Nowości w Google Workspace (wcześniej G Suite) 01/2019

Styczeń to czas noworocznych postanowień i podsumowań minionego roku. Nasz zespół tradycyjnie przygotował dla was przegląd wszystkich nowości w pakiecie G Suite. Kilka z nich na pewno Was zaskoczą!

Możliwość przeglądania i filtrowania raportów Google Workspace (wcześniej G Suite) według jednostek organizacyjnych w panelu raportów API

Dzięki tej opcji będziemy mogli przeprowadzać dokładniejsze badania. Możemy także przejrzeć dziennik audytu dla konkretnego działu w firmie, co pozwoli skupić się jedynie na wybranych, aktualnie badanych kwestiach. Opcja ta pozwoli monitorować szczegółowe dane, jak pamięć dyskowa, aktywni użytkownicy itp. Aby wyświetlić raport lub audyt dla konkretnej jednostki organizacyjnej możemy stosować filtry znajdujące się po lewej stronie panelu. Korzystając z interfejsu API wszystkie dane wyjściowe będą zawierały informacje na temat jednostek organizacyjnych. Możemy skorzystać z tego faktu podczas analiz tworzonych przez OU.

Bez problemu udostępniaj wszystkim pliki za pomocą Drive Beta:

Już niedługo osoby nie posiadające konta Google również będą mogły mieć dostęp do plików udostępnianych przez pakiet Google Workspace. Umożliwi to komentowanie, edytowanie itp. Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google osobom nie korzystającym z produktów Google. Wprowadzenie takiego udogodnienia będzie niezwykle przydane dla firm współpracujących z wieloma kontrahentami i pracownikami zewnętrznymi.

Wiele przedsiębiorstw korzysta na co dzień z produktów Google Workspace, jeśli partnerzy bądź współpracownicy nie posiadali konta Google wspólne edytowanie dokumentów nie było możliwe. Dzięki funkcji Drive Beta będzie można udostępniać wszystkie pliki użytkownikom nie posiadającym konta Google. Aby udostępnić pliki osobom „z zewnątrz” będzie nam potrzebny wygenerowany do tego celu kodu PIN. Jednorazowo generowane kody PIN gwarantują nam pełną kontrolę nad udostępnianym plikiem. Osoby udostępniające pliki mogą śledzić historię nanoszonych w arkuszach i dokumentach zmian, sprawdzać aktywność pozostałych użytkowników i w każdej chwili anulować przyznany dostęp. Funkcja ta działa dokładnie tak samo jak udostępnianie plików użytkownikom Google, z tą różnicą, że obejmuje ona użytkowników poza pakietem Google Workspace.

Funkcja odinstalowania aplikacji zostanie usunięta 15 stycznia 2019r.

Aby uprościć sposób kontrolowania dostępu użytkowników do konkretnych aplikacji usunięta zostanie funkcja „Odinstaluj” z panelu administratora Google Workspace. „Odinstalowanie” było starszą metodą na usunięcie aplikacji dla firm, została ona jednak zastąpiona przez opcję „Włączania” i „Wyłączania” dla użytkowników. Zmiana ta nie wpłynie w żaden sposób na dostęp użytkowników do poszczególnych aplikacji – wszyscy nadal będą mieć dostęp do aplikacji, do których byli do tej pory przypisani.

Poprawa jakości centrum bezpieczeństwa: niestandardowe wykresy pulpitu nawigacyjnego i nowe dzienniki poczty

Na początku roku wprowadzone zostaną nowe funkcje, mające na celu zwiększenie wydajności i funkcjonalności centrum zabezpieczeń.

Od stycznia będzie możliwe tworzenie niestandardowych wykresów i zapisywanie ich w panelu zabezpieczeń. Pomoże to w dostosowaniu pulpitu do naszych potrzeb: dzięki temu upewnisz się, że znajdują się tam tylko kluczowe i najciekawsze kwestie dla Ciebie i Twojej firmy. Możesz zapisywać niestandardowe wykresy by mieć pewność, że panel bezpieczeństwa skupia się tylko na interesujących dla Ciebie kwestiach (wykres niestandardowy możesz utworzyć na podstawie dowolnego zapytania z dziennika aktywności.)

Pojawi się także opcja dzięki której będziemy mogli monitorować, co dzieje się z wiadomością po jej wysłaniu bądź odczytaniu. Dzięki temu łatwiej będzie można sprecyzować wszystkie problemy z Gmailem (opcja ta pomoże także lepiej zrozumieć, jak wygląda komunikacja w naszej firmie).

Dokładne informacje o spamie dzięki użyciu opcji przeszukiwania dzienników poczty e-mail

Narzędzie do przeszukiwania poczty e-mail będzie wyświetlało przyczynę oznaczenia wiadomości jako spam. Otrzymasz szczegółowe informacje o spamie, m.in.: dowiesz się dlaczego wiadomość została lub nie została oznaczona jako spam, zostaniesz także poinformowany o potencjalnych atakach typu phishing.
Ta aktualizacja pomoże lepiej zrozumieć kroki, jakie podejmuje system klasyfikacji spamu, pomoże także zarządzać wymianą poczty. Aby uruchomić nową funkcję należy przejść do Raporty > Audyty > Poszukiwanie logu email.

Więcej możliwości z usługą Box dla Google Workspace (wcześniej G Suite)

Google Workspace udostępnia swoim klientom usługę Box, która pozwoli firmom zwiększyć produktywność i efektywność wykonywanej pracy. To rodzaj zaawansowanej technologicznie chmury, dzięki której mądrzej będziemy mogli wykorzystywać zasoby naszej firmy. Aby aktywować integrację z Box wystarczy skorzystać z panelu administracyjnego Box.

Google Fusion Tables zostaną zamknięte 3 grudnia 2018

Uruchomiona prawie 9 lat temu aplikacja przez długie lata była jednym z niewielu narzędzi służących do darmowej wizualizacji dużych zbiorów danych. Aplikacja zostanie jednak wyłączona 3 grudnia 2019 roku.

Wyświetlaj wszystkie komputery i urządzenia mobilne w jednym miejscu

Dzięki tej aktualizacji administratorzy Google Workspace uzyskają pełny obraz używanych aktualnie komputerów i urządzeń mobilnych przez pracowników firmy. Do tej pory widoczne były jedynie urządzenia z systemem Android, aktualizacja pozwoli na dodawanie urządzeń posługujących się innymi systemami operacyjnymi (Mac, Windows i Chrome). Dodane urządzenia pojawią się na liście urządzeń firmy. Aby uzyskać więcej informacji o konkretnym urządzeniu wystarczy, że klikniesz w odpowiedni rekord.

Wyświetlaj załączniki z Kalendarza Google w Google Meet

Od teraz możesz otwierać załączniki z Kalendarza Google bezpośrednio w aplikacji Google Meet. Kliknięcie załącznika spowoduje otwarcie pliku w nowej karcie wyszukiwarki. Podobnie będzie w przypadku aplikacji mobilnej Meet, w której załącznik otworzy się w najlepiej dostosowanej aplikacji.

Zarządzanie grupami dyskusyjnymi w panelu administracyjnym Google Workspace (wcześniej G Suite)

Do tej pory by zarządzać grupą trzeba było skorzystać z panelu grup na groups.google.com. 10 najczęściej używanych funkcji zostało obecne przeniesionych do panelu administracyjnego, dzięki czemu możemy wprowadzać kluczowe zmiany płynnie i bez zakłócania pracy. Jeśli jakaś funkcja nie została dodana do panelu administracyjnego Google Workspace (dawniej G Suite) możesz nadal skorzystać ze strony groups.google.com.

Karta członków grupy pozwala na szybkie zarządzanie wszystkimi osobami w naszej grupie dyskusyjnej (w tym na: szybkie dodawanie nowych członków indywidualnie, usuwanie jednego lub wielu członków grupy, filtrowanie listy według roli, wyszukiwanie według nazwy lub adresu e-mail, zmianę rolę użytkownika indywidualnie lub zbiorczo, wyeksportowanie członków do pliku CSV)

Oszczędzaj czas dzięki inteligentnym odpowiedziom w aplikacji Google Meet

Funkcja inteligentnych odpowiedzi wynika z ciągłych starań Google, by usprawnić i zoptymalizować nasz czas pracy. „Inteligentna odpowiedź” w Meet analizuje wypowiedzi użytkowników i sugeruje 3 najbardziej prawdopodobne odpowiedzi. Opcja ta korzysta z zaawansowanych metod uczenia się, co przyczynia się do sprawniejszego odpowiednia na wiadomości i efektywnego zatwierdzania projektów. Opcja „Inteligentnych odpowiedzi” jest na razie dostępna jedynie w angielskiej wersji aplikacji.

Twórz aplikacje internetowe i zarządzaj nimi za pomocą panelu administracyjnego

Google umożliwia tworzenie aplikacji i zarządzanie nimi bezpośrednio z panelu administratora Google Workspace. Prosty interfejs pozwoli Twojej firmie szybciej i efektywniej tworzyć i wykorzystywać aplikacje internetowe. Opcja „Web App” pozwoli przekształcić dowolną stronę internetową w aplikację. Tworzone przez „Web App” aplikacje nie różnią się niczym od swoich tradycyjnych odpowiedników, z tą różnicą, że po jej otwarciu zostaniemy przekierowani na adres URL w jednej z wybranych wcześniej przez nas opcji wyświetlania. Ułatwi to użytkownikom mobilnym znalezienie i poruszanie się po stronie.

Aplikacje stworzone dzięki „Web App” można dystrybuować tak, jak każdą standardową aplikację – będą one dostępne także w Sklepie Google. Pracownicy firm często preferują korzystanie z aplikacji, by mieć stały dostęp do najnowszych firmowych informacji. Aby stworzyć aplikację wchodzimy w panel administracyjny, następnie w Zarządzanie urządzeniami > Zarządzaj aplikacjami > Zarządzaj aplikacjami na urządzenia z Androidem > Zarządzaj aplikacjami z białej listy > Dodaj > Aplikacje internetowe.

Usunięcie niektórych powiadomień w panelu administracyjnym

31 grudnia 2018 nastąpiło usunięcie dwóch rodzajów powiadomień w panelu administracyjnym pakietu Google Workspace. Usunięta została ikonka dzwonka oraz wstrzymane wysyłanie powiadomień z aplikacji Google Admin na Androida i iOS. Wszyscy użytkownicy nadal będą otrzymywać powiadomienia za pośrednictwem maili.

Nowy Rok dla użytkowników pakietu Google Workspace oznacza wprowadzenie wielu nowości i innowacyjnych rozwiązań. To na pewno nie wszystkie niespodzianki, jakie Google przygotowało dla nas w 2019 roku – czekamy z niecierpliwością na kolejne aktualizacje. Jeśli chcesz być na bieżąco koniecznie obserwuj naszego bloga!