Google Docs vs Microsoft Word – Diferențe și similitudini între cei mai populari editori de text

În ultimii ani, Microsoft Word și Google Docs (Documente Google) au concurat în tăcere pentru titlul de cel mai bun procesor de text. Cu Microsoft Word cunoscută drept aplicația cu care primele generații învățate cu munca digitală au trecut prin anii de școală, aplicația de text de la Google a venit ca o replică pentru editare și distribuire de documente într-o eră în care toți suntem constant conectați. În articolul de mai jos vom acoperi beneficiile și minusurile celor două aplicații concurente. Află care procesor de text este mai adecvat nevoilor tale: Documente Google vs Word.  

Documente Google, o aplicație complet gratuită

Instrumentele digitale Google au un prim avantaj net în fața competitorului Microsoft: prețul. În timp ce Microsoft Word se poate achiziționa separat sau parte din pachetul Microsoft 365, versiunea Google a editorului de text este complet gratuită pentru cei care dețin un cont de mail Google. Compania ajunge astfel la un public larg cu soluțiile sale, oferind aplicații e birou gratuite și 15 GB spațiu de stocare în cloud.

În timp ce Google Cloud este gratuit de accesat și folosit pentru utilizatorii individuali, o versiune de business a aplicației este inclusă și în suita Workspace.

15GB de spațiu de stocare fără niciun cost pe Google Drive

Alături de celelalte aplicații din suita Google Workspace (cunoscut anterior ca G Suite)– Sheets și Slides, Docs se poate folosi fără niciun cost pentru conturile Google care folosesc până la 15 GB spațiu de stocare în Google Drive. Pentru afaceri, care doresc să facă următorul pas spre un spațiu de stocare mai mare, alături de alte opțiuni, există pachetele plătite. 

Pentru următorul nivel – spațiu de stocare în cloud 30GB – prețul per utilizator pe lună este de 6$ în cazul unui contract direct cu Google. Totuși, colaborând cu Partenerul Premium FOTC pentru un același abonament business, poți obține un preț mai convenabil pentru același abonament – 5.4$ pe lună per utilizator. Citește mai multe aici și contactează-ne pentru a îți face o ofertă personalizată nevoilor tale. 

Nici Microsoft Word și nici Google Sheets pentru uz comercial nu pot fi achiziționate separat – ele fac întotdeauna parte dintr-un pachet mai mare. Dacă compania are deja un sistem de poștă electronică, poate opta pentru seturile următoarelor aplicații: 

• Google Workspace Essentials – 6,77 € – Aplicații de birou Google, inclusiv Meet și Google Drive (fără conturi Gmail)
• Microsoft 365 – 8,80 € – Programele Office și discul OneDrive (fără conturi de e-mail și Microsoft Teams)

De altfel, oferta de ecosisteme cloud complete pentru munca de birou la ambii producători este împărțită în mai multe pachete. 

Pachete Microsoft 365 – Rate lunare pentru utilizatori (net):

• Microsoft 365 Business Basic – 4,20 € cu abonament anual – Acest pachet vă permite să utilizați numai Excel Online și nu include o licență pentru utilizarea programelor locale Office.
• Microsoft 365 Business Standard – 10,50 € cu abonament anual / 12,60 € cu abonament lunar
• Microsoft 365 Business Premium – 16,90 € cu abonament anual

Google Workspace – Rate lunare per utilizator (net)

• Google Workspace Business Starter – 4,68 € cu abonament lunar 
• Google Workspace Business Standard – 9,36 € cu abonament lunar
• Google Workspace Business Plus – 15,60 € cu abonament lunar
• Google Workspace Enterprise – Cele trei variante Enterprise sunt pentru companii care necesită mai mult de 300 de licențe. Pentru lista exactă a prețurilor, vă rugăm să ne contactați pe link-ul acesta.

În anumite condiții, puteți obține o reducere suplimentară de 10% cu angajamentul anual cu un partener oficial Google Cloud.

Formate de fișiere disponibile pentru editorii de texte

Fie că ai nevoie să imporți sau să exporți un document lucrat în unul din cele două formate, vei avea nevoie să consulți varietatea de formate și extensii disponibile pentru a găsi soluția ideală pentru tine.

Aplicațiile din suita Google sunt gândite pentru a fi lucrate și distribuite cu colaboratori, clienți sau parteneri de afaceri. Pe lângă un acces ușor al acestora de pe un cont Google, documentele Google pot fi utilizate cu aceeași ușurință și de utilizatori Microsoft.  Un document Word poate fi deschis cu Google Docs fără a fi convertit. Este suficient să încarci documentul direct în Drive pentru a-l deschide apoi cu programul de texte Docs. Printre formatele acceptate se numără și .pdf, .txt, rich text format, HTML sau OpenDocument.

În plus, utilizatorii Google pot deschide și edita fișiere Office direct din fereastra de mail, fără a mai fi necesară încărcarea în Drive.

Există și o cale inversă de a deschide fișiere Docs în Microsoft Office. Poți crea un document în Google pe care îl poți descărca direct în formatul .docx, PDF sau text.

Citește și:

• Google Sheets vs Microsoft Excel. Diferențe și similitudini între cele mai populare foi de calcul

Cum să editezi fișiere Word în Documente Google

Dacă lucrezi des cu texte, iar fișierele Gogle Docs îți sunt native modului tău de lucru, fișierele Word ar putea să te scoată puțin din zona de confort. Posibil să te lovești cu nevoia de a lucra în Word sau de a trimite înapoi feedback pe un astfel de fișier, așa că indicațiile de mai jos îți pot fi de ajutor.

O primă variantă de a lucra cu astfel de formate este convertirea lor în formate Google. Însă această manieră îți va consuma timp și vei ajunge deseori să te încurci în variantele de fișier.

O variantă mai ușoară presupune folosirea browserului Chrome și descărcarea extensiei Office Editing, compatibilă cu lucrul cu fișiere Office. De asemenea, este necesar ca fișierele pe care vei lucra să fie încărcate în Drive.

1. Deschide Google Drive, selectează ”New” > ”File Upload” și alege fișierul .docx pentru a îl încărca.
2. În fereastra pop up de încărcare, fișierul îți va afișa logo-ul ”W” de la Word, semn că fișierul nu a fost convertit Google, ci a rămas în formatul original Office.

3. Deschide fișierul cu dublu click pe acel simbol.

4. Se deschide un tab nou cu hyperlink-ul Chrome Extension, semn că se folosește extensia instalată pentru a păstra formatul fișierului.

5. Aici vei descoperi un meniu similar cu Office Word, însă cu funcții limitate față de aplicația originală.

6. Odată ce ai terminat de făcut modificările necesare, poți descărca sau distribui mai departe fișierul cu butoanele din colț dreapta sus.

În acest pas, poți alege și salvarea ca document Google, din meniul ”File” > ”Save as Google Docs”.

Comparație grafică: Documente Google vs Microsoft Word

Utilizatorii experiementați în Word cunosc multitudinea de opțiuni și funcții construite în aplicație. În același timp, unui utilizator nou îi poate lua mult timp pentru a ajunge la o anumită funcție de care are nevoie într-un program atât de amplu.

Google Docs adresează această problemă cu un layout simplificat al bării de instrumente pentru un spațiu de lucru mai prietenos cu utilizatorul. Mai departe vorbim de câteva funcții speciale ale celor două procesoare de text care te pot convinge care variantă se potrivește mai bine stilului tău de lucru.

Șabloane disponibile pe Google Docs

Majoritatea cunosc Google Docs ca un editor de text, însă aplicația are numeroase șabloane gratuite care pot susține creativitatea la lucru. Poți opta pe șabloane de CV, scrisori de recomandare, broșuri și multe altele. Pentru a accesa aceste șabloane, selectează ”File” > ”New” > ”From template”.

Bibliografie și mod de citare în Google Docs

Link-uri în Google Docs

Fonturi noi în Google Docs

Când începi un nou document, Google îți pune la dispoziție o serie de fonturi standard. Pentru a adăuga fonturi speciale sau un font al brandului tău, din meniul dropdown de fonturi, alege ”More fonts” și selectează noi opțiuni pe care le poți adăuga fișierului tău.

Link-uri în Google Docs

Link-urile atașate într-un document Google se vor deschide în afara aplicației, într-o fereastră separată. Dar poți construi link-uri interne în Google Drive, cu capitol dintr-un document Google făcând trimitere la un altul din același loc. Pentru a construi un link, selectează textul în spatele căruia vrei să atașezi sursa de informație, click dreapta pe acesta și selectează apoi ”Conectare”. Alege opțiunea ”Titluri și marcaje” și alege un titlu din cadrul aceluiași document, așa cum sunt notate în bara de Titluri din partea stânga. Acel link va deveni acum o scurtătură spre capitolul respectiv și va sări imediat în acel punct.

Colaborare online în editorii de text

Microsoft Word este un instrument important pentru munca individuală, însă devine greu de folosit atunci când lucrați în echipă. Cine mai are timp în secolul 21 să salveze fișiere, să le atașeze, încarce, descarce, corecteze și să le returneze?

Cu siguranță nu utilizatorii care folosesc Documente Google – aceste resurse de timp au fost gestionate cu mult timp în urmă. Colaborarea și partajarea convenabilă sunt o categorie în care Google Docs este întotdeauna cu un pas înaintea concurenței. Creatorul fișierului păstrează controlul asupra colaboratorilor cu drept de a vizualiza, comenta sau edita datele. Toată lumea poate observa activitățile celorlalți participanți în mod continuu. Deși modificările sunt salvate automat, orice eroare posibilă a unui alt editor poate fi remediată cu ajutorul istoricului versiunilor fișierului. Și acestea sunt doar câteva dintre numeroasele opțiuni disponibile într-o singură aplicație.

O sinergie reală în munca în echipă poate fi obținută atunci când privim instrumentele de birou Google ca un ecosistem coerent:

Există multe exemple de integrări convenabile între aplicațiile Google și fiecare dintre ele se traduce prin câteva minute de timp economisite pentru angajați. De aceea, este atât de important să utilizați toate instrumentele Google Workspace în echipă.

Lucrul offline în Word și Google Docs

Microsoft Word este un program instalat pe dispoztivul tău, care nu necesită o conexiune online pentru a fi folosit. De cealaltă parte, Google Docs depinde de o conexiune la Internet, însă se poate lucra în aplicație și offline. Singura diferență stă în fapul că colaboratorii acestui document vor putea observa modificările doar după ce acesta s-a reconectat online.

Accesul offline se poate seta din Google Drive sau direct din Docs pe dispozitivele tale obișnuite. Înainte de a putea bifa din setări opțiunea offline, este necesar să instalezi în browser extensia Google Docs Offline. Astfel, vei putea lucra fără o conexiune la internet pe aceste dispozitive, iar actualizarea se va face imediat ce acestea se reconectează online.

Google Docs, aplicația preferată de generațiile tinere

Studii recente arată că tânăra generație folosește și a învățat implicit să lucreze pe aplicațiile Google. Așa cum generațiile mai în vârstă au învățat să redacteze proiecte direct în Microsoft Word, generația Z și milenialii preferă lucrul în Google Word. Mai exact, pentru mulți dintre aceștia fișierele cu extensii .doc sunt total necunoscute.

Google Docs, accesibil și de pe dispozitivele mobile

Pe lângă versiunea de browser a Google Docs, aplicația se poate accesa și de pe dispozitive mobile Android sau iOS. De pe variantele de mobil, poți vizualiza și edita toate documentele tale, sincronizându-se în timp real cu versiunea desktop. Așadar, fiecare modificare făcută pe una din cele două versiuni va deveni disponibilă și pe cealaltă.

Modificările offline sunt valabile și pe varianta de mobil, atâta timp cât acest lucru este selectat din Setări. Mai departe, interfața aplicației de mobil este similară cu cea desktop. Printre opțiunile disponibile și pe mobil se numără și căutarea între fișiere, setările și toate celelalte opțiuni clasice din meniul Google.

Extensii utile pentru Google Docs în Marketplace

Cu aplicațiile Google devenind un ecosistem administrativ tot mai coerent pentru afaceri, este important să cunoști extensiile care te pot ajuta să obții și mai bune rezultate prin munca ta.

Aplicațiile Google de birou, precum Google Docs, vor avea incluse recomandări de extensii și funcționalități mai avansate pe care le poți instala din Google Workspace Marketplace. În acest caz, cu extensiile potrivite instalate, utilizatorul va putea să își exceleze experiența de lucru și să profite la maxim de funcțiile aplicației.

Găsești aici o listă de astfel de extensii gândite special pentru utilizatorii Google Docs: Voice Notes, Image above text, PandaDoc or Brandfolder.

Trucuri pentru productivitate cu Google Docs

Scrierea este un element inseparabil al muncii de birou, de aceea cunoașterea funcțiilor avansate ale editorului de text va fi utilă oricui mai devreme sau mai târziu. Utilizatorii Google Docs dobândesc acces la funcții noi în fiecare lună. Prin urmare, merită să îți reîmprospătezi frecvent cunoștințele despre această aplicație cu ponturi dedicate Google Docs pentru a fi mereu la curent cu cele mai recente funcții care susțin productivitatea.

• 10 trucuri Google Docs datorită cărora scrierea va deveni o plăcere

FOTC, ajutorul tău în călătoria spre Google Workspace

Conectarea ecosistemelor cloud de instrumente de la doi furnizori diferiți – Google Docs vs Microsoft Word – în cadrul unei organizații nu este niciodată o soluție ideală. Cu toate acestea, dacă departamentele din companie au un stil de lucru complet diferit, costul licențierii suplimentare va fi neglijabil în fața beneficiilor oferite angajaților prin munca cu software-ul care se potrivește cel mai bine nevoilor lor. Dacă intenționezi să implementezi Google Workspace în compania ta sau să îl combini cu Microsoft 365, te rugăm să contactezi FOTC. În calitate de partener Google Cloud, vă vom pregăti o ofertă cu reduceri, vom efectua migrarea și vom oferi echipei tale asistență tehnică completă.