Change management – Cum implementezi noi instrumente de lucru în companiile mari?

Nicio organizație, companie sau afacere nu își permită să rămână rigidă, fără să inoveze sau să îmbrățișeze schimbări. Trăim într-o lume care continuă să se schimbe la o rată de proporții. Întotdeauna se vor ivi noi provocări și noi abordări pentru muncă. Schimbări ale procedurilor de lucru, ale funcțiilor din companie, restructurări organizaționale și tehnice, acestea sunt doar câteva dintre astfel de procedure care țin de managementul schimbării (change management).

În companiile mici, implementarea unor noi soluții software de birou nu este o provocare prea mare. De obicei, tot ce trebuie să faceți este să vă ocupați de asistența tehnică și să coordonați formarea echipelor. Totuși, cum să forțezi o schimbare a obiceiurilor actuale asupra unui grup format din o sută, cinci sute sau chiar mii de angajați? În articolul acesta, vă vom ajuta să înțelegeți mai bine acest proces și vă vom susține în a vă pregăti pentru astfel de schimbări cu instrumente precum pachetul office Google Workspace.

Ce este managementul schimbării? O definiție.

Procesul reprezintă o denumire colectivă pentru toate activitățile care pregătesc angajații pentru schimbări organizaționale semnificative. Acest pachet de proceduri anticipează, organizează și ajută în depășirea provocările cu care compania se poate confrunta în timpul procesului de schimbare către noile tehnologii. 

Cel mai simplu mod de a înțelege această problemă este să folosim un exemplu adecvat. 

FOTC este o companie specializată în implementarea pachetului Google Workspace în companii din multe industrii diferite și indiferent de numărul de angajați. Implementarea standard include:

• Consultații pentru a selecta cel mai bun serviciu pentru companie. 
• Migrarea e-mailurilor din căsuțele poștale vechi către serviciile Gmail.
• Ajutor în configurarea consolei de administrare și a setărilor de securitate.
• Suport tehnic post-implementare.
• Posibile instruiri pentru utilizatori și administratorii de sistem.

Cu toate acestea, punctele menționate mai sus sunt doar o parte din lista lungă de sarcini care fac parte din întreg procesul de management al schimbării. Pentru corporațiile care doresc o pregătire temeincă pentru implementarea Google Workspace, FOTC oferă și:

• O serie de consultări și training-uri care vor pregăti factorii de decizie din companie pentru a face următorii pași.
• Un plan detaliat, adaptat nevoilor organizației, constând în patru etape și o listă minuțioasă cu detalii suplimentare.
• Echipa de implementare, formată din reprezentanți FOTC și reprezentanți ai companiei din departementele tehnic, vânzări și altele.
• Setarea unei campanii de informare.
• Testarea serviciului în grup închis.
• Ziua 0 – începerea serviciilor pentru toți utilizatorii.
• Un program de ambasadori interni, care vor susține din interior aceste schimbări.

De ce ar trebui companiile mari să ia aceste măsuri cu sprijinul unui partener Google Cloud?

Beneficiile implementării managementului schimbării cu Google Workspace

• Managementul schimbării scurtează timpul de tranziție, astfel că aceste schimbări nu vor interfera cu funcționarea companiei.
• Planificarea reduce riscurile asociate cu adoptarea de noi soluții. Ajută la evitarea scurgerilor de date, încetinirea activității și frustrări inutile.
• O mai mare satisfacție pentru utilizatori odată cu clarificările și lămuririle oferite din timp.
• Monitorizarea progresului schimbării împreună cu un partener Google vă permite să detectați potențialele probleme în avans și să le preveniți eficient.
• Managementul schimbării implică angajații din toate structurile, iar direcția comună către un obiectiv ajută cultura organizației. 
• Adoptarea mai rapidă a suitei Google de instrumente de birou bazate pe cloud are potențialul de a crește eficiența colaborării în echipă.

Cum începeți pregătirile pentru un astfel de proces de schimbare?

Primul pas spre o schimbare de succes îl reprezintă înțelegerea procedurilor existente în organizație. Implementarea Google Workspace este o activitate complexă, desfășurată pe mai multe niveluri. De aceea este atât de important să prezentăm o viziune comună și un obiectiv cu care toată lumea se poate identifica. Atunci când planificați etapele individuale de implementare, ar trebui să țineți cont atât de rolurile fiecărui individ, cât și de o perspectivă amplă predefinită.

Cele trei nivele ale schimbării care trebuie luate în considerare. Metodologia FOTC

Schimbări la nivel de produse

Primul lucru care se va observa în cultura companiei este apariția de noi instrumente de lucru. În funcție de gradul de deschidere către experiențe noi, angajații le pot primi cu rezervă, indiferență sau entuziasm. Fiecare utilizator final va trebui să investească timp pentru a se obișnui cu interfața acestor noi aplicații. Majoritatea oamenilor se vor simți încrezători în utilizarea serviciului Gmail după câteva minute, însă unii utilizatori vor pot avea nevoie de sfaturi practice, asistență sau instruire suplimentară.

Schimbări la nivel de politică

Împreună cu noile aplicații, cloud-ul va aduce multe noi posibilități. Echipa de implementare trebuie să decidă ce funcții Google Workspace pot fi pornite în siguranță și care ar trebui păstrate din motive de securitate. De exemplu, luați în considerare următoarele scenarii:

• Vor putea utilizatorii să se conecteze imediat la conturile de lucru pe dispozitive mobile? 
• Pot fi fișierele distribuite în afara organizației? 
• Utilizarea verificării în doi pași și a unei parole puternice va fi voluntară sau se va impune în toată compania?

Schimbări la nivel de proceduri

Cel mai puțin tangibil nivel de schimbări este o metamorfoză treptată a procedurilor și obiceiurilor din cultura angajaților. Merită să planificați și să coordonați această progres, însă efectele nu vor fi vizibile imediat. De exemplu, dacă nu ați reușit să utilizați niciodată căsuțele poștale partajate și rezervările de resurse într-un calendar, așteptați-vă să dureze ceva timp până când acest lucru va deveni un automatism pentru angajați.

Managementul schimbării – cele patru etape.

Alpha. Planificare și comunicare

În prima etapă de pregătire pentru implementare, ne consultăm cu clientul. După aranjamente preliminare, numim o echipă de supraveghetori de tură, creăm un program individual de implementare și începem o campanie de informare care va alimenta treptat implicarea comunității de angajați. Asistentul de management al schimbării FOTC va oferi șabloane pentru materiale promoționale și va deveni un consultant extern care va monitoriza progresul implementării.

Beta. Testarea închisă

În pasul următor, implicați mai întâi echipa tehnică care va testa capabilitățile Google Workspace. În cooperare cu FOTC, începe crearea contului de utilizator, migrarea datelor și configurarea consolei de administrare. Între timp, au loc o serie de sesiuni de training pentru viitorii administratori și un grup de angajați care vor deveni Ambasadori ai Schimbării. Echipa de implementare continuă campania de informare și pregătește un plan de asistență pentru a se asigura că nicio întrebare adresată de angajați nu rămâne fără răspuns.

Gamma. Inaugurarea oficială

Este timpul pentru ultimele corecții și o revizuire detaliată a setărilor serviciului. Supraveghetorii de campanie efectuează sondaje de pregătire și încep să distribuie datele de conectare între toți angajații, astfel încât în ​​ziua 0 totul să fie pus la punct. „Ziua 0” este locul în care întreaga organizație începe să folosească serviciul. 

Delta. Suport si control al progresului

Ultima etapă a managementului schimbarii consta in colectarea feedback-ului de la administratori, utilizatori si ambasadori, si in implementarea de noi aplicatii (daca nu toate au fost puse imediat la dispozitia angajatilor). Dacă este necesar, este posibil să se organizeze ateliere suplimentare, practice. 

Lista detaliată a sarcinilor care trebuie îndeplinite în fiecare dintre cele patru faze de mai sus este ajustată la structura și cerințele organizației clientului. 

Aveți nevoie de ajutor pentru a gestiona schimbarea?

Dacă simțiți că compania dvs. este pregătită să adopte un set de instrumente cloud care vor accelera cooperarea și vor îmbunătăți comunicarea internă, contactați reprezentanții FOTC pentru a aranja o consultare gratuită. Vă vom prezenta beneficiile utilizării Google Workspace care sunt observate de companii similare din industria dvs. și vom pregăti un plan de proces de management al schimbărilor adaptat nevoilor individuale ale organizației dvs.