Szablony Google Docs – czym są, jak je tworzyć i jak ich używać?

Często tworzysz podobne pliki, a ich przygotowanie zawsze zajmuje Ci sporo czasu? A może zależy Ci na spójności wizualnej materiałów tworzonych przez różne osoby należące do Twojego zespołu? Jeśli tak, to szablony Dokumentów Google powstały z myślą o Tobie. Poniżej dowiesz się, czym są i jak z nich korzystać.

Czym są szablony w Google Docs?

Szablony to nic innego, jak wstępnie przygotowane wzory plików, z których możesz korzystać wielokrotnie. Elementy, które najczęściej są już opracowane, to układ pliku (wzajemne ułożenie tekstu do elementów graficznych), jego kolorystyka, dobór krojów pisma czy stopki i nagłówki. Tego rodzaju makiety dostępne są dla wielu programów, takich jak na przykład Dokumenty, Prezentacje, Formularze, Witryny czy Arkusze Google. 

Ale szablony przygotowane w konkretnych firmach często mają już nawet wstępnie uzupełnioną treść – dzięki temu członkowie zespołu zawsze mają pod ręką takie wzory umów czy faktur, w których wystarczy jedynie podmienić liczby oraz dane kontrahenta.

Jak i dlaczego warto korzystać z szablonów dostępnych w Google Docs?

Szablony Dokumentów Google – których w Internecie warto szukać też pod ich angielską nazwą: Google Docs templates – szczególnie przydadzą się osobom, które chcą szybciej i wygodniej wykonywać powierzone im zadania. W wielu organizacjach makiety pozwalają też na zachowanie spójności graficznej plików przygotowanych przez różnych członków zespołu. 

Dzięki temu o wiele szybciej powstają atrakcyjne broszury i newslettery, a pracownicy poszczególnych działów mogą w mieć pewność, że dokumenty udostępniane poza firmę (takie jak na przykład raporty czy oferty) są zgodne z identyfikacją wizualną ich marki. 

Szablony przydają się też użytkownikom prywatnym. Na wielu stronach internetowych dostępne są na przykład makiety CV, dzięki czemu osoby szukające pracy mogą to robić o wiele wygodniej i efektywniej. 

Co ważne, przy tworzeniu nowego dokumentu można wykorzystać już istniejący szablon, albo stworzyć swój własny.

Korzystanie z istniejącego szablonu w Dokumentach Google

Jeśli chcesz skorzystać z przygotowanych wcześniej i wgranych już w aplikacji szablonów, to w Dokumentach Google możesz to zrobić na kilka sposobów:

• Otwórz program Dokumenty i w sekcji Utwórz nowy dokument wybierz jeden z dostępnych tam szablonów. Jeśli chcesz zapoznać się z większą liczbą makiet, kliknij przycisk Galeria szablonów.

• Jeśli pracujesz już w otwartym pliku i chcesz skorzystać z szablonu, w górnym menu wybierz ścieżkę Plik > Nowy > Z galerii szablonów.

• Na Dysku Google kliknij przycisk Nowy, a następnie strzałkę znajdującą się obok napisu Dokumenty Google i wybierz opcję Z szablonu.

W dwóch ostatnich przypadkach zostaniesz przeniesiony do Galerii szablonów, gdzie będziesz mógł wybrać interesującą Cię makietę.

Samodzielne tworzenie szablonów w dokumentach Google

W aplikacji Dokumenty Google szablony możesz też tworzyć samodzielnie. Raz przygotowana makieta będzie Ci służyć przez wiele miesięcy, a nawet lat. 

Jeśli chcesz zapisać jako szablon samodzielnie stworzony plik:

1. Utwórz nowy lub otwórz już istniejący dokument.

2. Dokonaj edycji pliku w taki sposób, aby powstał szablon, którego chcesz używać w przyszłości.

3. Zapisz dokument na Dysku Google lub na lokalnym dysku swojego urządzenia.

4. Otwórz stronę Dokumentów Google (https://docs.google.com/) i w prawym górnym rogu ekranu kliknij przycisk Galeria szablonów.

5. Zaznacz zakładkę z nazwą Twojej organizacji, a następnie Prześlij szablon.

6. W wyskakującym oknie kliknij Wybierz dokument. 

7. Wybierz zakładkę z lokalizacją pliku i zaznacz utworzony plik szablonu.

8. Kliknij przycisk Otwórz.

9. Jeśli w miejsce oryginału chcesz przesłać kopię pliku, zaznacz odpowiednie pole.

10. Nadaj kategorię szablonu.

11. Kliknij Prześlij.

Aby w przyszłości skorzystać z dodanej w ten sposób makiety, w galerii szablonów wybierz opcję Moje szablony.

Pamiętaj, że z funkcji dodawania szablonów możesz korzystać tylko wtedy, gdy została ona włączona dla całej Twojej organizacji. Aby dodać szablon do galerii musisz mieć również odpowiednie uprawnienia do zarządzania plikiem. Jeśli masz w tym zakresie wątpliwości, skontaktuj się z administratorem instancji Google Workspace w Twojej firmie.

Mamy nadzieję, że dzięki wykorzystaniu szablonów Twoja znacznie przyspieszy, ale też stanie się przyjemniejsza. Na naszym blogu znajdziesz też wiele innych artykułów na temat przydatnych funkcji programów wchodzących w skład Google Workspace. Jeśli zaś chcesz zacząć korzystać z pakietu narzędzi od Google w swojej firmie lub szukasz sposobu na obniżenie kosztów już wykupionej licencji, skontaktuj się z jednym z naszych specjalistów. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.