Noutăți Google Workspace – februarie 2022

În ultima lună ne-am luat rămas bun de la două aplicații Google, însă am primit în schimb noi funcții pentru alte instrumente și chiar și un serviciu complet nou pe care Google nu l-a oferit până acum. Găsește mai jos cele opt actualizări majore Google Workspace care au fost anunțate în februarie 2022.

Google Workspace Migrate, instrumentul de migrare a datelor, iese din faza de testare

După aproape trei ani de testare beta în rândul clienților interesați, primul produs de migrare a datelor creat direct de Google se lansează unui public mai larg. De acest produs vor beneficia abonații Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus și G Suite Business.

Google Workspace Migrate, aflat în beta din 2019, va fi util în special pentru administratorii de instanțe cu un număr mare de utilizatori. Acest instrument face ca migrarea volumelor mari de date și a configurației infrastructurii să fie sigură și sub control. Migrate facilitează, printre altele:

• Planificarea proiectelor de migrare, 
• Evaluarea nivelului de complexitate al proiectului datorită scanării mediilor sursă, identificării etapelor și punctelor cheie,
• Urmărirea progresului migrației prin acces la registrele de proces colective și detaliate.

Acest instrument acceptă Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, partajarea fișierelor, migrarea Box, G Suite Business și Google Workspace, permițându-vă să: 

• Migrați selectiv Gmail, Calendar, Drive și alte instrumente în mediile Google Workspace,
• Migrați toți utilizatorii dintr-un mediu în altul, 
• Migrarea anumitor date de utilizator (unități organizaționale, utilizatori sau subseturi de date) între mediile Google Workspace.

Google Chat înlocuiește Hangouts Chat începând cu martie 2022

Google a introdus noua sa versiune îmbunătățită a chatului treptat, respectând obiceiurile utilizatorilor. Migrarea clienților de la clasicul Hangouts Chat la Google Chat s-a întins pe o perioadă mai lungă de doi ani și se va încheia în curând.

Din 22 martie 2022 va începe procesul de actualizare a aplicației de chat în domeniile tuturor clienților. Setările preferate de chat vor fi modificate pe conturile utilizatorilor care nu au făcut-o deja – Google Chat va deveni aplicația de text implicită în Google Workspace.

Mesajele Hangouts vor continua să fie arhivate în Google Vault conform setărilor organizației dvs., iar tot istoricul conversațiilor Hangouts va fi disponibil în Google Chat.

Previzualizarea documentelor în Cloud Search

Cloud Search este un motor de căutare care vă permite să găsiți resurse în întregul cloud Google Workspace din organizația dvs. De acum înainte, veți putea previzualiza conținutul documentelor din lista de rezultate Cloud Search pentru a identifica fișierul înainte de a deschide linkul.

Utilizatorul poate vizualiza numai fișierele la care are permisiunea de a accesa. Previzualizările sunt disponibile pentru aplicațiile Foi de calcul, Documente, Prezentări Google și alte formate populare, inclusiv PDF și Microsoft Word. Această caracteristică este utilă în special atunci când în rezultate apar documente cu titluri similare.

O experiență îmbunătățită în căutările din varianta web a Google Chat

Deoarece Google Chat este pe cale să devină principalul canal de comunicare text în numeroase companii, nu este de mirare că dezvoltatorii Google i-au acordat multă atenție în ultimele luni.

În februarie, au echipat această aplicație cu funcții pentru a sugera mai bine rezultatele căutării. Sugestiile vor reduce timpul petrecut pentru a găsi conținutul și contactele importante. Această actualizare include:

• sugestii de persoane bazate pe activitatea recentă a utilizatorului, care apar imediat ce faceți clic pe bara de căutare,
• sugestii inteligente de spații, mesaje de grup sau persoane atunci când utilizatorul începe să tasteze într-un motor de căutare,
• motor de căutare care să reunească toate rezultatele din browser, mobil și alte aplicații.

Noi funcții inteligente în Google Docs

Google continuă să dezvolte editori de documente în conformitate cu proiectul „smart canvas” de anul trecut, care își propune să îmbunătățească treptat capacitățile aplicațiilor Google pentru a susține mai bine era colaborării hibride. Printre funcțiile inteligente care vor apărea în Google Docs se numără rezumatele conținutului documentului și modul de vizualizare fără paginare.

Un rezumat apare deasupra conturului din partea stângă a spațiului de lucru din document. Această funcție va permite vizitatorilor fișierului să înțeleagă mai rapid scopul acestuia, să-i evalueze utilitatea și să navigheze mai bine prin conținut. Puteți introduce rezumatele manual sau puteți urma sugestia algoritmului.

Majoritatea edițiilor Google Workspace (toate cu excepția Education Fundamentals și organizațiilor nonprofit) vor sugera automat rezumatul, dar utilizatorii îl pot edita oricând.

Vizualizarea fără paginare este o caracteristică concepută pentru persoanele care creează frecvent fișiere pentru utilizare online și doresc să profite la maximum de spațiul documentului. Acest mod de editare permite creatorilor să aibă mai mult control asupra plasării paragrafelor, tabelelor și imaginilor, astfel încât persoanele care vizualizează documentul să poată digera toate informațiile fără întrerupere. 

Restrângerea rezultatelor căutării în cipurile de căutare Google Drive

Google Drive vă va permite să creșteți precizia căutării fișierelor atunci când primele rezultate după introducerea unui cuvânt cheie general se dovedesc a fi prea generale.

Această funcție a fost testată de unii utilizatori încă de anul trecut și iese acum din versiunea beta, urmând să devină disponibilă pentru toți clienții Google Workspace. Odată ce apare în contul dvs., după ce ați introdus o interogare în motorul de căutare Drive, veți observa butoane care extind lista de atribute, datorită cărora puteți descrie mai bine fișierul pe care îl căutați. Caracteristicile pe care le puteți selecta includ:

• tipul de fișier (PDF, document, imagine etc.),
• utilizatorii asociați, 
• locația (de exemplu, folder sau unitate partajată),
• data ultimei modificării,
• etichete, 
• activități. 

Există, de asemenea, un buton care face ca numai titlurile fișierelor să fie căutate în fraza introdusă.

Gestionarea sarcinilor neîncheiate în Google Calendar

Dacă utilizați Google My Tasks pentru a vă programa munca, acum puteți vizualiza un memento în Google Calendar cu o listă cumulată a tuturor sarcinilor neterminate din ultimele 30 de zile.

Acest rezumat va apărea în partea de sus ca un eveniment de toată ziua. În listă, puteți să revizuiți sarcinile restante, să le editați sau să le marcați ca finalizate. Această funcție îi va ajuta pe utilizatorii Google Workspace să țină evidența întâlnirilor și să își gestioneze mai convenabil orele de muncă.

Google închide platforma Currents pentru a dezvolta Spaces

Deși a avut premiera la jumătatea anului 2020, deja trebuie să ne luăm rămas bun de la platforma Currents. Deși decizia de lichidare a acestui serviciu a fost luată foarte rapid, pe nimeni nu este surprins de aceasta.

Această platformă internă de socializare pentru companii nu și-a îndeplinit niciodată scopul, deoarece utilizatorii Google Workspace, în special în perioada de izolare socială, au optat pentru omunicarea în Gmail integrată cu Chat, Drive, Calendar și Meet – adică în Spaces. Google a observat această preferință a clienților, așa că intenționează să mute conținutul și comunitățile din Currents în Spaces și să închidă platforma în sine.

Nu știm încă exact cum va decurge această schimbare și când se va termina în cele din urmă, dar Google spune că va fi un proces blând și gradual. Spaces este un serviciu în continuă evoluție, așa că probabil în lunile următoare, în afară de data de închidere a Current, vom primi mult mai multe noutăți.