Twój email trafił do spamu? Poznaj 9 powodów, które mogą być przyczyną (na przykładzie konta Gmail)!

E-maile, które trafiają do folderu spam spędzają sen z powiek osobom wysyłającym newslettery oraz zdobywającym klientów za pomocą e-mail marketingu. To oczywiście duża niedogodność, której warto zaradzić. Pamiętaj jednak, że istnieją sytuacje, w których niedostarczony e-mail może stać się przyczyną o wiele poważniejszego problemu.

A mowa tu o zdarzeniu, w którym do spamu trafiają nie e-maile marketingowe, ale te „zwykłe”, wysyłane np. przez księgową czy handlowca. Może to rodzić duże utrudnienia, np. zniweczyć wysiłki, jakie firma podejmuje w zakresie budowania swojej wiarygodności albo zaprzepaścić intratną transakcję. Warto więc odpowiedzieć sobie na pytania, dlaczego Twoje wiadomości wpadają do spamu i co możesz zrobić, aby temu zapobiec. 

1. Nieprawidłowa konfiguracja uwierzytelnienia poczty

Pierwszym i najbardziej prawdopodobnym powodem, dla którego wysyłasz maile lądujące w folderze spam są nieprawidłowe ustawienia rekordów i protokołów, na których swoje działanie w dużej mierze opierają systemy pocztowe. 

Dobra wiadomość jest taka, że odpowiednie skonfigurowanie tych elementów pomoże serwerom w prawidłowym uwierzytelnieniu wiadomości e-mail i dostarczaniu ich tam, gdzie trafić powinny, czyli do skrzynek odbiorczych adresatów.

Rekord SPF

SPF (Sender Policy Framework) to rekord, który uwierzytelnia adres nadawcy. Za jego pomocą serwery pocztowe ustalają, czy wiadomość pochodzi z tej samej domeny, z której wydaje się być wysłana. 

W praktyce wygląda to tak, że kiedy serwer odbiorcy otrzyma wiadomość od Ciebie lub kogoś z Twojej organizacji, sprawdzi on, czy serwer, z którego nadawca wysłał e-mail, został umieszczony przez Ciebie (jako właściciela domeny) na liście uwierzytelnionych maszyn. W ten sposób zweryfikuje, czy wiadomość została rzeczywiście przysłana przez osobę do tego uprawnioną.

Konfigurując rekord SPF, dajesz swojej domenie znać, że Twój serwer pocztowy jest zaufany. Serwer odbiorcy sprawdzi to uwierzytelnienie i m.in. na tej podstawie posegreguje przychodzące wiadomości, a następnie przekieruje je do odpowiednich folderów w skrzynce pocztowej.

Protokół DKIM

Jednak ustawienie jedynie rekordu SPF nie jest wystarczającym zabezpieczeniem. Wprawdzie uwierzytelnia on domenę, ale nie chroni przed próbami oszustwa.

I tu z pomocą przychodzi protokół DKIM (DomainKeys Identified Mail), który potwierdza, że Twoja organizacja bierze odpowiedzialność za treść wiadomości. DKIM do wszystkich wysyłanych przez Twoją organizację maili dodaje zaszyfrowany podpis. Następnie serwer odbiorcy używa klucza publicznego do odczytania i weryfikacji podpisu. Wszystko to chroni korespondencję przed próbami przechwycenia wiadomości e-mail i podszycia się pod domenę. 

Autentyczność rekordów SPF i DKIM jest sprawdzana w DNS, czyli systemie nazw domen. I tak oto doszliśmy do kolejnej kwestii, jaką jest weryfikacja przez DMARC. 

DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) to taki strażnik poczty, który odsiewa podejrzane wiadomości. Przekazuje on serwerom odbierającym pocztę, co mają robić, jeśli e-mail nie przejdzie poprawnie weryfikacji SPF lub DKIM. Dzięki temu te ostatnie wiedzą, czy mają umieszczać nieautoryzowane wiadomości w kwarantannie, w folderze spamu, czy też całkowicie je odrzucać.

Prawidłowe skonfigurowanie SPF, DKIM i DMARC jest więc niezwykle ważne. W ten sposób zwiększasz bezpieczeństwo swojej domeny oraz zyskujesz wiarygodność u innych serwerów. To z kolei znacząco zmniejsza prawdopodobieństwo, że wysłany przez Ciebie e-mail trafi do spamu.

Konfiguracja poczty jest kluczowa

Jak widzisz, odpowiednie ustawienia poczty są niezwykle ważne dla prawidłowego działania firmowych skrzynek. W FOTC podczas przeprowadzania procesu migracji klienta z dotychczasowego rozwiązania do Google Workspace, bierzemy pełną odpowiedzialność za konfigurację rekordów i protokołów poczty.

Jeśli więc problemy z prywatnym serwerem pocztowym sprawiają, że rozważasz przeniesienie poczty do bardziej niezawodnego rozwiązania, jakim jest Gmail (z SLA na poziomie 99,9%), skontaktuj się z naszymi specjalistami. Pomożemy Ci z początkowymi ustawieniami instancji, dzięki czemu z miejsca wyeliminujesz swoje problemy ze spamem.

Czytaj też: Migracja do Google Workspace – jak przygotować na to firmę?

2. Zła reputacja domeny i adresu IP

Czy domena lub adres IP serwera (adres hosta) mogą mieć złą reputację? Okazuje się, że tak! Jeśli serwery pocztowe zauważą podejrzany ruch, który będzie powiązany z adresami mailowymi w Twojej domenie lub z Twoimi serwerami poczty wychodzącej, możesz znaleźć się na aktualizowanej na bieżąco czarnej liście nadawców (ang. Real-time Blackhole List, w skrócie RBL). 

Platform, które analizują ruch pocztowy w celu wyłapania niechcianej korespondencji, działa w Internecie dość sporo. Dlatego zostanie przypisanym do takiej listy jest, niestety, łatwiejsze, niż mogłoby się wydawać. Aby znaleźć się na czarnej liście nadawców wystarczy bowiem – właśnie tak! – źle skonfigurować rekordy SPF i DKIM.  

Nieprawidłowe ustawienia ułatwiają bowiem włamanie na serwer lub na skrzynkę odbiorczą i umożliwiają spamerom podszywanie się pod dowolny adres e-mail w danej domenie. A stąd już prosta droga do wysyłania w Twoim imieniu niebezpiecznych linków i załączników, masowych wiadomości niskiej jakości czy maili starających się wyłudzić dane. Jeśli adresaci tych wiadomości zaczną oznaczać maile wysłane z Twojego serwera pocztowego lub domeny jako spam, ich reputacja zostanie zrujnowana.

No dobrze, ale czy oprócz prawidłowej konfiguracji poczty, możesz zrobić coś jeszcze, aby się przed tym bronić? Tak. Chroń swoje hasła do poczty i serwera oraz zwróć szczególną uwagę na zabezpieczenia przed wirusami – używaj programów antywirusowych, dbaj o bieżące aktualizowanie systemu operacyjnego i oprogramowania strony www.

Spam a Gmail, czyli lepiej zapobiegać, niż leczyć

Co ważne, zagrożenie wpisania adresu IP na czarną listę nadawców można wyeliminować, zamieniając pocztę na własnym hostingu na zewnętrzną, bezpieczną i wiarygodną (!) aplikację pocztową. Przykładem takiego rozwiązania jest dostępny w ramach Google Workspace Gmail dla firm, którego wewnętrzne zabezpieczenia i ochrona przed wirusami stoją na najwyższym poziomie oraz są potwierdzone certyfikatami.

3. Umieszczanie w treści zbyt wielu elementów graficznych

Kolejny powód, dla którego Twoje maile wpadają do spamu, również związany jest z kwestiami technicznymi. A dokładniej ze sposobem, w jaki osoby odpowiedzialne w Twojej firmie za mailingi przygotowują treść takich wiadomości. Wielu marketingowców kusi bowiem, aby ich newsletter nie ograniczał się do samego tekstu i przybrał bardziej atrakcyjną formę graficzną. 

To oczywiście zrozumiałe i w takim podejściu nie ma nic złego. O ile tylko projekt wysyłanej wiadomości zostanie przygotowany w odpowiedni sposób. Odpowiedni, czyli jaki? Otóż jedną z najważniejszych zasad w tym zakresie jest to, aby tekst nie został przytłoczony przez grafikę. Dobry stosunek treści do obrazu to mniej więcej 60/40. W przypadku wyświetlenia w wiadomości zbyt wielu elementów wizualnych, serwis pocztowy może uznać ją za podejrzaną. Dlaczego?

Przyczyną jest stary jak świat (czy raczej jak Internet) wyścig zbrojeń między spamerami a algorytmami. Kiedy filtry skrzynek pocztowych zaczęły być wyczulone na słowa i gramatykę związane ze spamem, nadawcy niezamówionych przez nikogo ofert postanowili obejść to zabezpieczenie. Zaczęli więc umieszczać treść wiadomości na obrazku. 

Pamiętaj, że za to, iż Twoje maile wpadają do spamu, wcale nie musisz odpowiadać osobiście. Jeśli adresy w Twojej domenie zostaną sklasyfikowane jako podejrzane (np. za sprawą wspomnianych, źle przygotowanych mailingów) Twoje wiadomości mogą oberwać rykoszetem.

Co ciekawe, zaawansowane usługi poczty elektronicznej, takie jak wspomniany już Gmail w firmowej domenie, są obecnie wyposażone w funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR), więc takie sztuczki w ich przypadku nie mają żadnego sensu. Jeśli jesteś administratorem kont Google Workspace Enterprise, możesz nawet zastosować tę technologię w ustawieniach polityki zapobiegania utracie danych i uniemożliwić wysyłanie z podlegających Ci kont poufnych informacji w postaci obrazów (np. skanów umów) do innych użytkowników (np. osób spoza organizacji).

4. Przenoszenie Twoich wiadomości do folderu spam przez odbiorcę

To jeden z bardziej oczywistych powodów, dla których pocztowe serwery mogą uznać Twojego maila za spam. Może po prostu…wysyłasz niechciane wiadomości. 

Jeśli na przykład Twoja organizacja wykupiła gotową listę, na której znajdują się nieautoryzowane adresy e-mail, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że właściciele tych kont będą traktować otrzymywane od Was wiadomości jako spam. A może zdarzyło Ci się wysyłanie ofert handlowych do użytkowników, którzy nie wyrazili na to zgody? Istnieje duża szansa, że w powyższych przypadkach adresaci sami oznaczą takie maile jako niechciane. I – chcąc uniknąć spamu w przyszłości – prawdopodobnie będą to robić bardzo skrupulatnie. Każde takie zgłoszenie będzie Ci szkodzić.

Zresztą oba powyższe przypadki nie tylko stanowią przykład wyraźnego naruszenia dobrych praktyk biznesowych, ale są też niezgodne z obowiązującym prawem. Wysłanie do kogoś oferty handlowej wymaga bowiem jego wyraźnej zgody. Podobnie rzecz ma się z przetwarzaniem danych osobowych, jakim jest przechowywanie imion i nazwisk właścicieli skrzynek znajdujących się na wykupionej liście.

5. Brak możliwości wypisania się z newslettera 

No dobrze, ale przecież Ty nie jesteś spamerem, uczciwie budujesz listę mailingową i od wszystkich swoich odbiorców otrzymałeś wyraźną zgodę na przesyłanie im wiadomości. Czym więc mogłeś zasłużyć sobie na to, że kolejne spośród Twoich e-maili lądują w spamie?

Na przykład tym, że w swoich newsletterach ukrywasz link umożliwiający wypisanie się z listy subskrybentów. Albo tym, że w ogóle go w swoich mailach nie umieszczasz…

To, że tworzone przez Ciebie treści kiedyś były dla kogoś interesujące, nie oznacza, że tak zostanie już na zawsze. Może nie trafiłeś w konkretne potrzeby adresata? A może jego sytuacja się zmieniła i otrzymywane od Ciebie informacje, choć wartościowe, nie są już takiej osobie potrzebne? 

Ukrywając link do wypisania się z newslettera, niczego nie zyskujesz. A tak naprawdę tylko tracisz. Po pierwsze, te praktyki mogą podważyć Twoją uczciwość w oczach innego internauty. Po drugie, taki subskrybent mimo woli i tak znajdzie sposób na wyjście z tej – niefortunnej dla niego – sytuacji. Jaki? No cóż, prawdopodobnie wejdzie w menu i oznaczy twoje wiadomości jako spam.

6. Podejrzane linki w treści wiadomości e-mail

Umieszczenie w wiadomości linku do domeny kojarzonej ze spamem i złośliwym oprogramowaniem stanowi dla filtrów antyspamowych poważną czerwoną flagę. Jednak nawet jeśli przesyłasz link do uczciwej witryny, to korzystanie z narzędzi do skracania linków, które ukrywają długi adres, może sprawić, że łącze będzie wyglądało podejrzanie.

Inne praktyki, które są uznawane za alarmujące to m.in.:

• Podlinkowanie słowa sugerującego inną domenę, np. przekierowywanie użytkownika, który kliknie słowo twojafirma.pl, na stronę landing.twojafirma.com.pl.
• Umieszczanie linków lub przycisków, które inicjują wielokrotne przekierowania.

Staraj się więc, aby w Twojej korespondencji linki były jak najbardziej przejrzyste i przewidywalne.

7. Zbyt wiele załączników

Załączniki są często wykorzystywane do rozpowszechniania szkodliwego oprogramowania, dlatego filtry antyspamowe są wyczulone również na nie. Staraj się ograniczać liczbę plików dołączanych do wiadomości wysyłanych poza Twoją organizację. Pliki wykonywalne (.exe) są szczególnie niebezpieczne, dlatego systemy pocztowe (np. Gmail) w ogóle nie zezwala na wysyłanie ich jako załączników. 

Co możesz zrobić, jeśli chcesz wysłać jednocześnie wiele załączników lub przekazać odbiorcy plik .exe? Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z dysku umieszczonego w chmurze. 

W przypadku Gmaila najbezpieczniejszym, najwygodniejszym i najmniej podejrzanym sposobem wysyłania plików jest wykorzystanie w tym celu Dysku Google. Pozwala on ominąć limity wagi plików (w tej konkretnej poczcie łączna waga załączników nie może przekraczać 25 MB), a także wysyłać pliki .exe. Rozwiązanie to jest nie tylko wygodne, ale i bardzo proste do zastosowania:

Najpierw prześlij pliki na Dysk Google. Następnie utwórz wiadomość w Gmailu i kliknij odpowiednią ikonę w dolnym pasku wiadomości.

Następnie wyszukaj nazwę pliku i zaznacz go, wybierz opcję Link do Dysku w prawym dolnym rogu, kliknij niebieski przycisk Wstaw i gotowe!

8. Stosowanie mylących tytułów

Kolejną nieuczciwą praktyką, która sprawia, że e-maile – zamiast do skrzynki odbiorczej – trafiają do spamu, jest nadawanie im tytułów, które wprowadzają użytkownika w błąd. Robią tak często spamerzy, który w ten sposób chcą podnieść sobie współczynnik otwarć wysyłanej poczty. Wszak temat to element, który jako pierwszy przyciąga uwagę adresata. 

I choć nie ma nic złego w stworzeniu sprytnego tytułu, który zaintryguje odbiorcę wiadomości, to nie można z tym przesadzać. Pamiętaj, że zawartość tytułu e-maila zawsze powinna być jednoznacznie powiązana z jego treścią.

Jakie praktyki w tym zakresie można więc uznać, za wprowadzające w błąd? Oto wybrane przykłady:

• Umieszczanie w temacie wiadomości elementu „Re:”, „Odp:” czy „Fw:”, aby stworzyć wrażenie, że mail jest odpowiedzią na zapoczątkowany przez użytkownika wątek. 
• Stresowanie odbiorcy i sugerowanie mu, że stało się coś, na co powinien zareagować natychmiast, na przykład za pomocą słów „Pilne! Wymagane działanie”.
• Udawanie, że jakaś transakcja już miała miejsce – „Potwierdzenie rezerwacji/zamówienia”.
• Stosowanie tytułów, które wyglądają jak prywatne pytania, np. „Czy została u Ciebie moja kurtka?”

9. Niedbałe przygotowanie tekstu i słowa wyzwalające filtry antyspamowe

Spamerzy nie mają reputacji purystów językowych. Wielu z nich korzysta z automatycznych tłumaczeń na polski, aby przyspieszyć swoje działania. Często ludzie ci stosują też emocjonalny styl pisania i nadmiarową interpunkcję, aby stworzyć poczucie pilności. Filtry antyspamowe są bardzo sprawne w wyłapywaniu niechlujnych treści, więc aby odciągnąć ich uwagę od Twoich e-maili, unikaj stosowania tych słów i taktyk: 

• PISANIE WIELKIMI LITERAMI.
• Jaskrawy, kolorowy tekst.
• Nadmierna liczba emotikionów.
• Używanie obietnic bez pokrycia, które kojarzone są ze spamem – „bonusowa gotówka”, „podwój swoje dochody w miesiąc”, „życiowa szansa”, „schudnij w tydzień”, „poznaj gorących singli” itp.
• Frazy wyzwalające, które wywołują presję do podjęcia działania, na przykład: „odbierz swoją nagrodę”, „zostałeś wybrany”, „Twoje konto jest zagrożone”, „zapisz się teraz”.
• Wiele wykrzykników!!!1!!! Liczne znaki zapytania ?????? I wielokropki… 
• Wiele błędów ortograficznych i fleksyjnych.

Uzyskaj wsparcie dla swojego konta Gmail. Spam przestanie być problemem

Teraz już wiesz, co zrobić, aby folder „Spam” w skrzynkach Twoich odbiorców nie spędzał Ci snu z powiek, a serwery nie uznawały, że treści przesyłane w Twoich e-mailach to próba wyłudzenia informacji czy przesłania złośliwego oprogramowania.

Na koniec jeszcze raz przypominamy, że jeśli potrzebujesz pomocy przy konfiguracji poczty albo chcesz wypróbować Gmaila w firmowej odsłonie i robić to przez 30 dni za darmo, wystarczy do nas napisać. Co więcej, w FOTC świadczymy usługę wsparcia technicznego, która dostępna jest w języku polskim przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Skontaktuj się z nami, a chętnie Ci pomożemy.