Nowości Google Workspace w październiku

To był wyjątkowy miesiąc. W dniach 11-13 października odbyła się konferencja Google Cloud Next ‘22 podczas której firma przedstawiła swoją wizję przyszłości dla chmury obliczeniowej. Nie zabrakło też ogłoszeń dotyczących zmian w narzędziach składających się na Google Cloud oraz aplikacjach Google Workspace. My oczywiście nie ograniczamy się do trzech konferencyjnych dni i przedstawiamy najważniejsze zmiany w pakiecie z całego miesiąca. Jakie funkcje pojawiły się w Google Workspace w październiku?

Przełączanie slajdów prezentacji bezpośrednio w Meet

Ta wiadomość przypadnie do gustu osobom, które podczas spotkań w Meet często udostępniają swój ekran z prezentacją. Od teraz nawigowanie między slajdami może odbywać się bezpośrednio w Meet. Oznacza to koniec z niewygodnym przełączaniem się pomiędzy zakładkami i utrzymanie lepszego kontaktu z pozostałymi uczestnikami rozmowy.

Aby obsługiwać slajdy w zakładce wideorozmowy, udostępnij zakładkę, w której otwartą masz prezentację. Wówczas w Meet, w prawym dolnym rogu prezentowanego ekranu pojawi się przycisk, za pomocą którego możesz rozpocząć pokaz slajdów. Po jego uruchomieniu, w tym samym miejscu pojawi się narzędzie do nawigowania pomiędzy poszczególnymi slajdami.

Nowa funkcja dostępna jest w planach Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Education Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Teaching and Learning Upgrade oraz w pakietach dla organizacji pozarządowych. 

Elementy inteligentne w Arkuszach

Możliwość wstawienia do pliku elementów inteligentnych (zwanych po angielsku smart chips) w Dokumentach Google jest dostępna już od jakiegoś czasu. Teraz podobne możliwości zyskaliśmy też w Arkuszach.

Od października można umieszczać w arkuszu inteligentny element prowadzący do innego pliku, który użytkownik przechowuje na Dysku Google. Znacznie ułatwia to pracę na wielu plikach – wstawiony element można podejrzeć, a następnie przenieść się do niego za pomocą jednego kliknięcia.

Drugim inteligentnym elementem, który pojawił się w Google Sheets są wydarzenia w Kalendarzu. Ta dodatkowa funkcja pozwala na wyszukiwanie wydarzeń z Kalendarza lub kopiowanie prowadzących do nich linków, a następnie umieszczanie ich bezpośrednio w Arkuszach. W komórce zobaczysz wtedy nazwę wydarzenia, a po najechaniu na element – podgląd wydarzenia.

Zarówno plik jak i wydarzenie możesz wstawić do arkusza na kilka sposobów:

• Wpisz znak „@”, a następnie nazwę pliku/wydarzenia lub słowo kluczowe bezpośrednio w komórce arkusza
• W menu wybierz Wstaw > Elementy inteligentne > Plik/ Wydarzenia w Kalendarzu
• Wklej link do pliku umieszczonego na Dysku Google bezpośrednio w komórce, najedź na łącze, aby pojawiło się okienko z podglądem pliku, kliknij przycisk Element w dolnej części okienka. 

Tworzenie wątków bezpośrednio w Pokojach na Chacie

W październiku Google wprowadziło w Pokojach (Spaces) na Chacie możliwość odpowiadania na każdą wiadomość w ramach nowego wątku. Po stworzeniu wątku rozmowa tam może być kontynuowana przez mniejszą grupę osób, których dotyczy ten konkretny temat.

Wprowadzenie tej funkcji pozwoli użytkownikom szybciej przejrzeć rozmowę i być na bieżąco z tym, co się dzieje w konwersacji. Pomoże to również osobom, których nie dotyczy rozmowa – nie będą one musiały zapoznawać się z wiadomościami, które nie są do nich kierowane.

Możesz wyszukiwać wiadomości i przechodzić do wątków, które śledzisz lub w których zostałeś wspomniany, korzystając z panelu znajdującego się po prawej stronie ekranu. Dodatkowe oznaczenia wizualne, takie jak informacja o liczbie odpowiedzi, wzmiankach bezpośrednich@ czy usunięciu wiadomości, pomogą Ci być na bieżąco z najnowszą aktywnością w danej rozmowie.

Co ważne, domyślnie pokoje zawierają tylko jeden strumień wiadomości, który nie jest podzielony na wątki. Jeśli chcesz korzystać z tej funkcji, podczas tworzenia pokoju musisz włączyć podział na wątki. Ustawienia tego nie można później zmienić.

Data loss prevention w Chacie teraz ogólnodostępne

W lipcu informowaliśmy o tym, że reguły DLP w Google Chat weszły w fazę testów open beta. W ciągu najbliższych kilku tygodni ta funkcja stanie się ogólnodostępna w planach Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard oraz Education Plus.

Administratorzy mogą teraz selektywnie stosować zasady ochrony danych do: 

• Wiadomości w grupach, pokojach i/lub wiadomościach bezpośrednich
• Wiadomości pomiędzy uczestnikami wewnętrznymi i/lub zewnętrznymi
• Treści wiadomości i/lub załączników

Szerszy opis tej funkcji znajdziesz w naszym artykule na temat najważniejszych nowości Google Workspace w lipcu. 

Lepiej dostosowane wyniki wyszukiwania w Chacie i Gmailu

Aby pomóc Ci w uzyskaniu dokładniejszych i lepiej dostosowanych wyników wyszukiwania, Google wprowadziło niedawno trzy nowe funkcje:

Sugestie wyszukiwania w Chacie

W pasku wyszukiwania w Chacie będą teraz pojawiać się sugestie zapytań, oparte na historii wyszukiwania. Pomoże Ci to szybko przywołać ważne wiadomości, pliki i inne elementy. 

Etykiety Gmaila

Od października możesz wyszukiwać wiadomości pod określoną etykietą Gmaila również aplikacji mobilnej. Zwrócone zostaną wyniki tylko w obrębie wybranej etykiety. Możesz również użyć zdefiniowanych filtrów wyszukiwania (search chips) na pasku Gmaila, aby zawęzić zwrócone wyniki.

Powiązane wyniki

W przypadku wyszukiwań w Gmailu, które nie zwrócą żadnych wyników, będą wyświetlane wyniki powiązane, co pomoże poprawić ogólną skuteczność wyszukiwania. 

Dodatkowe możliwości przy udostępnianiu plików na Dysku Google

To kolejna funkcja, która ma na celu podniesienie bezpieczeństwa Twoich firmowych danych. Teraz, udostępniając komuś plik ze swojego Dysku Google możesz od razu określić, czy dostęp ten ma zostać nadany bezterminowo czy na ograniczony czas. Co więcej, wygasający dostęp możesz teraz dodać też edytorom, a nie – jak wcześniej – tylko przeglądającym i komentującym.

Ta funkcja będzie szczególnie przydatna, gdy właściciel lub edytor pliku wie, że jego współpraca z inną osobą będzie ograniczona czasowo. Dzięki udostępnianiu czasowemu nie musisz czyścić listy kontroli dostępu do pliku po zakończeniu współpracy. 

Wbudowane znaczniki, takie jak @firstname, w Gmailu

W lipcu pisaliśmy o wprowadzeniu w Gmailu makiet i wiadomości zbiorowych, które ułatwiają prowadzenie działań marketingowych. Niezależnie od tego, czy organizujesz duże wydarzenie, czy wysyłasz newsletter do klientów, e-maile wysłane zbiorowo wyglądają bardziej profesjonalnie niż masowe BCC. 

W październiku Google ogłosiło możliwość personalizacji zbiorowych wiadomości e-mail za pomocą znaczników. Obecnie dostępne są komendy @firstname,  @lastname, @fullname oraz @email. Aby funkcja działała poprawnie w Gmailu musi być włączony tryb wysyłania zbiorczego.

Znaczniki dostępne są w następujących planach Google Workspace: Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus oraz Education Plus.

Tworzenie i zarządzanie bazami danych AppSheet

AppSheet to dostępna w Google Workspace platforma, która pozwala budować i wdrażać aplikacje i automatyzacje bez konieczności pisania kodu. Narzędzie to cały czas jest usprawniane – niedawno w publicznym podglądzie pojawiły się w nim wbudowane strukturalne bazy danych.

Na tym etapie dostęp do baz danych AppSheet będzie domyślnie włączony dla wszystkich. Nie będzie to miało wpływu na istniejące aplikacje. Użytkownicy mogą podłączyć bazę danych zarówno do nowych, jak i już istniejących aplikacji AppSheet. 

Bazy danych będą ograniczone do 10 000 wierszy na tabelę, 20 tabel na bazę danych i 20 baz danych na użytkownika. Limity te mogą ulec zmianie, gdy funkcja stanie się ogólnie dostępna. 

Silniejsza ochrona konsoli administratora dzięki wyzwaniom do ponownego uwierzytelniania

W sierpniu informowaliśmy o wprowadzeniu silniejszej ochrony przed niebezpiecznymi zachowaniami w Google Workspace. Ta dodatkowa warstwa bezpieczeństwa miała za zadanie chronić użytkowników przed cyberprzestępcami starającymi się przejąć ich konta. Teraz została ona rozszerzona na konsolę administratora.

Obecnie konsola administratora wysyła użytkownikom monity z prośbą o ponowne uwierzytelnienie co godzinę. Zabezpieczenia te zostaną rozszerzone. Jeśli system wykryje podejrzaną sesję, będzie prosić o wykonanie dodatkowych działań w celu uwierzytelnienia użytkownika. Mowa tu o takich aktywnościach jak weryfikacja przy użyciu urządzenia mobilnego czy użycie klucza bezpieczeństwa. 

Masowa konfiguracja kontroli dostępu dla aplikacji innych firm

Dotychczas w konsoli administracyjnej można było pobrać plik CSV z informacjami o aplikacjach skonfigurowanych w ramach instancji. Teraz taki plik może zostać wykorzystany do określenia statusu każdej aplikacji – zaufana, zablokowana lub ograniczona – a następnie przesłany z powrotem do konsoli w celu aktualizacji danych.

Kontrolowanie sposobu, w jaki aplikacje uzyskują w ramach organizacji dostęp do danych w Google Workspace, jest kluczowe dla bezpieczeństwa użytkowników końcowych i wrażliwych danych. Ta zmiana ułatwia administratorom masowe ustalanie zasad, dzięki czemu nie będą oni musieli tracić czasu na konfigurację tych ustawień dla każdego narzędzia z osobna.

Pamiętaj, że nowości w Google Workspace pojawiają się kilka razy w tygodniu. Jeśli o wszystkich najważniejszych zmianach, chcesz dowiadywać się zaraz po ich premierze, dołącz do naszej grupy na Facebooku. Jest to miejsce, w którym dbamy o to, aby wszyscy entuzjaści nowych technologii zawsze byli na bieżąco z tym, co w chmurze piszczy.