Nowości w Google Workspace z marca 2022

Google od lat konsekwentnie stawia na zwiększanie produktywności osób wykorzystujących w pracy ich narzędzia. Postawa ta ma jasne odzwierciedlenie w nowych funkcjach, jakie w marcu pojawiły się między innymi w Kalendarzu, Dokumentach czy Chacie. Oprócz tego firma ogłosiła kilka nowości zwiększających bezpieczeństwo danych użytkowników oraz ułatwiających komunikację w zespole. 

Możliwość rezerwacji spotkań w Kalendarzu

To jedna z tych funkcji, których ogłoszenie spotkało się z ogromnym entuzjazmem. Możliwości, jakie daje zmiana, były szeroko komentowane między innymi na grupach w mediach społecznościowych. Swoją drogą, takie grupy to przydatne źródła wiedzy, więc jeśli chcesz dzielić się opiniami z innymi pasjonatami technologii i zawsze być na bieżąco, warto dołączyć do którejś z nich. Świetną grupę dotyczącą Google Workspace znajdziesz tutaj.

Wracając zaś do samej funkcji… Mowa tu o możliwości rezerwacji spotkań w Kalendarzu danego użytkownika przez osoby spoza jego organizacji. Jak to działa? Osoba określa swoją dostępność i udostępnia Kalendarz na zewnątrz, a jego kontrahenci i klienci sami mogą rezerwować terminy spotkań. 

Co ważne, funkcja dostępna jest nawet dla osób nieposiadających konta Google.Zaś dzięki automatycznemu wykrywaniu konfliktów z istniejącymi wydarzeniami Kalendarza, użytkownicy zaoszczędzą czas na wyszukiwanie i zmianę terminów spotkań. 

Dodatkowe statusy z Kalendarza w Google Chat

Choć to zmiana na pozór niewielka, to znacznie może ułatwić komunikację. Teraz w Chacie będą wyświetlać się dodatkowe status, które ustawiane będa na podstawie Kalendarza. Współpracownicy zobaczą więc na czacie, że dana osoba jest na spotkaniu, albo właśnie trwa jej blok pracy w skupieniu. 

Udostępnianie rozmów w Pokojach za pomocą łącza

O tym, że Google zamyka platformę Currents na rzecz rozwijania Spaces, pisaliśmy w zeszłym miesiącu. Wygląda na to, że pierwsze efekty tej zmiany możemy oglądać już dzisiaj. W aplikacji pojawiła się bowiem możliwość zapraszania współpracowników do pokoju za pośrednictwem łącza. W praktyce oznacza to, że do rozmowy może dołączyć też osoba, która nie została dodana do danego pokoju. Wystarczy, że kliknie w przesłane jej łącze, a automatycznie przeniesie się do podlinkowanej dyskusji.

Co ważne, opcja udostępniania łącza może zostać włączona jedynie podczas tworzenia nowego Pokoju. Póki co za pośrednictwem linku nie można zaprosić użytkownika do rozmowy, która toczy się już od dawna. Warto również pamiętać, że łącze udostępnione poza organizację nie będzie spełniać swojej funkcji.

Wyszukiwanie osób w Google Search

Cloud Search to wyszukiwarka pozwalająca przeszukiwać zasoby Google Workspace w całej organizacji. Teraz za pomocą narzędzia będzie można z łatwością wyszukiwać również osoby. 

Wystarczy wpisać dowolny atrybut przypisany do szukanego użytkownika – na przykład imię, nazwisko, adres email, lokalizację lub stanowisko – a w wynikach wyświetlą się profile osób spełniających to wymaganie. Co ciekawe, atrybuty można też łączyć, wpisując na przykład Marek Specjalista ds. Marketingu. Kliknięcie profilu wyświetli kartę danej osoby w Kontaktach, gdzie pojawią się bardziej szczegółowe informacje na jej temat.

Kolejne inteligentne funkcje w Dokumentach

W marcu Google ogłosiło aż trzy nowe funkcje, jakie już się pojawiły lub lada moment będą dostępne w Dokumentach. Wszystkie trzy stawiają na zwiększenie wygody i egektywności pracy użytkownika.

Łatwiejsze i szybsze formatowanie tekstu

Już w kwietniu użytkownicy Dokumentów będą mogli skorzystać z formatowania tekstu za pomocą prostych znaczników. Wpisanie odpowiedniego znaku będzie automatycznie formatować dokument pod kątem tworzenia list (numerowanych i nienumerowanych), nagłówków, linków, pogrubiania tekstu i pisania kursywą. Funkcja będzie domyślnie wyłączona, zaś uruchomić będzie ją można w preferencjach (Narzędzia->Ustawienia).

Szablon wiadomości email

Wszyscy, którzy od czasu do czasu muszą konsultować z zespołem treść wysyłanych przez siebie maili z pewnością ucieszą się, że teraz będą mogli robić to w Dokumentach. W aplikacji pojawił się bowiem szablon wiadomości email. 

Z łatwością można tu określić odbiorców i stworzyć wiadomość, a następnie wraz z innymi pracować nad jej ostatecznym kształtem za pomocą komentarzy i sugestii. Kiedy wszystko będzie już gotowe, wystarczy kliknąć w znajdującą się po lewej stronie ikonę. Wiadomość zostanie wówczas automatycznie przeniesiona do Gmaila, a użytkownikowi pozostanie jedynie kliknąć przycisk “Wyślij”.

Usprawnione sugestie podczas pisania

Ostatniego marca Google poinformowało o wprowadzeniu do Dokumentów kolejnej inteligentnej funkcji. Już niedługo osoby pracujące w aplikacji będą mogły korzystać z usprawnionych podpowiedzi podczas pisania. Zobaczą one sugestie mające na celu poprawienie stylu i kompozycji tekstu – pojawią się podpowiedzi nakłaniające do użycia innego słowa, strony czynnej czy bardziej zwięzłej struktury zdania. Co więcej, funkcja wychwyci słowa, które mogą wydawać się nieodpowiednie i zaproponuje w ich miejsce bardziej inkluzywną alternatywę. 

Osadzanie wykresów w Dokumentach i Prezentacjach

Już nie tylko w Dokumentach, ale i w Prezentacjach, pojawiła się jeszcze jedna funkcja zwiększająca produktywność. Teraz w tych dwóch aplikacjach można osadzać wykresy utworzone w Formularzach. Kiedy dane w narzędziu źródłowym się zmienią, nie trzeba będzie ponownie przeklejać wykresów do utworzonego dokumentu. Zamiast tego wystarczy aktualizacja pola, w którym zostały osadzone.

Ta opcja szczególnie przyda się osobom, które chcą w czasie rzeczywistym prezentować w raportach wyniki ankiet lub sondaży.

Planowanie postów dla wielu klas w usłudze Google Classroom

W usłudze Google Classroom nauczyciele mogą teraz planować publikowanie postów w wielu klasach. To doskonały sposób na zaoszczędzenie cennego czasu. Po utworzeniu zadania dydaktyk może zapisać go jako wersję roboczą albo określić, kiedy post powinien zostać opublikowany (natychmiast lub we wskazanym czasie).

Po przypisaniu zadania dla wielu klas, nauczyciel może edytować go w każdej klasie z osobna. Warto pamiętać, że kliknięcie opcji “Kopiuj ustawienia dla wszystkich” spowoduje usunięcie wcześniej spersonalizowanych ustawień.

Nowości dla administratorów

Nowy interfejs dzienników audytu w konsoli administratora

W marcu pojawiła się też aktualizacja interfejsu dla dzienników audytu w konsoli Google Workspace. Pozwala to administratorom identyfikować problemy z bezpieczeństwem w organizacji bez konieczności przełączania się pomiędzy kilkoma narzędziami.

W konsoli zostaną wprowadzone nowe pola wyszukiwania. W przypadku list zawierających więcej niż 15 elementów administratorzy będą mogli przypiąć atrybuty, z których często korzystają. 

Możliwe będzie również wyszukiwanie w trybie filtrów lub warunków. W pierwszym z nich administratorzy będą mogli określać potrzebne im parametry wyszukiwania, zaś w drugim – wyświetlać wcześniej zastosowane filtry jako warunki z operatorami AND/OR.

Wprowadzenie szyfrowania po stronie klienta

I na koniec ważna zmiana dotycząca bezpieczeństwa. Google Workspace od dawna korzysta już z najnowszych standardów kryptograficznych, za pomocą których szyfruje wszystkie dane – czy to podczas ich przechowywania, czy to przesyłania plików. jakiś czas temu firma postanowiła jednak udostępnić również szyfrowanie po stronie klienta. W zeszłym roku ogłoszono wersję beta tej usługi, a teraz weszła ona w kolejną fazę. Szyfrowanie to będzie ogólnodostępne w aplikacjach Dysk, Dokumenty, Arkusze i Prezentacje.

Rozwiązanie zapewnia użytkownikowi pełną kontrolę nad danymi, jako wyłącznemu właścicielowi prywatnych kluczy szyfrowania oraz dostawcy tożsamości używanej do uzyskiwania do nich dostępu. W przypadku korzystania z szyfrowania po stronie klienta, Google nie ma możliwości rozszyfrowania zabezpieczonych danych.

Aby włączyć szyfrowanie po stronie klienta, należy wybrać partnera świadczącego usługi dostępu do kluczy: Flowcrypt, Fortanix, Futurex, Stormshield, Thales lub Virtru. Każdy z nich zbudował zgodnie ze specyfikacjami Google narzędzia i pozwala na zarządzanie funkcjami kontroli dostępu oraz samymi kluczami. Wybrany partner albo posiada klucz do odszyfrowania zaszyfrowanych plików Google Workspace, albo po prostu udostępnia oprogramowanie, które pozwala przechowywać klucze w siedzibie danej organizacji. 

W obu tych przypadkach Google nie może odszyfrować zaszyfrowanych plików bez klucza, do którego przecież nigdy nie ma dostępu. Alternatywą do korzystania z usług partnera jest zbudowanie własnej usługi przy pomocy API.

Dodatkowe zniżki i wsparcie 24/7 w FOTC

Korzystasz już z Google Workspace? Dzięki współpracy z FOTC prawdopodobnie będziesz mógł obniżyć swój rachunek! Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy możemy wynegocjować dla Ciebie dodatkowe zniżki. Co więcej, oferujemy też wsparcie techniczne 24/7, rozliczenia w złotówkach i dogodne terminy płatności.

A jeśli chcesz być zawsze na bieżąco z nowościami, dołącz do naszej grupy na Facebooku. To miejsce, w którym wielu pasjonatów rozwiązań chmurowych dzieli się swoją wiedzą na temat Google Workspace. Z radością powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.