Despre client
O companie care dezvoltă software și oferă servicii de consultanță întreprinderilor care operează într-o serie de industrii diferite (inclusiv energie, guvern, medical, educație și comerț electronic), aceasta este Boldare.
Compania oferă produse digitale și servicii complete – examinează nevoile pieței și ale utilizatorilor, își sfătuiește clienții cu privire la dezvoltare de noi produse și propune soluții adaptate nevoilor acestora. În același timp, ține cont de utilizatorul final, îmbunătățind interfața pentru o utilizare convenabilă a website-ului sau a aplicației.
Boldare cooperează cu clienți din întreaga lume – cel mai adesea cu companii din Statele Unite, Europa și Orientul Mijlociu. Echipele de la Boldare sunt dornice să construiască produse cu un impact real asupra mediului.
Care sunt cele mai mari beneficii pe care le aduce compania clienților săi? Echipe specializate care simt o responsabilitate reală pentru produsele pe care le lansează și cooperare deplină în producția lor. Această abordare eficientizează comunicarea în companie – atât în interiorul cât și în afara organizației.
Principala provocare
Unul dintre pilonii distinctivi ai Boldare este holacrația – o alternativă de management în contrast cu sistemul ierarhic. Structura companiei este complet orizontală, organizată pe cercuri (echipe) responsabile câte o anumită zonă tematică. Mai departe, în cadrul cercurilor există roluri specifice și domenii de responsabilitate clar definite. Organizația include, printre altele, cercuri responsabile cu dezvoltarea afacerii, implementarea produsului și satisfacția angajaților.
Holacrația presupune că fiecare angajat își organizează singur propria muncă fără ca responsabilitatea să fie transferată de la structurile manageriale la cele executive. Una dintre cele mai mari provocări pentru conducerea unei companii organizată astfel este orientarea angajaților către un obiectiv specific și menținerea cooperării agile și eficiente în cadrul echipelor și între acestea.
Cu această abordare organizațională, Boldare avea nevoie de instrumente pentru a sprijini angajații într-o cultură de lucru transparentă, bazată pe cooperare strânsă și autoorganizare.
Soluția
De la bun început, compania s-a concentrat pe soluțiile Google Workspace. Suita de aplicații cloud a fost o alegere naturală pentru echipă mulțumită omniprezenței, simplității, intuitivității și integrării ușoare a soluției cu alte instrumente.
În plus, datorită cooperării cu partenerul Google FOTC, Boldare a beneficiat de un nivel suplimentar de suport în utilizarea de zi cu zi a pachetului.
Apreciem nespus echipa FOTC pentru capacitatea lor ridicată de răspuns și dorința de a ajuta. Ne simțim în siguranță și știm că toate problemele noastre primesc un răspuns atunci când lucrăm cu ei. Putem conta întotdeauna pe asistența FOTC – în eventualitatea unei dificultăți, echipa lor este mereu disponibilă și ne sprijină în rezolvarea problemelor. Toate instrucțiunile și ajung la noi într-un mod rapid și clar.
Rezultate
Aplicațiile cloud Google Workspace sunt piatra de temelie a tuturor proiectelor Boldare. Ele nu doar facilitează colaborarea, ci și sprijină comunicarea și co-crearea documentelor, permițând angajaților să lase feedback direct pe conținutul colegilor. Aplicațiile Google permit și sincronizarea cu alte instrumente pe care Boldare le folosește zilnic, cum ar fi platformele Asana sau Slack. În acest fel, angajații se pot conecta cu ușurință și cu un singur cont la toate instrumentele de care au nevoie pentru lucru.
Echipele Boldare utilizează intens și Google Calendar și funcțiile organizatorice ale acestuia. De asemenea, se asigură că structura folderelor stocate în Google Drive este actualizată. Menținerea transparenței este, de asemenea, crucială la Boldare.
Putem partaja fișiere și putem lucra concomitent pe un singur document. Acest lucru face ca cooperarea noastră să fie mai lină și mai eficientă. Nu îmi pot imagina să mă întorc la vremea când trimiteam înainte și înapoi documente… Cred că acest lucru este deosebit de important în contextul organizațional în care operează compania noastră, autoorganizarea. Fiecare persoană care se alătură echipei trebuie să învețe cum să-și prioritizeze sarcinile și cum să se miște în această organizație într-un ritm bun. Iar în acest scop ne sprijină aplicațiile Google Workspace.
Pentru echipa Boldare, marile avantaje Google Workspace sunt intuitivitatea și accesibilitatea aplicațiilor sale. Aceste sunt caracteristici care facilitează procesul de integrare pentru orice nou coleg care se alătură companiei. Familiarizarea unui nou angajat cu instrumentele folosite în organizație este astfel un proces organic.
Comunicarea cu clienții
Angajații Boldare se simt responsabili pentru soluțiile pe care le implementează pentru clienții lor. Feedback-ul și informațiile detaliate sunt cruciale pentru dezvoltarea unei aplicații sau în fiecare etapă a creării unui produs digital. Parteneriatul și lucrul colaborativ cu clientul sunt esențiale pentru dezvoltarea unui produs.
Cu această abordare în minte, comunicarea continuă și eficientă devine esențială. De aceea, instrumentele de videoconferință devin cea mai la îndemână modalitate de a ține legătura cu clienții. Angajații Boldare subliniază că întâlnirile online, alături de funcții care transmit gesturi și expresii faciale, le permit să înțeleagă mai bine nevoile și intențiile clienților lor.
Google Meet este primul instrument la care apelez atunci când vreau să contactez pe cineva. Soluția are două avantaje extrem de importante pentru mine. În primul rând, pot să văd persoana cu care vorbesc și atât, apelul video și discuția încep automat. În al doilea rând, pot invita foarte ușor pe cineva la o conversație, trimițându-i pur și simplu un link.
Colaborarea pe fișiere comune
Funcția de partajare a fișierelor ajută echipele să dezvolte împreună soluții specifice. Materialele lucrate la comun sunt apoi stocate pe un drive în cloud, distribuit la comun. Astfel, clientul are acces la materialele de interes în orice moment. Aceștia pot face modificări sau pot lăsa sugestii direct în fișierul partajat. Astfel, se facilitează fluxul de informații fără să fie necesare e-mailuri suplimentare.
Google Drive este locul în care stocăm toate documentele cu care lucrăm. Ne ajută foarte mult să structuram aceste fișiere în foldere pe care le partajăm atât cu clienții, cât și în echipe, pentru colaborarea cu ceilalți angajați. Lucrul colaborativ asupra documentelor ne permite să schimbăm cu ușurință idei și ne sprijină în activitățile noastre zilnice.
Angajații Boldare apreciază și setările de securitate Google Workspace. Unele dosare pot fi făcute disponibile doar în interiorul companiei, fără să poată fi partajate în afara organizației. Acest lucru permite companiei să garanteze securitatea datelor. În același timp, echipele pot lucra convenabil asupra fișierelor partajate și pot crea altele noi în orice moment.
Atunci când echipa trebuie să elaboreze o soluție sau să creeze ceva împreună, se apelează în mod natural la Google Docs. Când au nevoie să simplifice structura datelor, la fel, folosesc Google Sheets. Ambele aplicații sunt alegeri implicite pentru membrii echipei Boldare atunci când este necesar lucrul în echipă. Astfel, mai mulți oameni pot lucra concomitent asupra unui fișier, pot oferi propriile soluții la o problemă și pot comenta și discuta ideile celorlalți. Datorită acestei abordări, echipa poate dezvolta rapid noi soluții.
Analiza datelor în Google Sheets
Google Sheets este, de asemenea, un element important de lucru în companie, pe care echipele îl folosesc pentru analiza și procesarea datelor. Această aplicație le permite angajaților să creeze dashboard-uri analitice și rezumate pentru clienți, care nu trebuie să fie trimise prin e-mail ulterior. Clienții au acces la acestea în orice moment și pot verifica orice nouă modificare adusă acestora. Filtrarea și vizualizarea datelor în Sheets face analiza rapoartelor mai ușoară și mai convenabilă.
Am lucrat exclusiv în Excel timp de 12 ani și eram îngrijorat vizavi de trecerea la Google Sheets. Tranziția s-a dovedit deloc dificilă. Apreciez foarte mult acest instrument și nu știu dacă m-aș întoarce la lucrul în Excel. Cred că merită să ne amintim că această aplicație ne permite să deschidem și fișiere create în programe terțe – fie fișiere Microsoft, fie suita Open Office.