Noutăți Google Workspace – iulie 2021

În iulie, clienții Google Workspace au putut observa lansarea mai multor funcții noi de securitate, dar și îmbunătățiri pentru utilizatorii finali. Vă prezentăm un rezumat al celor mai interesante douăsprezece știri pe care Google le-a anunțat luna trecută.

Mai mulți clienți vor avea posibilitatea de a alege regiunea de date

Datele de afaceri ale clienților sunt mai bine protejate și transferate mai rapid datorită infrastructurii cloud distribuite la nivel global de Google Workspace, astfel încât majoritatea companiilor aleg să nu stabilească restricții din punct de vedere geografic. Cu toate acestea, există organizații din sectorul IMM-urilor care vor să păstreze datele într-o anumită arie. Acum Google le va face experiența mai ușoară.

Din momentul în care Google Workspace a înlocuit suita Google Workspace, alegerea regiunilor de stocare a datelor a fost inclusă exclusivi în pachetele Enterprise Plus și Education Plus. Acum, Google introduce regiunile de bază și pentru următoarele pachete: 

• Google Workspace Business Standard,
• Google Workspace Business Plus,
• Google Workspace Enterprise Standard
• și Google Workspace Frontline.

Regiunile de bază de date sunt o variantă trunchiată a serviciului de regiuni de date, care diferă prin faptul că:

• Administratorul poate selecta o singură regiune de date pentru organizația sa iari, în versiunea completă, puteți alege multe dintre ele.
• Poate fi setată o singură politică pentru o unitate principală principală, în timp ce versiunea completă oferă posibilitatea de a personaliza politicile pentru mai multe grupuri și unități principale.
• Nu există rapoarte privind evoluția portabilității datelor acoperite de serviciu – doar clienții Enterprise Plus și Education Plus primesc acest raport.

Dacă doriți să extindeți suita Google Workspace pentru a utiliza regiunile de date de bază, contactați FOTC.

Dezactivarea încărcărilor de fișiere în Google Chat

Unele companii, în special în industriile reglementate, trebuie să controleze fluxul de informații sensibile din fișierele expediate în interiorul și în afara organizației.  

Administratorul Google Workspace poate acum restricționa sau dezactiva complet încărcarea fișierelor prin Google Chat. Pentru partajări externe și interne în orice unitate de stocare, puteți seta:

• Permiteți toate fișierele
• Numai imaginile
• Interzicerea expedierii oricărui fișier

Această politică nu va afecta linkurile. În continuare va fi posibil să partajați linkuri către astfel de fișiere în Google Drive sau linkuri Giphy. De asemenea, modificările nu se aplică emoticoanelor de chat.

Noile setări vor apărea în consolele clienților Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus și Enterprise Essentials. Această caracteristică este dezactivată în mod implicit, iar când administratorul o activează, utilizatorii vor primi notificări în Google Chat atunci când încearcă să trimită un fișier.

Context mai cuprinzător privind amenințările în Centrul Alert Center cu VirusTotal

Centrul de Alerte al Google Workspace trimite notificări și statistici în timp real cu privire la orice activități legate de securitate în domeniul tău. Integrarea Centrului de Alertă cu VirusTotal oferă informații suplimentare despre amenințări și permite administratorilor să mențină o protecție strictă a datelor printr-un diagnostic mai complet al problemelor sau al potențialelor abuzuri.

Versiunea standard a rapoartelor VirusTotal include următoarele:

• Identificare observabilă – caracteristici care vă permit să aveți acces la amenințare și să o puneți la dispoziția altor analiști (de exemplu, fișiere hash).
• Reputația amenințării – evaluări ale vulnerabilitățlori de la peste 70 de furnizori de securitate.
• Timp de amenințare – date cheie care vă permit să înțelegeți când a fost observată prima dată o anumită amenințare și cât timp a fost activă.
• Domenii / IP Whois – căutați date despre înregistrare pentru domenii, precum și informații despre proprietatea rețelei și domeniul de aplicare pentru adresele IP.
• Metadate de securitate domeniu și server – certificate HTTPS pentru servere web, înregistrări DNS și anteturi HTTP server web.

Serviciul este disponibil în pachetele Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Fundamentele educaționale și pachetele Education Plus. Clienții pot extinde VirusTotal achiziționând un abonament VT Enterprise separat.

Substituenți pentru imagini în șabloane de Prezentări 

Caseta de substituent este un instrument nou disponibil în Prezentări Google care vă ajută să semnalizați dimensiunile și poziția corectă a unei imagini în șablonul de prezentare. De acum înainte, atunci când un grafician pregătește un șablon pentru echipa sa, el poate indica și un loc pe diapozitiv în care ar trebui plasată o fotografie, o siglă sau o grafică. Tot ce trebuie să facă utilizatorul este un clic pe substituent și să selecteze sursa fișierului, iar imaginea va apărea pentru a se potrivi cu forma casetei. Această caracteristică va îmbunătăți eficiența colaborării, deoarece angajații economisesc timp formatând imaginile fără a trece prin numeroase încercări. 

Puteți utiliza instrumentul pentru inserarea substituenților pentru imagine în șablonul expert din meniul Insert.

Deschiderea prezentărilor în fereastra de conversație Google Chat 

Google Prezentări este o altă aplicație cu ajutorul căreia fișierele pot fi deschise și editate în mod convenabil în fereastra Chat Google din Gmail. În acest fel, când partajați prezentarea colegilor, aceștia o pot revizui cu sugestii și idei fără a părăsi chatul. 

Selectați mai multe file în Foi de calcul Google și efectuați operații simple pe ele

În Foi de calcul Google există acum posibilitatea de a selecta mai multe file în partea de jos a ecranului. Prin selectare puteți să le:

• mutați, 
• grupați
• ștergeți, 
• copiați, 
• subliniați
• sau ascundeți.

Puteți găsi toate operațiunile disponibile în filele selectate din meniul derulant cu clic dreapta. 

Blocarea utilizatorilor în Google Drive 

Google Drive este utilizat atât de companii, cât și de persoane fizice pentru a stoca fișiere și a le partaja convenabil pe internet. Google introduce acum posibilitatea de a bloca anumiți utilizatori de la utilizarea opțiunilor de partajare pe un anumit Drive,  împiedicându-i de la a trimite mesaje spam sau conținut jignitor. 

Blocarea unui utilizator elimină toate fișierele la care au avut aceștia acces în Drive și îi împiedică ca pe viitor să mai trimită orice tip de conținut.

De ținut minte: 

• Nu puteți bloca adresele din domeniul organizației dvs.
• Fișierele dvs. nu vor fi disponibile utilizatorului blocat, chiar dacă au fost partajate anterior cu acesta.
• Blocarea unei anumite persoane din Drive îi va împiedica, de asemenea, să interacționeze cu dvs. în alte aplicații Google.

Schimbarea fundalului în Google Meet, disponibilă pe iOS

Opțiunea de a estompa sau înlocui fundalului este deja cunoscută utilizatorilor Google Meet în browser și pe Android, iar acum opțiunea este disponibilă în pentru software-ul iOS. Puteți utiliza propriile imagini sau puteți alege fundaluri din elemente grafice predefinite, inclusiv peisaje, spații de birouri și compoziții abstracte.

Clienții Business Starter și Frontline pot colabora acum cu persoane care nu folosesc un cont Google

Partajarea de fișiere cu terți permite acum utilizatorilor care nu au cont Google să vizualizeze, să comenteze și să editeze conținut în Google Drive, Documente, Foi de calcul, Prezentări și Site-uri folosind un dispozitiv securizat cu cod PIN. Această funcție este acum disponibilă în pachetele Google Workspace Business Starter și Google Workspace Frontline, dar cu o singură restricție – un utilizator poate pune distribui terților cel mult cinci fișiere pe lună.

Partajarea de fișiere pentru oaspeți va fi activată implicit pe domeniile care anterior permiteau partajarea de fișiere cu utilizatori din afara organizației dvs. Dacă administratorul dvs. nu permite în prezent partajarea externă, funcția va fi dezactivată în mod implicit din consola Google Admin. 

O mai bună securitate a corespondenței cu BIMI 

Varianta pilot a BIMI (Brand Indicators for Message Identification) din Gmail a debutat în urmă cu un an și a avut succes. Acum, acest serviciu va fi disponibil pentru toți clienții Google Workspace.

BIMI analizează logo-urile brandurilor pentru conturile de e-mail care utilizează autentificarea, raportarea și conformitatea (DMARC) în funcție de domeniu. Dacă compania expeditor utilizează o înregistrare DMARC și are imaginile verificate, Gmail își va afișa sigla în câmpul de avatar, ceea ce va spori încrederea destinatarilor mesajului. 

BIMI este un alt strat de securitate Gmail. Necesită autentificare puternică și verificarea siglei corporației înainte ca aceasta să apară în caseta de avatar Gmail. În plus, BIMI ajută sistemele de securitate să filtreze e-mailurile false de phishing. 

Utilizatorii Backup and Sync ar trebui să înceapă migrarea spre Drive pentru desktop 

Google lucrează la conectarea a doi clienți existenți pentru sincronizarea Google Drive – Backup și sincronizare și Drive File Stream vor fi înlocuite de Drive pentru desktop. Noul serviciu de sincronizare unificat va combina cele mai bune caracteristici ale predecesorilor săi.

Drive pentru desktop vă permite să sincronizați și să accesați conținutul direct de pe computerul dvs. Mac sau Windows și să economisiți timpul pierdut pe căutarea fișierelor în browser. Programul sincronizează automat fișierele locale cu cloud-ul în fundal, reducând timpii de sincronizare în timp ce eliberează spațiu pe disc și economisește lățimea de bandă a rețelei. 

Companiile ai căror angajați folosesc acum Backup and Sync ar trebui să înceapă migrarea acestor conturi către Drive for Desktop. Programul modificărilor este după cum urmează: 

• Începând cu 19 iulie 2021 , a apărut un demo în Backup și sincronizare care îi va ajuta pe utilizatori să se mute pe Drive pentru desktop. 
• Pe 18 august 2021, toți utilizatorii de Backup and Sync vor începe să primească notificări care să solicite trecerea la Drive for Desktop.
• De la 1 octombrie 2021, nu veți putea să vă conectați la serviciul Backup and Sync.

Mai multe informații despre aceste modificări găsiți aici.

Selectați modul în care vă puteți alătura unei întâlniri din Google Calendar 

Ca răspuns la o invitație în calendar, puteți indica acum cum intenționați să vă alăturați întâlnirii – în persoană sau virtual prin Google Meet. Atât organizatorul, cât și invitații vor putea vedea selecția dvs. în detaliile evenimentului, ceea ce îi va ajuta să se pregătească corespunzător pentru interviu. Datorită acestei noutăți, Google Calendar va deveni un instrument și mai bun pentru organizarea colaborării hibride în companie.

Noile opțiuni RSVP sunt disponibile momentan doar în Calendar, dar Google anunță că vor apărea și în notificările de invitație Gmail în curând.