Google Keep – ce este și de ce ar trebui să îl utilizezi?

Fiecare dintre noi folosește cu siguranță caiete, calendare și sticky notes în fiecare zi, pe care putem nota cu ușurință tot ce ne vine în minte. Cardurile sunt ușor de pierdut – atunci când plecăm la serviciu dimineața, putem uita calendarul, iar un post-it lipit pe ecranul computerului se poate desprinde cu ușurință. Ce s-ar întâmpla dacă ai muta post-it-urile în format online? Ai putea scrie cu ușurință toate ideile și ai putea nota cele mai importante evenimente, dar ai fi sigur că notița de hârtie nu se va pierde în birou. Google a îndeplinit încă o dată așteptările clienților prin crearea Google Keep.

Google Keep este un alt instrument al pachetului Google Workspace (G Suite), care ne facilitează funcționarea zilnică și ne îmbunătățește activitatea online. Pe scurt, este o placă virtuală pe care ne putem crea și gestiona în mod liber notele. Google Keep funcționează exact la fel ca notele lipicioase lipite de un birou sau laptop, cu diferența că în aplicație niciuna dintre notele făcute nu va fi, cu siguranță, pierdută. Pentru ce putem utiliza Google Keep? Exact la aceleași funcții pentru care am folosit până acum formele tradiționale de a lua notițe – putem crea cu succes liste de verificare a task-urilor, putem crea mementouri și putem salva toate ideile care ne vin în minte în orice loc și moment. În plus, ca parte a Google Workspace (G Suite), Google Keep se sincronizează perfect cu alte produse și aplicații deținute de Google.

Care este cea mai bună aplicație online de notițe și liste?

Fotografiază, scrie, notează și bifează liste, distribuie cu cercurile tale de prieteni și adaugă colaboratori pe un proiect, aplicațiile online de luat notițe au devenit mai necesare ca oricând. Rapidtables, Anotepad, iTextPad, SimpleNote, NoteLedge sau Microsoft OneNote, poți găsi numeroase astfel de instrumente pentru un brainstorming creativ și task-uri bine structurate.

Printre avantajele clare ale Google Keep, vei găsi nu doar o interfață intuitivă și un meniu ușor de accesat, ci și un motor de căutare intern similar cu Google search, un loc unde să creezi rapid o listă de sarcini și note personale, să-ți salvezi cele mai creative idei și cele mai interesante link-uri, mereu sincronizat cu contul tău indispensabil de Gmail și Google Drive.

Ca și în cazul altor produse Google Workspace (G Suite), acesta are o interfață intuitivă, datorită căreia putem învăța rapid și eficient să navigăm în aplicație. Google Keep simplifică procesul de luare a notelor, influențând astfel pozitiv ritmul muncii noastre. Toate funcțiile de care ai nevoie pentru a gestiona tabla albă sunt situate în partea de sus și în centrul aplicației – vei găsi instrumente pentru crearea de note noi și o bară de căutare. Meniul din stânga oferă acces ușor la etichete, mementouri, arhivă și note șterse. Organizarea întregii aplicații este la fel de simplă precum împărțirea notelor individuale în culori și etichete. O astfel de interfață simplificată îți permite să te concentrezi asupra a ceea ce este cel mai important în munca – procesul creativ și creativitatea nelimitată. Limitând funcțiile la minimum, ne vom concentra pe deplin pe ideile noastre și despre asta este defapt vorba, nu?

6 tipuri de notițe și memento-uri pe care le poți ține în Google Keep

1.Notele scrise

Google Keep simplifică procesul de luare a notelor, influențând astfel pozitiv ritmul muncii noastre. Începe o notiță nouă din centrul aplicației, din fereastra ”Take a note” și personalizează-o cu etichete sau culori ca să o poți identifica cu ușurință.

Scrie-ți cele mai importante idei și consultă-le cu ușurință online sau offline în aplicație. Poți consulta aici ultima oră la care au fost făcute modificări în text, dacă notița este distribuită cu un alt utilizator sau o poți seta ca un memento în cazul unor evenimente sau întâlniri de care nu vrei să uiți.

2. Listele zilnice de task-uri

Ai o problemă cu stabilirea priorităților, îți este teamă că te vei pierde în volumul mare de sarcini? Crează o listă de verificare! Vei putea să îți gestionezi toate sarcinile și notele fără nicio problemă, debifându-le pe cele pe care le-ai făcut deja. Satisfacția de a vedea o listă de sarcini complet rezolvată este enormă. De asemenea, va afecta motivația suplimentară pentru a lucra – stabilirea priorităților sarcinilor, marcarea proiectelor deja finalizate pe listă va crește pozitiv eficiența muncii noastre. Putem elimina sarcinile deja finalizate din lista de verificare și ascundem caseta de selectare de pe tabloul nostru în orice moment.

Google Keep ne va ajuta să organizăm nu numai chestiuni profesionale, va fi excelentă și în viața noastră de zi cu zi. Dacă ai creat o listă de cumpărături, vei putea filtra articolele de igienă de alimente datorită motorului de căutare. Îți place să citești, creezi regulat liste de cărți pe care dorești să le începi? Datorită acestui instrument, poți filtra cu ușurință notele după titlurile cărților.

Cumpărături, zile de naștere și alte câteva lucruri pe care trebuie să le ții minte și pe care trebuie să le faci zi de zi. La următoarea tură de cumpărături, deschide Google Keep și bifează produsele în listă pe măsură ce le adaugi în coș. Uită de mesajele continue cu membrii familiei, acum toată lumea poate colabora pe o singură listă și o să vă asigurați că nu rămâne nimic nebifat.

Folosește listele de task-uri și pentru activitățile de birou: notează deadline-uri scurte și lucruri care fac parte din rutina ta zilnică și te asiguri că la sfârșitul zilei lista este bifată integral. Adaugă-le etichete ca să le poți găsi ușor în meniul din stânga și asignează-le culori ca să nu încurci niciodată lista de cumpărături cu lista de la birou.

În fereastra de notă nouă, alege primul buton in stânga ”New list” și începe organizarea listelor așa cum îți place ție.

3. Notele cu imagini atașate

Salvează bilete pentru concert, chitanțe sau bonuri sub formă de note în Google Keep. În plus, poți atașa fotografii sau imagini unor note create anterior, atât de ușor.

În fereastra de notă nouă, alege primul buton din dreapta ”New note with image”, atașează-ți imaginea direct din telefon sau calculator și completează mai departe cu notițele relevante pe care le vei accesa mai târziu. Când ai încheiat nota, apasă clic pe butonul ”Done” sau oriunde în afara notei.

Pentru a șterge o fotografie atașată unei note, accesează nota respectivă și apasă pe butonul de coș de gunoi din colțul dreapta jos al imaginii.

4. Link-uri atașate notelor

Google Keep îți permite să salvezi și link-uri în secțiunea de notițe, link-uri care pot avea o previzualizare sau nu. Ca să adaugi un link, deschide o notiță nouă și copiază acolo adresa URL a site-ului pe care îl vrei salvat în Keep. Adresa respectivă se va transforma instantaneu într-un link în momentul în care închizi notița.

Mai mult, Google Keep îți va arăta automat un preview al link-ului în interiorul notiței pe care îl poți porni sau opri din Settings – ”Display rich links previews”.

5. Memento-uri audio înregistrate vocal

Ești mereu pe grabă și notițele scrise nu sunt cea mai la îndemână resursă pentru tine. Încearcă memento-urile audio pe care le poți înregistra vocal direct din aplicație.

Deschide aplicația Google Keep pe telefonul tău și apasă pe semnul plus în culorile Google din colțul dreapta jos ca să deschizi o notiță nouă. În noul ecran, vei apăsa un alt buton cu semnul plus în colțul stânga jos, unde ți se va deschide un meniu de unde poți alege ”Recording”. Apasă butonul și dictează în microfon mesajul pe care îl vrei salvat în Keep, mesajul va fi transcris în notiță automat. Atenție, această funcție nu este disponibilă pentru limba română. La final, poți revizui mesajul și îl poți salva dacă nu necesită modificări.

6. Notițe scrise de mână sau ilustrate

Această funcție este dedicată în special celor care folosesc tablete grafice sau chiar Chromebook-uri cu touchscreen. În meniul de deschidere notițe, se accesează butonul mijlociu ”New note with drawing”, ilustrat cu o pensulă. În notița care se deschide, cu mouse-ul, cu un stilou grafic sau chiar cu degetul se poate desena sau schița noul document care se dorește salvat. O idee ingenioasă pentru cei care vizualizează mult mai ușor concepte și le este mai ușor să le noteze în aceeași formă.

Un astfel de desen poate fi adăugat și unei notițe deja existentă, la fel ca atașarea ulterioară a unei imagini.

10 funcții pe care trebuie să le cunoști pentru a folosi eficient Google Keep

1. Scurtături de taste

Când te grăbești să notezi ideile care îți vin, ultimul lucru în care vrei să te poticnești sunt butoanele și meniurile dintr-o aplicație. Mai jos am adunat câteva scurtături de taste care o să te ajute să navighezi și să folosești Google Keep ca un profesionist. Întreaga listă o poți consulta în meniul ”Settings” – ”Keyboard Shortcuts”.

Tasta ”C” – deschide o notă nouă

Tasta ”L” – deschide o listă nouă

Tasta ”/” – activează bara de căutare

Tasta ”X” – pentru a face o selecție

Combinația ”CTRL” + ”A” – selectează toate notițele

Tasta ”#” – ștergi o notiță

2. Arhivarea notelor din Google Keep

Odată ce ai încheiat o listă sau ai finalizat munca la una dintre notițe, ai două opțiuni pe mai departe: arhivare sau ștergere. Arhivarea presupune ascunderea temporară a notițelor într-o arhivă pentru a le putea consulta la o dată ulterioară.

Pentru a arhiva o notă, ține mouse-ul deasupra acestuia și se va activa un meniu de butoane la baza acestuia. Pentru arhivare, apasă clic pe butonul care simbolizează o căsuță cu o săgeată îndreptată în jos. Nota va fi imediat arhivată, iar arhiva o vei putea consulta în meniul din stânga, la butonul ”Archive”.

3. Ștergea permanentă a notițelor

Dacă dorești ștergerea permanentă a unei notițe, ține mouse-ul deasupra acesteia, deschide meniul de la butonul cu trei puncte din dreapta și selectează ”Delete Note”. În caz că te răzgândești, poți recupera nota respectivă din coșul de gunoi, butonul ”Bin” în meniul din stânga, însă numai în termen de 7 zile de la ștergere. După aceste 7 zile, notița va fi ștearsă permanent.

Google Keep îți permite să partajezi fără probleme toate notele pe care le creăm cu alți utilizatori. Tot ce trebuie să facem este să apăsăm pe „pictograma Asociați” din partea stângă a notei noastre și să introducem adresa de e-mail a destinatarului. Persoana selectată de noi va primi un e-mail cu numele notei și un link pentru a deschide Google Keep. Astfel, putem împărtăși cu ușurință ideile și listele de sarcini tuturor celor care lucrează cu noi.

4. Etichete în Google Keep

Fii și mai organizat în Google Keep cu ajutorul etichetelor. Dacă folosești avid aplicația, aceste etichete te vor ajuta să identifici cu ușurință notițele din domeniu care te interesează.

Poți crea o etichetă nouă din meniul din stânga aplicației, ”Edit Labels” și apoi ”Create New Label”. Cu aceste etichete noi, îți vei putea marca notele personale și cele de business fără să le încurci atunci când cauți ceva anume.

Pentru a adăuga o etichetă unei note noi sau unei notițe deja creată, vei deschide meniul hamburgher din colțul acesteia și vei selecta ”Add label”. Astfel, îți vei putea grupa toate notițele dintr-o singură arie de interes împreună.

5. Agață notițele importante în panou

Ține-ți cele mai des accesate notițe la îndemână, sub bara de căutare, cu opțiunea de ”Pin”. Ca să atașezi un pin unei notițe, mută-te cu mouse-ul deasupra acesteia. Se va activa în colțul dreapta sus simbolul unei piuneze. Cu acest buton selectat, notița va rămâne agățată în pagină, sus, mereu gata să o poți accesa.

6. Adaugă culori notițelor tale

Sortează-ți și mai eficient notițele cu ajutorul culorilor. Fiecare notiță o poți personaliza cu o culoare pentru a recunoaște mai repede dacă este o notiță ce ține de școală, muncă sau de viața personală.

Pentru a adăuga culori acestora, vei găsi butonul paletă de culori în meniul de jos al fiecărei notițe.

7. Alarme pentru notițele tale

Unele notițe din Google Keep sunt strâns legate de proiecte și deadline-uri, așa că aplicația îți oferă și posibilitatea de a seta alarme sau remindere pentru acestea. În momentul în care selectezi o notă, primul buton din colțul stânga jos este cel unde poți completa un reminder. Poți alege data și ora, poți personaliza și o adresă și poți seta și cât de des să se repete acest reminder.

8. Recunoaștere optică a textelor

Google Keep este una dintre cele mai actualizate aplicații de notițe și liste care funcționează în cloud, iar una dintre cele mai noi funcții este cea de a recunoaște text într-o fotografie și de a-l copia instantaneu sub formă de notiță, totul fără a fi nevoie să tastezi un singur cuvânt.

Această funcție este disponibilă doar pentru aplicația de mobil Google Keep. Într-o notiță nouă, vei deschide camera din meniul stânga jos și vei apăsa clic pe ”Take Photo”. Fotografiază textul care te interesează și apasă semnul de ”văzut” când ești de acord cu imaginea și textul dorit. În acest punct, poți deschide meniul cu trei puncte din colț dreapta sus și poți selecta ”Grab Image Text” pentru ca aplicația să-ți transcrie textul din imagine. Niciodată nu a fost mai ușor să salvezi informații sau notițe!

9. Colaborarea este cheia succesului

Google Keep îți permite să partajezi fără probleme toate notele pe care le creăm cu alți utilizatori. Tot ce trebuie să facem este să apăsăm pe „pictograma Collaborators” din partea stângă a notei noastre și să introducem adresa de e-mail a destinatarului. Persoana selectată de noi va primi un e-mail cu numele notei și un link pentru a deschide Google Keep. Astfel, putem împărtăși cu ușurință ideile și listele de sarcini tuturor celor care lucrează cu noi.

10. Google Keep, integrat în alte aplicații Google Workspace

Ca parte integrată a Google Workspace, aplicația Google Keep o vei găsi integrată și în alte aplicații din suită, pentru a o avea la îndemână indiferent de task-ul principal la care lucrezi. Astfel, poți accesa rapid și eficient notițele și din Google Docs. Google Sheets, Googles Slides, Google Calendar sau Google Chat.

Google Keep pe Android și iOS

Putem folosi Google Keep peste tot: aplicația funcționează pe multe platforme, indiferent de dispozitiv (IOS, Android), putem folosi și note online prin intermediul site-ului web. Poți accesa ideile și lista de sarcini salvate de pe orice dispozitiv, doar conectează-te la contul Google. Oricum, universalitatea și accesibilitatea sunt caracteristicile care disting toate aplicațiile Google Workspace (G Suite).

Notele luate în timpul lucrului nu numai că ne ajută să ne amintim cele mai importante probleme cu care trebuie să ne ocupăm în acest moment. Aceasta este o modalitate excelentă de brainstorming creativ și feedback. În orice moment, putem scoate un telefon sau o tabletă și putem nota ideea care tocmai ne-a venit în minte. Spre deosebire de alte instrumente de acest tip, putem adăuga imagini, videoclipuri sau fișiere audio la conținutul adăugat. Pentru fiecare dintre cărțile pe care le creăm, putem atribui un grafic adecvat conținutului – tabloul nostru va semăna apoi cu un moodboard, inspirându-ne să lucrăm în continuare.

Google Keep nu este doar un instrument pentru a lua notițe scurte. Este un spațiu online motivant în care ne putem aduna toate ideile și inspirațiile. Interfața simplă îți permite să creezi rapid note de pe orice dispozitiv pe care îl deții în prezent, la îndemână. Abilitatea de a crea o listă de sarcini și de a partaja note individuale cu alte persoane face din Google Keep un instrument care va fi perfect atât pentru biroul nostru, cât și pentru viața privată. Te întrebi de ce nu ai folosit Google Keep până acum? Mă uimește și pe mine: nu aștepta, creează o notă!