Basic vs. Business vs. Enterprise – który pakiet Google Workspace (wcześniej G Suite) wybrać?

To, że bezpieczna i profesjonalna poczta firmowa jest ważna, wie każdy przedsiębiorca. Nie każdy jednak czuje się pewnie, stając przed wyborem najlepszej usługi – producentów jest wielu, a każdy z nich oferuje kilka różnych wariantów. Jeśli, podobnie jak tysiące polskich firm, zdecydujesz się na Google Workspace, czyli biznesową odsłonę Gmaila, to ten artykuł ułatwi Ci podjęcie kolejnej ważnej decyzji. Który spośród trzech pakietów Google Workspace najlepiej spełni potrzeby Twojej firmy? Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Najpierw przyjrzymy się bliżej funkcjom i możliwościom, jakie dają nam pakiety Google Workspace Basic i Business – te dwa warianty usługi są obecnie najczęściej wybierane przez firmy z sektora SMB. Następnie przejdziemy do porównania pakietu Google Workspace Enterprise z dwoma poprzednimi. Wersji Enterprise poświęciliśmy też osobny wpis na naszym blogu.

Wspólne cechy wszystkich pakietów Google Workspace (wcześniej G Suite)

Niezależnie od tego, którą wersję Google Workspace wybierzesz, zyskasz dostęp do następujących aplikacji, funkcji i możliwości:

• Poczta Gmail w firmowej domenie z wygodną wyszukiwarką korespondencji i możliwością zarządzania wszystkimi kanałami kontaktu (maile, wideokonferencje Meet, czat, pokoje dyskusyjne) w jednym oknie przeglądarki. 
• Zestaw biurowych aplikacji do edycji plików:
  • Arkusze Google
  • Dokumenty Google
  • Prezentacje Google
  • Formularze Google
  • Witryny Google

• Aplikacje mobilne na Android i iOS,
• Współdzielenie plików, kontrola uprawnień współpracowników, historia zmian w dokumentach i współpraca w czasie rzeczywistym,
• Dostęp do plików w chmurze na dowolnym urządzeniu po zalogowaniu się na konto Google,
• Brak reklam i zaawansowane filtry antyspamowe w poczcie,
• Możliwość pracy w trybie offline,
• Konsola administracyjna, która umożliwia zdalne zarządzanie kontami użytkowników i ustawieniami całej instancji,
• 99,9% SLA – gwarancja stałego dostępu do usługi,
• Dwustopniowa weryfikacja,
• Grupy mailowe oraz aliasy, 
• Platforma społecznościowa Google Currents.

Każdy z pakietów Google Workspace pozwala na sprawną współpracę na różnego rodzaju plikach, z dowolnego miejsca na świecie. Jednak jeżeli zależy nam na dodatkowych funkcjonalnościach warto przyjrzeć się im bliżej.

Google Workspace (wcześniej G Suite) Basic vs Business vs Enterprise –  porównanie

Google Workspace Basic i Business to najczęściej wybierane pakiety, które w pełni zaspokajają potrzeby małych i średnich firm. Jeśli jednak prowadzisz wyjątkowo duże przedsiębiorstwo lub jesteś w branży, w której zaawansowane zabezpieczenia i kontrola to podstawa (np. w branży finansowej czy medycznej), to warto rozważyć wybór pakietu Google Workspace Enterprise.

Zobacz też:

• Czy chmura Google Workspace jest zgodna z prawem?

Regiony danych

W wersji Google Workspace Basic region danych przypisywany jest automatycznie, ale już wersje Google Workspace Business i Enterprise pozwalają administratorom na wybór regionu, w którym przechowywane będą dane organizacji. Domyślnie każda organizacja ma zaznaczoną opcję “Bez znaczenia”, jednak możliwe jest zmienienie regionu przechowywania danych na Europę lub Stany Zjednoczone

Dyski Zespołu

Dyski Zespołu są funkcją Dysku Google dla użytkowników Google Workspace Business i Enterprise, która ma na celu usprawnienie pracy zespołów. Korzystanie z niej pozwala na korzystanie z kilku udogodnień, do których należą:

• łatwiejszy dostęp do treści – jeżeli dany użytkownik zostanie dodany do Grupy Dyskusyjnej, automatycznie otrzyma dostęp do wszystkich dysków.
• dostęp do plików po odejściu pracownika – nawet jeżeli w firmie zmienią się pracownicy, dzięki korzystaniu z Dysku Zespołu mamy możliwość korzystania z utworzonych przez nich plików.
• ulepszone reguły udostępniania – każdy członek dysku ma dostęp do tej samej treści,

Google Vault

Google Vault to narzędzie, które pozwala na archiwizowanie oraz ochronę danych. Do jego podstawowych możliwości należą:

• eksportowanie danych
• zabezpieczenie danych na potrzeby postępowań sądowych
• śledzenie aktywności użytkowników
• archiwizacja danych

Użycie narzędzia pozwala na tworzenie własnych reguł przechowywania oraz przywracanie danych.
Google Vault jest dostępny dla pakietu Google Workspace od wersji Business. Dla porównanie w wersji Google Workspace Basic dane można przywrócić jedynie do 25 dni. Możliwe jest wykupienie aplikacji dla wersji Basic, jednak opcja ta nie jest opłacalna.

Miejsce na Dysku Google

Pakiet Google Workspace pozwala na bezpieczne przechowywanie plików w chmurze. Mogą to być zarówno pliki z aplikacji Google – np. Arkusze i Dokumenty, jak i multimedia i pliki z zewnętrznych aplikacji w dowolnym formacie. Możesz przechowywać je prywatnie lub udostępnić je współpracownikom – w formie całych folderów czy pojedynczych plików. Podczas udostępniania masz prawo zdecydować, czy chcesz aby odbiorcy mogli edytować, komentować czy tylko wyświetlać pliki.
Istotną różnicą jest jednak ilość miejsca w przestrzeni dyskowej. Wersja Basic pozwala jednemu użytkownikowi przechowywać jedynie 30 GB plików na Dysku Google, w wersji Business jest to aż 1 TB. Jeżeli nasza organizacja ma więcej niż 5 kont, użytkownicy mogą korzystać z nielimitowanej przestrzeni dyskowej. 

W Google Workspace Enterprise przestrzeń w chmurze jest nieograniczona niezależnie od liczby kont. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o Dysku Google? Przejdź do artykułu Dysk Google – jak przechowywać firmowe dokumenty i pliki

Tworzenie aplikacji niestandardowych w AppMaker

Pakiety Google Workspace Business i Enterprise oferują jeszcze jedną możliwość, która z pewnością może przydać się wielu organizacjom. Jest nią samodzielne tworzenie wewnętrznych aplikacji biznesowych bez konieczności nauki języka programowania.
Idealnym przykładem użyteczności jest stworzenie aplikacji, która umożliwia przypisywanie osób do danego projektu.

Google Meet

Aplikacja Google Meet jest dostępna w każdej wersji pakietu Google Workspace. Wersje różnią się jedynie ilością osób, które w jednym czasie mogą dołączyć do rozmowy. W Google Workspace Basic jest to 100 osób, natomiast wersja Business pozwala na przeprowadzenie wideokonferencji z aż 150 osobami jednocześnie.

Limit aktywnych członków wideokonferencji w w najwyższym pakiecie to 250, ale to nie jedyna korzyść – Google Workspace Enterprise pozwala też na nagrywanie spotkań oraz organizację streamu wideo nawet dla 100 000 widzów.

Kontrola i bezpieczeństwo danych

Google oferuje nam wiele opcji wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń firmowych danych, które są przechowywane w chmurze. Na cenne dane czyha wiele zagrożeń, takich jak włamanie na konto, zgubienie telefonu lub pozostawienie zalogowanej poczty w miejscu publicznym. Z pomocą przychodzą niestandardowe alerty dla administratorów dostępne w wersji Google Workspace Business oraz Enterprise. Dzięki temu od razu dowiedzą się o nietypowych aktywnościach na koncie danego użytkownika, na przykład udostępnianiu osobom spoza domeny poufnych dla firmy plików.
Administrator ma wtedy możliwość wylogowania użytkownika z danego urządzenia oraz zmiany hasła, a także wyczyszczenie danych firmy z urządzenia.

Google Cloud Search

Google Cloud Search pozwala na wyszukiwanie informacji w całej domenie (na kontach wszystkich użytkowników) we właściwym momencie. Użytkownicy mają możliwość jednoczesnego przeszukiwania Gmaila, Dysku oraz Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Formularzy. Narzędzie to pozwala w szybki sposób znaleźć niezbędne pliki.
Aplikacja ta dostępna jest w wersji Google Workspace Business i Enterprise

Opcje bezpieczeństwa dostępne wyłącznie w Google Workspace (wcześniej G Suite) Enterprise

Google Workspace Enterprise to pakiet przeznaczony dla dużych firm, w których doświadczeni administratorzy systemów informatycznych potrzebują zaawansowanych narzędzi do monitorowania bezpieczeństwa danych firmy. Dodatkowe opcje w konsoli administracyjnej, to:

• System DLP (ang. Data Loss Prevention)
• Centrum bezpieczeństwa Google Workspace
• Szyfrowanie danych w Gmailu
• Kontrola dostępu
• Zaawansowana analityka
• Dzienniki Gmaila w BigQuery

Pełne porównanie wszystkich wersji Google Workspace: Basic, Business, Enterprise znajdziesz w tym pliku PDF.

Którą wersję wybrać? Warto zastanowić się nad tym, jakie funkcje są dla nas najbardziej istotne. Można także skorzystać z porady Partnera Google, który przedstawi zalety każdego z pakietów oraz doradzi najbardziej odpowiednie rozwiązanie.
Przetestuj wybraną wersję Google Workspace przez 30 dni za darmo, rejestrując się na naszej stronie.