Przydatne funkcje w Kalendarzu Google

Z Kalendarza Google korzysta coraz większa ilość użytkowników. Okazuje się jednak, że tylko nieliczni z nich zdają sobie sprawę z tego, jaki naprawdę potencjał drzemie w tym narzędziu. Aplikacja ta pozwala na lepszą organizację pracy i nie tylko. Poznajmy bliżej funkcjonalność Kalendarza Google.

Zalety Kalendarza Google

Kalendarz Google to narzędzie dostępne dla każdego pakietu Google Workspace oraz darmowej wersji Gmail. Z jego pomocą zarządzenie własnym terminarzem staje się dużo prostsze. Aplikacja jest dostępna zarówno na komputer, jak i na urządzenia mobilne, dzięki czemu można mieć ją zawsze przy sobie. To z kolei eliminuje konieczność noszenia przy sobie kalendarza w formie papierowej. Wartym podkreślenia jest fakt, iż narzędzie dostępne jest w języku polskim.

Największą zaletą Kalendarza Google jest jego funkcjonalność. Poniżej znajduje się opis podstawowych tricków, które zwiększają komfort korzystania z tego narzędzia Google.

Zobacz też nasz najnowszy artykuł o Kalendarzu Google:

• Kalendarz Google – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

Udostępnianie kalendarza innym użytkownikom

Zgrywanie ze sobą kalendarzy kilku współpracowników czy znajomych bywa nie lada wyzwaniem. Google Calendar dzięki funkcji udostępniania planów dnia innym osobom pozwala na wybranie idealnego czasu na spotkanie.

Aby udostępnić swój kalendarz innej osobie, należy zalogować się do Google Calendar i odnaleźć przycisk z trzema kropkami (pojawi się on po najechaniu kursorem na nazwę kalendarza). Z rozwijanej listy wybrać „Ustawienia i udostępnianie”, a następni kliknąć dodaj osoby „Dodaj osoby” . Dodatkowo możemy określić, jakie uprawnienia otrzymają osoby, którym zostanie udostępniony terminarz (np. wyłącznie wgląd do ram czasowych, w których jesteśmy zajęci, możliwość edytowania naszych wpisów). W usłudze Google Workspace, kalendarz jest automatycznie udostępniony całej organizacji.

Współdzielenie kalendarza z innymi użytkownikami

Pakiet Google Workspace umożliwia współdzielenie jednego kalendarza z innymi użytkownikami. Dzięki temu stworzenie jednego planu pracy dla całej firmy nie będzie stanowiło większego wyzwania. Taki współdzielony terminarz może być wykorzystywany do oznaczania i planowania urlopów czy spotkań, a także wprowadzania ważnych terminów dotyczących prac nad danym projektem.

W celu utworzenia kalendarza należy otworzyć aplikację Google Calendar należy kliknąć plus znajdujący się przy sekcji “Inne kalendarze”, a następnie wybrać „Utwórz nowy kalendarz”. Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych terminarza i udostępnienie go wszystkim współpracownikom organizacji klikając “Utwórz kalendarz”

Dodawanie lokalizacji do wydarzeń

Kolejnym atutem Kalendarza Google jest możliwość dodania lokalizacji wydarzenia lub spotkania. Wystarczy podczas tworzenia wydarzenia skorzystać z funkcji „Dodaj lokalizację”. Opcja ta dzięki synchronizacji z Mapami Google ułatwia wskazanie dokładnego adresu, nazwy miejsca, lokalu, restauracji czy firmy. Osoby, które korzystają z mobilnej wersji Google Calendar, będą miały ułatwiony dojazd na miejsce spotkania. Wystarczy kliknąć nazwę miejsca, a automatycznie aktywowana zostanie nawigacja Google Maps.

Realizowanie celów i postanowień

Funkcja celów i postanowień dostępna jest wyłącznie w aplikacji mobilnej Google Calendar. Wystarczy uruchomić narzędzie, a następnie odszukać czerwoną ikonę w prawym, dolnym rogu wyświetlacza. Z rozwiniętej listy należy wybrać „Twój Cel”. Kolejnym krokiem jest wybranie typu aktywności, a także częstotliwości działania, optymalnej pory wykonania czynności oraz pożądanego czasu jej trwania. Dodatkowo niektóre z aktywności można połączyć z aplikacjami kompatybilnymi, np. Google Fit.

Google Calendar na urządzenie mobilne przypomina również o tym, że nadszedł czas wykonania zadania. Użytkownik może odznaczyć, czy zrealizował postanowienie i na bieżąco śledzić swoje postępy w osiąganiu celów. Aplikacja z wyprzedzeniem informuje o zbliżającym się terminie, dzięki czemu istnieje mniejsze ryzyko, że realizacja postanowień będzie kolidowała z innymi aktywnościami.

Dodawanie wydarzenia z poziomu poczty Gmail

Kalendarz Google jest kompatybilny z pocztą Gmail. Otrzymywane wiadomości można w łatwy sposób zmienić na spotkanie w terminarzu. Aby to zrobić, należy w oknie skrzynki pocztowej odnaleźć trzy kropeczki znajdujące się w prawym górnym rogu, a następnie z listy wybrać „Utwórz wydarzenie”. Automatycznie zostanie wyświetlony panel Google Calendar. Temat wiadomości pokaże się jako temat spotkania, w jego treści będzie znajdowała się treść maila. Wszyscy adresaci zostaną automatycznie zaproszeni.

Funkcja przypomnień

Powiadomienia Kalendarza Google mogą być wyświetlane na komputerze, urządzeniu mobilnym lub otrzymywane w formie e-mail wprost na skrzynkę pocztową.

Aby włączyć powiadomienia z poziomu przeglądarki, zaloguj się do swojego Kalendarza Google. Następnie znajdź ikonę koła zębatego i wybrać „Ustawienia”. W sekcji po lewej stronie odszukaj „Ogólne” –> „Ustawienia wydarzeń”. W polu „Powiadomienia” wybierz interesującą Cię formę przypomnień.

W przypadku urządzeń mobilnych należy zalogować się do aplikacji Google Calendar, wejść do sekcji ustawień i odszukać „Wydarzenia”. Z tego poziomu użytkownik może dodać, zmienić lub usunąć powiadomienie.

Tworzenie listy zadań na konkretny dzień

Kolejną zaletą Kalendarza Google jest możliwość stworzenia listy zadań na konkretny dzień. Rozwiązanie to ułatwia zrealizowanie wszystkich planów. Google stworzył „Listę zadań” w formie osobnej aplikacji. Jest ona dostępna z poziomu skrzynki pocztowej Gmail, Kalendarza oraz Google Keep. Narzędzie to umożliwia tworzenie agendy dnia oraz zarządzanie nią poprzez odznaczenie wykonanych czynności. Bezpośrednio w Kalendarzu Google można wyświetlić listę zadań na tle innych wydarzeń. Wystarczy zaznaczyć opcję „Lista zadań”, znajdującą się po lewej stronie kalendarza w sekcji „Moje kalendarze”. Zostanie ona automatycznie naniesiona na terminarz.

Oznaczanie świąt oraz dni wolnych

Jeżeli nasza firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, możliwość oznaczania świąt oraz dni wolnych może okazać się funkcjonalnością na wagę złota. Kalendarz Google umożliwia naniesienie na terminarz różnych nakładek ze świętami z całego świata, a także zawodami sportowymi.

W tym celu należy przejść do „Ustawienia”, a następnie w sekcji „Dodaj kalendarz” odnaleźć „Przeglądaj pomocne kalendarze”. Na tym poziomie można zaznaczyć rodzaje świąt religijnych i sportowych, które mają być automatycznie nanoszone na terminarz.

Uwzględnianie stref czasowych

W przypadku kontrahentów zagranicznych przydatnym rozwiązaniem jest także uwzględnianie stref czasowych. Aby było to możliwe, należy przejść do „Ustawienia” -> „Strefa czasowa” -> „Wyświetl dodatkową strefę czasową”. W oknie „Dodatkowa strefa czasowa” wybrać interesującą nas strefę czasową, która będzie wyświetlała się w formie podpowiedzi w podglądzie dziennym.

Eksportowanie kalendarza do PDF

Praktycznym rozwiązaniem może okazać się również możliwość eksportowania terminarza do PDF-a. W tym celu należy wybrać ikonę koła zębatego i wybrać „Drukuj”. Wyświetli się nowe okno, w którym należy określić m.in. zakres dat, rodzaj czcionki oraz orientację. Po ponownym wybraniu opcji „Drukuj” kalendarz zostanie automatycznie eksportowany do pliku PDF.

Usuwanie weekendów z Google Calendar

Google Calendar umożliwia usunięcie widoku weekendów, dzięki czemu terminarz będzie bardziej przejrzysty. W „Ustawieniach” należy odnaleźć sekcję „Opcje widoku” i odznaczyć „Pokazuj weekendy”.

Google Meet i załączniki w zaproszeniu do wydarzenia

W sekcji „Więcej opcji” tworzonych wydarzeń można również zdecydować, czy Kalendarz Google ma automatycznie wygenerować link do spotkania w Google Meet. W „Szczegóły wydarzenia” należy odnaleźć „Dodaj konferencję” i wybrać „Google Meet”.

Możliwość rezerwowania zasobów

Oprócz planowania wydarzeń w Kalendarzu Google, użytkownicy mają możliwość rezerwacji zasobów. Jednym z przykładów są sale spotkań. Inne przykłady mogą obejmować projektory, samochody firmowe, biura gościnne, obszary rekreacyjne oraz sprzęty biurowe, a także wszystkie inne dodane zasoby.
Aby zarządzać zasobami kalendarza, musisz mieć przypisaną rolę administratora z uprawnieniami dostępu do zasobów kalendarza.