Cauți să evidențiezi sau să identifici cele mai relevante informații din foile tale de calcul? Acesta este exact punctul în care formatarea condiționată îți poate veni în ajutor. Formatarea condiționată din Google Sheets îți va permite să scoți în evidență doar acele celulele care îndeplinesc criteriile pe care le-ai specificat. Pe baza regulilor pe care le vei seta, poți modifica orice aspect din felul în care sunt afișate – culoarea de fundal, fontul, dimensiunea textului și altele. Mulțumită acestei funcții, vei putea vedea mai ușor imaginea de ansamblu, fără să ai nevoie de diagrame sau tabele pivot.
Reguli de bază pentru formatarea condiționată în Google Sheets
Imaginează-ți să lucrezi într-o foaie de calcul unde celulele își schimbă automat culoarea în funcție de un criteriu anume. De exemplu, poți specifica ca fiecare celulă care conține cuvântul ”da” să devină verde. Sau poți cere ca, dacă valoarea numerică scade sub un anumit nivel, celulele cu cifrele respective să devină roșii. Un alt criteriu relevant pe care îl poți folosi este o anumită dată. Pentru orice celulă cu o dată mai veche de anul 2024, fontul să fie cu caractere cursive. Toate datele sunt procesate imediat după introducerea formatării, iar modificările vizuale sunt introduse automat de program.
Lucrezi în mod obișnuit cu foi de calcul și Google Sheets? Află și mai multe secrete de formatare care să te ajute să crești productivitatea la birou din ebook-ul nostru gratuit 101 trucuri în Foile de Calcul Google. Descarcă-l de la acest link.
Pașii necesari pentru a seta o formulă de formatare condiționată:
- În Google Sheet, deschide fișierul pe care dorești să lucrezi.
- Selectează zona pentru care vrei să aplici regulile de formatare. Fă acest lucru trăgând mouse-ul peste celulele respective.
- Din bara de meniu, alege Formatează > Formatare condiționată.
- Ți se va deschide un nou panou de editare în partea dreaptă a ecranului. Sub fila Culoare unică, poți specifica elemente precum:
- Zona pentru care ar trebui să se aplice o anumită regulă (de exemplu, o anumită celulă, o coloană, un rând sau întreaga foaie).
- Reguli de formatare dorite. Aici intră condițiile care trebuie îndeplinite pentru ca formula să ruleze în fișierul tău. Aici poți selecta din lista Formatați celule dacă… opțiuni precum:celula este goală, nu este goală, textul conține, textul nu conține, textul începe cu, textul se termină cu, textul este exact, data este, data este înainte de, data este după, mai mare decât, mai mare sau egal cu, mai mic decât, mai mic sau egal cu, este egal cu, nu este egal cu, se află între, nu este între și formula personalizată este.
- Stilul de formatare. Aici regula se referă la modul în care celulele trebuie schimbate după îndeplinirea regulii de formatare. Aici găsești, de asemenea, multe opțiuni din care să alegi: culoarea de fundal a celulei, culoarea textului, precum și formatări de scris precum aldin, cursiv, subliniat și tăiat cu o linie.
- Creează o regulă specificând toate cele trei elemente enumerate mai sus.
- Apasă clic pe butonul Terminat.
În panoul de formatare condiționată, găsești și o a doua filă – Gama de culori. Sub secțiunea Reguli de formatare de aici, poți specifica mai multe valori care te interesează. După specificarea punctelor minime, maxime și (opțional) mijlocii, regula de formatare condiționată va colora celulele în degradeul de culori pe care îl setezi.
Pe o singură foaie de calcul, poți seta multiple reguli de formatare. De asemenea, le poți doar modifica sau șterge definitiv pe cele care au fost deja introduse.
Poți consulta și toate regulile existente în fișier. Selectează zona sau întreaga foaie și parcurgi din nou calea Formatează > Formatare condiționată. În zona din dreapta, vei putea vedea toate regulile definite deja.
Cum folosești formatarea condiționată cu formule personalizate?
Așa cum ai aflat deja, poți alege și opțiunea de formulă personalizată atunci când setezi reguli de formatare. Alegând această opțiune în Google Sheets, ai acces la o mulțime de posibilități. O poți folosi pentru a formata automat celulele pe baza conținutului din alte locuri de pe foaia de lucru sau pentru a verifica de câte ori este afișată o anume valoare în tot fișierul tău.
Din ebook-ul nostru cu 101 trucuri Google Sheets
Cum folosești formatarea condiționată cu formule personalizate?
Așa cum ai aflat deja, poți alege și opțiunea de formulă personalizată atunci când setezi reguli de formatare. Alegând această opțiune în Google Sheets, ai acces la o mulțime de posibilități. O poți folosi pentru a formata automat celulele pe baza conținutului din alte locuri de pe foaia de lucru sau pentru a verifica de câte ori este afișată o anume valoare în tot fișierul tău.
Una dintre cele mai căutate funcții pentru utilizatorii Google Sheets este formatarea condiționată în funcție de valorile din celule. Dacă vrei să modifici aspectul unui întreg rând în funcție de valoarea afișată în acesta:
- Deschide foaia în care vrei să aplici modificările.
- Selectează zona pe care vrei să efectuezi formatarea, de ex. rândul 4.
- Din bara de meniu, alege Formatează > Formatare condiționată.
- Ți se va deschide un nou panou de editare în partea dreaptă a ecranului. Sub fila Culoare unică, la Reguli de formatare, alege Formula personalizată este.
- În fereastra nou deschisă, adaugă valoarea sau formula care va declanșa formatarea. Spre exemplu, poți cere ca orice inserție a valorii ”1000” de pe rândul respectiv să fie preschimbată în ”10.000”.
- Completează și un stil preferat de formatare, dacă este cazul, și selectează Terminat.
Cum ștergi reguli de formatare condiționată fără a pierde date importante?
Orice regulă de formatare creată se poate și șterge – cu un clic pe pictograma coș de gunoi de lângă numele acesteia. Cu toate acestea, această acțiune va însemna că, împreună cu regula în sine, vor dispărea și toate modificările vizuale aferente ei. Sfatul nostru este să te asiguri înainte de orice astfel de acțiune.
În primul rând, verifică de două ori necesitatea informațiilor selectate. Apoi, asigură-te că formatul standard al foii de calcul este suficient pentru o analiză ulterioară. În ceea ce privește datele în sine, poți sta liniștit – ștergerea regulii nu duce și la pierderea conținutului din celule.
Și mai multe cunoștințe gratuite
Formatarea condiționată îți poate fi de mare ajutor când munca ta implică analize de date și depistarea de eventuale erori în rapoartele sau problemele financiare ale companiei. Vrei să afli și mai multe trucuri utile în a folosi caracteristicile aplicațiilor Google Workspace? Răsfoiește mai departe blogul nostru informativ. Iar dacă dorești să începeți utilizarea suitei cloud Google în compania, contactați unul dintre specialiștii noștri FOTC România. Vom fi bucuroși să găsim soluții personalizate pentru nevoile organizației voastre.
