Az ügyfélről
A Booksy egy innovatív lengyel startup cég, akik befutottak a nagy nemzetközi területen. Ez egy ingyenes alkalmazás, amivel felfedezhet és időpontot foglalhat olyan egészség és szépségipari szolgáltatásokra, mint a manikűr, fodrászat, spa vagy masszázs.
Legfőbb kihívás
A Booksy folyamatosan fejlődik és újabb országokban újabb ágazatokat fedez fel. Ezért fontos, hogy úgy lehessen irányítani a fiókokat, hogy minden csapat adhasson hozzá újabb fiókokat és kezelhesse a felhasználókat. A Booksy álat használt intranettel nehéz volt összekapcsolni a különböző részlegeket és egy olyan megoldásra volt szükség, ami megkönnyíti az IT szakemberek munkáját és magas biztonsági szinten működik. További kihívás volt a videó konferenciák megszervezése a világ minden táján dolgozó csapatoknak.
Az alkalmazottaknak gyakran problémát jelentett megfelelő dátumot találni egy megbeszéléshez, vagy követni a levélváltások vagy telefonok megbeszéléseit. A leányvállalatok javítani akarták a kommunikációt és a megbeszélések és fontos események megtervezését.
Ugyanakkor az is fontos volt, hogy következetesen számon tartsák az átküldött fájlokat és a különböző helyeken dolgozó csapattagok hatékonyan tudjanak együtt dolgozni.
A G Suite csomagba tartozó alkalmazásokra nagyon könnyű ráérezni, aminek köszönhetően az alkalmazottak hamar hozzászoktak az új alkalmazásokhoz. A csomag kiválasztásánál a döntő tényező a cég adatainak biztonsága volt.
Megoldások a problémákra
Gmail olyan levelező rendszer, ami megfelel a Booksy elvárásainak és annyi adat fér el egy-egy fiókban, mint a szervezet intranetjén.
A Google Naptár olyan megoldásnak bizonyult, amivel a dolgozók úgy tudtak gyorsan időpontot egyeztetni, hogy nem kellett végtelen telefon és email váltásba bonyolódniuk. A Naptárban lévő teremfoglalási lehetőség könnyebbé teszi a helyszín egyeztetését is.
A Google Meet egy olyan alkalmazás, amivel az alkalmazottak rendszeres videokonferenciát folytathatnak Lengyelországból Amerikába és Dél Afrikába is akár.
Google Dokumentumok, Google Diák és Google Táblázatok – ezek az eszközök nagyban javították az egy dokumentumon dolgozók egyidejű munkáját. A Booksy létrehozott márkázott prezentációkat és dokumentum sablonokat, amiket a szervezet minden tagjával megosztottak. Ez tovább egyszerűsítette a munkát és egységesítette az elküldött fájlok kinézetét.
Eredmények
A FOTC által támogatott megvalósítás nagyon egyszerűen ment. A technikai segítségnyújtással a levél rendszer kevesebb mint egy hét alatt migrálódott. Mivel az egész folyamat zökkenőmentesen zajlott, úgy döntöttünk, hogy együttműködünk a Google Maps területén is.
Annak ellenére, hogy az alkalmazottak szerte a világon dolgoznak, a Booksy létrehozott egy hatékony szervezetet, amelyben a távmunka és a videokonferencia a vállalat minden napjának szerves részét képezi. Valamennyi fióktelep önállóan kezelheti a felhasználói fiókokat, miközben a vállalati adatokat a Google legjobb biztonsága védi.