Az ügyfélről
A Freedom Ingatlan egy ingatlanközvetítői hálózat, amely 2010 óta működik a piacon. A társaság 8 éve építi széleskörű franchise irodahálózatát. Jelenleg 63 fióktelep működik Lengyelországban, amelyek összesen több mint 500 szakértőt foglalkoztatnak.
A cég kirendeltségei országszerte megtalálhatók, ügynökei számos különböző helyen dolgoznak, ezért is olyan fontos a felhőeszközök megbízhatósága. A jól megválasztott és megfelelően konfigurált megoldások nem csak a gyors kapcsolattartást teszik lehetővé, hanem legfőképpen a kényelmes és biztonságos csapatmunkát is.
A cég igényei
A Freedom Ingatlan csapata a cég fennállásának első napjaitól kezdve a Google Workspace (korábban G Suite) alkalmazást használja. A legfontosabb funkció, amely meggyőzte a vállalat alapítóit a rendszer használatáról, a megosztott tárhely lehetősége volt, amely lehetővé tette számukra a szükséges dokumentumok, például a szerződéssablonok tárolását és egyszerű megosztását a csapat tagjaival. A Google-környezet nagy előnye a szervezet érdekelt tagjaival megosztott közös naptár vezetésének lehetősége is.
A Google Workspace alapváltozata egy bizonyos pontig jól működött, de több év alatt a Freedom Ingatlan növekedése hozzájárult ahhoz, hogy ezek a funkciók elégtelennek bizonyultak, ráadásul a felhőalapú eszközök használatának szabályai is elmosódtak. A lemezek kaotikussá váltak, a fájlmegosztási szabályok már nem voltak átláthatóak, és a kommunikáció egy része külső csatornákra költözött. A különböző alkalmazások és kommunikátorok közötti állandó váltás szükségessége szintén meggyőzött minket arról, hogy új megoldásokat keressünk.
Az alapvető változtatásokra akkor nyílt lehetőség, amikor a szolgáltatást Basicről Enterprise-ra frissítették.
Megoldás
A Freedom Ingatlan évek óta használja az FOTC ügynökségét és támogatását. A vállalatot kezdetben a megbízható technikai támogatás és a lengyel számlák ösztönözték arra, hogy együttműködjön ezzel a Google-partnerrel.
A G Suite Google Workspace-szé való átalakítása eredményeként a Freedom Ingatlan magasabb csomag bevezetésének szükségességével szembesült. A G Suite Basicről a Google Workspace Enterprise-ra történő ugrás nagy kihívást jelentett, mivel a Felügyeleti konzolban több tucat fejlett felügyeleti lehetőség volt, amelyeket ki kell használni. Ebben a folyamatban a Freedom Ingatlan az FOTC tanácsára is támaszkodott.
A fiókok tartalmának egyidejű rendezése, a biztonsági szabályok meghatározása és a felesleges alkalmazásoktól való megszabadulás érdekében a Freedom Ingatlan az FOTC segítségével átfogó változáskezelésbe kezdett.
Az FOTC technikai csapata ellenőrizte a Google Workspace teljes meglévő struktúráját, és tervet készített a szükséges változtatások végrehajtására. A stratégiai ülések és oktatási webináriumok formájában tartott találkozók segítenek a vezetőknek megismerni a szolgáltatás új képességeit, és azokat a gyakorlatba átültetni.
Joanna Chmaj, az FOTC munkatársa segít nekünk a fájlstruktúra rendszerezésében és az új lehetőségek hatékony kihasználásában. Nemrég egy nagyon inspiráló találkozót tartott számunkra a Google Meeten. Úgy találtuk, hogy sok hasznos funkciót, amelyet hiányoltunk a Zoom platformból, most a Google Meet biztosít számunkra, így örömmel térünk vissza hozzá.
Eredmények
Bár a Freedom Ingatlannál a változáskezelési folyamat még nem zárult le, a csapatok zökkenőmentesen működnek együtt az új szolgáltatási lehetőség részeként. Hogyan néz ki a mindennapi munka a Google-alkalmazások használatával egy több mint 500 főt foglalkoztató vállalatnál?
Az egyszeri bejelentkezés kényelme
Egyetlen login és jelszó – ennyit kell megjegyeznie a Freedom Ingatlan alkalmazottjának ahhoz, hogy bármilyen eszközről hozzáférjen a munkavégzéshez szükséges fájlokhoz és eszközökhöz.
Ez a kényelem különösen fontos egy olyan cégnél, ahol a legtöbben hibrid formában dolgoznak. A csapatok szinte egyidejűleg végezhetnek javításokat a fájlokon, amelyeken dolgoznak, anélkül, hogy másolni és feltölteni kellene őket.
Mobil idő- és kommunikációmenedzsment
Az ingatlanügynökök sok időt töltenek a terepen, ezért többet használnak telefont, mint számítógépet. Tekintettel arra, hogy minden Google felhőalkalmazásnak van mobil megfelelője, a levelezés, a lemez és a naptár okostelefonon történő kezelése egyszerű és kényelmes.
Szerződéssablonok a felhőben
A szervezetnek több mint 60 irodája van, de mindegyik ugyanazokat a dokumentumokat használja. Az együttműködési szerződések, ügynöki megállapodások, jegyzőkönyvek és egyéb, az ügyféllel való tranzakció lezárásához szükséges dokumentumok sablonjait a megosztott meghajtókon tárolják. A dokumentumok online gyűjtése révén a szervezet vezetése bármikor módosíthatja a sablonokat vagy létrehozhat egy másik szerződésváltozatot, és a lemezen lévő változások azonnal láthatóvá válnak az ügynökök számára.
Gyors onboarding az alkalmazottaknak
Bár az összes Google Workspace-fiókot a Freedom Ingatlan központjában készítik elő, az új alkalmazottak bevezetése leggyakrabban egy helyi iroda szintjén történik. A Gmail külön előnye a népszerűsége – sokan használják magáncélra, ezért a csapatmenedzsereknek könnyebb dolguk van. Az új ügynököknek elég megadni a legfontosabb dokumentumok helyét a lemezen, elmagyarázni létrehozásuk, letöltésük és megosztásuk alapelveit, és a naptár vagy a beérkező levelek használata nagyon is természetes számukra.
Nagyobb vállalati adatbiztonság
Google Workspace vizsgálata a Freedom Ingatlanban segített azonosítani a lehetséges biztonsági hiányosságokat. Ez lehetővé tette számunkra, hogy újra meghatározzuk a tartalom szervezeten kívüli megosztásának korlátait. A Google Felügyeleti Konzolban ezeknek és sok más műveletnek köszönhetően a Freedom Ingatlan adatai sokkal jobban védettek a szivárgások és támadások ellen. Ha a példányadminisztrátoroknak bármilyen kérdése vagy problémája van, mindig számíthatnak az FOTC technikai támogatására.
A problémák ritkán fordulnak elő, de ha váratlan helyzetek adódnak, az FOTC támogatás mindig elérhető, és minden alkalommal gyorsan reagál a bejelentésekre. Ez a támogatási forma nagy előnyt jelent számunkra, ha egy Google-partnerrel dolgozunk együtt.