Optimizarea costurilor și creșterea profiturilor sunt priorități pentru orice companie. Cheltuielile IT la nivel mondial în 2021 se ridică la 4.2 miliarde de dolari. Pentru 2022, previziunile anunță o creștere cu 5.1%, potrivit portalului de statistici de marketing Statista. Așadar, nu există moment mai bun de a reevalua poziția unei companii în ceea ce privește cheltuielile.
Google Workspace, suita de aplicații office de la Google, este construit ca un pachet care să optimizeze costurile companiei, revoluționând în același timp productivitatea și colaborarea în rândul angajaților. Totuși, multe companii cheltuiesc pe licențele Google Workspace mai mult decât ar trebui. Lipsa verificărilor periodice, ofertelor profitabile sau conturile inactive, există numeroase astfel de posibile situații. Iată o combinație de sfaturi eficiente pentru a reexamina și regândi strategia de costuri a companiei vizavi de licențele Workspace.
Obține cea mai bună ofertă de preț Google Workspace direct de la un partener Google
Cele mai bune costuri pentru suita Google Workspace nu sunt întotdeauna garantate de însăși compania Google. Aceasta se dezvoltă și orizontal prin intermediul partenerilor, companii locate specializate în sprijinirea clienților în procesul de transformare digitală. Astfel, prin colaborarea cu un astfel de partener, oferta poate fi personalizată și mai avantajoasă.
Abonarea la planul Google Workspace fără instrucțiuni individuale vă poate costa mult mai mult. Unele companii tind să aleagă pur și simplu cel mai ieftin plan fără să conștientizeze că următorul nivel de licență este de fapt mai profitabil pentru afacerea lor. Pe de altă parte, unele companii se înscriu în necunoștință de cauză la pachete prea mari. Ca urmare, au o mulțime de funcții inutile în pachetul Google Workspace. Iar acest lucru se reflectă și în facturi mai costisitoare.
Pentru a vă asigura că primiți cea mai bună asistență, contactați un partener Google, cum ar fi FOTC. Vă putem ajuta să alegeți cel mai avantajos pachet Google pentru nevoile și bugetul companiei. Specialiștii noștri vă vor asista pas cu pas în migrarea și utilizarea acestor instrumente. De la alegerea unui plan, la migrarea și integrarea ecosistemului Google Workspace, veți avea constant un sprijin specializat alături.
Puteți afla mai multe despre beneficiile lucrului cu Google Cloud Partner FOTC în următoarele articole:
- De ce să cooperați cu un partener Google?
- Cum îți poate FOTC susține compania în munca zilnică cu Google Workspace?
Sfaturi practice pentru optimizarea costurilor pentru licențele Google Workspace
Familiarizați-vă cu instrumentele de management și costurile cloudului
Prin natura variabilă și la cerere a serviciilor cloud, costurile vă pot scăpa ușor din vedere. Prin familiarizarea cu aceste instrumente de management, puteți controla și optimiza mai bine bugetul. Platforma Workspace oferă o consolă de administrare cu ajutorul căreia puteți avea vizibilitate asupra informațiilor legate de implementarea în cloud.
Cu tab-uri atribuite departamentelor și echipelor, puteți vizualiza mai detaliat costurile. În plus, din consolă puteți seta alerte asupra bugetelor pentru a monitoriza tendințele cheltuielilor. Cu o prognozare a costurilor, puteți reduce astfel riscul de a cheltui excesiv.
Ștergeți sau mutați conturile vechi sau nedorite
În calitate de administrator Workspace, aveți acces la toate conturile din companie. Iar una dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă majoritatea companiilor este ștergerea conturilor.
Dacă aveți multe conturi, poate fi dificil să determinați care sunt active și care nu. Din consola de admin, puteți exporta o listă cu toate conturile de utilizatori într-o foaie de calcul Google. De aici, puteți verifica conturile și ultima lor conectare, pentru a stabili care utilizatori sunt încă activi. Mai mult, coroborați aceste informații cu căsuțele de Gmail pentru a vă asigura că nu s-au mai trimis emailuri în acest timă. Puteți apoi arhiva și șterge conturile inactive.
Cu Google Workspace (fostul G Suite), vă puteți organiza conturile în așa fel încât să minimizați orice dezordine și haos cauzate de transferul de conturi de angajați inactive sau vechi. Spre exemplu, puteți crea un cont numit [email protected] și puteți transfera toate informațiile comerciale din orice conturi vechi ale angajaților dvs. Astfel, atunci când aveți nevoie de informații pe care le poate avea un vechi angajat, veți fi 100% sigur unde să le căutați.
Dacă vechile conturi Google Workspace (fostă G Suite) primesc în continuare e-mailuri noi, puteți pur și simplu să le configurați astfel încât acestea și chiar și e-mailurile noi să fie trimise automat la adresa [email protected]. Dacă astfel de setări par dificile, specialiștii noștri FOTC vă vor putea ajuta rapid.
Convertiți conturile de e-mail partajate în adrese de e-mail colaborative
Proprietarii și managerii grupurilor pot crea căsuțe de e-mail partajate în Google Workspace, corespondente cu grupul din gestiune. Într-o astfel de căsuță de e-mail partajată, aceștia pot distribui cu ușurință date pentu a colabora cu echipele lor.
Exemple de cutii poștale partajate sunt conturile de e-mail partajate pe departamente, cum ar fi vânzări@ sau info@. Dacă aveți conturi de e-mail plătite care sunt utilizate și gestionate în mod constant de alte persoane din organizația dvs, poate fi o idee bună să le transformați în cutii poștale partajate de grup. Veți obține aceleași rezultate fără prea multe cheltuieli suplimentare.
Cum creez o cutie poștală partajată de grup Google?
- Creați un grup.
- Adăugați membri pentru a atribui și urmări conversațiile din Grupul dvs. Google.
- Activați Inbox partajat în Grupul Google.
- Atribuiți permisiunile corecte fiecărui participant.
Utilizați un alias de domeniu în Google Workspace
La schimbarea domeniului din domeniuvechi.ro în domeniunou.ro, puteți încerca să creați conturi noi în domeniul nou adăugat. Problema apare atunci când doriți să păstrați conturile în vechiul domeniu, oferind angajaților două conturi și două adrese de e-mail. Această setare vă va costa de două ori mai mult, deoarece veți putea dubla numărul de conturi.
Cea mai bună soluție ar fi să folosiți aliasuri de domeniu. Dacă intenționați să adăugați un nou domeniu ca alias de domeniu, îl puteți configura astfel încât să puteți trimite și primi e-mailuri folosind atât domeniile vechi, cât și cele noi, dar numai sub un singur cont. Acest lucru vă va permite să aveți două adrese de e-mail fără costuri suplimentare.
Administratorii Workspace au cel puțin trei maniere diferite de a gestiona multiple domenii în consola Workspace. Descoperiți mai multe detalii în articolul următor:
Utilizați aliasuri de utilizator Google Workspace
Cu aliasul pentru un singur utilizator, veți putea face modificări punctuale pe câte un singur angajat. Un alias este un nume de adresă de e-mail alternativ care este atribuit aceleiași căsuțe poștale. Cu alte cuvinte, mesajele trimise către una dintre adresele noastre de e-mail pot ajunge la o cutie poștală care operează la o altă adresă. De exemplu, un e-mail trimis la [email protected] va fi livrat și la [email protected] sau la o altă adresă similară.
Să presupunem că aveți două companii cu domeniile [email protected] și [email protected]. Este evident că angajații care lucrează în companiile respective vor primi adresele de e-mail corespunzătoare. Dar cum rămâne cu oamenii care lucrează pentru ambele companii? Aici devine util un alias.
În această situație, în loc de două conturi de persoane care lucrează în ambele companii, puteți configura un nume de utilizator. Aliasul utilizatorului îi oferă acestuia o adresă de e-mail alternativă pentru a primi e-mailuri fără a fi nevoie de un cont suplimentar.
Citiți mai multe despre aliasuri și în articolul următor:
Investiți în hardware IT care rulează sistemul de operare Chrome
Un sistem integrat hardware și software ar fluidiza și mai mult lucrul cu suita Google Workspace. Pentru astfel de nevoi, există computerele Chromebook bazate pe sistemul de operare Chrome OS. Cea mai mare parte a procedurilor de lucru pe un astfel de computer se realizează complet în cloud și în aplicații din ecosistemul Google.
Costul total al deținerii unui computer de serviciu se poate rezuma în următoarele:
- Hardware și sistemul de operare utilizat (cum ar fi ca laptop Windows sau Macbook)
- Aplicații software pentru productivitate (cum ar fi Google Workspace)
- Software de securitate (de exemplu, antivirus, firewall, protecție antispam)
- Software sau dispozitiv de rezervă (cum ar fi un hard disk extern)
- Întreținere tehnică a dispozitivului computerului
- Suport IT
Având în vedere toate acestea, costul total al deținerii unui computer obișnuit care rulează este mai mare decât credeți. Pentru a atenua aceste costuri, Google oferă aceste Google Chromebooks.
Chromebookurile Google pot economisi companiilor cu până la 50% din costul total de proprietate numai pentru departamentul IT. Chromebookurile sunt ușor de utilizat, foarte rapide, construite pentru afaceri, rulează mai ales în cloud și au multe funcții de securitate încorporate. Practic nu necesită întreținere și poate crește semnificativ valoarea afacerii dvs.
Puteți afla mai multe despre toate beneficiile utilizării Chromebookurilor pentru afaceri în articolul următor:
Prețurile planurilor Google Workspace : ce plan se potrivește companiei voastre?
Costul pachetului de aplicații depinde de versiunea pe care o alegeți:
- Google Workspace Business Starter costă 4,68 EUR per utilizator pe lună.
- Google Workspace Business Standard costă 9,36 EUR per utilizator pe lună.
- Google Workspace Business Plus costă 15,6 EUR per utilizator pe lună.
Companiile cu peste 300 de angajați pot alege dintre trei opțiuni Google Workspace Enterprise. Este o soluție inovatoare flexibilă pentru corporații, cu care puteți obține rapid rezultate excelente și puteți fi întotdeauna cu un pas înaintea concurenței. Puteți descoperi mai multe detalii despre pachetele Workspace și suportul pe care vi-l poate oferi compania FOTC în această pagină.
Cum alegeți cel mai bun preț Google Workspace pentru companie?
Cum decideți care plan este potrivit pentru dvs. la finalul acestui articol?
Vă recomandăm un plan de bază Google Workspace Business Starter dacă:
- Sunteți un freelancer sau o afacere mică cu mai puțin de 5 angajați.
- Aveți nevoie doar sunt instrumente office de bază și o adresă de e-mail pentru cu domeniu propriu
- Veți avea nevoie de nu mult spațiu de stocare
- Nu necesitați arhivare pentru chat sau e-mail.
- Aveți nevoie de securitate de bază pentru datele companiei
Contractați un plan de afaceri Google Workspace Business Standard dacă:
- Sunteți o companie medie sau mică, în creștere.
- Trebuie să arhivezi atât e-mailurile, cât și mesajele.
- Aveți nevoie de acces la un depozit cloud pentru securitate.
- Veți avea nevoie de mai mult spațiu de stocare în cloud decât limita de bază de 30 GB.
- Prevenirea pierderii de date este importantă pentru afacerea dvs.
Obțineți un plan corporativ Google Workspace Business Plus dacă:
- Sunteți o companie mare sau o întreprindere mijlocie în creștere.
- Aveți nevoie de o îmbunătățire a administrării securității Google Workspace (fostă G Suite).
- Aveți nevoie de funcții de securitate avansate și protecție împotriva pierderii datelor
- Integrarea cu instrumente terțe este importantă pentru dvs.
- Nu puteți face compromisuri cu privire la controlul administrativ.
Dacă aveți nevoie de o soluție completă pentru instrumentele dvs. de afaceri, nu există o soluție mai completă decât Google Workspace. Acest ecosistem Google are tot ce aveți nevoie, inclusiv e-mail pentru afacerea dvs., stocare securizată, instrumente de colaborare și partajare de fișiere.
Tot ce trebuie să faceți este să decideți de ce funcționalitate are nevoie afacerea dvs. și să alegeți planul tarifar Google Workspace (G Suite) potrivit pentru dvs. Amintiți-vă că puteți actualiza oricând planul tarifar dacă aveți nevoie și există multe oportunități de a profita de oferte individuale și reduceri avantajoase.
Contactați astăzi specialiștii noștri pentru a afla mai multe și pentru a obține cel mai bun preț pentru utilizarea Google Workspace (fostul G Suite) și pentru a reduce semnificativ costurile.
