O firmie
Kyotu Technology tworzy zespół utalentowanych inżynierów software, architektów IT, specjalistów DevOps oraz project managerów, których misją jest tworzenie produktów cyfrowych podnoszących jakość życia ich użytkowników. Z tego powodu firma dostarcza rozwiązania przede wszystkim dla takich branż jak HealthCare, produkcja czy branża budowlana w USA.
Organizacja posiada trzy biura – w Warszawie, we Wrocławiu oraz w Austin w Teksasie. Międzynarodowy zespół firmy pracuje hybrydowo, dostarczając systemy, platformy i aplikacje dla klientów z całego świata.
Wyzwanie
Założyciele Kyotu Technology od samego początku planowali działać globalnie. Doskonale więc zdawali sobie sprawę z tego, że aby prowadzić rozbudowane, międzynarodowe projekty, potrzebne będą im bezpieczne i niezawodne narzędzia do komunikacji oraz współpracy online.
Rozwiązanie
Wybór padł na Google Workspace gdyż – jak twierdzi zespół firmy – tworząc swoje rozwiązania, Google nie odpowiada jedynie na bieżące problemy klientów, ale też przewiduje potrzeby, jakie mogą pojawić się w przyszłości. Dla przedsiębiorstwa, które od początku planowało dynamiczny rozwój, to innowacyjne podejście było kluczowe przy wyborze narzędzi do pracy.
I tu na scenę wkroczyli specjaliści FOTC, którzy pomogli Kyotu Technology dobrać odpowiedni pakiet Google Workspace. Po przeanalizowaniu potrzeb i planów zespołu okazało się, że na tym etapie rozwoju organizacji najlepszym rozwiązaniem będzie połączenie dwóch pakietów – Google Workspace Business Starter oraz Business Standard.
Przedsiębiorstwo postanowiło również skorzystać ze wsparcia technicznego FOTC, dzięki czemu zespół ma dostęp do wykwalifikowanych specjalistów, którzy są gotowi zająć się ewentualnymi problemami w trybie 24/7.
Korzystamy z supportu FOTC, dzięki czemu w przypadku wystąpienia problemów technicznych zawsze mamy osobę, do której możemy się z tą sprawą bezpośrednio zwrócić. We współpracy z FOTC bardzo cenię też prostotę rozliczeń – co miesiąc otrzymujemy od FOTC polską fakturę. Dokument ten jest przejrzysty i uporządkowany. Nie musimy zastanawiać się, skąd wzięły się poszczególne liczby, co niestety jest nagminne w przypadku faktur wystawianych bezpośrednio przez Google.
Rezultaty
Dzięki narzędziom chmurowym rozproszony zespół Kyotu Technology może wygodnie i skutecznie tworzyć produkty cyfrowe dla klientów przebywających w różnych strefach czasowych. Aplikacje wchodzące w skład pakietu Google Workspace są wykorzystywane do komunikacji, przechowywania firmowych plików w chmurze oraz do tworzenia dokumentów i analizy danych.
Skuteczniejsza obsługa poczty dzięki wsparciu AI
Pracownicy firmy w pełni korzystają z możliwości, jakie daje im Gmail i wszystkie funkcje wspierane w tej poczcie przez algorytmy sztucznej inteligencji. Dzięki ciągłemu uczeniu się nawyków użytkownika, poczta sama potrafi określić priorytet danej wiadomości. Ułatwia to filtrowanie korespondencji i pozwala w pierwszej kolejności zająć się tymi mailami, które są kluczowe dla realizacji projektu czy rozwoju biznesu.
Inne funkcje, które szczególnie ceni sobie zespół firmy to m.in. podpowiadanie treści wiadomości, tworzenie przez Gmail podsumowań mailowych wątków czy możliwość cofnięcia wysyłania wiadomości.
Szybkie tworzenie dokumentów dzięki wspólnej pracy na plikach
Kyotu Technology szeroko wykorzystuje też programy biurowe, które wchodzą w skład pakietu Google Workspace. Do wykonywania prac strategicznych, ofertowych i analitycznych zespół korzysta z Arkuszy. Formularze służą tu do zbierania informacji zwrotnych od klientów i kontrahentów, a także wspierają rekrutację. Pliki przygotowane w Dokumentach i Prezentacjach udostępniane są często klientom, dzięki czemu ci ostatni mają wygodny dostęp do wszystkich potrzebnych im materiałów.
Dla pracowników Kyotu Technology wielką zaletą tych aplikacji jest możliwość tworzenia plików w kilka osób jednocześnie. Rozwiązanie to przydaje się szczególnie wtedy, firma musi szybko przygotować skomplikowaną ofertę. Równoległa praca kilku użytkowników na jednym pliku pozwala znacznie przyspieszyć ten proces i – co za tym idzie – zwiększyć zadowolenie klienta.
Zarządzanie spotkaniami i przepływami pracy w Kalendarzu
Jednym z podstawowych narzędzi do pracy w Kyotu Technology jest też Kalendarz, na którym opiera się planowanie większości firmowych procesów i przepływów pracy.
W ostatnich latach Kalendarz Google niesamowicie się rozwinął. Obecnie nie jest to już sam terminarz, ale system mikronarzędzi do zarządzania czasem i efektywnością pracy. Z aplikacją zostały zintegrowane narzędzia do komunikacji. Dzięki temu mogę bezpośrednio w Kalendarzu poinformować kogoś, że na przykład coś mi wypadło, że muszę przesunąć spotkanie albo że nie jestem w stanie gdzieś dotrzeć. Kalendarz informuje moich klientów i współpracowników, w jakiej strefie czasowej przebywam albo skąd wezmę udział w spotkaniu – na żywo czy przez Internet. Tak naprawdę jest to narzędzie do zarządzania spotkaniami, które zostało wpięte w całą organizację. I w tym kontekście jest to innowacja stworzona przez Google – na rynku naprawdę nie znajdziemy zbyt wielu dopracowanych rozwiązań tego typu.
Wyższy poziom spotkań biznesowych dzięki sprzętowi zintegrowanemu z Meet
Google Meet to w Kyotu Technology podstawowe narzędzie do prowadzenia wewnętrznych i zewnętrznych spotkań online. Swoje biuro w Austin firma planuje wyposażyć w zestaw sprzętu do telekonferencji, który jest zintegrowany z tą aplikacją. Dzięki takiemu rozwiązaniu obsługa spotkań stanie się o wiele wygodniejsza – pracownicy w dowolnej chwili będą mogli zarezerwować konkretną salę, skorzystać z zestawu do telekonferencji i cieszyć się nienagannym dźwiękiem i obrazem podczas prowadzenia rozmowy. Da im to bardzo wysoki komfort pracy zespołowej i sprawi, że spotkania z klientami będą wyglądać o wiele bardziej profesjonalnie.
Wygodny dostęp do firmowych plików na dyskach współdzielonych
W firmie opracowana została też struktura dysków współdzielonych. Poszczególne przestrzenie w chmurze mają różnie zakresy dostępu. Dzięki takiemu podejściu wszyscy pracownicy zawsze mogą szybko skorzystać z pliku, który jest im akurat potrzebny, a firmowe dane są odpowiednio chronione przed ewentualnym wyciekiem.