Bár a dokumentumokat digitálisan hozzuk létre, az aláírásuk gyakran lelassítja a munkafolyamatokat. A nyomtatást, kézi aláírást, majd szkennelést igénylő eljárás idejétmúlt és nehézkes. A Google beépített e-aláírás funkciója erre a kihívásra ad hatékony választ.
A Google beépített e-aláírás funkciója, az eSignature pontosan ezt a problémát oldja meg. Ismerje meg, hogyan teheti egyszerűvé és biztonságossá az aláírási folyamatot közvetlenül a Google-alkalmazásokban!
Mi az a Google eSignature és mire jó?
A megoldás tökéletesen integrálódik a meglévő munkafolyamatokba, feleslegessé téve a különböző platformok közötti váltást. Lehetővé teszi, hogy dokumentumait közvetlenül a Google Dokumentumokból készítse elő és küldje el aláírásra, vagy e-aláírási kérelmet indítson a Google Drive-on található PDF-fájlokhoz.
A folyamat emellett rendkívül felhasználóbarát: az aláírási és egyéb mezőket egyszerűen, a „drag and drop” módszerrel helyezheti el pontosan a kívánt helyre a dokumentumban.
Fontos, hogy a Google eSignature-ön keresztül szerzett aláírások számos országban és régióban, köztük az Egyesült Államokban és az EU-ban is jogilag kötelező érvényűek. A rendszer az Adobe Approved Trust List (AATL) szabvány szerinti tanúsítványokkal működik, ami garantálja a dokumentumok jogi érvényesíthetőségét.
Az eszköz kényelmét tovább növeli, hogy segítségével nyomon követheti a függőben lévő aláírások állapotát és megtekintheti a már befejezett szerződéseket. Így egy helyen, a Google rendszerén belül kaphat teljes áttekintést a dokumentumkezelési folyamatairól.
Jogi érvényesség és regionális megfelelőség
Minden e-aláírási megoldás bevezetésekor kulcsfontosságú kérdés a jogi érvényesség. A Google eSignature erre a kihívásra olyan jogilag kötelező érvényű aláírásokat kínál, amelyeket világszerte számos régióban elfogadnak.
Egyesült Államok: Megfelel az ESIGN-törvénynek (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), amely kimondja, hogy az elektronikus aláírások jogi szempontból egyenértékűek a hagyományos, kézi aláírásokkal.
Európai Unió: Az EU-n belül a Google eSignature megfelel az eIDAS rendelet (electronic Identification, Authentication and Trust Services) által meghatározott egyszerű elektronikus aláírásokra (SeS) vonatkozó követelményeknek.
Globális hitelesség: A Google eSignature a digitális dokumentumok biztonságának globálisan elismert szabványát, az Adobe Approved Trust List (AATL) rendszerét alkalmazza. A szolgáltatás egy AATL-tag által kibocsátott tanúsítványokra épül, ami a legmagasabb szintű megbízhatóságot és hitelességet biztosítja
A főbb gazdasági régiókban való megfelelés garantálja, hogy a Google eSignature segítségével aláírt dokumentumok jogilag érvényesíthetők és megbízhatóak a nemzetközi szinten működő vállalkozások számára is. Emellett maga a Google Workspace alapinfrastruktúrája is számos általános biztonsági és adatvédelmi szabványnak megfelel, mint például: SOC 2 Type II, Department of Defense IL4, ISO/IEC 27001 és GDPR.
A Google eSignature gyakorlati felhasználási esetei
Sokak számára a Google eSignature még egy rejtett funkció, pedig hatalmas segítség a napi dokumentumkezelésben. Most megmutatjuk, mire használhatja a gyakorlatban.
Szállítói megállapodások: Szerződjön új beszállítókkal rekordidő alatt, és automatizálja a folyamatot kész szerződéssablonokkal, mellyel rengeteg időt spórolhat.
Ügyfélszerződések: Szerezze meg ügyfelei aláírását az értékesítési szerződésekre és más fontos dokumentumokra pillanatok alatt. Az azonnali állapotfrissítéseknek köszönhetően pedig nyomon követheti a folyamatot, és gyorsabban zárhatja le az üzleteket.
Belső jóváhagyások: Egyszerűsítse a csapata és partnerei jóváhagyási folyamatait projekteken, új irányelveken vagy kritikus döntéseken, biztosítva, hogy a projektek késedelem nélkül haladjanak előre.
A Google eSignature előnyei
Míg az e-aláírások piaca tele van bonyolult, nagyvállalati igényekre szabott, funkciógazdag platformokkal, addig a Google eSignature sokak számára egy letisztultabb és ésszerűbb alternatívát jelent.
A megoldás ereje éppen a kulcsfontosságú előnyeiben rejlik.
Költséghatékony: Az eSignature funkció felár nélkül, az előfizetés részeként érhető el a megfelelő Google Workspace csomagokban. Így ha Ön Business Standard, Plus, Enterprise, Individual vagy Nonprofits csomaggal rendelkezik, már használhatja is, további díjak nélkül.
A legnagyobb előnye az integráció a Google Dokumentumokkal és a Drive-val. Mivel a funkció beépítve működik, nincs szükség alkalmazások közötti váltásra. Ez nemcsak a tanulási időt csökkenti, de zökkenőmentes munkafolyamatot is biztosít a Google Workspace-t már magabiztosan használó csapatok számára.
A legtöbb kis- és középvállalkozás, valamint belső csapat számára a Google eSignature tökéletesen megfelel a mindennapi igényeknek. Mindent tud, amire szükség lehet: támogatja a több aláírót, jogilag kötelező érvényű, és lehetővé teszi a sablonkezelést is. Mindezt a túlbonyolított platformokra jellemző felesleges komplexitás nélkül.
Hogyan érhető el a Google eSignature?
Ha Ön Google Workspace felhasználó, az eSignature funkciót közvetlenül a Google Dokumentumokból vagy a Drive-ból érheti el.
- PDF-fájlok esetén a Google Drive-ban: Menjen a drive.google.com oldalra, nyissa meg a PDF-et megtekintési módban, majd kattintson a jobb felső sarokban lévő Menü ikonra (három pont), és válassza az eSignature lehetőséget.
- Google Dokumentumok esetén: Menjen a drive.google.com oldalra, nyissa meg a dokumentumot, majd kattintson a felső menüsorban az Eszközök menüpontra, és válassza az eSignature lehetőséget. Itt több aláírót is kezelhet.
Szeretne többet megtudni arról, hogyan alakíthatja át a Google eSignature a dokumentumkezelési munkafolyamatait?
Hogyan használható az eSignature a gyakorlatban?
Nézzünk egy tipikus vállalati helyzetet: a HR osztálynak alá kell íratnia egy szerződés-kiegészítést egy munkatárssal.
A folyamat a küldő félnél (pl. a HR osztályon) kezdődik. A munkatárs létrehozza vagy feltölti a dokumentumot a Google Dokumentumokba. Miután a tartalom végleges, az „Eszközök” menüben kiválasztja az „eSignature” opciót. A jobb oldalon megnyíló panelen hozzáadja az aláíró(ka)t, majd a „drag and drop” módszerrel a dokumentum megfelelő helyére húzza az aláírási és egyéb mezőket. Az utolsó lépés az „eSignature kérése” gombra kattintás – ekkor a rendszer automatikusan PDF-re konvertálja a dokumentumot, és biztonságosan elküldi a címzettnek.
A címzett munkatárs egy e-mailt kap az aláírási kérelemmel. A linkre kattintva megnyílik a kész PDF dokumentum, amelyen egyértelműen jelölve vannak az aláírás és a dátum helyei. Az „Aláírás” gombra kattint, beírja a nevét (amit a Google automatikusan kézírásos kinézetűvé alakít), majd az „Elfogadás és aláírás” gombbal véglegesíti a folyamatot.
Az egész művelet szó szerint néhány másodpercet vesz igénybe. Pontosan az ilyen egyszerű és gyors folyamatok miatt váltja fel a Google Dokumentumok e-aláírás funkciója egyre több cégnél a külső megoldásokat – különösen az egyszerűbb dokumentumok esetében, amelyeket gyorsan, hatékonyan és a szabályoknak megfelelően kell aláírni.
Gyakran Ismételt Kérdések a Google eSignature-ről
Mi az a Google eSignature?
A Google eSignature a Google Workspace natív elektronikus aláírási funkciója, amely zökkenőmentesen működik együtt a már megszokott eszközeivel. Segítségével közvetlenül a Google Dokumentumokból vagy a Drive-ból kezdeményezhet és bonyolíthat le aláírási folyamatokat, felesleges alkalmazásváltás nélkül.
Hogyan működik együtt a Google eSignature a többi Google-alkalmazással?
A Google eSignature tökéletesen integrálódik a meglévő Google-környezetbe, így nincs szükség alkalmazások közötti váltásra. Két fő alkalmazási módja van:
- Google Dokumentumokból: Közvetlenül a dokumentumból indíthat aláírási folyamatot.
- Google Drive-ról: A Drive-ban tárolt meglévő PDF-fájlokra is küldhet aláírási kérelmet.
Milyen jogi szabályozásoknak felel meg a Google eSignature?
A Google eSignature a főbb nemzetközi jogi előírásoknak megfelelően működik. Az Egyesült Államokban az ESIGN-törvény (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), míg az Európai Unióban az eIDAS rendelet (electronic Identification, Authentication and Trust Services) szerinti egyszerű elektronikus aláírásokra (SeS) vonatkozó követelményeknek tesz eleget.
A globális hitelességet tovább erősíti, hogy a rendszer egy Adobe Approved Trust List (AATL) tag tanúsítványaira támaszkodik, amely a biztonságos digitális dokumentumok világszerte elismert szabványa.
Mindezeken felül a teljes Google Workspace alapinfrastruktúra is megfelel a legszigorúbb biztonsági és adatvédelmi szabványoknak (pl. SOC 2, DoD IL4, ISO/IEC 27001, GDPR).
A Google eSignature ingyenes funkció?
A funkció nem különállóan megvásárolható, hanem számos Google Workspace csomagban felár nélkül, az előfizetés részeként érhető el..A szolgáltatás többek között a. Business Standard és Plus, az Enterprise Starter, Standard és Plus, az Enterprise Essentials és Enterprise Essentials Plus, valamint az Education Plus, a Google Workspace Individual és a Google Workspace Nonprofits csomagokban is használható.