Jak zwiększyć miejsce na Dysku Google

Przechowywanie firmowych plików w chmurze jest wygodne i bezpieczne. Szczególnie jeśli w tym celu wykorzystuje się sprawdzone rozwiązania, takie jak na przykład Dysk Google. Niektóre przedsiębiorstwa borykają się jednak z problemem, jakim jest zbyt mała ilość miejsca w chmurze. Co zrobić, kiedy członkowie organizacji w pełni wykorzystali już dostępną przestrzeń dyskową? Otóż rozwiązań jest przynajmniej kilka.

Przedsiębiorstwa, które na co dzień korzystają z pakietu Google Workspace, do przechowywania firmowych danych (takich jak dokumenty, arkusze, prezentacje, zdjęcia, filmy czy emaile) wykorzystują Dysk Google. W zależności od wybranego planu subskrypcji, mają do zagospodarowania od 30 GB do 5 TB miejsca na dysku na każdą opłaconą licencję. Warto zauważyć, że stanowi to znaczącą różnicę w porównaniu do jedynie 15 GB miejsca dostępnego w prywatnym Gmailu. Dodatkowo, jeśli zajdzie taka potrzeba, firmy korzystające z planów Enterprise mogą ubiegać się o dodatkowe miejsce na dysku już w ramach wykupionych pakietów.

Co ważne, w obrębie każdej organizacji użytkownicy Google Workspace mogą elastycznie zarządzać miejscem na Dysku. W usłudze wykorzystany jest bowiem system wspólnego miejsca na dane. Ilość pamięci oferowanej w ramach każdego pojedynczego konta jest więc dodawana do wspólnej puli, którą firma może dowolnie zarządzać. Tę wspólną przestrzeń dyskową użytkownicy mogą wykorzystać w ramach takich usług jak Dysk Google, Gmail, Google Chat oraz Zdjęcia Google.

Cztery sposoby na zwiększenie miejsca na Dysku Google

Pamiętajmy jednak, że dla wielu firm Dysk Google stanowi też miejsce, w którym tworzona jest kopia zapasowa treści zapisanych dotychczas jedynie na komputerze. Dzięki temu pliki są odpowiednio zabezpieczone w chmurze, gdzie można je przechowywać przez dowolny czas. Takie użycie w połączeniu z wykorzystaniem zasobów na bieżące zadania może wyczerpać nawet duże limity jeśli chodzi o dostępne miejsce w chmurze.

Co więc zrobić, kiedy wraz z członkami Twojego zespołu w pełni zapełnicie Dysk Google? Otóż w takiej sytuacji możesz zwolnić miejsce na dysku, wykupić dodatkową przestrzeń na dane, przenieść instancję do wyższego planu subskrypcyjnego lub postąpić tak jedynie z kontami wybranych użytkowników. Przy czym ta ostatnia opcja dostępna jest wyłącznie dla firm, które swoje licencje Google Workspace wykupiły u partnera Google Cloud.

1. Zwolnienie miejsca na Dysku Google 

W sytuacji zapełnienia całej dostępnej przestrzeni dyskowej w chmurze najprostszym, i najtańszym, rozwiązaniem jest… usunięcie z Dysku Google niepotrzebnych plików. 

W kwietniu 2022 roku w konsoli administratora Google Workspace zostały wprowadzone nowe narzędzia do zarządzania przestrzenią dyskową instancji. Zmiany te pozwalają administratorom między innymi wyświetlać szczegółowe raporty wykorzystania pamięci masowej dla całej organizacji.

To właśnie w tej części konsoli możesz szybko zweryfikować, którzy użytkownicy Google Workspace wykorzystują najwięcej miejsca ze wspólnej puli. Kiedy to zrobisz, zwróć się do nich z prośbą o przeprowadzenie odpowiednich porządków. Pamiętaj przy tym, że system wspólnego miejsca na firmowe dane, w ramach którego ilość pamięci oferowanej w ramach każdego pojedynczego konta jest dodawana do wspólnej puli, nie jest obecnie dostępny w najniższym planie – Google Workspace Business Starter. Producent zapowiedział już jednak, że w 2024 roku się to zmieni.

Sprawdź też, czy niepotrzebne pliki nie zalegają na dyskach współdzielonych lub czy w instancji nie są wciąż aktywne konta osób, które już w Twojej firmie nie pracują. Pomocne może być również usunięcie dużych załączników przechowywanych na skrzynkach w Gmailu.

2. Dokupienie dodatkowej przestrzeni na Google Drive

Inną możliwością jest dodanie do wspólnej puli kolejnych bajtów przestrzeni na Dysku Google. Choć to najprostsze rozwiązanie, to niestety jest ono dość drogie. Od pewnego czasu Google oferuje tylko jedną opcję w tym zakresie. W ramach rocznej subskrypcji, która kosztuje 300 dolarów miesięcznie (!), możesz dodać 10 TB wspólnego miejsca na Dysku. W tej sytuacji, dla firm korzystających z pakietów Business Starter, Standard lub Plus dużo tańsze jest zazwyczaj przejście na wyższy plan niż opłacanie takiej subskrypcji.

Dla porządku dodajmy jednak, że kupowanie dodatkowego miejsca na Dysku Google odbywa się w następujący sposób:

1. Zaloguj się w konsoli administracyjnej jako superadministrator.
2. Otwórz Menu > Rozliczenia > Więcej usług.
3. Po lewej stronie ekranu kliknij opcję Dodatki do Google Workspace
4. W karcie Dodatkowe miejsce na dane w Google Workspace kliknij Rozpocznij.
5. Postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie.

3. Przeniesienie instancji Google Workspace na wyższy plan

Przeniesienie instancji na wyższy plan Google Workspace często jest jedną z najbardziej opłacalnych opcji. Między innymi dlatego, że oprócz większej ilości miejsca w chmurze daje też dodatkowe korzyści. Przykładem mogą tu być zaawansowane narzędzia zapewniające bezpieczeństwo danych czy dostęp do rozbudowanych wersji aplikacji Google oferowanych w pakiecie (np. do opcji nagrywania spotkań w Meet). 

Jak już wspomnieliśmy, aby zmienić wersję subskrypcji na najlepszych warunkach, najlepiej skontaktować się z partnerem Google Cloud, jakim jest FOTC.

Jednak jeśli chcesz samodzielnie wykupić u dostawcy wyższy plan (bez dodatkowych rabatów) w konsoli administracyjnej zaloguj się na konto Google z uprawnieniami superadministratora, a następnie:

1. Otwórz panel Rozliczenia.
2. Następnie kliknij opcję Dodaj subskrypcję lub przejdź na wyższą wersję.
3. Obok nazwy interesującej Cię wersji kliknij Zmień – otworzy się podstrona, na której widoczne będzie porównanie Twojej obecnej i wyższej wersji.
4. Po wybraniu odpowiedniego abonamentu, postępuj zgodnie z wytycznymi składania zamówienia.

A co, jeśli przeniesienie wszystkich użytkowników na wyższy abonament jest zbyt kosztowne lub po prostu wydaje Ci się nieuzasadnione? Jest jeszcze jedno wyjście z tej sytuacji!

4. Miks planów w obrębie jednej organizacji

Miks planów Google Workspace proponujemy firmom, które w szczególności oczekują rozwiązania korzystnego cenowo. Na wyższy plan możesz przenieść tylko kilka wybranych kont. Wówczas pozostali użytkownicy będą rozliczani w ramach obecnego abonamentu. Przy czym opcja ta dostępna jest jedynie u partnera Google Cloud, takiego jak FOTC. Co więcej subskrypcje można mieszać jedynie w obrębie poszczególnych wersji Google Workspace. Oznacza to, że członkowie Twojej organizacji mogą korzystać z różnych abonamentów w ramach wersji Business (Starter, Standard, Plus) lub w ramach wersji Enterprise (Standard oraz Plus). Nie jest przy tym możliwe mieszanie ze sobą planów klasyfikowanych jako Business i Enterprise. 

Jeśli chcesz sprawdzić, jakie konkretne możliwości oferuje w tym zakresie partner Google Cloud lub potrzebujesz pomocy w wyborze najlepszego dla siebie rozwiązania, umów się na bezpłatną konsultację ze specjalistą FOTC. Pomożemy Ci sprawdzić, która z wymienionych w artykule możliwości zwiększania miejsca na Dysku Google będzie najbardziej opłacalna dla Twojej firmy.