Întâlnirile online – tot ce trebuie să știi despre ele

Ai nevoie să predai cursuri online, să organizezi ședințe de echipe sau videoconferințe de afaceri în care toată lumea să fie implicată activ? Întâlnirile online au devenit o parte esențială din workflow-ul unei afaceri, organizații sau chiar instituție de învățământ modernă. 

Și deși joacă un rol important în continuitatea muncii și comunicarea internă a unei echipe, ședințele online reprezintă în continuare o provocare pentru productivitatea și eficiența unei întâlniri remote. Află din materialul următor care sunt cele mai populare instrumente pentru videoconferințe, ponturi pentru a le folosi și o listă de argumente pro și contra pentru a găsi cea mai bună soluție pentru echipa ta.

De ce sunt necesare întâlnirile online?

Dacă ești angajat sau conduci o echipă corporate în 2022, sunt șanse să fi participat la măcar câteva ședințe și întâlniri organizate 100% online. Tot mai multe companii îmbrățișează această metodă de lucru pentru a aduce laolaltă echipe și angajați din diferite colțuri ale țării sau lumii, lărgind astfel și piața de unde pot selecta și aduce oameni și talente noi. 

Pe măsură ce adopția muncii hibride sau remote continuă să crească, același lucru se întâmplă și cu numărul angajaților aflați la distanță. De la interviuri la cunoașterea echipei, ședințe de onboarding și orice alte tipuri de reuniuni în echipă, toate aceste interacțiuni se fac virtual pentru aceștia. 

În acest sens, instrumentele digitale de colaborare în echipă, precum este și suita Google Workspace, au devenit elementare. Tot mai multe echipe și companii au înțeles că pot folosi aplicații de videoconferințe pentru a reduce decalajul cauzat de distanța fizică și pentru a îmbunătăți performanțele și colaborarea. De la brainstorming în timp real, la acces la limbajul corpului și reacțiile faciale, ședințele online au devenit o reală alternativă la conexiunea în persoană.

Cele mai populare aplicații pentru organizarea întâlnirilor online

Pentru a lua parte la o ședință online, aveți nevoie doar de o conexiune wi-fi, un dispozitiv echipat cu cameră, fie el telefon sau laptop, și de un profil creat pe o aplicație de încredere. De la redare audio și video de încredere la setări intuitive, opțiuni de prezentare a ecranului, subtitări live și control complet pentru gazdele ședințelor, hai să vedem care sunt cele mai cunoscute instrumente de ședințe online și la ce să te aștepți din partea lor. 

Google Meet

Google Meet este o aplicație la care ai acces gratuit cu un cont Gmail, dar pe care îl poți accesa și contracost în cadrul planurilor Google Workspace. Cu un cont personal, poți organiza ședințe Meet de până la o oră durată, de până la 100 de participanți, cu opțiuni de distribuire a ecranului, background-uri virtuale, chat și transcrieri live ale discuțiilor. 

Dacă accesezi Google Meet ca utilizator Workspace, poți beneficia de numeroase alte funcții: 

• Între 100 (pachetul Business Starter) și 500 de participanți (pachetele Enterprise) simultan într-o ședință Meet
• Ședințe fără limite de timp 
• Opțiunea de ridicare a mâinii pentru a prelua discuția sau pune întrebări
• Opțiunea de înregistrare a ședințelor
• Opțiuni de reducere a zgomotului de fundal
• Liste de prezență pentru participanți
• Opțiunea de a transmite live pentru până la 10.000 urmăritori
• Sesiuni de întrebări și răspunsuri sau sondaje și numeroase alte opțiuni
• Conexiune directă cu aplicații precum Gmail, Chat sau Calendar

Zoom

Zoom este, de asemenea, una dintre cele mai populare soluții de videoconferințe dedicate afacerilor. Zoom oferă și el profiluri personale gratuite și conturi cu plată pentru companii.

Ce beneficii prezintă o ședință Zoom pentru utilizatorii business:

• Ședințe cu până la 300 de participanți simultan
• Distincte feluri de a afișa audiența pe ecran
• Mesagerie în timp real 
• Setări de control pentru gazda evenimentului

Microsoft Team

Este un software de conferințe web și mesagerie dezvoltat de Microsoft, destinat comunităților profesionale și afacerilor. 

Beneficiile Microsoft Team pentru ședințele online cuprind:

• Posibilitatea de a-ți prezenta ecranul altor utilizatori
• Opțiunea de a transforma un grup de chat într-o videoconferință cu un singur buton
• Opțiunea de a invita pe oricine din companie la un apel, chat sau videoconferință

Alte instrumente cunoscute în România pentru ședințe online sunt Slack, Skype sau Cisco sau Join.me. 

Care sunt tipurile de ședințe online pe care le poți organiza?

Întâlnirile virtuale au fost elementul care a ținut multe echipe la distanță conectate în timpul pandemiei. Pe măsură ce companiile și angajații fac trecerea la un sistem hibrid, trebuie să se asigure că fiecare întâlnire reunește toți participanții într-o singură experiență captivantă, cu egale șanse de colaborare pentru toți.

Pe baza propriei noastre experiențe la Google și a experiențelor clienților noștri, am optimizat cinci tipuri de întâlniri care pot avea loc într-un sistem de lucru hibrid:

1. Ședințe pentru construirea relațiilor: sesiuni unu-la-unu pentru a cunoaște colegi noi sau ședințe în grupuri mici de team-building.
2. Pentru o sesiune de lucru: ședințe punctuale de lucru, menite pentru colaborările în timp real, adesea folosind un document distribuit la comun cu toți participanții.
3. Ședințe pentru revizuiri: intenționate pentru prezentări de conținutului și facilitarea discuțiilor pe marginea acestuia. 
4. Sesiuni de brainstorming: ședințe pentru generarea de idei în timp real și rezolvarea problemelor
5. Ședințe pentru grupuri mari: pentru partajarea informațiilor cu un grup mare de persoane.

Avantaje și dezavantaje ale întâlnirilor online

Astfel de ședințe virtuale vin cu numeroase oportunități pentru afaceri mici și corporații deopotrivă. De la o strânsă conexiune la comunicare directă indiferent de locații și departamente, ședințele online sunt o opțiune scalabilă și eficientă din punct de vedere costuri. Mai jos, găsești o listă a acestora. 

Avantaje ale organizării de ședințe online

• Sunt eficiente din punct de vedere costuri și timp investit
• Conectează instantaneu colegi din diferite locații sau diferite fusuri orare
• Au o mai mare rată de prezență decât ședințele fizice
• Nu au constrângeri de locații sau spații
• Sunt variante mai prietenoase cu mediul decât ședințele fizice
• Sunt ideale pentru interacțiuni, luare de notițe și distribuirea de informații
• Se pot organiza rapid și cu ușurință, pentru reacții punctuale 

În timp ce întâlnirile virtuale pot avea cu siguranță un impact pozitiv asupra productivității echipei, pot exista și unele dezavantaje, după cum poate atesta orice persoană care a participat la astfel de întâlniri virtuale.

Dezavantaje ale organizării de ședințe online

• Nu realizează același tip de conexiune între participanți ca o ședință fizică
• Pot fi mai puțin eficiente din cauza problemelor de conexiune la Internet sau a echipamentelor de lucru
• Sunt mai greu de gestionat pentru utilizatorii care se conectează de pe telefoanele mobile
• Problemele de software sau conexiune pot cauza frustrări și pot distrage de la subiectul acestora

Cum să folosești cu succes instrumente dedicate ședințelor online?

Înainte de pandemie și de flexibilitatea locațiilor de lucru, mulți dintre noi aveam rutine bine stabilite pentru orele de lucru și interacțiunile cu colegii. Odată cu munca hibridă, s-a creat o oportunitate de a regândi obiceiurile de lucru pentru a optimiza productivitatea și, per total, starea de bine.

Pentru a oferi disponibilitate și opțiuni echipei tale, poți folosi orele de lucru segmentabile precum cele oferite de Google Calendar. Astfel, vei putea consulta orele libere ale celorlalți și alege un interval orar potrivit pentru ședință. 

Cu Google Meet și Google Calendar, îți poți selecta selecta individual locația de unde participi, astfel încât organizatorii întâlnirii să poată planifica ședința, ținând cont de cine va fi în sală fizic sau cine se va alătura virtual ședinței.

Alte ponturi pentru a te asigura că vei bifa toate punctele de discuție ale unei ședințe online:

• Pregătește o agendă a subiectelor zilei pe care o poți distribui în avans cu echipa
• Găsește o locație liniștită de unde te poți alătura ședinței
• Pornește ședința la timp, dar permite tuturor participanților să se alăture înainte de a începe discuțiile
• Pregătește o scurtă introducere pentru colegii noi sau pentru cei care se alătură pentru prima dată discuției
• Pregătește o sesiune de întrebări la finalul ședinței pentru a permite tuturor să ia cuvântul
• Folosește instrumente precum chat-ul sau tabla virtuală pentru a ține pe toată lumea la curent cu discuțiile prezentate
• Gestionează întreruperile sau zgomotul de fundal adresând direct persoanele interesate
• Concluzionează ideile discutate și numește un om responsabil cu sumarul ședinței
• Încheie ședința la timp și oferă-le discuții de follow-up oamenilor interesați.

Află și mai multe despre cum poți inserta Google Meet în workflow-ul organizației tale direct de la specialiștii FOTC. Ponturi de productivitate, ședințe introductive și training-uri specializate, beneficiază de toate avantajele unui instrument Google precum Google Meet.