplikacji. Wtyczki, które przetwarzają firmowe dane, powinny zawsze pochodzić z zaufanych źródeł.
W przypadku Dropbox for Gmail musimy liczyć się z tym, że aplikacja ma dostęp do:
- Informacji na temat naszych kontaktów
- Zarządzania szkicami i wgląd w wiadomości email (dostęp tymczasowy; tylko podczas używania dodatku)
- Łączenia się z zewnętrznymi serwerami,
- Informacji na temat języka, kraju i strefy czasowej.
Jeśli w Twojej skrzynce znajdują się wrażliwe dane firmy lub klientów, to nie ryzykuj udostępniania ich kolejnym usługodawcom. Pamiętaj, że bezpieczniej jest trzymać wszystkie dane w jednym ekosystemie, na przykład na Dysku Google.
