Najważniejsze nowości w Google Workspace z lipca 2022

Lipiec to czas kiedy w wielu firmach panuje wakacyjne spowolnienie. Jednak zespołu odpowiedzialnego za rozwój Google Workspace zdecydowanie to nie dotyczy. W ostatnim miesiącu w pakiecie pojawiło się sporo nowości. Na uwagę szczególnie zasługują zmiany ułatwiające komunikację i współpracę, które wprowadzone zostały w Spaces, Meet i Dokumentach. Bardzo ważne są również usprawnienia podnoszące bezpieczeństwo całej instancji.

Łatwiejsze rozmowy przez Spaces

Lipiec to kolejny miesiąc, kiedy Google dodaje nowe funkcje do Pokojów (Spaces) w Chacie. W ostatnich czterech tygodniach w aplikacji pojawiły się trzy nowości.

Zmiana dostępu do Pokoju przez administratora

Od minionego miesiąca administratorzy zarówno nowych jak i już istniejących Pokojów mogą zmienić do nich dostęp, czyniąc je „Zastrzeżonymi” lub „Wykrywalnymi” dla wybranej grupy osób w swojej organizacji. Dzięki tej zmianie nie trzeba już tworzyć nowych Pokojów tylko po to, aby zaktualizować ich ustawienia dostępu.

Co ważne, zmiany w zakresie dostępności mogą dokonać jedynie administratorzy pokojów. Jest to możliwe z poziomu rozwijanego menu danego pokoju, po wejściu w opcję „Wyświetl osoby w pokoju” > przejściu do sekcji dotyczącej dostępu > i kliknięciu „Zmień dostęp”.

Większe Pokoje w Google Chat

Duże firmy zapewne ucieszy informacja, że w lipcu zwiększony został limit członków w pokoju z 400 do aż 8000 osób. Dzięki tej zmianie łatwiej będzie budować większe społeczności w organizacji.

Usuwanie pokojów i ich zawartości

W 2021 roku Google wprowadziło możliwość usuwania pokojów w planach Google Workspace Business Standard oraz Business Starter. Teraz funkcja ta stała się dostępna dla wszystkich. 

Od lipca osoba zarządzająca pokojem może go usunąć wraz z jego zawartością. Działanie takie powoduje usunięcie zapisu toczącej się tam rozmowy, listy członków, a także przypisanych do pokoju zadań, plików oraz załączników, które nie zostały zapisane w innym miejscu. 

Narzędzia marketingowe w Gmailu

W wybranych planach Google Workspace wprowadzone zostały dwie nowe funkcje, które pozwalają użytkownikom Gmaila wysyłać profesjonalne wiadomości do szerokiego grona odbiorców. 

Makiety w Gmailu

Od lipca osoby odpowiedzialne za prowadzenie działań marketingowych mają ułatwione zadanie. W Gmailu pojawiły się bowiem makiety graficznych wiadomości, w których uwzględnione zostało miejsce na obrazy, teksty oraz przyciski. Szablony te można dostosować do własnych potrzeb, zmieniając w nich kolory i elementy graficzne, czy dodając stopkę, tekst i linki. 

Funkcja jest domyślnie włączona dla wszystkich użytkowników w instancji i można ją wyłączyć z poziomu konsoli administratora. Wyjątek stanowi sytuacja, w której w Twojej organizacji wyłączono Dysk Google – wtedy makiety również są domyślnie wyłączone.

Wysyłanie wiadomości zbiorowych w Gmailu

W Gmailu wiadomości można też teraz wysłać na raz do wielu odbiorców bez konieczności dodawania ich na listę „UDW”. Co ważne, maile wysyłane do wielu osób mają w swojej treści automatycznie zamieszczony link do wypisania się z newslettera. Każdy, kto w niego kliknie, zostanie automatycznie usunięty z listy osób, którym możesz przesyłać wiadomości zbiorowe. 

Wprowadzona funkcja Multi-Send ma jednak pewne ograniczenia:

• Użytkownicy planów Google Workspace Enterprise Srarter i wyższych oraz Google Workspace for Education mogą przesyłać zbiorowe wiadomości jedynie do innych użytkowników wewnątrz organizacji.
• W planie Google Workspace Business oraz w przypadku podmiotów wykonujących działalność non-profit funkcja ta pozwala na wysyłanie wiadomości do odbiorców zewnętrznych.
• We wszystkich planach Google Workspace możesz włączyć wysyłanie wiadomości zbiorowych do odbiorców zewnętrznych zarówno na poziomie całej organizacji jak i w ramach istniejących grup.

Wprowadzenie tych funkcji nie ma wpływu na obowiązujące dotychczas limity wysyłania wiadomości w Gmailu.

Wprowadzenie obu tych funkcji pozwoli Ci szybciej i łatwiej przekazywać ważne obwieszczenia, tworzyć newslettery i inne wiadomości zbiorowe. Żadna z tych opcji nie jest jednak dostępna w planach Google Workspace Essentials, Education Fundamentals, Education Teaching & Learning, Business Starter, Enterprise Essentials, ani dla klientów Frontline oraz G Suite Legacy Business.

DLP w Google Chat teraz dostępne jako open beta 

Wycieki danych, czy to przypadkowe czy spowodowane działalnością osób trzecich, są jednym z największych zagrożeń dla bezpieczeństwa organizacji. Wprowadzone właśnie reguły DLP dla aplikacji Chat pomagają administratorom i innym osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo lepiej zabezpieczyć firmowe dane.

Od lipca w wybranych edycjach Google Workspace administratorzy mogą ustanowić reguły zapobiegania utracie danych (DLP) dla Google Chat. Wszystko to, aby lepiej chronić wrażliwe informacje przed przekazaniem ich do nieautoryzowanych użytkowników. Ta funkcja jest obecnie dostępna w otwartej wersji beta, co oznacza, że administratorzy mogą z niej korzystać bez zapisywania się do konkretnego programu beta.

Administratorzy mogą teraz selektywnie stosować zasady ochrony danych do: 

• Wiadomości w grupach, pokojach i/lub wiadomościach bezpośrednich
• Wiadomości pomiędzy uczestnikami wewnętrznymi i/lub zewnętrznymi
• Treści wiadomości i/lub załączników

Po zastosowaniu reguł DLP wiadomości i pliki w rozmowach na Chacie będą automatycznie skanowane w poszukiwaniu wrażliwych informacji. Jeśli wykryte zostaną potencjalne zagrożenia, użytkownicy otrzymają stosowne powiadomienie. Zapobiegnie to zarówno przypadkowemu jak i celowemu wysłaniu tych informacji poza organizację. 

Administratorzy mogą oczywiście sami skonfigurować działania, które mają zostać podjęte w odpowiedzi na wykrycie wrażliwych danych. Mają przy tym do wyboru takie opcje jak: blokowanie przed wysłaniem, ostrzeganie przed wysłaniem i rejestrowanie w celu przeprowadzenia audytu w przyszłości. Jeśli administratorzy zdecydują się rejestrować poszczególne zdarzenia, będą one dostępne w narzędziu do analizy zagrożeń. Dzięki temu w przyszłości będzie można przeprowadzić kompleksowe dochodzenie i zidentyfikować przyczynę każdego incydentu, a w razie potrzeby wprowadzić poprawki do polityk ochrony danych.

Funkcja dostępna jest w Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus oraz dla klientów korzystających z upgrade’u Teaching & Learning.

Łatwiejsze osadzanie Kalendarza na stronie

Wprowadzona niedawno w kalendarzu możliwość umawiania spotkań pozwala użytkownikom udostępniać swoje kalendarze poza organizację (np. umieszczać je na stronie internetowej). To niezwykle wygodny sposób, w jaki klienci czy współpracownicy mogą sprawdzić czyjąś dostępność, a następnie zaproponować spotkanie w terminie dogodnym dla obu stron.

Od lipca zamieszczanie kalendarza na stronie internetowej stało się jeszcze łatwiejsze. Wszystko dzięki wprowadzeniu przycisku „Udostępnij”. Ta zmiana pozwala właścicielom kalendarza skopiować krótki link do wszystkich harmonogramów lub konkretnej strony pozwalającej na rezerwację spotkań. W drugim kroku mogą oni osadzić kod HTML w swojej witrynie. 

Nowości w Google Meet

W lipcu w Google Meet pojawiły się dwie zmiany, które mają na celu ułatwić zespołom komunikację i poprawić wydajność ich pracy.

Tablica Miro dostępna w Google Meet

Miro to zewnętrzna aplikacja, która pozwala tworzyć interaktywne tablice online. Narzędzie to świetnie sprawdza się podczas zdalnych burzy mózgów i oferuje takie funkcje, jak przyklejanie wirtualnych kolorowych karteczek, komentowanie, rysowanie, korzystanie z mapy myśli czy schematów Kanban. W lipcu program ten został zintegrowany z Meet, dzięki czemu wideorozmowy w zespołach projektowych mogą być jeszcze bardziej twórcze i efektywne. 

Obecnie z integracji można korzystać jedynie podczas rozmów przez Meet prowadzonych w przeglądarkach Chrome i Microsoft Edge.

Anonimowe ankiety i odpowiedzi na pytania

W wybranych planach aplikacja Meet zyskała również możliwość anonimowego zadawania pytań i odpowiadania na ankiety. Wprowadzenie tych funkcji ma na celu zwiększenie zaangażowania uczestników podczas spotkań w większym gronie oraz pomoc w ochronie prywatności, gdy spotkanie jest publiczne lub udostępniane w wielu domenach należących do firmy. 

Jeśli chodzi o anonimowe zadawanie pytań, to domyślnie opcja ta będzie włączona. Gospodarze i współgospodarze mogą ją dezaktywować, przechodząc do sekcji Czynności> Pytania i Odpowiedzi > Ustawienia (ikona zębatego koła) > Zezwalaj na zadawanie pytań anonimowo (Pytania i odpowiedzi).

Anonimowe ankiety będą zaś domyślnie wyłączone i mogą zostać aktywowane przez gospodarzy i współgospodarzy podczas udostępniania ankiety. 

Gdy użytkownik odpowie na ankietę anonimowo lub zada w taki sposób pytanie, wszelkie dane dotyczące tej aktywności pozostaną anonimowe zarówno dla innych uczestników oraz gospodarzy spotkania, jak i administratorów konsoli Google Workspace. Należy pamiętać, że Google zachowuje odpowiedzi udzielone w ankiecie oraz anonimowe pytania. Dane te są później anonimizowane lub usuwane. 

Zasady zaufania na Dysku

W 2021 roku Google ogłosiło zamknięte testy beta dla zasad zaufania w usłudze Google Drive (Dysk Google). Testowana funkcja daje administratorom większą kontrolę nad tym, jakie pliki mogą być udostępniane przez użytkowników, zarówno w obrębie organizacji, jak i poza nią. Od lipca funkcja jest dostępna jako otwarta beta dla klientów określonych planów Google Workspace. Oznacza to, że mogą z niej korzystać bez zapisywania się do żadnego programu beta. 

Reguły zaufania pozwalają administratorom określić zasady, według których użytkownicy mogą udostępniać pliki przechowywane na Dysku Google. I to zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Zasady te mogą być różne dla różnych jednostek organizacyjnych i grup, co pozwala na szczegółowe egzekwowanie zasad w przypadku każdego użytkownika z osobna. 

Reguły zaufania można włączyć w konsoli administratora – wówczas funkcja ta zastąpi „Opcje udostępniania” znajdujące się w części konsoli administracyjnej dotyczącej Dysku Google. Po dokonaniu tej czynności dotychczasowe ustawienia udostępniania dla Dysku automatycznie staną się regułami zaufania. Co ważne, włączenie zasad zaufania nie zmieni istniejących ustawień udostępniania, ani dotychczasowych konfiguracji zabezpieczeń. 

Wcześniej administratorzy mieli szeroką kontrolę jedynie nad ustawieniami udostępniania dla całego Dysku, co sprawiało, że często konieczne było dokonywanie wyboru pomiędzy takimi opcjami jak: blokowanie udostępniania na zewnątrz i udostępnianie tylko dla użytkowników zaufanych domen.

Dzięki zasadom zaufania w wersji beta administratorzy zyskali większą kontrolę nad tym, jak pliki mogą być udostępniane również wewnątrz organizacji. Na przykład mogą teraz określić, do jakich plików mają mieć dostęp użytkownicy w tej, a do jakich w innej części organizacji.

Funkcja dostępna jest w planach Google Workspace Enterprise Plus, Enterprise Standard, Education Plus oraz Education Standard.

Zbiorowe oznaczanie plików na Dysku

Wiele firm do klasyfikacji przechowywanych na Dysku plików korzysta z możliwości, jakie dają etykiety. Wdrażają one w ten sposób zasady mające na celu zapobieganie utracie danych. W lipcu Google wprowadziło zmianę, która pozwala zbiorczo zarządzać etykietami za pośrednictwem API Dysku.

Nowe funkcje API Dysku mogą być wykorzystywane do stosowania etykiet, ustawiania pól w plikach i wyszukiwania plików według metadanych etykiet. Nowe funkcje API można wykorzystać na wiele sposobów, w tym do klasyfikacji zbiorczej, przepływów pracy opartych na Apps Script, integracji z podmiotami zewnętrznymi oraz do innych potrzeb związanych z organizacją i wyszukiwaniem danych. 

Aby ta funkcja działała poprawnie, w Twojej organizacji muszą być włączone etykiety Dysku, o których więcej możesz przeczytać w Centrum Pomocy Google Workspace. Dokumentację API dla deweloperów znajdziesz zaś na stronach Drive Labels API overview oraz Labels overview.

Powiadomienia o zmianach w Dokumentach

Możliwość pracy na jednym pliku przez kilka osób należy do ulubionych funkcji wielu użytkowników Google Workspace. W gąszczu zmian dokonywanych przez współpracowników warto jednak zawsze trzymać rękę na pulsie. 

W lipcu w Dokumentach wprowadzone zostały nowości, które pomogą użytkownikom zapanować nad procesem powstawania nowego pliku. A mowa tu o powiadomieniach mailowych, informujących o tym, jakie zmiany zostały wprowadzone w pliku, kiedy to się stało i kto ich dokonał. Nowa funkcja daje możliwość określenia, o których komentarzach i zmianach mają być wysyłane powiadomienia, dzięki czemu łatwiej będzie Ci zachować kontrolę nad swoimi dokumentami.

Powiadomienia te można skonfigurować w Gmailu oraz w Dokumentach za pomocą ustawień Powiadomień (ikony dzwonka) lub po wejściu w Ustawienia > Ustawienia powiadomień. Należy pamiętać, że powiadomienia o edycji są domyślnie wyłączone. Po ich włączeniu, dla każdego dokumentu funkcja ta może być skonfigurowana w inny sposób.

Przenieś swój pakiet do FOTC i zyskaj dodatkowe zniżki

Jeśli interesujesz się nowościami w Google Workspace, to prawdopodobnie na co dzień korzystasz z tego pakietu. Mamy więc dla Ciebie dobrą wiadomość. Przechodząc pod opiekę FOTC, za Google Workspace prawdopodobnie będziesz płacić mniej niż obecnie. Napisz do nas i sprawdź, czy możemy wynegocjować dla Ciebie dodatkowe zniżki.

Pamiętaj też, że aby być na bieżąco z nowościami, warto dołączyć do naszej grupy na Facebooku. Tworzymy tam zgraną społeczność, w ramach której pasjonaci technologii chmurowych dzielą się ze sobą wiedzą i spostrzeżeniami. Z radością powitamy Cię w tym zacnym gronie!