Despre client
Freedom Nieruchomości este o rețea de agenții imobiliare care operează pe piața din Polonia din 2010. Compania a lucrat, de asemenea, la construirea unei rețele largi de birouri în franciză timp de 8 ani. În prezent, există 63 de filiale care operează în toată Polonia, angajând peste 500 de specialişti.
Filialele companiei sunt situate în toată țara, în timp ce agenții lucrează în diferite locații. De aceea, fiabilitatea instrumentelor cloud este un lucru atât de important. Soluțiile selectate și configurate în mod corespunzător permit nu numai un contact foarte rapid între angajați, dar, mai ales, oferă o muncă în echipă confortabilă și sigură.
Nevoile companiei
Echipa Freedom Nieruchomości folosește platforma Google Workspace (anterior G Suite) încă din primele zile de existență a companiei. Cea mai importantă funcționalitate care i-a convins pe fondatorii companiei să se bazeze pe acest sistem a fost posibilitatea de a deține un spațiu comun care să permită stocarea și partajarea cu ușurință a documentelor necesare, cum ar fi șabloane de contract, între membrii echipei. Marele avantaj al mediului Google este și posibilitatea utilizării unui calendar comun la care au acces membrii interesați ai organizației.
Varianta de bază a Google Workspace a funcționat bine până la un anumit punct. Însă, pe parcursul mai multor ani, dezvoltarea continuă a Freedom Nieruchomości a arătat că aceste funcționalități pot fi insuficiente. În plus, regulile de utilizare bazate pe instrumentele cloud au devenit și ele neclare. Spațiile Drive se aflau într-o stare de haos, regulile de partajare a fișierelor au încetat să mai fie transparente, iar unele comunicări au fost mutate către canale externe. Nevoia persistentă de a comuta constant între diferite aplicații și mesagerie i-a convins, de asemenea, să caute noi soluții.
Șansa de a introduce schimbări fundamentale a avut loc în timpul upgrade-ului serviciului de la Basic la Enterprise.
Soluția
Freedom Nieruchomości colaborează și se bazează pe sprijinul FOTC de ani de zile. Ceea ce a încurajat inițial compania să coopereze cu acest partener Google au fost suport tehnic de încredere și facturile eliberate în moneda locală.
Ca urmare a transformării G Suite în Google Workspace, Freedom Nieruchomości s-a confruntat cu nevoia de a implementa un pachet superior. Saltul de la G Suite Basic la Google Workspace Enterprise a fost o mare provocare. Asta pentru că în același timp au apărut zeci de opțiuni avansate de management în consola de administrare care trebuie să fie bine folosite. În timpul acestui proces, Freedom Nieruchomości s-a bazat pas cu pas și pe sfaturile experților FOTC.
Pentru a organiza conținutul conturilor, pentru a defini regulile de securitate și pentru a elimina apoi aplicațiile inutile, Freedom Nieruchomości a început un complet proces de management al schimbărilor cu ajutorul FOTC.
Echipa tehnică de la FOTC a auditat întreaga structură existentă a Google Workspace și a pregătit un plan pentru implementarea modificărilor necesare. Întâlnirile sub formă de sesiuni strategice și webinarii educaționale au ajutat personalul managerial să se familiarizeze cu noile posibilități ale serviciului și să le folosească în practică.
Doamna Joanna Chmaj de la FOTC ne-a ajutat să aranjăm structura fișierelor și să folosim eficient noile posibilități. Ca un ultim pas,, ea a organizat o întâlnire foarte inspirată pentru noi pe Google Meet. S-a dovedit că o mulțime de funcții utile care ne lipseau în platforma Zoom sunt acum disponibile în Google Meet, așa că ne bucurăm că putem reveni la ele.
Rezultate
Deși procesul de management al schimbării în Freedom Nieruchomości nu sa încheiat încă, echipele cooperează fără probleme în cadrul noii variante de serviciu. Cum arată munca ta zilnică cu utilizarea aplicațiilor Google într-o companie care are peste 500 de angajați?
Fiabilitate mulțumită conectării unică
O singură autentificare și o singură parolă – acesta este tot ce trebuie să-și amintească un angajat al Freedom Nieruchomości pentru a avea acces la fișierele și instrumentele necesare care permit lucrul de pe orice dispozitiv.
Această fiabilitate la logare este de mare importanță într-o companie în care majoritatea oamenilor lucrează într-un model hibrid. Echipele pot face corecturi la fișierele la care lucrează aproape simultan, fără a fi nevoie să le copieze și să le încarce separat.
Gestionarea corespondenței de pe telefoanele mobile
Agenții imobiliari petrec mult timp pe teren. De aceea, ajung să folosească telefoanele mai des decât computerele. Datorită faptului că fiecare aplicație cloud Google are omologul său pe platformă mobilă, gestionarea corespondenței, a spațiului de pe disc și a calendarului pe un smartphone este simplă și convenabilă.
Modele de contracte în cloud
Organizația are peste 60 de filiale, iar toate folosesc același tipar al documentelor. Șabloane de acorduri de cooperare, acorduri de brokeraj, protocoale și alte documente necesare pentru a încheia tranzacția cu clientul sunt stocate pe drive-uri partajate. Datorită stocării online a documentelor, consiliul de conducere al organizației poate oricând să facă modificări la șabloane sau să creeze o altă variantă a contractului, iar modificările de pe drive vor fi imediat vizibile agenților.
Onboarding rapid al angajaților
Deși toate conturile Google Workspace sunt pregătite la sediul Freedom Nieruchomości, procedurile de onboarding ale noilor angajați au loc cel mai frecvent într-o sucursală locală. Un avantaj deosebit al Gmail este popularitatea sa – mulți oameni îl folosesc în scop personal, motiv pentru care managerii de echipă au o sarcină ușoară de împlinit. Tot ce trebuie să facă este să ofere agenților noi locația celor mai importante documente de pe unitate, să explice principiile creării, descărcarii și partajării acestora, iar utilizarea unui calendar sau a unei căsuțe poștale vine foarte natural după aceste setări inițiale.
Securitate sporită pentru datele companiei
Un audit Google Workspace la Freedom Nieruchomości a ajutat la identificarea potențialelor lacune de securitate. Acest lucru ne-a permis să redefinim limitele partajării conținutului în afara organizației. Datorită acestor și multor alte acțiuni din consola de administrare Google, datele Freedom Nieruchomości sunt acum mult mai bine protejate împotriva scurgerilor de date sau a altor atacuri. În cazul în care administratorii companiei au întrebări sau probleme, se pot baza oricând pe suportul tehnic FOTC.
Problemele apar rar, dar dacă avem situații neprevăzute, suportul FOTC este întotdeauna disponibil și de fiecare dată reacționează rapid. Această formă de asistență este un mare avantaj pentru noi în ceea ce privește colaborarea cu un partener Google.