În ecosistemul actual al business-urilor, este esențial pentru companii să aibă în vigoare un plan care să asigure continuitatea operațiunilor chiar și în fața unor evenimente neprevăzute sau situații atipice. Acest tip de strategie este cunoscut sub numele de Business Continuity Plan (BCP). O astfel de strategie ajută companiile să minimizeze impactul negativ al acestor evenimente asupra afacerilor și procedurilor de lucru.
Când vine vorba de cloud, compania ta poate folosi serviciile cloud pentru a se asigura că BCP-ul este nu numai eficient, ci și eficace. Google Cloud este un astfel de serviciu care oferă companiilor instrumente și resurse pentru a dezvolta și implementa un BCP robust. Descoperă mai departe în acest articol ce trebuie să includă un plan și ce factori de risc trebuie să adreseze.
De ce are nevoie compania ta de un Business Continuity Plan (BCP)?
Planificarea pentru business continuity îți poate reduce timpii de nefuncționare, potențialele pierderi de venituri sau poate proteja cu totul reputația companiei tale. De asemenea, un BCP îți poate proteja angajații și clienții deopotrivă, asigurându-se că protocoalele de siguranță sunt în vigoare.
Practic, pregătirea unui plan de continuitate a afacerii presupune redactarea unui document scris care prezintă pas cu pas modul de răspuns într-o situație de criză. Pentru a fi eficient, necesită nu doar o implementare unică, ci și o comunicare eficientă și o îmbunătățire continuă, adaptată la noile amenințări.
Un bun plan de continuitate a afacerii garantează funcționarea critică a unei organizații pe cel puțin patru niveluri. Discutăm mai jos de perspectiva de afaceri, cea financiară, a angajaților și cea care vizează procedurile interne ale companiei.
Perspectiva afacerii în dezvoltarea unui Business Continuity Plan
Scopul unei strategii de business continuity la nivel de afaceri este de a sprijini obiectivele strategice ale organizației și de a proteja și întări reputația și credibilitatea companiei. Un plan bun crește reziliența și uneori poate crea un avantaj competitiv. Potențialii contractori și colaboratori vor fi mai interesați să lucreze cu o companie pregătită să facă față unor potențiale crize.
Perspectiva financiară
Planificarea continuității afacerii vă permite să limitați pierderile financiare prin reducerea costurilor directe și indirecte asociate cu apariția unei situații de criză. Implicarea juridică a companiei este, de asemenea, redusă, având deja la îndemână răspunsuri rapide și hotărâte, emise de experți.
Perspectiva angajaților
Fiecare criză provoacă incertitudine în rândul angajaților, conducând la o paralizie decizională sau paralizie de analiză de partea conducerii. Dacă organizația este pregătită să facă față oricărei crize, anxietatea poate fi redusă în rândul angajaților. Acest lucru le va permite acestora să continue să-și îndeplinească sarcinile în parametri. În cazul unor dezastre naturale sau epidemii de boală, un plan de continuitate a afacerii vă permite să reduceți riscul de deces și sau să evitați alte daune în rândul angajaților. O reacție coordonată în timpul unei situații de criză poate crește incomensurabil încrederea în organizație.
Perspectiva proceselor interne
Însuși procesul de creare a unui plan de continuitate a afacerii ajută la identificarea lacunelor din sistem și, astfel, la o mai bună pregătire pentru situațiile de criză. Mai departe, acest lucru va crește capacitatea companiei de a opera eficient în timpul unor astfel de situații și va permite controlul proactiv al factorilor de risc.
Care sunt situațiile în care un Business Continuity Plan devine util?
Pentru o gestioanre eficientă a crizelor și minimzarea pierderilor ar trebui să țineți cont de situații precum:
- Dezastre naturale (cutremur, inundații),
- Probleme structurale ale clădirii (inundații, incendiu, prăbușirea structurii),
- Accidente de transport (de exemplu, în cazul expeditorilor),
- Furtul sau distrugerea documentelor fizice,
- Furtul echipamentelor sau a sistemelor de backup,
- Atacuri cibernetice asupra infrastructurii IT.
Planul de continuitate a afacerii: Ce măsuri include?
Un plan de continuitate a afacerii corespunzător ar trebui să fie cuprinzător, realist, eficient și facil de implementat. Mai jos găsiți o listă a măsurilor care ar trebui luate pentru crearea unei astfel de strategii.
Definirea obiectivelor pentru un business continuity plan
Un business continuity plan se aplică tuturor departamentelor cheie ale companiei, astfel încât să se asigure continuitatea proceselor de bază ale afacerii. Nu există o soluție unică, standard, care să poată fi aplicată tuturor organizațiilor. Obiectivele fiecărei companii trebuie definite în funcție de evaluarea riscurilor specifice activității sale.
Crearea unei celule de criză
În momentul în care apare o situație de criză, poate fi deja prea târziu pentru a găsi un lider competent. O bună practică este instituirea unei echipă de criză din manageri care să lucreze împreună atunci când apare o urgență. O astfel de echipă trebuie să aibă și un lider capabil să ia decizii și să execute eficient planul.
Efectuarea unei analize de risc (Business Impact Analysis)
Analiza impactului pe care îl poate resimți compania ajută la identificarea potențialelor amenințări la adresa companiei. Ulterior, un Business Impact Analysis (BIA) poate ajuta la pregătirea unui răspuns pentru astfel de scenarii.
Identificarea funcțiilor de bază ale companiei
Un următor pas constă în identificarea funcțiilor de bază ale companiei. Prin acestea ne referim la activitățile minime necesare pentru ca compania să rămână funcțională. Acest punct este cel mai personalizabil din întregul plan, fiind legat direct de activitatea companiei, strategia de vânzări și marketing. Funcțiile cheie pentru o companie din sectorul comerțului electronic vor fi diferite de cele, de exemplu, ale unei companii care furnizează servicii de cadastru sau geodezie.
Includerea tuturor părților interesate
Când pregătiți un astfel de plan, nu uitați să țineți cont de nevoile tuturor părților interesate. În funcție de urgența care apare, aceasta poate viza întreaga companie sau doar o parte a acesteia. Un exemplu de întrerupere a lanțurilor de aprovizionare vizează în primul rând persoanele care lucrează în departamentele de achiziții și care sunt responsabile pentru livrarea la timp a componentelor necesare către companie. Pe umerii acestora stă provocarea de a găsi soluții alternative.
Timpul de reacție determină dacă următorul departament al companiei – producția, spre exemplu – va fi expus riscurilor de nefuncționare și întârzierilor. O situație de criză de durată afectează departamentul și de execuție, care poate duce la o situație tensionată e cu clienții care așteaptă produsele comandate. În acest moment, departamentul de vânzări sau PR este implicat într-o situație de criză și în curând avem aproape întreaga companie implicată.
Precum am arătat în acest exemplu, un BCP trebui să includă pași care trebuie întreprinși pentru reducerea potențialelor tensiuni și implementarea sistemelor de avertizare timpurie pentru ca diferitele departamente ale companiei să poată să fie pregătite din timp pentru un răspuns eficient.
Verificarea dacă planul abordează toate funcțiile de afaceri
Niciuna dintre funcțiile cheie ale afacerii nu trebuie omisă de planul de continuitate a afacerii. Pentru fiecare funcție, luați în calcul:
- nivelul de risc al afacerii,
- impactul asupra părților interesate,
- o posibilă ieșire dintr-o situație de criză,
- resursele financiare necesare implementării planului,
- posibile resurse externe (organizații, instituții) cu care ar trebui începută cooperarea.
Instruirea personalului și actualizarea planului
Pentru ca planul să fie implementat fără probleme, este necesar să se instruiască în mod regulat toți angajații. De altfel, este importantă actualizarea BCP ca răspuns la schimbări ale potențialelor riscuri.
Securitatea digitală – cea mai mare provocare
În prezent, una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă companiile este asigurarea securității digitale. Ultimii ani au arătat că trebuie să ținem cont și de evenimente pe care nu le-am mai văzut în partea noastră de continent de câteva decenii – atât pandemia, cât și războiul din imediata apropiere sunt situații cu care ultimele generații de antreprenori români nu s-au confruntat. În același timp, rămân riscurile economice și sociale cauzate de probleme precum inflația sau recesiunea.
Planul de continuitate a afacerii, un plan de recuperare în caz de dezastru
Când vorbim despre un business continuity plan, vom întâlni adesea și termenul de plan de recuperare în caz de dezastru, de altfel o componentă a BCP. Acesta acoperă doar stratul digital al companiei, iar scopul său este de a restabili funcționarea sistemului IT cât mai curând posibil după o eroare, cum ar fi un atac de hacker, un incendiu în camera serverului sau o eroare din partea furnizorului de servicii.
Citiți și:
Plan de continuitate a afacerii în soluții cloud
Utilizarea soluțiilor cloud, cum ar fi Google Cloud, vă permite să reduceți riscul pierderii datelor în timpul unor amenințări cibernetice.
Serverele fizice sGoogle unt situate în centre de date distribuite în întreaga lume. Datorită redundanței datelor, backup-urile sunt localizate nu numai în locația principală, ci și în alte locații decât datele originale. Asta înseamnă că nici măcar distrugerea fizică a unor servere nu va duce la pierderea acestora. Cu toate acestea, trebuie amintit că este responsabilitatea proprietarului aplicației să asigure securitatea datelor și necesitatea dezvoltării BCP și a unui disaster recovery plan. De asemenea, acesta trebuie să țină cont de faptul că eșecul poate apărea din partea furnizorului de servicii.
Soluții cloud precum cele furnizate de Google sunt bine securizate, ceea ce face aproape imposibil un atac de hacker asupra infrastructurii. O altă problemă este securitatea aplicației în sine, care revine în responsabilitatea utilizatorului GCP. Dacă securitatea nu este suficientă, iar proprietarul aplicației nu are un plan de continuitate a afacerii și nici un plan de recuperare în caz de dezastru în funcțiune, ar trebui să înceapă implementarea acestora cât mai curând posibil.
În plus, Google vine cu propria echipă de specialiști în securitate cibernetică (Google Cybersecurity Action Team). Aceștia consiliază clienții cu privire la strategiile de securitate și implementează programe de instruire. Acești specialiști se antrenează în maparea amenințărilor și împărtășesc bune practici pentru proiectarea aplicațiilor securizate.
Cere asistența, reducerile și voucherele FOTC
Business Continuity Planning – Rezumat
Rolul Planului de Continuitate a Afacerii este acela de a asigura funcționarea în siguranță a companiei. Un plan de răspuns pentru o situație de criză vă permite să luați decizii raționale și sigure.
Google Cloud oferă companiilor instrumente de monitorizare și alertă în timp real care le pot ajuta să detecteze și să răspundă la potențialele amenințări și întreruperi. Aceasta înseamnă că companiile pot răspunde rapid problemelor și pot minimiza impactul acestora asupra operațiunilor lor.
În concluzie, a avea un BCP este esențial pentru afaceri, mai ales în lumea de astăzi, unde dezastrele pot avea loc în orice moment. Google Cloud oferă companiilor instrumente și resurse care le pot ajuta să dezvolte și să implementeze un BCP eficient. Utilizând serviciile BCP Google Cloud, companiile se pot asigura că operațiunile lor continuă chiar și în fața unor evenimente neprevăzute sau dezastre.
