Gestionarea eficientă a timpului este un element esențial în demersul și succesul oricărei afaceri. De la programarea ședințelor de afaceri la consultarea orelor libere pentru coechipieri sau alinierea angajaților remote, software-urile tip calendar au zeci de întrebuințări de business.
Google Calendar, o aplicație de bază din ecosistemul office Google Workspace, este o astfel de soluție cloud pentru gestionarea eficientă a timpului, care vă poate ajuta să rămâneți mereu cu un pas înainte într-un mediu de afaceri mereu în schimbare. În acest articol, explorăm modul în care Google Calendar vă poate simplifica programarea zilei de lucru, eficientiza colaborarea în echipă și, în cele din urmă, poate crește cu totul productivitatea organizației dvs.
Google Calendar pentru companii
Pe măsură ce afacerea voastră se extinde, coordonarea programelor, întâlnirilor și termenelor limită devine din ce în ce mai laborioasă. Cum puteți obține Google Calendar pentru a vă susține echipa și pentru a ține evidența tuturor acestor întâlniri?
Google Calendar este un instrument esențial parte din suita Google Workspace, alături de alte aplicații de productivitate precum cele de mesagerie și apeluri video, editare text și email. Toate aplicațiile Google sunt interconectate, iar aplicația de Calendar Google poate fi cu ușurință accesată direct din browser, convenient atât pentru conturile profesionale sau cele personale.
Pentru companii, Google Calendar poate fi obținut prin licențele Google Workspace și diferitele lor variante:
- Business Starter – cost 5.18 EUR / lună, net per fiecare utilizator
- Business Standard – cost 10.35 EUR / lună, net per fiecare utilizator
- Business Plus – cost 15.53 EUR / lună, net per fiecare utilizator
- Enterprise – contactați FOTC pentru o ofertă individuală.
Avantajele utilizării Google Calendar într-o companie
Creșteți eficiența echipei cu calendarele personalizate
Cu Google Calendar, puteți crea mai multe calendare pentru diferite aspecte ale afacerii dvs. Puteți aici include întâlniri, termenele limită ale proiectelor sau programul diferiților angajați care vă interesează. Atribuind culori diferitelor calendare, veți avea un sistem organizat de gestionare a ședințelor, coordonat din punct de vedere vizual, care vă ajută să prioritizați sarcinile, să alocați eficient resurse și să evitați suprapunerea unor evenimente.
Spre exemplu, șeful unei agenții de marketing poate avea calendare separate pentru întâlnirile cu clienții, termenele limită ale campaniei în lucru și disponibilitatea echipei. Acest lucru îl va ajuta să identifice rapid potențialele conflicte de programare și să ajusteze planurile în consecință.
Integrare perfectă în ecosistem și accesibilitate pe mai multe platforme
Google Calendar se integrează perfect cu alte aplicații Google Workspace, precum Gmail, Google Drive și Google Meet. Această integrare face și mai ușoară programarea de întâlniri, partajarea de documente și colaborarea în echipă., indiferent de locația coechipierilor.
Atunci când un potențial client vă solicită o întâlnire, puteți crea direct din Gmail un eveniment în Calendar. La crearea acesteia, destinatarul dvs va primi invitația direct pe email, asigurându-vă că nu pierdeți calea de comunicare cu acesta.
De altfel, Google Calendar este accesibil atât pe desktop, cât și pe dispozitivele mobile. Astfel, puteți accesa oricând programul de lucru, indiferent unde vă aflați.
Colaborare fără efort și un atent management al resurselor
Capacitățile de partajare din Google Calendar sunt de neprețuit pentru colaborarea în echipă. Partajând calendare cu membrii echipei, puteți coordona cu ușurință programe, aloca resurse și atribui sarcini. Această caracteristică este deosebit de benefică pentru companiile care lucrează în special pe proiecte, deoarece permite membrilor echipei să rămână sincronizați și să respecte calendarul proiectului.
Folosind Google Calendar, managerul de proiect poate crea un calendar comun pentru fiecare proiect. Astfel, angajații știu să aloce eficient echipamente, materiale și forța de muncă, minimizând în același timp timpul de nefuncționare și menținând toți colegii aliniați cu stadiul și progresul proiectului.
Optimizarea gestionării timpului cu blocare unor segmente de timp și sloturi pentru întâlniri
Blocarea timpului este o tehnică populară de productivitate care implică dedicarea unor blocuri specifice de timp sarcinilor sau activităților. Google Calendar vă permite să vă blocați anumite segmente de timp prin crearea de sarcini și alocarea acestora la anumite intervale de timp. Această strategie vă ajută să lucrați neîntrerupt, să minimizați distragerile și să îndepliniți sarcinile mai eficient.
În plus, funcția de intervale pentru întâlniri din Google Calendar este perfectă pentru proprietarii de afaceri care trebuie să programeze întâlniri sau consultări. Prin crearea unor intervale disponibile pentru întâlnire, le permiteți clienților sau membrilor echipei să își rezerve timp cu dvs., fără a fi nevoie de comunicare dus-întors. Această funcție nu numai că vă economisește timp, dar îmbunătățește și experiența clienților dvs care se pot conecta mai ușor cu compania dvs.
Citește și:
Cum puteți extinde funcționalitățile Google Calendar cu un abonament Google Workspace?
Cu resurse și opțiuni Google Calendar
Odată devenit client Google Workspace, veți avea acces la o consolă administrativă de unde puteți gestiona utilizatori și diferite grade de acces la diversele aplicații. În panoul de administrare Google, puteți adăuga resurse ale companiei precum săli de conferințe, computere, imprimante 3D, echipamente pentru apeluri video etc. Toate aceste resurse vă vor fi astfel disponibile în listă derulantă la crearea unui eveniment din calendar pentru a face experiența creării de evenimente cât mai lină.
Acces facil la calendarele coechipierilor
Atunci când toată lumea dintr-o organizație are un cont Google Workspace, abonarea la calendarele individuale ale angajaților și la întregi departamente sau resurse este o chestiune de câteva clicuri.
Crearea facilă de întâlniri în Google Calendar
Să creați un nou eveniment în Google Calendar este extrem de simplu. Deschideți Google Calendar, accesați data corespunzătoare evenimentului și faceți clic oriunde în calendar. Se va deschide automat fereastra de configurare a evenimentului.
De aici, puteți:
- Alege tipul de eveniment,
- Introduce un nume pentru acest eveniment,
- Seta data și intervalul de timp,
- Adăuga membri (din organizația dvs. sau din afara acesteia),
- Crea o sală de videoconferințe Google Meet,
- Rezerva o sală fizică de conferințe pentru timpul întâlnirii,
- Adăuga orice locație,
- Descrie agenda întâlnirii în câmpul de text,
- Adăuga atașamente relevante pentru întâlnire,
- Seta disponibilitatea dvs. în timpul acestei întâlniri.
FOTC vă garantează 30 de zile de test GRATUIT!
Ascunderea detaliilor întâlnirii
Este posibil să aveți nevoie să țineți ascunse anumite detalii ale unor întâlniri. Doar pentru că folosiți Google Calendar împreună cu echipa, nu înseamnă că trebuie să renunțați la ideea de confidențialitate.
Dacă descrierea unei întâlnirii sau lista de invitați dezvăluie mai mult decât ați dori, este mai bine să configurați un eveniment privat. Detaliile vor fi apoi vizibile pentru toți participanții, însă nu și pentru alți utilizatori – indiferent dacă sunt abonați la calendarul dvs. sau nu. Ora întâlnirii private va fi rezervată în calendar, în timp ce numele afișat implicit pentru un astfel de eveniment este Ocupat.
Lecturați și:
Notificări de disponibilitate pentru ședințe (event)
Google Calendar vă oferă și o modalitate convenabilă de a vă informa colegii despre absența temporară de la serviciu/birou. La crearea unui eveniment, puteți selecta opțiunea ”Nu sunt la birou”. Automat, calendarul va afișa un bloc de timp în care nu puteți fi invitat la alte întâlniri. Mai departe, puteți selecta dacă se resping automat ședințele deja existente în calendar sau doar cele care apar între timp.
Crearea unui calendar nou (new calendar)
Google Calendar vă permite, de asemenea, să creați un program separat pentru fiecare domeniu de activitate. Când extindeți lista de lângă secțiunea Alte calendare și faceți clic pe Creați calendar nou. În ecranul următor, vor apărea câmpurile pentru setările de nume, descriere și fus orar. După completarea acestor date, treceți la configurația avansată a noului calendar.
Abonarea la un calendar nou
Un alt avantaj al Google Calendar este urmărirea calendarelor altor utilizatori. Adăugați-le cu un clic pe + în coloana din stânga de lângă secțiunea Alte calendare și selectând Abonați-vă la calendar.
Verificând disponibilitatea colegilor și a superiorilor, veți putea stabili mereu ore potrivite pentru a discuta proiecte sau pentru a planifica ședințe.
Partajarea calendarului dvs. Google
În setările avansate ale Google Calendar, puteți adapta și mai mult calendarul nevoilor și stilului dvs. de lucru. Cele mai importante opțiuni din acest meniu sunt cele care decid despre partajarea și vizibilitatea datelor din calendar.
- Permisiuni de acces – setați vizibilitatea globală a calendarului – îl puteți lăsa public sau disponibil numai în cadrul organizației dvs.
- Distribuiți cu anumite persoane – adăugați utilizatori cu drept la informațiile despre calendarul dvs. și gestionați drepturile lor de editare (la fel ca în Google Docs sau Google Sheets).
- Setarea calendarului offline – puteți vizualiza întâlnirile și fără acces la internet; acest lucru nu este disponibil pentru sarcini și memento-uri.
Suplimente utile care extind funcțiile Google Calendar
Făcând clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus, veți găsi opțiunea să Descărcați suplimente. Se va deschide fereastra Google Workspace Marketplace cu pluginuri pentru a crește productivitatea lucrului cu calendarul.
Printre acestea se numără o mulțime de integrări cu instrumente de videoconferință externe și alte aplicații specializate. După ce faceți clic pe pluginul selectat, veți obține mai multe informații. Fiți atenți, totuși – instalați numai pluginuri de la dezvoltatori terți de încredere, deoarece unele extensii vor necesita acces la datele dvs. personale.
Mai jos găsiți trei dintre cele mai interesante suplimente pentru Google Calendar:
- TimeNavi – un instrument care vă analizează programul și vă oferă sfaturi despre cum să vă gestionați mai bine timpul în fiecare zi.
- Zoom pentru Google Workspace – dacă Zoom este cea mai importantă aplicație de videoconferință din organizația dvs., acest supliment va face mai ușor de utilizat cu Google Calendar și Gmail.
- Sms Remnder for Google Calendar – vă asigurați că nu mai ratați nicio întâlnire deoarece veți primi automat un sms care să vă reamintească de astfel de angajamente.
Începeți de astăzi lucrul cu Google Workspace
Dacă doriți să vă abonați la Google Workspace și să folosiți avantajele Google Calendar în cadrul echipei, puteți conta oricând pe ajutorul unui partener Google precum FOTC. Beneficiați de sprijinul unei echipe de specialiști certificați din ecosistemul Google. Toți angajații sunt specialiști care cunosc realitățile piețelor locale și vă pot răspunde rapid la întrebările dvs. Toate acestea în timp ce reduceți costurile pentru compania dvs. Nu ezitați să contactați echipa de vânzărie FOTC România.
