15 trucuri pentru Gmail pentru afaceri

Gmail este cel mai popular serviciu de e-mail la momentul actual. În octombrie 2018, Google a publicat informații pe Twitter conform cărora 1,5 miliarde de oameni folosesc deja serviciul de email. Așadar, este posibil să ai și tu un cont Gmail! Dacă da, sigur că deja cunoști funcțiile de bază ale e-mailului, la urma urmei, le folosești aproape în fiecare zi. Meniul clar și lipsa mesajelor spam te-au convins cu siguranță să îți creezi un cont pe Gmail și să îl utilizezi, dar cunoști funcțiile suplimentare și trucuri Gmail pe care Google le oferă?

Iată cele mai importante 15 funcții Gmail for Business despre care este posibil să nu fi auzit, dar te vor ajuta să utilizezi căsuța de e-mail în mod eficient. După ce ai explorat toate opțiunile posibile, vei fi surprins că ai trăit fără ele până acum!

1. Anulează un mesaj trimis

O funcție care este cu siguranță un vis devenit realitate pentru mulți oameni. Mulți dintre noi am regretat că am trimis un e-mail, cel puțin o dată în viața noastră. Vestea bună: da, există o opțiune pentru a anula un mesaj trimis. Pentru a activa această funcție, accesează „Setări”> „General”. Vei vedea o opțiune “Anulează trimiterea”. Putem ajusta opțiunea la nevoile noastre stabilind o limită de timp în care vom putea anula trimiterea mesajului. Putem alege dintre 5, 10, 20 și 30 de secunde. Timpul pentru anularea trimiterii unui mesaj este destul de scurt, dar ne oferă totuși un confort extraordinar – este bine să știm că putem anula, în orice moment, trimiterea unor mesaje sau a unui e-mail scris în grabă.

2. Blocarea utilizatorilor

Te deranjează mesajele pe care ți le trimite cineva în mod constant? Nu-ți face griji, avem pentru tine trucuri Gmail care îți permit să blochezi anumiți utilizatori care îți trimit mesaje. Trebuie doar să deschizi un mesaj de la persoana pe care dorești să o blochezi, apoi în colțul din dreapta sus, lângă ,Răspunde”, click pe „Mai multe” și acolo selectezi opțiunea “Blocare”. Și, în sfârșit, nu mai există mesaje nedorite de la persoane nedorite.

3. Distribuirea contului cu alte persoane

Ca și în cazul altor produse Google Workspace, este posibil să partajăm e-mailul nostru Gmail cu alții. Acest lucru este util mai ales atunci când folosim mailurile Gmail în scopuri comerciale – asistentul nostru va putea, de asemenea, să primească mesajele noastre. Pentru a partaja contul nostru cu terți, accesează „Setări”> „Conturi și importare” .->Acordă acces la contul tău. În funcție de preferințele noastre, Gmail poate marca un mesaj ca citit atunci când un alt utilizator îl deschide sau îl poate lăsa necitit.

4. Vezi dacă altcineva îți folosește contul.

Ți-e teamă că cineva folosește contul tău de e-mail fără știrea ta? Verifică istoricul activității prin e-mail. Pentru a face acest lucru, pur și simplu mergi în partea de jos a căsuței de e-mail și vei vedea un  mesaj „Activitate recentă”. După ce ai făcut click pe detalii, vei putea urmări întregul istoric al activității (Google arată tipul de browser, ora și adresa IP).

5. Activează notificările pe desktop.

Vrei sfaturi privind activarea notificărilor despre noile e-mailuri pe desktopul tău? O notificare va fi afișată pe desktop de fiecare dată când se primește un nou mesaj. Putem alege ca Gmail să ne anunțe cu privire la fiecare mesaj pe care îl primim sau numai la cele cu starea „Important”. Pentru a seta și gestiona notificările, accesează „Setări”> „General” > „Notificări pe desktop”, unde selectăm cu un clic Activarea notificărilor de e-mailuri importante sau Activarea notificărilor de e-mailuri noi

6.Punctele nu contează

Cu siguranță nu știai aceste trucuri! Nu contează dacă trimiți un mail la john.kowalski@gmail sau jankowalski @ gmail. E-mailul tău va ajunge oricum la destinatar. Punct.

7. Semnul + în adresă

Dacă adaugi semnul „+” la adresa ta. în acest fel, [email protected], mesajele se vor filtra mai ușor în aplicația Gmail și, de asemenea, dacă este necesar, de a șterge / bloca . Această metodă este utilă mai ales atunci când te înregistrezi pe diverse site-uri web. E-mailurile trimise la o astfel de adresă nu vor aglomera căsuța de e-mail principală și vor merge, de exemplu, într-un folder creat de noi, marcat cu etichete corespunzătoare.

8. Dezactivarea notificărilor într-o conversație

Ai fost recent într-o conversație cu un grup de prieteni, dar ești constant iritat de activitatea șirurilor de emailuri spam și mesaje? Începe să ignori imediat notificările acestor mesaje, avem alte trucuri pentru tine. Literalmente! Pentru a face acest lucru, pur și simplu selectează mesajul de la expeditor, apoi „Mai multe” și apoi „Ignoră”. Aplicația nu îți va mai trimite notificări despre noile e-mailuri care apar în fir.

9. Amintirea despre atașamente

S-a întâmplat, cu siguranță, de mai multe ori, la 5 secunde după trimiterea unui mail, ai realizat că ai uitat să atașezi un atașament la mesaj. Dacă punem propoziția: „atașez un document la e-mail”, și nu o facem, dar apăsăm pe trimitere, Gmail ne va reaminti automat prin mesaje de fișierul lipsă.

10. Câte plugin-uri, atâtea soluții și trucuri

Plugin-urile se găsesc nu numai în browserele web. De asemenea, le putem adăuga în Gmail, extinzând astfel gama de funcții oferite. Există destul de multe astfel de pluginuri. Cele mai interesante sunt, printre altele, Bananatag, datorită cărora vom putea monitoriza dacă destinatarii ne deschid mesajele și facem click pe linkurile conținute în acesta sau Tasksforce, datorită căruia vom putea controla în mod eficient toate e-mailurile.

11. „Trimite ca„

Trimiteți grupuri de e-mail sau aliasuri de cont în companie, dar, de asemenea, doriți să puteți trimite mesaje sub propria adresă? Nimic mai simplu, trebuie doar să adaugi adresa de grup / alias în contul tău utilizând funcția „Adăugă o altă adresă de e-mail”. O poți crea dând click pe roata dințată „Setări”> „Conturi și importare> „Trimite ca”. Opțiunea îți permite să selectezi adresa de la care dorești să trimiți mesaje.

12. Șabloane de răspunsuri

Scrii o mulțime de mesaje similare, pe același subiect? Uită de copiere, utilizează șabloane de răspuns. Datorită acestei funcții, vei putea salva textul ca șablon și apoi poți trimite mesaje pe baza acestuia. Poți activa funcția în secțiunea „Setări”> „Avansat”> „Șabloane”

13. Trimiterea de email-uri confidențiale

Acum ai posibilitatea de a crea și trimite mesaje și atașamente confidențiale, astfel încât să fii  sigur că informațiile sensibile sunt protejate de accesul neautorizat. Poți utiliza această funcție pentru a seta o anumită dată de expirare sau pentru a bloca accesul. Cel care va primi aceste mesaje va avea mai multe opțiuni dezactivate – redirecționare, copiere, printare și descărcare.

Important – modul confidențial nu împiedica destinatarii să facă fotografii sau capturi de ecran ale atașamentelor.

      1. Accesează Gmail și apoi apasă pe Compuneți

2. În partea dreaptă, jos, clic pe Activați modul confidențial. ( Dacă ai activat deja această opțiune pentru un e-mail, accesează partea de jos a acestuia, apoi click pe Editare)
3. Setează o dată de expirare și o parolă. Dacă alegi “Fară cod de acces SMS”, destinatarii care folosesc Gmail, îl vor putea deschide direct, altminteri vor primi o parolă.
4. Dacă alegi Parolă SMS, destinatarii vor primi un mesaj text cu parola. Asigură-te că ai introdus corect numărul de telefon al destinatarului.
5. Salvează

Elimină accesul când dorești

Aplicația Gmail îți oferă posibilitatea de a revoca accesul destinatarului la e-mail, chiar înainte ca data de expirare să fie atinsă.

1. Deschide Gmail și accesează folderul cu mesaje trimise
2. Click pe email-ul confidențial și apasă pe Eliminare acces

Deschide un email trimis în modul confidențial

În cazul în care expeditorul a folosit modul confidențial pentru a expedia e-mailul:

• Poți vizualiza mesajul și atașamentele doar până la data setată de expeditor sau până când acesta elimină accesul
• Vor fi dezactivate opțiunile de copiere, lipire, descărcare, imprimare și redirecționare a textului mesajului și a atașamentelor.
• Există posibilitatea de a fi nevoit să introduci o parolă de acces pentru a vizualiza mesajul.

14. Traducerea mesajului

Primești corespondența în multe limbi? Gmail are un modul Google Translate integrat în adresa de e-mail. Datorită acestui fapt, traduce automat mesajele în română, respectiv limba pe care o setezi inițial.

15. Gmail Offline

Utilizezi e-mail-ul în deplasare? După cum știm, uneori există momente în care accesul la rețea este limitat – modul offline vine în ajutor. Datorită acestei funcții, Gmail va funcționa chiar și atunci când nu avem acces la Internet, iar mesajele pe care le creăm în timp ce lucrăm vor fi trimise atunci când ne reconectăm la rețea. Vom putea citi toate mesajele primite în versiunea offline a Gmail fără probleme. Setări”> „Offline”> „Activează e-mailurile offline”.

Utilizarea e-mailului în Gmail a avut întotdeauna o mulțime de avantaje, dar este și mai interesant cu funcțiile suplimentare. La fel ca în cazul altor produse Google, Gmail ne permite să controlăm pe deplin e-mailurile și mesajele – de la personalizarea aspectului interfeței până la gestionarea accesului la mesajele noastre. Putem monitoriza continuu activitatea din contul nostru sau putem partaja accesul la e-mail cu alte persoane. De asemenea, putem gestiona în mod liber notificările Gmail, ceea ce este deosebit de important în fluxul informațional de astăzi. Gmail are o mulțime de funcții și instrumente ascunse. Este bine că le cunoști deja pe unele dintre ele.