8 powodów, by przejść do Google Workspace Enterprise

Spis treści

Google Workspace to umieszczony w chmurze zestaw aplikacji, który oferowany jest w ramach czterech planów subskrypcyjnych – Business Starter, Business Standard, Business Plus oraz Enterprise. Pierwsze trzy przeznaczone są dla firm, których liczba pracowników nie przekracza 300 osób. Czwarty nie ma górnego limitu użytkowników, co sprawia, że wiele osób postrzega go jako abonament, który powstał z myślą o korporacjach. A to nie do końca prawda.

Google Workspace Enterprise posiada wprawdzie wiele zaawansowanych funkcji, które są szczególnie ważne dla dużych firm. Jednak narzędzia udostępnione w ramach tego planu mogą być też niezwykle pomocne – a czasem koniecznie potrzebne – w stosunkowo małych organizacjach.

Poznaj Google Workspace Enterprise w praktyce

FOTC to niższe ceny pakietów i wsparcie 24/7.

Testuj dłużej niż inni

Na szczęście w najwyższym pakiecie Google Workspace nie został określony również dolny limit użytkowników. Oznacza to, że z oferowanych tu usprawnień mogą korzystać wszyscy. Oto 10 funkcji (i cech), które nie są dostępne w planach niższych niż Google Workspace Enterprise lub są w nich dostępne w ograniczonym zakresie.

1. Więcej miejsca na dysku

Jedną z podstawowych cech odróżniającą od siebie poszczególne pakiety Google Workspace jest ilość miejsca na Dysku Google, którą ma do dyspozycji każdy użytkownik w instancji. W planie Business Starter na jednego konto przypada 30 GB. W planie Enterprise powierzchnia ta zwiększa się aż do 5 TB.

Co więcej, przedsiębiorstwa, w których 5 TB na osobę to wciąż za mało, mogą poprosić o zwiększenie przestrzeni dyskowej. W tym celu wystarczy skontaktować się z zespołem pomocy Google lub z partnerem Google Cloud. W FOTC wszelkie związane z tą kwestią negocjacje przeprowadzimy w Twoim imieniu.

Warto pamiętać, że przechowując pliki na dysku w chmurze, masz do nich dostęp z każdego urządzenia, na którym możesz się zalogować za pośrednictwem konta Google. Inaczej niż w przypadku dysków lokalnych, Twoje dane będę bezpieczne nawet jeśli firmowy komputer ulegnie awarii lub zostanie skradziony.

2. Większe możliwości Meet

Aplikacja Meet dostępna jest we wszystkich pakietach Google Workspace. Jednak w planie Enterprise ma ona większe możliwości. Po pierwsze w tańszych pakietach w spotkaniach może brać udział jednocześnie 100-150 osób. W planie Enterprise liczba ta zwiększa się do 500 (opcja dostępna też w pakiecie Business Plus).

Czytaj też: 10 sposobów na to, aby Twoje spotkanie online było efektywne

Możliwość uczestniczenia w spotkaniu za pośrednictwem numeru telefon udostępna jest też w niższych pakietach usługi. Jednak tylko w Google Workspace Enterprise generowane są numery krajowe. W praktyce oznacza to swobodą możliwość uczestniczenia w konferencji z poziomu telefonu. Łączenie się bowiem za pośrednictwem numeru z amerykańskim prefiksem najczęściej narazi firmę na znaczne koszty.

W żadnym innym planie niż Google Workspace Enterprise nie jest też dostępna funkcja prowadzenia transmisji na żywo w firmowej domenie. Możliwość tę docenią szczególnie organizacje edukacyjne oraz przedsiębiorstwa, które organizują konferencje lub korzystają z formatu transmisji do komunikacji wewnętrznej.

3. Tworzenie aplikacji bez kodowania w AppSheet

AppSheet to dostępna w pakiecie Enterprise platforma, która pozwala tworzyć mobilne i webowe aplikacje osobom bez znajomości języków programowania. Narzędzie wpisuje się w nowy trend tworzenia oprogramowania – no code. Dzięki temu podejściu firmy mogą skupić się na usprawnianiu wewnętrznych procesów i rozwoju biznesu, zamiast tracić czas na kodowanie.

Platforma AppSheet tworzy aplikacje w oparciu o informacje dostępne w arkuszach kalkulacyjnych, bazach danych oraz formularzach. Co ważne, narzędzie to jest kompatybilne z platformami spoza ekosystemu Google. Można w nim tworzyć programy z wykorzystaniem AWS DynamoDB, Office 365, Box czy Salesforce.

Do tworzenia interfejsu aplikacji udostępnione zostały szablony UX, przy użyciu których można tworzyć mapy, kalendarze, panele informacyjne itp. AppSheet daje również możliwość wykorzystywania w aplikacjach automatycznych procesów, takich jak wysyłanie powiadomień, tworzenie raportów czy generowanie e-maili.

4. Przeszukiwanie wszystkich zasobów w Cloud Search

Wiele firm tworzy w swojej historii zasoby, z których nikt nie korzysta. Nie dlatego, że nie są wartościowe, ale dlatego, że pracownicy nie wiedzą o ich istnieniu. Cloud Search pozwala przeszukiwać wszelkie zasoby przechowywane przez organizację w chmurze.

Zespoły mają więc łatwy i szybki dostęp do plików stworzonych w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach czy Kalendarzach i wszelkich innych danych składowanych na firmowych dyskach.

Narzędzie to dostępne jest też w niższych abonamentach, przy czym tańsze pakiety umożliwiają jedynie przeszukiwanie zasobów wewnętrznych. Plan Enterprise pozwala również wyszukiwać zasoby zewnętrzne, czyli przechowywane w repozytoriach, które zostały wcześniej skonfigurowane z Google Workspace.

5. Data Loss Protection

Pakiet Enterprise wkłada w ręce administratorów szereg potężnych narzędzi, pozwalających zadbać o bezpieczeństwo instancji na naprawdę wysokim poziomie. Pierwszym z nich jest możliwość tworzenia reguł DLP, za pomocą których można zwiększyć kontrolę nad danymi przechowywanymi na Dysku. Ma to zastosowanie szczególnie wtedy, gdy pracownicy próbują udostępnić jakiś plik poza organizację.

Sposób wykorzystania reguł DLP przebiega w trzech krokach:

Administrator tworzy regułę DLP, czyli określa, jakie dane chce chronić (np. numery kart kredytowych), jakie zdarzenia są niepożądane (np. udostępnianie pliku poza domenę) oraz co ma się stać po wykryciu incydentu (np. wysłanie alertu).
Narzędzie szuka na dysku przypadków naruszenia reguły DLP.
Jeśli zostanie wykryty zdefiniowany w regule incydent, narzędzie podejmie określone wcześniej działanie.

Widok reguł DLP w konsoli administracyjnej Google Workspace Enterprise

Możliwość zdefiniowania reguł DLP jest o tyle istotna, że w innym wypadku o zaistnieniu niepożądanych zdarzeń administrator mógłby się nawet nigdy nie dowiedzieć.

6. Dostęp zależny od kontekstu

Dostęp zależny od kontekstu umożliwia administratorowi stworzenie zasad dostępu albo do wybranych aplikacji, albo dla całego pakietu Google Workspace. Warunki te mogą opierać się na takich atrybutach, jak tożsamość użytkownika, stan zabezpieczeń urządzenia czy adres IP.

Administrator zarządzający instancją Google Workspace w wersji Enterprise może zezwolić użytkownikowi na dostęp do aplikacji jedynie na firmowych komputerach, tylko w ramach firmowej sieci lub wyłącznie z poziomu urządzeń chronionych silnym hasłem. Oczywiście to tylko kilka wybranych opcji.

Kiedy użytkownik już otrzyma dostęp, będzie on podlegał stałej weryfikacji. W przypadku aplikacji SAML ocena będzie dokonywana podczas każdego logowania.

7. Centrum bezpieczeństwa

Kolejnym ważnym narzędziem dostępnym w Google Workspace jedynie w wersji Enterprise jest Centrum Bezpieczeństwa, które można znaleźć w konsoli administracyjnej. Zostało ono podzielone na trzy części.

Panel bezpieczeństwa, w którym wyświetlają się zaawansowane raporty. W narzędziu można analizować m.in. takie elementy jak liczba wiadomości uwierzytelnionych i zaszyfrowanych w danym czasie; podejrzane działania na urządzeniach czy nieudane próby logowania.

Ujednolicony panel centrum bezpieczeństwa

Narzędzie do analizy zagrożeń służy do identyfikowania problemów z prywatnością i bezpieczeństwem. Administrator może tu na przykład przeglądać dane na temat urządzeń czy wiadomości w Gmailu lub wyświetlać zdarzenia z dzienników takich aplikacji jak Dysk, Meet czy Kalendarz.

Poziom bezpieczeństwa to narzędzie, które pokazuje stan zabezpieczenia instancji. Można tu sprawdzić, które elementy zostały skonfigurowane w bezpieczny sposób, a które wciąż wymagają poprawy.

Co ważne, specjaliści oceniają, że do 2025 roku nawet 99% incydentów bezpieczeństwa w chmurze będzie wynikać z błędów po stronie użytkownika. Jeśli nie masz pewności co do tego, czy dane Twojej firmy są odpowiednio chronione, możemy pomóc Ci to zweryfikować. W FOTC oferujemy usługę audytu bezpieczeństwa, który polega na szczegółowym sprawdzeniu ustawień Twojej instancji Google Workspace pod kątem jej zabezpieczenia przed wyciekami danych, cyberatakami oraz nieuczciwymi działaniami pracowników. W ramach usługi szczegółowo analizujemy ponad 150 punktów ryzyka w obrębie ośmiu kluczowych obszarów. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz na naszej stronie dotyczącej audytu bezpieczeństwa.

8. Wybór regionu przechowywania danych

Google Workspace Enterprise umożliwia również określenie obszarów geograficznych, w jakich przechowywane mają być określone dane. Mowa tu o fizycznej infrastrukturze, czyli o serwerach, na których opiera się działanie chmury Google. Dostępne opcje to brak preferencji, Europa lub Stany Zjednoczone.

Reguły, które mogą zdefiniować administratorzy, dotyczą danych w spoczynku dla takich programów jak Dysk, Kalendarz, Formularze, Gmail, Arkusze, Dokumenty, Prezentacje, Chat, Meet, Witryny, Keep oraz Vault.

Wsparcie partnera przy migracji do Google Workspace Enterprise

Dużym przedsiębiorstwom migracja do Google Workspace Enterprise może wydawać się skomplikowana. Oczywiście podczas przygotowania do tego procesu w organizacji zatrudniającej kilkaset osób należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Jednak jako certyfikowany partner Google Cloud dysponujemy wiedzą i doświadczeniem, które sprawią, że przeniesienie Twojej firmy do nowego narzędzia przebiegnie bardzo sprawnie. Zawsze dbamy też o zachowanie najwyższych norm bezpieczeństwa.

Nie zapominajmy, że pakiet Enterprise doskonale sprawdzi się również w mniejszych przedsiębiorstwach, którym zależy na dodatkowych warstwach bezpieczeństwa lub dodatkowych funkcjach narzędzi dostępnych w usłudze.

Skontaktuj się z nami, abyśmy mogli poznać konkretną sytuację Twojej firmy, wynegocjować dla Ciebie najlepsze warunki świadczenia usługi. Następnie nasi technicy zaplanują i przeprowadzą wdrożenie. To zmiana, której pozytywne skutki odczujesz natychmiast.