În era digitală, gestionarea datelor este un aspect crucial pentru oricare afacere. Companiile au nevoie să stocheze și să facă schimb de mari cantități de informații sensibile. De la situații financiare la date despre clienți, toate aceste date trebuie protejate și gestionate în siguranță. Google Vault este una dintre soluțiile de arhivare și prevenire a pierderilor de date, care oferă companiilor o modalitate fiabilă și scalabilă de a-și gestiona datele.
Google Vault, un instrument din suita Google Workspace
Atunci când o companie este interesată în suita Google Workspace, pot exista trei posibile cerințe la mijloc, exclusiv legate de protecția datelor: securitatea datelor în cazul ștergerii sau pierderii de informații, nevoia de a fi conform cu industria (precum GDPR) sau prospectele unor anchete oficiale care vor necesita aceste date.
Drept răspuns la aceste nevoi, Google Vault este o soluție de arhivare din partea Google. Cu Vault, compania voastră poate păstra toate datele intermediate în spațiul Workspace pe o perioadă limitată sau nedefinită de timp. Utilizarea serviciului nu necesită instalarea niciunui software suplimentar, toate acțiunile fiind găzduite direct în browser.
De ce să folosiți Vault pentru datele companiei?
Există numeroase avantaje în utilizarea Google Vault. În primul rând, oferă companiilor un loc centralizat pentru a-și gestiona datele, făcându-le ușor de accesat și controlat.
Apoi, serviciul permite companiilor să stabilească politici interne de păstrare și arhivare a datelor. Astfel, vă asigurați că datele sunt păstrate pentru o perioadă de timp adecvată. Acest lucru poate ajuta companiile să respecte diferitele reglementări și cerințe legale conectate cu păstrarea datelor.
Nu în cele din urmă, Google Vault oferă companiilor avantajul de a căuta și găsi rapid anumite informații. Scopul final al aplicației nu este restaurarea rapidă a datelor, cât reținerea datelor critice într-o manieră organizată. Astfel, căutarea anumitor date va deveni mult mai ușoară și promptă.
Alături de partenerul Google FOTC
Ce aplicații acceptă și securizează Vault?
Google Vault oferă posibilitatea de a gestiona următoarele tipuri de date intermediate în ecosistemul Workspace:
- corespondența electronică din Gmail;
- datele și fișierele stocate în Google Drive;
- mesaje trimise prin Google Chat (cele cu istoricul activat);
- înregistrări Google Meet împreună cu alte evenimente care au loc în timpul întâlnirii (istoricul chat, sondaje, sesiuni de întrebări și răspunsuri);
- mesaje de la Grupuri Google;
- jurnalele de apeluri, mesajele vocale (inclusiv transcrierile) și mesajele text de la Google Voice;
- Google Sites (versiune nouă).
Caracteristici de bază ale serviciului Vault
Printre funcțiile de bază ale Google Vault – relevante pentru companii și echipele acestora – se numără căutarea, securizarea și exportul datelor.
Alegerea unei reguli de arhivare se află în rolul administratorului Workspace. Acesta are două opțiuni din care să aleagă: stocarea datelor atâta timp cât este necesar (chiar și a celor care au fost șterse definitiv de către utilizatori) și ștergerea datelor căror stocare ulterioară este nejustificată.
Cu rapoartele de control Google Vault, este posibilă și supravegherea activității utilizatorilor în aplicație.
Citiți mai multe despre securitatea datelor și a informațiilor:
Căutarea, securizarea și exportul datelor
Vault vă permite să căutați numeroase tipuri date salvate în instanța Google Workspace a unei organizații. Informațiile pot fi căutate după filtre precum conturi individuale de utilizator, unități organizaționale, intervale de date sau cuvinte cheie. Administratorul cu acces la Vault are, printre altele, și acces la previzualizarea mesajelor și atașamentelor.
În plus, un utilizator cu acces la Vault poate căuta și recupera, de exemplu, date păstrare în conturi blocate. Acest lucuru poate fi de ajutor pentru a preveni pierderea de date din cauza fluctuației angajaților în companie.
Mai departe, administratorul poate atribui reguli de funcționare potrivite conturilor individuale de utilizator, grupurilor și unităților organizaționale.
Utilizatorul poate exporta datele în formate standard (pdf, docx sau csv) pentru o analiză mai amănunțită sau pentru a le utiliza pentru procesare ulterioară. Datele exportate în acest mod vor conține:
- o copie a tuturor informațiilor care îndeplinesc criteriile dvs. de căutare;
- metadatele necesare pentru a asocia informațiile obținute cu utilizatorii individuali din organizație;
- confirmarea că datele obținute sunt în concordanță cu informațiile stocate pe serverele Google.
Stocarea și ștergerea datelor
Vault în sine nu stochează datele utilizatorilor. Pentru ca acest lucru să se întâmple, este necesară configurarea corectă a aplicației. Pentru a stabili regulile de stocare, aveți două opțiuni din care să alegeți:
- Păstrați datele atâta timp cât este necesar – Dacă precizați o anumită perioadă de timp pentru stocarea informațiilor, acestea vor fi păstrate chiar și după ce utilizatorii le vor șterge din conturile lor. Această caracteristică este utilizată pentru a împlini anumite regulamente sau alte obligații legale.
- Ștergeți datele care nu mai sunt necesare – Puteți, de asemenea, să configurați Vault astfel încât aplicația să șteargă datele din conturile de utilizator după o anumită perioadă de timp. Această caracteristică este utilă în special dacă organizația dvs. procesează date sensibile care pot fi stocate doar pentru o perioadă limitată de timp.
Merită să ne amintim că, după expirarea regulilor de stocare, toate datele care au fost șterse de administratori sau utilizatori încep să fie supuse unor procese standard de ștergere (cu excepția informațiilor care au fost securizate împotriva pierderii). Odată ce informațiile sunt șterse definitiv din sistemele de date ale fiecărui produs Google Workspace, acestea nu pot fi restaurate.
Urmărirea activității utilizatorilor
Vault generează, de asemenea, un jurnal al activității utilizatorilor. Raportul de audit permite administratorului să urmărească ce au făcut utilizatorii Google Vault într-o perioadă de timp de interes.
Monitorizarea activității se bazează pe furnizarea de informații despre exportarea datelor, căutarea și afișarea conținutului și alte acțiuni similare. Această funcție vă permite să obțineți informații despre activitățile efectuate la un moment dat de către utilizatorii individuali. Rapoartele pot fi exportate într-un fișier CSV (sub forma unui document Sheets).
Cum obțineți licențe Vault?
Pentru a accesa aplicația, accesați vault.google.com. Pentru a face acest lucru, sunt necesare drepturi de administrator, să fiți un utilizator a licențelor business Google Workspace și să dețineți și licențe Vault.
Google Vault este disponibil gratuit în abonamentele Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business Plus și toate versiunile Google Workspace for Education. Dacă sunteți interesați de o licență Google Vault suplimentară, o puteți achiziționa pentru o taxă lunară suplimentară per fiecare utilizator cu acces.
Consultați în tabelul de mai jos lista de prețuri Google Workspace și edițiile care includ Google Vault:
Utilizări practice ale Google Vault
Google Vault sprijină în mod semnificativ munca tuturor celor care au ca responsabilitate securizarea compania. În cazul plecărilor angajaților, accesul la corespondența și fișierele arhivate vă oferă posibilitatea de a căuta informații specifice și, eventual, de a le transfera succesorilor. Un astfel de serviciu vă permite să continuați să lucrați eficient la sarcini sau proiecte curente și să preveniți pierderea datelor importante.
Adesea, departamentele juridice folosesc Google Vault pentru a securiza datele de interes în scop judiciar. Discutăm mai jos și alte exemple practice ale utilizării Google Vault.
Predarea sarcinilor către noii angajați
La plecarea unui angajat, este necesar ca succesorul postului să primească acces la informații despre sarcinile zilnice, corespondența cu echipa internă, cu persoane de interes din exteriorul firmei și la documentele legate de proiectele în derulare. Deși Google Vault nu este un instrument de migrare și nu veți putea transfera e-mailuri sau conținut din contul altui utilizator, vă poate ajuta să găsiți informații arhivate și să le puteți transmite mai departe.
Vault vă permite să activați stocarea automată a documentelor și a e-mailurilor unui anumit angajat. Toate fișierele și mesajele sunt stocate în cloud, chiar dacă anterior acest utilizator le-a șters din contul său.
Pararea activităților rău intenționate ale unui angajatul care părăsește compania
Pe lângă arhivarea datelor, Vault vă permite și să definiți reguli pentru stocarea acestora. Aceste reguli vă permit să vă protejați de acțiunile rău intenționate sau periculoase ale angajaților care pleacă din companie. În cazul unor date deosebit de importante – de ex. contracte cheie sau date solicitate în procedurile judiciare – este posibilă și arhivarea dosarelor pe o perioadă nedeterminată. În plus, administratorii au puterea de a bloca contul respectiv în așa fel încât să fie imposibil ștergerea datelor de pe acesta.
Google Vault în ședințele de judecată
Subiectul stocării pe termen nedeterminat a datelor este atât de important încât merită să-i acordăm individual atenție. Există situații în care litigiul dintre angajator și salariatul care pleacă este extrem de inflamat, încât soluționarea lui ajunge în instanță. Datorită arhivării complete atât a corespondenței, cât și a tuturor datelor prelucrate de angajatul în cauză, vă poate fi mult mai ușor să descoperiți adevărul și să permiteți instanței să ia o decizie obiectivă, bazată pe probe.
Informațiile arhivate în Google Vault pot fi utilizate și în alte proceduri judiciare, cum ar fi cele legate de infracțiuni economice sau acte de concurență neloială. Ele sunt deosebit de utile în prima parte a procedurii care implică dezvăluirea tuturor datelor stocate în formă electronică (eDiscovery). De asemenea, datele stocate pot fi folosite și pentru audituri interne.
Căutați o modalitate fiabilă și sigură de a vă gestiona și securiza datele de afaceri? Optați pentru licențele Google Vault și Google Workspace. În plus, lucrând cu un partener Google ca FOTC România, puteți asigura o implementare lină și o învățare fără probleme a acestor puternice instrumente.
FAQ
Cum poate fi util Google Vault companiilor?
Susțineți munca echipei juridice pentru a fi pregătită cu backup și securizarea celor mai sensibile date din companie cu Google Vault. Stocați și securizați datele utilizatorilor din anumite aplicații Google Workspace pentru proteja binele companiei în caz de malițiozitate, pierderi de date sau alte situații de risc.
În ce format se pot exporta datele stocate și arhivate de Google Vault?
Tot conținutul căutat în Vault poate fi exportat în formate standard pentru o examinare suplimentară – pdf, docx sau csv.
Ce este eDiscovery?
eDiscovery este procesul de căutare și găsire a informațiilor stocate în format electronic. Acesta este întreprins, de obicei, ca răspuns la chestiuni legale și investigații judiciare.
