Deși documentele sunt aproape întotdeauna create pe computer, ele necesită adesea o semnătură. Acest lucru poate deveni un blocaj major, necesitând imprimarea, semnarea manuală, scanarea și încărcarea din nou a documentului. Din fericire, acest proces poate fi simplificat semnificativ folosind Google eSignature.
Haideți sa vedem cum cum soluția de semnătură electronică eSignature integrată de Google elimină complicațiile, aducând o modalitate de a semna documente simplă și sigură direct în aplicațiile Google.
Ce este Google eSignature și la ce folosește?
Această soluție oferă o integrare perfectă, permițându-vă să creați și să trimiteți documente spre semnare direct din Google Docs sau să inițiați cereri de semnătură electronică pentru PDF-uri stocate în Google Drive.
Acest lucru înseamnă că nu mai este nevoie să treceți de la o aplicație la alta sau de la o platformă la alta. Procesul este foarte simplu – pur și simplu adăugați prin drag and drop câmpuri pentru semnătură, dată sau text exact acolo unde aveți nevoie.
Important de menționat: semnăturile obținute prin Google eSignature sunt recunoscute legal în numeroase țări și regiuni, inclusiv în SUA și UE. Google realizează acest lucru utilizând certificate conforme cu standarde precum Adobe Approved Trust List (AATL), asigurând astfel o forță juridică solidă.
Un alt avantaj al acestui instrument este posibilitatea de a monitoriza starea semnăturilor în așteptare și de a vizualiza contractele finalizate. asupra fluxului de documente, direct în Google.
Validitate juridică și conformitate regională
O preocupare esențială atunci când se adoptă o soluție de semnătură electronică este statutul său legal. Google eSignature rezolvă acest aspect, oferind semnături recunoscute oficial în diverse regiuni.
Statele Unite: Este conformă cu ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), ce garantează că semnăturile electronice au aceeași valoare juridică ca și semnăturile tradiționale.
Uniunea Europeană: În cadrul UE, Google eSignature respectă cerințele pentru semnăturile electronice simple (SeS), definite de Regulamentul eIDAS (electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Credibilitate globală: Pentru a-și spori și mai mult credibilitatea, Google eSignature utilizează certificate de la un membru al Adobe Approved Trust List (AATL), un standard recunoscut la nivel global pentru securitatea documentelor digitale.
Această conformitate în principalele blocuri economice garantează că documentele semnate cu Google eSignature sunt legal valabile și de încredere pentru companiile care operează la nivel internațional.
În plus, infrastructura Google Workspace este concepută în conformitate cu o serie de legi și standarde generale de securitate și protecție a datelor, precum SOC 2 Type II, autorizația Departamentului de Apărare IL4, ISO/IEC 27001 și GDPR.
Cazuri practice de utilizare a Google eSignature
Mulți utilizatori trec cu vederea Google eSignature, o funcție excelentă, dar mai puțin cunoscută, care eficientizează sarcinile legate de documente. Acum că știți de existența ei, să vedem cum se poate aplica în activitățile zilnice.
Pentru acorduri cu furnizorii, înrolați rapid noi parteneri sau furnizori și reutilizați cu ușurință șabloane de contract pentru a economisi timp.
Pentru contracte cu clienții: obțineți semnături pe acorduri comerciale sau pe alte documente importante într-un timp foarte scurt, cu actualizări instantanee despre progres, pentru a încheia mai rapid tranzacții.
Pentru aprobări interne: simplificați procesul de semnare din partea echipei sau a partenerilor pentru proiecte, politici noi sau decizii importante, fără întârzieri.
Avantajele Google eSignature
Piața soluțiilor de semnături electronice este aglomerată adesea cu platforme complexe, destinate nevoilor de business complicate.
Însă, pentru multă lume, Google eSignature oferă o alternativă solidă, simplă și uneori chiar mai eficientă, datorită beneficiilor ei de bază.
Este o soluție economică – dacă aveți deja un plan Google Workspace eligibil (precum Business Standard, Plus sau Enterprise), eSignature este inclusă fără costuri suplimentare.
Este, de asemenea, disponibilă pentru conturile individuale Google Workspace și pentru edițiile Google Workspace Nonprofits.
Este integrată nativ – cel mai mare punct forte al ei este că funcționalitatea sa este integrată în Google Docs și Google Drive, asigurând un flux de lucru perfect. Nu mai este nevoie să alternați aplicațiile, iar echipele care lucrează deja în Workspace au parte de un proces mult mai simplificat.
Pentru majoritatea companiilor mici și mijlocii sau a echipelor interne, Google eSignature este soluția perfectă pentru nevoile obișnuite. Oferă tot ce aveți nevoie – suport pentru mai mulți semnatari, validitate juridică solidă, șabloane și simplitate, fără complexitatea inutilă a altor platforme.
Cum se accesează Google eSignature
Dacă sunteți utilizator Google Workspace, puteți accesa eSignature direct din Google Docs sau Drive.
- Pentru fișiere PDF în Google Drive: accesați drive.google.com, deschideți fișierul PDF în modul de vizualizare, apoi dați clic pe pictograma Meniu (trei puncte) din dreapta sus și selectați eSignature.
- Pentru documente Google Docs: accesați drive.google.com, deschideți documentul și, din bara de meniu de sus, selectați Tools → eSignature. De aici puteți gestiona și mai mulți semnatari.
Doriți să aflați mai multe despre cum vă poate transforma Google eSignature fluxurile de lucru cu documente?
Cum folosim concret eSignature într-o companie
Pentru a vă oferi un exemplu practic, să folosim o situație recentă din compania noastră. Departamentul de HR a pregătit un act adițional la contractul meu și a fost necesar sa-l semnez.
Documentul a ajuns direct în inbox-ul meu, cu o solicitare de semnătură. Am accesat linkul și am deschis fișierul PDF, unde erau deja marcate clar câmpurile pentru semnătură și dată. Am dat clic pe “Sign”; în cazul meu, am tastat numele, iar Google i-a oferit automat un aspect de scris de mână. Am confirmat și am selectat “Adopt and sign.” Gata. Întregul proces a durat doar câteva secunde.
Dar, înainte ca documentul să ajungă la mine, departamentul de HR a trebuit să parcurgă câțiva pași.
Desigur, cineva a creat sau a încărcat documentul în Google Docs. Odată ce conținutul a fost gata, un membru al departamentului de HR a accesat opțiunea eSignature din meniul “Tools”.
Un panou s-a deschis în partea dreaptă, permițându-le să adauge semnatarii – în acest caz, pe mine. Apoi, cei de la HR au selectat câmpurile pentru semnătură și le-au plasat în locurile corespunzătoare din document.
Ultimul pas a fost să apese pe “Request eSignature”. Apoi, documentul a fost convertit automat în PDF și trimis către mine în mod securizat.
Pentru destinatar, tot procesul arată exact ca o cerere standard de semnătură electronică: accesați linkul, semnați și ați terminat.
Acesta este motivul pentru care funcția eSignature din Google Docs înlocuiește din ce în ce mai des soluțiile externe – mai ales pentru documente simple, care trebuie semnate rapid, eficient și conform reglementărilor.
Întrebări frecvente despre Google eSignature
Ce este Google eSignature?
Google eSignature este o funcționalitate nativă a ecosistemului Google Workspace, care vă permite să semnați electronic documente direct din aplicațiile familiare Google Docs și Google Drive.
Cum se integrează Google eSignature cu aplicațiile Google existente?
Google eSignature oferă o integrare perfectă. Puteți crea și trimite documente pentru a fi semnate direct din Google Docs sau puteți iniția cereri de semnătură electronică pentru fișiere PDF stocate în Google Drive, eliminând necesitatea de a naviga între diferite aplicații sau platforme.
Ce reglementări legale respectă Google eSignature?
În Statele Unite, respectă ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act).
În cadrul Uniunii Europene, respectă cerințele pentru semnăturile electronice simple (SeS), definite de Regulamentul eIDAS (electronic Identification, Authentication and Trust Services).
La nivel global, își sporește credibilitatea prin utilizarea de certificate emise de un membru al Adobe Approved Trust List (AATL), un standard recunoscut la nivel internațional pentru securitatea documentelor digitale.
n plus, infrastructura Google Workspace este proiectată să fie conformă cu numeroase standarde și reglementări de securitate și protecție a datelor, precum SOC 2 Type II, autorizația Departamentului de Apărare IL4, ISO/IEC 27001 și GDPR.
Google eSignature este o funcționalitate gratuită?
Google eSignature este disponibilă fără costuri suplimentare pentru utilizatorii cu planuri Google Workspace eligibile, inclusiv Business Standard și Plus, Enterprise Starter, Standard și Plus, Enterprise Essentials și Enterprise Essentials Plus, precum și Education Plus.
De asemenea, este disponibilă pentru conturile individuale Google Workspace și pentru edițiile Google Workspace Nonprofits.