Dacă sunteți interesați să contractați soluții office Google, cu siguranță va trebui să atribuiți roluri de administrator. Iar aici intervine munca unui administrator Google Workspace.
Atribuirea unor astfel de roluri de administrator vă poate permite să împărtășiți responsabilitatea gestionării conturilor Google Workspace sau Cloud Identity. Explorați acest articol pentru a afla mai multe despre ce pot face administratorii Google Workspace și despre cum să găsiți cei mai buni angajați care să preia astfel de funcții.
Ce este consola de administrare în Google Workspace?
Înainte de a intra în atribuțiile unui administrator, să lămurim întâi ce este consola de administrare. Centrul de comandă Workspace este – simplu spus – o platformă care vă permite să gestionați întregul pachetul de servicii Google Workspace. Doar administratorii, acești utilizatori cu privilegii speciale, au acces la o astfel de instanță, conectându-se la consola corporativă admin.google.com.
Ce este un administrator Google Workspace?
Administratorul este acel utilizator cu drepturi speciale care poate gestiona toate serviciile incluse în pachetul Workspace. Printre acțiunile disponibile pentru acesta numărăm adăugarea și eliminarea conturilor de utilizator, configurarea dispozitivelor, setarea unor reguli interne de securitate, gestionarea facturării și multe altele.
Administratorul ar trebui să dezvolte un obicei de a verifica periodic setările din consolă. Este o bună practică să programați inspecții complete pentru o perioade din an mai puțin aglomerate, cum ar fi sezonul sărbătorilor. Un astfel de audit intern se poate întinde pe o perioadă lungă de timp, mai ales dacă organizația dvs. dispune de multe conturi, dispozitive accesate de angajați, numeroase domenii sau aplicații.
Totuși rolul de admin Google Workspace este rareori un rol care presupune o normă întreagă. Luați astfel în considerare ca aceste atribuții să fie pasate unui utilizator care ocupă deja o poziție tehnică în companie.
De asemenea, puteți numi unul sau mai mulți angajați pentru astfel de responsabilități. Unul se poate ocupa de rezolvarea problemelor, un altor poate superviza resetarea parolelor, un altul activarea serviciilor Google sau la escaladarea în continuare a problemelor Google care necesită asistență de specialitate.
Cu susținerea FOTC
Ce privilegii și atribuții pot avea adminstratorii Workspace?
Google pune la dispoziție atât roluri predefinite de administrator predefinite cu una sau mai multe sarcini, dar și opțiunea de a personaliza astfel de roluri. Mai departe, vom vorbi despre rolurile predefinite de admin. Unul dintre acestea, de exemplu, permite gestionarea conturilor de utilizator, un altul este destinat grupurilor, altul resurselor și așa mai departe.
Aflați mai multe despre diferitele tipuri de administratori și ce presupune fiecare dintre acestea.
Super admin
Un super admin este un utilizator care poate accesa toate funcțiile din consola Admin și din API-ul Admin. Acesta poate gestiona orice aspect legat de contul companiei, cu acces complet la toate calendarele celorlalți utilizatori.
Unele dintre privilegiile unui super admin includ și:
- Crearea și atribuirea de noi roluri de administrator;
- Gestionarea tuturor celorlalți administratori, inclusiv schimbarea parolelor acestora;
- Transferarea dreptului de proprietate pentru conturile de utilizatori șterse;
- Invitarea conturilor de utilizator negestionabile să devină conturi de utilizator gestionate Workspace;
- Restaurarea utilizatorilor eliminați anterior;
- Activarea verificării în doi pași pentru utilizatorii din cadrul companiei;
- Instalarea aplicațiilor din Marketplace;
- Utilizarea serviciului de migrare a datelor;
- Primirea de facturi și notificări importante de la Google.
Recomandarea este ca fiecare organizație care utilizează licențe Google Workspace să aibă unul, dacă nu doi super-administratori.
Administratorul de grupuri
Fiecare dintre grupurile companiei ar trebui să aibă un administrator desemnat în consolă.
Printre prigivegiile acestui tip de administrator numărăm și:
- Vizualizarea profilurilor de utilizator și a întregii structuri organizaționale;
- Crearea de noi grupuri sau ștergerea celor vechi din consolă;
- Gestionarea membrilor grupurilor și a setărilor de acces pentru ace;tia.
În plus, puteți delega și utilizatori cu drept de vizualizare sau editare, cu permisiunile complete ale unui administrator de grupuri.
Administrator responsabil cu gestionarea utilizatorilor
Acest admin poate aplica o întreagă gamă de acțiuni asupra utilizatorilor care nu sunt administratori, cum ar fi:
- Să vizualizeze profilurile și structura organizațională;
- Să creeze și să șteargă conturi de utilizator pentru utilizatorii care nu sunt administratori;
- Să gestioneze setările de securitate, precum și schimbarea parolelor;
- Să execute alte sarcini de management.
Administrator de servicii
Acesta poate gestiona anumite setări de servicii și de dispozitive, incluzând aici Calendar, Google Drive și Docs.
Printre privilegiile acestui tip de admin numărăm și:
- Activarea și dezactivarea serviciilor Google din consolă;
- Gestionarea setărilor și a permisiunilor pentru aceste servicii;
- Gestionarea browserelor și a dispozitivelor mobile listate în consolă;
- Utilizarea centrului de alertă.
Citiți mai multe despre managementul dispozitivelor mobile în cadrul unei organizații.
Puteți descoperi multe alte roluri de administrator care se potrivesc mai bine configurației companiei dvs. În același timp, puteți crea un rol de administrator personalizat care se va plia cel mai bine pe fluxul de lucru al organizației dvs. Programați o discuție cu echipa de specialiști Workspace a FOTC pentru a vă ajuta să configurați roluri utile pentru organizația dvs.
Administratorii Google Workspace: Securitate și control
Controlul datelor este una dintre cele mai importante caracteristici de pe fișa unui administrator. Ca atare, secțiunea dedicată securității este unul dintre cele mai extinse capitole din consolă.
Posibilitățile de control al datelor pentru un administrator devin mai substanțiale pe măsură ce crește și abonamentul Workspace. Cu toate acestea, chiar și în cea mai simplă versiune, aveți acces la un set puternic de instrumente care se ocupă de securitatea datelor în companie. Verificați în oferta FOTC cele patru planuri Workspace dedicate afacerilor și referințele pentru control și management.
Controlul și impunerea unor parole imbatabile
De exemplu, un administrator poate specifica reguli exigente pentru parolele utilizatorilor care se conectează la contul Google. Aceștia pot cere periodic reînnoirea parolelor pentru fiecare dintre utilizatori, ca măsură de protecție suplimentară.
Verificarea în doi pași
Un administrator Google Workspace poate face obligatorie autentificarea în doi pași pentru utilizatorii care se conectează la conturile companiei. În acest caz, pentru a se conecta la contul său, un utilizator va trebui să efectueze o acțiune suplimentară introducerii parolei. Câteva exemple de pași suplimentari sunt folosirea cheilor de securitate, a unui codul primit prin SMS sau a unei notificări Google.
Controlul asupra dispozitivelor folosite de angajați
Administratorul poate gestiona din consolă și toate dispozitivele de unde sunt accesate datele companiei. Aici numărăm laptopuri, computere desktop sau telefoane mobile. Aplicând această atribuție, administratorul va proteja datele sensibile împotriva accesului neautorizat pe fiecare dintre aceste dispozitive.
Alegeți cel mai bun administrator pentru suita office a companiei dvs.
În continua expansiune a suitei Google Workspace, practicile eficiente de administrare și securitate joacă un rol esențial în asigurarea bunei funcționări a companiilor. Înțelegerea rolurilor și responsabilităților administratorilor Google Workspace, în special a poziției influente de super admin Google Workspace, este esențială pentru protejarea datelor valoroase și pentru menținerea integrității domeniului.
Dacă aveți nevoie de mai multe informații despre numirea unui administrator pentru suita Workspace sau de instruire suplimentară pentru o certificare profesională, intrați în contact cu echipa noastră de sales FOTC România.
