Przyczyn, dla których wiadomości e-mail nie trafiają na konta Gmail użytkowników może być przynajmniej kilka. Różnią się one w zależności od tego, czy nie otrzymujesz korespondencji tylko od wybranych nadawców, czy może w ogóle żadne wiadomości w Twoim Gmailu nie trafiają do folderu Odebrane. Dziś pochylimy się nad najbardziej prawdopodobnymi powodami, dla których mogą występować takie sytuacje i odpowiemy sobie na pytanie, co zrobić, kiedy się pojawią.
Błędna konfiguracja rekordów MX
Jeśli niedawno wykupiłeś biznesową licencję Google Workspace (np. Google Workspace Business Starter, Standard lub Plus) i korzystasz z Gmaila w domenie swojej firmy, to problem z niedochodzącą korespondencją może leżeć po stronie źle skonfigurowanych rekordów MX.
Rekordy MX, czyli Mail Exchange, kierują pocztę przesyłaną na adres w danej domenie na serwery hostujące konta e-mail użytkowników tej domeny. Inaczej mówiąc, jeśli korzystasz z Google Workspace, musisz zmodyfikować rekordy MX tak, by wiadomości e-mail wysyłane na adres w domenie Twojej firmy trafiały na serwery pocztowe należące do Google.
Jeśli tego nie zrobiłeś lub konfiguracja przebiegła nieprawidłowo, Twoja poczta nie będzie działać poprawnie. Wszystko dlatego, że maile, które nadawcy wysyłają na adres w Twojej domenie, mogą wciąż trafiać na serwer poprzedniego hostingodawcy domeny lub po prostu wracać na adres nadawcy.
Informacje o tym, jak prawidłowo skonfigurować rekordy MX, znajdziesz w oficjalnej dokumentacji Google.
Technicy FOTC zrobią to za Ciebie!
Pamiętaj przy tym, że MX to tylko jeden z rekordów (obok np. SPF, DKIM czy DMARC), który należy ustawić, aby działanie poczty było prawidłowe i nikt nie mógł podszyć się pod adresy użytkowników w Twojej domenie. Jeśli więc nie masz pewności co do tego, jak przeprowadzić taką konfigurację, albo obawiasz się, że zrobisz to źle, zgłoś się do nas. Specjaliści FOTC przeprowadzą migrację Twojej poczty do Google Workspace i wezmą pełną odpowiedzialność za prawidłowe ustawienie wszystkich rekordów DNS.
Wyczerpany limit miejsca na wiadomości e-mail
Najczęstszą przyczyną nieotrzymania wiadomości na konto e-mail w przypadku kiedy na skrzynkę odbiorczą nie dochodzi korespondencja od żadnego nadawcy jest przekroczenie limitu konta e-mail. W takiej sytuacji najprostszym rozwiązaniem będzie uporządkowanie skrzynki. Usuń niepotrzebne maile i uprzątnij z Dysku Google pliki, których już nie używasz.
Efektywną strategią w tym zakresie jest odszukanie wiadomości e-mail, do których dołączone zostały ciężkie załączniki. Jeśli chcesz odnaleźć je w kilka chwil, wystarczy, że skorzystasz z odpowiedniego filtra. W tym celu w pasku wyszukiwania kliknij ikonę pokaż opcje wyszukiwania.
A następnie w sekcji rozmiar wybierz więcej niż i określ wagę pliku (np. 25 MB).
W przypadku Gmaila dla firm możesz też podejść do tej sprawy nieco inaczej. W tym celu koniecznie zajrzyj też do naszego artykułu, w którym pokazujemy 4 proste sposoby na to, jak zwiększyć limit na Dysku Google.
System wykrywania spamu aplikacji Gmail
Jako użytkownik Gmaila pewnie wiesz, że poczta ta posiada doskonałe filtry antyspamowe,. Z tego powodu algorytm może automatycznie przenosić do folderu spam korespondencję, którą uzna za nieinteresującą lub niebezpieczną dla odbiorcy. Jeśli więc w swojej skrzynce odbiorczej nie potrafisz znaleźć tylko wybranych maili, upewnij się, czy nie zostały umieszczone w folderze spam.
Gmail automatycznie identyfikuje w ten sposób wiadomości, co do których ma podejrzenia, że są na przykład zainfekowane złośliwym oprogramowaniem, próbują podszyć się pod innego nadawcę czy wyłudzić informacje. Jako spam zakwalifikowane zostaną też puste maile czy posiadające podejrzany załącznik. U góry każdej wiadomości Gmail zawsze informuje, dlaczego dany e-mail został uznany za spam.
Nadawca znajduje się na liście zablokowanych adresów
W Google Workspace administratorzy mają możliwość zarządzać przychodzącymi wiadomościami e-mail w organizacji. Mogą na przykład automatycznie odrzucać maile od wybranych nadawców.
Jeśli administrator doda w konsoli adres do listy odrzuconych nadawców, osoba ta nie będzie mogła wysyłać maili do użytkowników w danej organizacji. Poza tym każdy użytkownik samodzielnie może utworzyć filtr, który będzie wyłapywał maile od określonych adresów lub grup mailowych i automatycznie umieszczał je w koszu. Listę tak sklasyfikowanych nadawców znajdziesz w ustawieniach Gmaila, w zakładce Filtry i zablokowane adresy.
Problemy z serwerem nadawcy
W przypadku kiedy masz problem z otrzymywaniem poczty od konkretnej osoby, problem może leżeć po jej stronie. Prawdopodobnie ma on nieprawidłowo skonfigurowany serwer odpowiedzialny za wysyłkę maili.
Może być też tak, że jej domena znalazła się na czarnej liście nadawców. Wtedy serwery Google będą identyfikować ją jako potencjalnie niebezpieczną. W takiej sytuacji możesz jedynie skontaktować się z tą osobą i zasugerować jej, aby skontaktował się ze swoim dostawcą poczty w celu uzyskania dalszej pomocy.
Sprawdź, czy e-mail został dostarczony do Google
Jeśli w swojej firmie pełnisz rolę administratora Google Workspace, w konsoli znajdziesz narzędzie do przeszukiwania dzienników poczty e-mail (ELS). Pomaga ono znaleźć brakujące wiadomości e-mail i rozwiązywać problemy, które powodują niedostarczenie korespondencji na konta użytkowników w Twojej instancji.
Jest to miejsce, w którym sprawdzisz też, czy do wiadomości e-mail zostały na przykład przypisane jakieś etykiety. Zweryfikujesz też ich lokalizację oraz to, czy korespondencja została oznaczona jako spam lub czy może użytkownik usunął ją już po dostarczeniu.
Narzędzie ELS umożliwia wyszukiwanie wiadomości na podstawie różnych kryteriów, takich jak na przykład:
- nadawcy lub odbiorcy w organizacji;
- adres e-mail, adres IP lub domena;
- wskazany zakres czasowy;
- wysłanie e-maila do grupy dyskusyjnej lub innych list adresowych w Twojej organizacji.
Brakujące wiadomości możesz znaleźć za pomocą dzienników poczty, jeśli mail znalazł się na serwerze Google w ciągu ostatnich 30 dni. Aby skorzystać z narzędzia, w zaloguj się do konsoli kontem administratora. Następnie przejdź ścieżkę Menu > Raportowanie > Przeszukiwanie dzienników poczty e-mail. Tu możesz określić konkretne kryteria, po jakich ma zostać wyszukany e-mail. Mogą to być na przykład adres nadawcy czy data,kiedy wiadomość e-mail została wysłana.
Podsumowanie
Teraz już znasz najczęstsze przyczyny tego, że na Twoje konto Gmail nie przychodzą e-maile. Pamiętaj przy tym, że prawidłowe działanie poczty jest uzależniona od wielu czynników, a problem z niedochodzącą korespondencją nie zawsze musi leżeć po Twojej stronie. Dzieje się tak zarówno w przeglądarce na komputerze jak i w oficjalnej aplikacji Gmail na urządzeniu mobilnym.
Jeśli zaś chcesz zacząć korzystać z pakietu narzędzi od Google w swojej firmie lub potrzebujesz wsparcia technicznego przy konfiguracji już wykupionej licencji, skontaktuj się z jednym z naszych specjalistów. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.
