Czym są Grupy dyskusyjne Google i jak je utworzyć?

Grupy dyskusyjne Google to aplikacja webowa do zarządzania grupami mailowymi (czyli wspólnymi adresami wielu użytkowników), które przekierowują wiadomości do połączonych z nimi skrzynek. Narzędzie to dostępne jest we wszystkich planach Google Workspace.

Jak Grupy dyskusyjne działają w praktyce? Przykładowo, e-mail wysłany na adres marketing@fotc.com trafia równocześnie na konta mailowe wszystkich członków działu marketingu. 

Podstawowa obsługa grupowej poczty odbywa się z poziomu poczty Gmail. Jeśli jednak użytkownik chce wykorzystywać zaawansowane funkcje grup – takie jak przypisywanie wiadomości do osoby, blokowanie wątków czy zarządzanie nimi – powinien otworzyć aplikację w osobnej karcie przeglądarki.

Grupy dyskusyjne – możliwości wykorzystania przez użytkownika

Grupy mailowe dają użytkownikom Google Workspace wiele możliwości. Dzięki nim można m.in. wygodne uczestniczyć w dyskusji online, korespondować z innymi przy użyciu e-maili, współpracować nad projektami czy organizować spotkania i wydarzenia.

Po uruchomieniu aplikacji w przeglądarce otwiera się widok Moje grupy, gdzie widoczna jest lista wszystkich grup, do których należy użytkownik. Z tego poziomu można:

• zarządzać subskrypcją – czyli wybrać jakiego rodzaju maile z danej grupy mają pojawiać się w skrzynce;
• oznaczyć ulubione grupy gwiazdką;
• opuścić wybrane grupy.

Kliknięcie grupy pozwala na przejrzenie historii wszystkich wątków mailowych. W tym widoku, po lewej stronie ekranu pojawia się panel z zakładkami: członkowie, informacje o grupie i zarządzanie członkostwem.

Inne grupy utworzone w ramach organizacji można znaleźć w zakładce Wszystkie grupy. Przy niektórych z nich widnieje przycisk, za pomocą którego użytkownik może wysłać prośbę o dołączenie, ale na liście najprawdopodobniej znajdą się też grupy zamknięte. 

Czytaj też: Alias w Gmailu – co to jest i jak go utworzyć

Jak utworzyć Grupę dyskusyjną Google – instrukcja krok po kroku

Aby utworzyć grupę dyskusyjną z poziomu użytkownika, wystarczy w aplikacji kliknąć przycisk Utwórz grupę, a następnie uzupełnić w kreatorze wszystkie potrzebne dane:

1. Wpisać informacje o grupie.

2. Określić ustawienia prywatności.

3. Dodać użytkowników, którzy od teraz będą członkami danej grupy.

4. Kliknąć przycisk Utwórz grupę.

5. Po wykonaniu tych czynności należy poczekać kilka minut, aż grupa będzie aktywna.

Warto pamiętać, że nie każdy użytkownik może utworzyć własne grupy mailowe w domenie firmy. Zależy to bowiem od nadanego mu poziomu uprawnień. Jeśli te ostatnie będą niewystarczające, to po kliknięciu w przycisk Utwórz grupę pojawi się komunikat: Nie masz uprawnień do tworzenia grup w tej domenie. Skontaktuj się z administratorem IT, aby uzyskać więcej informacji.

Administracyjne ustawienia grup

Administratorzy Grup dyskusyjnych Google mogą tworzyć grupy dla działów, zespołów lub innych grup użytkowników w organizacji. Co ważne, zawsze zachowują oni uprawnienia właściciela we wszystkich grupach w swojej domenie. I to niezależnie od tego, przez kogo dana grupa została utworzona.

Administratorzy – podobnie jak użytkownicy – mogą tworzyć grupy z poziomu aplikacji, ale mogą to zrobić również w konsoli administracyjnej. Ta druga opcja daje im większe możliwości odnajdywania członków, dodawania wielu użytkowników równocześnie i przypisywania grupom funkcji. 

Co więcej, tylko grupy utworzone w konsoli mogą być używane jako grupy konfiguracji, czyli takie, które dają możliwość określania zaawansowanych funkcji i usług.

Dzięki grupom konfiguracji administrator może dobrać ustawienia usług do potrzeb wybranych użytkowników. Przykładowo, może zezwolić grupie na zatwierdzanie filmów w YouTube lub zezwolić zespołowi na udostępnianie plików z Dysku osobom spoza organizacji.

Dlaczego warto przypisywać ustawienia do grup konfiguracji? Otóż w ten sposób można dostosować je do potrzeb wybranych osób bez zmieniania w konsoli struktury organizacyjnej:

• Grupy konfiguracji mogą obejmować dowolnych użytkowników w organizacji. 
• Ustawienia grupy użytkowników zawsze zastępują ustawienia jednostki organizacyjnej.
• W przeciwieństwie do jednostek organizacyjnych, użytkownicy mogą należeć do wielu grup konfiguracji.

Administrator ma również możliwość utworzenia grup dynamicznych. To rozwiązanie pozwala na bardziej wydajne zarządzanie członkostwem poszczególnych grup. Administrator określa reguły, na podstawie których użytkownicy są przypisywani do grup. Następnie konta w domenie są automatycznie dodawane lub usuwane z grupy, w zależności od tego, czy charakteryzują je określone wcześniej atrybuty.

Dobrze wykorzystane grupy dyskusyjne potrafią być dużym wsparciem w komunikacji zespołu i zarządzaniu organizacją. Jeśli chcesz zacząć wykorzystywać je w praktyce, albo potrzebujesz wsparcia technicznego w ich obsłudze, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy.