9 problemów z pocztą, o których zapomnisz, kiedy przeniesiesz się do Gmaila przy wsparciu FOTC

E-mail to obecnie dla wielu firm podstawowe narzędzie prowadzenia biznesu. Niestety na początku działalności przedsiębiorcy często wybierają nieodpowiedniego dostawcę poczty lub decydują się na własny serwer, choć nie mają odpowiednich zasobów, żeby go odpowiednio zabezpieczyć, a później – konserwować. Z czasem rodzi to szereg problemów, które utrudniają pracę zespołowi, prowadzą do nieporozumień z klientami, a, nierzadko, paraliżują nawet działanie firmy. 

Poniżej przyjrzymy się dziewięciu problemom, które można zupełnie wyeliminować, przenosząc swoją pocztę do firmowego Gmaila, będącego częścią pakietu Google Workspace. Opowiemy też, na które elementy konfiguracji firmowych skrzynek należy zwrócić szczególną uwagę, gdyż są one newralgiczne do prawidłowego i bezpiecznego działania poczty.

1. Przestoje w dostawie usługi

Posiadając własny serwer pocztowy w firmie musisz nie tylko dbać o jego fizyczną konserwację, ale też odpowiedni poziom zabezpieczeń przed wirusami czy atakami. Opłacanie specjalistów, którzy się tym zajmują, często sporo kosztuje. Co gorsza, nawet najlepszy administrator nie jest w stanie chronić Twojego sprzętu przez 24 godziny na dobę. W konsekwencji może dojść do przerwy w dostawie usługi, co z kolei może poskutkować paraliżem pracy w Twojej firmie. 

Podobnie rzecz ma się z lokalnymi dostawcami poczty. Oczywiście serwery takich dostawców najczęściej są doskonale zabezpieczone, niemniej – ze względu na rozmiar prowadzonej działalności – firmy te często nie są w stanie całkowicie uchronić swojego sprzętu przed usterkami. 

Jednak jeśli na swoją firmową pocztę wybierzesz Gmaila, problem ten praktycznie zniknie. Google oferuje swoim klientom umowę o gwarantowanym poziomie usługi, czyli SLA (Service Level Agreement), w ramach której zobowiązuje się, że aplikacje wchodzące w skład pakietu Google Workspace będą dostępne dla użytkowników przez minimum 99,9% czasu w każdym miesiącu kalendarzowym. 

Tak naprawdę przerwy w dostawie Gmaila praktycznie się nie zdarzają. Jednak gdyby zdarzył się – niezwykle mało prawdopodobny – przypadek, że czas świadczenia usługi spadłby poniżej poziomu deklarowanego w SLA, możesz to zgłosić. Jeśli zrobisz to w ciągu 30 dni od awarii, otrzymasz rekompensatę w postaci wydłużenia czasu korzystania z subskrypcji lub zwrotu części wartości abonamentu.

Jeśli chcesz zgłębić ten temat, to z pełną treścią omawianej umowy możesz zapoznać się na stronie Google Workspace Service Level Agreement.

Czytaj też: SLA 99,9% – co umowa o gwarantowanym poziomie usług Google oznacza dla Twojej firmy?

2. Zaspamowana skrzynka odbiorcza pracowników

Nie ma chyba nic gorszego dla wydajności pracy, niż codzienne przegrzebywanie się przez dziesiątki wiadomości ze spamem, w poszukiwaniu maili od klientów i kontrahentów. To częsty problem w firmach korzystających z serwerów pocztowych ze źle skonfigurowanymi filtrami w tym zakresie.

Gmail słynie z doskonałych filtrów antyspamowych. Ich skuteczność jest tak duża m.in. dlatego, że z poczty od Google korzysta ponad 1,8 miliarda użytkowników (tak, to prawie jedna czwarta ludzkości!). Kiedy w świat rusza kolejna kampania spamowa, i użytkownicy Gmaila zaczynają oznaczać dany e-mail jako niechcianą pocztę, Google automatycznie przekierowuje tę wiadomość do folderu spam w skrzynkach pozostałych klientów swojej poczty. Proces ten jest oczywiście wspierany stosowaniem wbudowanych algorytmów antywirusowych.

Domyślnie Gmail skanuje w poszukiwaniu spamu wszystkie wiadomości, jakie przechodzą przez jego serwery.  Są one naprawdę skuteczne, dzięki czemu pracownicy korzystający z tej poczty mogą wykonywać swoją pracę w spokoju. Ale to nie wszystko.

Jako administrator Google Workspace możesz skonfigurować filtry spamu i dostosować proces skanowania zgodnie z potrzebami Twojej organizacji. Przykładem niech będzie możliwość ustawienia niestandardowych filtrów spamu, które sprawią, że:

• e-maile od osób na liście zatwierdzonych nadawców nie będą oznaczane jako spam;
• wiadomości od nadawców z adresami w Twoich domenach będą zawsze trafiać do skrzynek odbiorczych adresatów;
• spam będzie umieszczany w kwarantannie, aby administrator mógł przejrzeć wiadomości, zanim zostaną dostarczone do odbiorców;
• automatycznie skanowane pod kątem wykrywania spamu będa wszystkie wiadomości zbiorcze.

3. Maile wpadające do spamu

A skoro już przy spamie jesteśmy… Kolejnym częstym problemem technicznym spędzającym sen z powiek przedsiębiorców, są firmowe maile, które – zamiast do skrzynek odbiorczych adresatów – trafiają do folderu z niechcianą pocztą. Powodów takiego stanu rzeczy może być naprawdę wiele. Do najczęstszych należą źle skonfigurowane rekordy SPF, DKIM oraz DMARC; zła reputacja domeny i adresu IP nadawcy, a także sama treść e-maila (np. występujące w niej podejrzane tytuły, linki czy załączniki). 

O tym, czym są wymienione wyżej rekordy pocztowe i co może być przyczyną wpadania firmowych maili do spamu, obszernie pisaliśmy w artykule Twój email trafił do spamu? 9 powodów, które mogą być przyczyną!

Czasem rozwiązanie omawianej sytuacji może być szybkie (np. usunięcie problematycznego załącznika), a czasem potrzebna będzie specjalistyczna wiedza w tym zakresie. Jeśli na przykład przyczyną są źle ustawione protokoły poczty, to Twoja korespondencja będzie trafiać do spamu nawet po zmianie dostawcy. 

W FOTC świadczymy usługę wsparcia technicznego, dostępnego w języku polskim 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Nasi technicy konfigurują protokoły pocztowe (SPF, DKIM oraz DMARC) podczas migracji firmowych skrzynek klientów do Gmaila i biorą odpowiedzialność za to, że zostanie to zrobione dobrze. Co więcej, gdyby okazało się, że przyczyna leży gdzie indziej (np. w podejrzanym linku w stopce, złej konfiguracji klienta pocztowego, czy gdziekolwiek indziej), specjaliści FOTC będą umieli ją wskazać, a następnie – zlikwidować. 

4. Podszywanie się pod Twoją domenę

W Internecie działa sporo platform, które analizują ruch pocztowy w celu wyłapania przesyłanego spamu. Jeśli serwery pocztowe zauważą podejrzany ruch, który będzie powiązany z adresami mailowymi w Twojej domenie lub z Twoimi serwerami poczty wychodzącej, możesz znaleźć się na aktualizowanej na bieżąco czarnej liście nadawców (ang. Real-time Blackhole List, w skrócie RBL). 

No dobrze, ale przecież Ty nie wysyłasz spamu, więc trafienie na taką listę Ci nie grozi. Błąd. Niestety żyjemy w świecie pełnym zagrożeń, w którym nie brakuje internetowych przestępców. Nieprawidłowe ustawienia rekordów SPF i DKIM ułatwiają włamanie się na dany serwer czy skrzynkę odbiorczą. A stąd już tylko krok do podszycia się pod dowolny adres w Twojej domenie i wysyłanie w jego imieniu niebezpiecznych linków i załączników, masowych wiadomości niskiej jakości czy maili starających się wyłudzić dane. 

Jak widzisz, podszycie się pod Twoją domenę może stać się dla Ciebie przyczyną wielu nieprzyjemności, w tym również tych natury prawnej. Tym bardziej warto więc wybrać pocztę, w której zostały wbudowane funkcje wspomagające ochronę przed tym procederem (o czym przeczytasz w kolejnym punkcie), a także zadbać o prawidłową konfigurację firmowych skrzynek. 

5. Kradzież danych

Inną kwestią związaną z bezpieczeństwem e-maili jest odpowiednie zabezpieczenie skrzynek przed kradzieżą przechowywanych w nich danych.  W konsoli Google Workspace dostępne są funkcje zaawansowanej ochrony przed phishingiem i złośliwym oprogramowaniem, które łatwo skonfigurujesz dla Gmaila.

Jako administrator możesz decydować, jakie działania mają zostać podjęte przez system, w zależności od typu wykrytego zagrożenia. Co więcej, wszystkie zdefiniowane ustawienia możesz dodatkowo dostosować do różnych zespołów i użytkowników, dzięki zarządzaniu jednostkami organizacyjnymi.

Zaawansowane ustawienia zabezpieczeń, o których mowa powyżej, dotyczą takich elementów jak:

• Załączniki – ustawienia Gmaila pozwalają chronić użytkowników przed podejrzanymi typami załączników, które mogą skutkować rozprzestrzenianiem się złośliwego oprogramowania.
• Linki i obrazy zewnętrzne – odpowiednia konfiguracja pozwala rozpoznawać linki w krótkich adresach URL, skanować obrazy w poszukiwaniu złośliwych treści, czy wyświetlać ostrzeżenia o zidentyfikowaniu podejrzanej domeny.
• Podszywanie się i uwierzytelnianie – w konsoli administracyjnej Google Workspace możliwe jest też odpowiednie zabezpieczenie poczty przed podszywaniem się pod nazwę domeny, fałszowaniem nazwisk pracowników, e-mailami sprawiającymi wrażenie pochodzących z Twojej domeny i nieuwierzytelnionymi e-mailami z dowolnej domeny. 

Jako administrator możesz określić, w jaki sposób system ma reagować na wykrycie, któregoś z powyższych zagrożeń. Do wyboru masz wyświetlanie odbiorcy baneru z odpowiednim ostrzeżeniem lub automatyczne przekierowanie maila do spamu. W obu tych przypadkach użytkownik będzie mógł jednak samodzielnie zadecydować o otwarciu wiadomości. Trzecią opcją jest wysłanie maila do kwarantanny, w której administrator sam oceni bezpieczeństwo przesyłanych treści, a następnie będzie mógł zezwolić na dostarczenie zweryfikowanego w ten sposób e-maila do skrzynki użytkownika.

6. Ataki na serwer

Jeśli korzystasz z własnego serwera poczty, doskonale wiesz, jak ważne jest jego zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz. Smutna prawda jest jednak taka, że niezależnie od tego, jak bardzo będziesz się starać, nie jesteś w stanie zapewnić mu nawet zbliżonej ochrony w stosunku do tej, którą swoim klientom oferuje Gmail. A to dlatego, że w Google pracuje armia inżynierów, która przez 24 godziny na dobę dba o zabezpieczenie poczty tego producenta.

Skuteczność ich działań potwierdzają zewnętrzne certyfikaty bezpieczeństwa, którymi może pochwalić się chmura Google: 

• ISO/EIC 27001 – to jeden z najbardziej rozpoznawalnych standardów bezpieczeństwa. Google zdobyło go za systemy, technologie, procesy oraz centra danych, które obsługują Google Workspace.  
• ISO/EIC 27017 – to międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji w usługach chmurowych.
• ISO/EIC 27018 – to międzynarodowy potwierdzenie zapewnienia ochrony danych, które mogą posłużyć do identyfikacji osobistej.
• SOC 2, SOC 3 oraz FedRAMP – Poza międzynarodowymi certyfikatami, Google pomyślnie przeszło też kontrole i audyty bezpieczeństwa amerykańskich organów, które przygotowują raporty SOC (Service Organization Controls) oraz FedRAMP (Federal Risk and Authorization Management Program).

Decydując się na Gmaila, oddajesz bezpieczeństwo swoich maili w ręce doskonałych specjalistów Google, co sprawia, że nie musisz już więcej martwić się o zabezpieczenie fizycznej infrastruktury.

7. Zapchana skrzynka, która powoduje, że do odbiorcy nie dochodzą maile

Powodów, dla których na skrzynkę odbiorcy nie dochodzą maile, również może być sporo. Co więcej, w tym przypadku problem wcale nie musi leżeć po stronie Twojej poczty. Przyczyną może być też bowiem infrastruktura nadawcy (o czym zawsze warto pamiętać).

Często jednak zdarza się tak, że maile nie docierają do adresata z powodu braku miejsca na serwerze pocztowym. Na fizycznym serwerze firmowym miejsce na przechowywanie maili ograniczone jest pojemnością dysku, zaś w przypadku dostawców poczty – przestrzenią oferowaną w ramach konkretnej usługi. Dlatego też decydując się na zewnętrznego dostawcę poczty warto mieć na uwadze ilość miejsca, jaką każdy z użytkowników otrzyma na przechowywanie plików.

W Gmailu dla firm, w zależności od wybranego planu, użytkownicy mają do wykorzystania od 30 GB do nawet 5 TB miejsca na dysku w chmurze. Co więcej, organizacje, które korzystają z planu Enterprise, mogą wnioskować o nielimitowaną przestrzeń dyskową, co całkowicie eliminuje problem zapchanej skrzynki.

Czytaj też:

• Jak zwiększyć miejsce na Dysku Google
• Google Drive – limity miejsca na dane. Od czego zależą?
• Dysk Google dla firm – bezpieczny sposób na przechowywanie dokumentów i plików

8. Wysyłanie dużych załączników

Komunikację mailową często utrudniają też ograniczenia nakładane przez producentów na wielkość przesyłanych załączników. Jeśli plik, który chcesz przesłać, przekracza dozwoloną wielkość, konieczne jest szukanie zewnętrznych dostawców oferujących usługi pozwalające na wysyłanie dużych załączników za pośrednictwem generowanych linków.

Choć w Gmailu również obowiązują takie limity, a łączny rozmiar załączników pojedynczego maila nie może przekroczyć 25 MB, to problem z przesyłaniem dużych plików praktycznie nie występuje. Dlaczego? Otóż – jak już wspomnieliśmy –  korzystając z poczty oferowanej przez Google masz do dyspozycji obszerną przestrzeń dyskową w chmurze. 

Kiedy więc konieczne będzie przesłanie ciężkiego pliku, wystarczy, że umieścisz go na swoim Dysku Google, a następnie udostępnisz osobie, której chcesz go przekazać. W zależności od nadanych uprawnień, odbiorca będzie mógł przeglądać udostępniony plik lub pobrać go bezpośrednio z Twojego dysku. 

Zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy, proces ten jest niezwykle prosty i odbywa się przy użyciu kilku kliknięć.

Czytaj też: 

• Przesyłanie plików w poczcie Gmail – wielkość załącznika, tryb poufny i udostępnianie przez Dysk
• Jak udostępniać pliki Google?

9. Błąd ludzki

I na koniec jeszcze jeden problem, a raczej grupa problemów, które mogą pojawić się w Twojej firmie w związku z korzystaniem z poczty. A mowa tu o błędach popełnianych przez użytkowników. 

Czasem może zdarzyć się tak, że klient wyśle Ci wiadomość z pytaniem, dlaczego jako firma nie odpowiadacie mu na e-mail, który wysłał do Was w zeszłym tygodniu. Problem polega na tym, że wiadomość ta nigdy do Was nie dotarła. Sytuacja ta da się łatwo rozwiązać dzięki narzędziom dostępnym w konsoli administracyjnej Google Workspace.

W wybranych wersjach usługi możliwe jest przeszukiwanie dzienników poczty e-mail (ELS), pozwalające znajdować i analizować wiadomości, które zostały wysłane lub odebrane przez osoby używające skrzynek w Twojej organizacji. Wiadomości z ostatnich 30 dni można wyszukiwać po nadawcy, dacie czy identyfikatorze, a następnie pobrać w pliku CSV lub wyeksportować do Arkuszy Google. 

W narzędziu tym znajdują się m.in. dzienniki dotyczące ścieżki wiadomości, dzięki którym administrator może sprawdzić, czy e-mail został dostarczony/odrzucony, czy może to użytkownik w organizacji go skasował lub czy zostały zastosowane do niego określone reguły przekierowania wiadomości.

Podsumowanie

Gmail to doskonale zabezpieczone, proste w użyciu i funkcjonalne narzędzie do obsługi korespondencji. Eliminuje ono szereg problemów, które często występują u innych dostawców poczty. Co więcej, administrator konsoli Google Workspace ma dostęp do zaawansowanych narzędzi, które pozwalają skonfigurować usługę w taki sposób, aby najlepiej odpowiadała potrzebom i charakterowi każdej organizacji.

Jednak nie każdy potrafi samodzielnie poradzić sobie z prawidłowym ustawieniem instancji. Dlatego pamiętaj, że jeśli potrzebujesz pomocy przy pierwszym ustawieniu poczty albo chcesz wypróbować Gmaila w firmowej odsłonie i robić to przez 30 dni za darmo, to wystarczy, że do nas napiszesz. W FOTC świadczymy usługę wsparcia technicznego, która dostępna jest w języku polskim przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Skontaktuj się z nami, a chętnie Ci pomożemy.