Arkusze Google czy Excel? Różnice, które pomogą Ci podjąć decyzję

Przez wiele lat Excel był najchętniej wykorzystywanym programem kalkulacyjnym na rynku. Choć pojawiały się alternatywy (jak Numbers czy OpenOffice Calc), to żaden producent oprogramowania lokalnego nie potrafił mierzyć się z Microsoftem. Pierwszą poważną konkurencją dla Excela stała się aplikacja webowa Google Sheets. W czym Google prześcignęło Microsoft i czego jeszcze Arkuszom Google brakuje do zostania najpopularniejszym narzędziem do przeprowadzania obliczeń w tabelach? 

Google Sheets i Microsoft Excel – dostępność i popularność

Arkusze Google (Google Sheets) są dostępne dla użytkowników prywatnych zupełnie za darmo – od zawsze i z pełną funkcjonalnością. Dzięki temu, że każdy posiadacz konta Gmail może korzystać z bezpłatnych aplikacji biurowych i 15 GB przestrzeni w chmurze, Google dociera ze swoimi rozwiązaniami do szerokiej publiczności, w efekcie odbierając część zwolenników innym producentom. 

Google nie usiłuje za wszelką cenę zarabiać na użytkownikach indywidualnych. Dzięki temu zyskuje znacznie cenniejsze zasoby – zaangażowanie i zaufanie internautów, a także pozytywny rozgłos na temat swoich narzędzi. Ta strategia przynosi firmie długofalowe zyski. Osoby przyzwyczajone do korzystania z Arkuszy Google prywatnie chętniej wybierają biznesową usługę Google Workspace, gdy same zaczynają prowadzić firmę, szkołę lub organizację. 

Microsoft przez wiele lat wzbraniał się przed udostępnieniem swoich programów biurowych bezpłatnie szerszej publiczności. Strategia tej firmy polegała na pobieraniu opłat subskrypcyjnych za korzystanie z pakietów Microsoft 365 zarówno w biznesie, jak i w warunkach domowych. To oprogramowanie ma już 35-letnią tradycję i ugruntowaną renomę. Jednak rosnąca popularność aplikacji chmurowych Google w końcu skłoniła Microsoft do przygotowania swojej alternatywy. Obecnie każdy, kto założy konto Outlook, może bezpłatnie korzystać z narzędzi Office Online i 6 GB na OneDrive. Niestety, w każdej webowej aplikacji znajdują się reklamowe przyciski “Go premium”, które przekierowują do sklepu z płatnymi pakietami programów Microsoft dla osób prywatnych. 

Czytaj też: Google Workspace vs Microsoft 365

Excel vs Google Sheets dla firm – porównanie kosztów

Ani Microsoft Excel, ani Arkusze Google do użytku komercyjnego nie mogą być kupione osobno – zawsze wchodzą w skład większego pakietu. Jeśli firma ma już system pocztowy, to może zdecydować się na zestawy samych aplikacji: 

• Google Workspace Essentials –  €6.77 – biurowe aplikacje Google, w tym Meet i Dysk Google (bez kont Gmail)
• Same programy Microsoft 365 – €8.80 – programy Office oraz dysk OneDrive (bez kont pocztowych i Microsoft Teams)

Natomiast oferta pełnych chmurowych ekosystemów do pracy biurowej u obu producentów jest podzielona na kilka pakietów. 

Pakiety Microsoft 365 – opłaty miesięcznie za użytkownika (netto):

• Microsoft 365 Business Basic – €4.20 ze zobowiązaniem rocznym – ten pakiet pozwala korzystać wyłącznie z Excela Online i nie zawiera licencji na korzystanie z lokalnych programów Office.
• Microsoft 365 Business Standard – €10.50 ze zobowiązaniem rocznym / €12.60 ze zobowiązaniem miesięcznym
• Microsoft 365 Business Premium – € 16.90 ze zobowiązaniem rocznym

Google Workspace – opłaty miesięczne za użytkownika (netto)

• Google Workspace Business Starter – €4.68 ze zobowiązaniem miesięcznym 
• Google Workspace Business Standard – €9.36 ze zobowiązaniem miesięcznym
• Google Workspace Business Plus – €15.60 ze zobowiązaniem miesięcznym
• Google Workspace Enterprise – trzy warianty Enterprise przeznaczone są dla firm, które potrzebują ponad 300 licencji. Aby poznać dokładny cennik, skontaktuj się z FOTC.

Przy spełnieniu określonych warunków można uzyskać dodatkowe 10% zniżki przy zobowiązaniu rocznym u oficjalnego partnera Google Cloud.

Czytaj też: Microsoft OneDrive vs Google Drive

Arkusze Google vs Excel – porównanie funkcjonalności

Większość podstawowych działań związanych z formułami, zarządzaniem tabelami, dodawaniem funkcji, wklejaniem danych czy drukowaniem arkuszy możesz wykonać tak samo, niezależnie od tego, który program kalkulacyjny masz akurat pod ręką. Między Arkuszami Google a Excelem jest jednak sporo istotnych różnic, których znajomość pomoże Ci podjąć lepszą decyzję, gdy staniesz przed wyborem oprogramowanie biurowego dla swojej firmy.

Łatwość obsługi

Wpisanie w wyszukiwarkę hasła „kurs Google Sheets” daje 869 tys. wyników, a z wykorzystaniem polskiej nazwy tej aplikacji jeszcze mniej – ledwie ponad 200 tys. To nic w porównaniu z niemal 44 milionami wyników dla zapytania „kurs Excel”. Część tej ogromnej dysproporcji możemy usprawiedliwić różnicami w popularności obu programów, ale główny wniosek nasuwa się sam – Excel ma dużo wyższy próg wejścia niż Google Sheets. I widać to już po pierwszym rzucie oka na interfejs tych aplikacji.

Większość funkcji Microsoft Excel ukrytych jest w zakładkach “wstążki”, która w nowszych wersjach tego programu zastępuje pasek narzędzi. Osoby przyzwyczajone do programów Office bez trudu rozpoznają narzędzia po samych ikonach, ale dla początkujących symbole pozostają enigmatyczne. Excelowym nowicjuszom nawigację w programie utrudnia też to, że w zasięgu wzroku mają zawsze wiele przycisków, przez co odnalezienie nawet najprostszych narzędzi bywa czasochłonne. 

Czysty i prosty design Arkuszy Google wyjaśnia się sam już na pierwszy rzut oka. Pasek podstawowych narzędzi zawiera tylko to, co jest niezbędne, a wszystkie zaawansowane funkcje są uporządkowane w listach rozwijanych. Ikony na liście ułatwiają szybką wizualną orientację doświadczonym użytkownikom, a osoby początkujące mogą korzystać z zawsze widocznych nazw narzędzi.

Formuły obliczeniowe

Formuły to podstawa pracy w arkuszach kalkulacyjnych, bo pozwalają użytkownikom zautomatyzować przeprowadzanie operacji na danych w dowolnym zakresie komórek. Niektóre formuły służą do prostych obliczeń matematycznych, a inne mają specjalistyczne zastosowania analityczne, finansowe, logiczne czy statystyczne. 

Mało który użytkownik arkuszy kalkulacyjnych zna i potrafi zastosować wszystkie funkcje, ale jeśli chcesz sprawdzić swoją pamięć, to zajrzyj do listy wszystkich formuł w Google Sheets lub spisu wszystkich formuł w Microsoft Excel. Zauważysz pewnie, że:

• Oba programy obsługują niemal 500 różnych formuł – Google Sheets ma ich aż 494, a Excel niewiele mniej, bo 481. Arkusze Google mają kilka unikalnych funkcji, które pozwalają wykorzystać w tej aplikacji moc innych webowych usług Google, takich jak Sparkline, Translator czy Google Finance.
•  W Arkuszach Google i Excelu nazwy funkcji są takie same – Jeśli masz swoje ulubione formuły z czasów, w których korzystałeś/aś z programów Office, to możesz bez przeszkód wykorzystywać je także w Google Sheets. 

Aktualizacje i zapisywanie wyników pracy 

Gdy korzystasz z Arkuszy Google, to zawsze masz pewność, że aplikacja ma najnowszą wersję z pełną funkcjonalnością. Nowe narzędzia, które deweloperzy Google wdrażają każdego dnia, po prostu pojawiają się na listach rozwijanych z wyróżnieniem “Nowy”. O najistotniejszych zmianach użytkowników zazwyczaj informuje okienko z instrukcją wyskakujące po uruchomieniu aplikacji. 

W Google Sheets możesz zapomnieć nie tylko o manualnych aktualizacjach, ale także o kompulsywnym zapisywaniu pliku co kilka minut w obawie przed utraceniem wyników pracy nad projektem w razie awarii sprzętu lub programu. Każda zmiana na bieżąco zapisuje się w chmurze, więc Twoja praca w arkuszu nigdy się nie zmarnuje przez wydarzenia losowe. Nie musisz także tworzyć duplikatów, które zaśmiecałyby dysk – zawsze masz wgląd w historię zmian, gdzie jednym kliknięciem możesz przywrócić dowolną nazwaną wersję pliku. 

Excel Online podąża za wzorem Arkuszy, aby stanowić godną alternatywę, ale deweloperzy Google zawsze są szybsi z implementacją innowacji w zakresie wygodnej pracy w przeglądarce.

Użytkownicy lokalnego Excela sami są odpowiedzialni za zapisywanie wyników swojej pracy i aktualizacje oprogramowania do najnowszej wersji. To nie utrudnia im pracy, jeśli wykształcają w sobie silny nawyk pamiętania o tych czynnościach. Problem pojawia się, gdy większość ich narzędzi pracy jest online, a do Excela zaglądają tylko sporadycznie – wówczas przyzwyczajenie do tych dodatkowych kroków szybko zanika. Na szczęście, na wypadek awarii Excel jest wyposażony w funkcję AutoRecover, która zapisuje stan pliku w określonych interwałach czasowych.

Tabele i wizualizacja danych

Tworzenie tabel przestawnych w Arkuszach Google i Excelu wygląda niemal identycznie, ale oba programy mają dodatkowe udogodnienia, które w określonych sytuacjach znacznie przyspieszają ten proces. 

Arkusze Google automatycznie uaktualniają tabelę przestawną, gdy zmieniają się informacje źródłowe, które chcesz ze sobą zestawić. W Excelu po każdej zmianie musisz manualnie kliknąć przycisk odświeżania, żeby zobaczyć zmiany w tabeli przestawnej. 

Microsoft Excel jest wyposażony w funkcję automatycznego formatowania tabel – wystarczy jedno kliknięcie, aby program wypełnił zaznaczone komórki kolorami, które poprawią przejrzystość danych. 

W Arkuszach podobny efekt możesz osiągnąć dzięki funkcji Przeglądaj, chociaż działa ona inaczej niż predefiniowane style formatowania w Excelu. Kliknięcie przycisku Przeglądaj wyświetla okno z listą sugestii wielu różnych wizualizacji, które możesz zastosować na wybranym zakresie danych. Propozycje przygotowane przez sztuczną inteligencję są zawsze dopasowane do zawartości komórek, więc dla każdego zaznaczonego zakresu Przeglądaj generuje inne możliwości. To intuicyjne okno z dynamicznymi podpowiedziami często uwalnia kreatywność użytkowników, bo sugeruje rozwiązania, które wcześniej nie przyszły im do głowy. 

W Excelu (w wersji na system Windows) znajdziesz aż 19 typów wykresów, w tym wykres sunburstowy czy giełdowy, a każdy z nich możesz dowolnie formatować, by tworzyć estetyczne i funkcjonalne wizualizacje danych. Opcje formatowania w Arkuszach Google są bardziej okrojone, ale 17 typów wykresów dostępnych w tej aplikacji zaspokaja potrzeby przeciętnego pracownika biurowego.

Obsługa dużych baz danych

Największą przewagą lokalnego programu Microsoft Excel nad webową aplikacją Google Sheets jest jego olbrzymia moc obliczeniowa i stabilność przy dużych obciążeniach. Dla porównania – Arkusze Google mogą udźwignąć operacje na bazach zawierających maksymalnie pięć milionów komórek, a Microsoft Excel da sobie radę nawet z siedemnastoma miliardami komórek. Niewielu codziennych użytkowników arkuszy kalkulacyjnych zbliża się do wypełnienia milionów komórek, ale ci, którzy robią to regularnie, czyli analitycy potężnych baz danych, na pewno zawsze wybiorą Excela zamiast Arkuszy Google. 

Praca offline

Microsoft Excel jest instalowany na dysku twardym komputera, dlatego do pracy w tym programie w ogóle nie potrzebujesz internetu – to jedna z zalet lokalnego Excela, dla której Arkusze oferują tylko połowiczny odpowiednik. 

Aplikacja Google Sheets działa wyłącznie w przeglądarce, ale brak internetu wcale nie oznacza przerwy w korzystaniu z edytorów plików, o ile wcześniej się na to przygotujesz. Na zaufanych urządzeniach możesz uruchomić dostęp offline do plików Arkuszy, Dokumentów i Prezentacji. Znajdziesz tę opcję w ustawieniach Dysku Google.

Współpraca online

Microsoft Excel na Windowsie to potężne narzędzie do pracy indywidualnej, ale gdy przychodzi pora na podzielenie się wynikami obliczeń z zespołem, to sekwencja żmudnych czynności do wykonania przywraca niemiłe wspomnienia z pierwszej dekady XXI wieku. Kto jeszcze dziś ma czas na zapisywanie, załączanie, wysyłanie, pobieranie, poprawianie, ponowne załączanie i odsyłanie plików? Na pewno nie zespoły, które korzystają z Google Sheets – one już dawno zagospodarowały te cenne godziny inaczej.

Wygodna współpraca i udostępnianie, to kategoria, w której Google Sheets zawsze jest o krok przed konkurencją. Twórca pliku zachowuje kontrolę nad tym, którzy współpracownicy mają prawo do wglądu, komentowania lub edycji danych. Każdy może na bieżąco obserwować poczynania innych osób, bo komórki, w których ktoś pracuje, są podświetlone kolorową ramką. Choć zmiany zapisują się automatycznie, to każdy ewentualny błąd innego edytora można naprawić dzięki historii wersji pliku, a także historii zmian wprowadzanych w wybranej komórce. A to tylko kilka z wielu opcji dostępnych wewnątrz jednej aplikacji.

Prawdziwą synergię w pracy zespołowej można osiągnąć, gdy spojrzy się na biurowe narzędzia Google jak na spójny ekosystem:

• Arkusz wysłany w pokoju Google Chat automatycznie udostępnia się wszystkim członkom, a użytkownicy nie muszą nawet przełączać zakładki, aby go otworzyć – przeglądania i wprowadzanie zmian jest możliwe z poziomu Gmaila. 
• Każdy komentarz w komórce arkusza możesz przypisać jako zadanie dla konkretnego współpracownika, który zostanie o tym od razu powiadomiony. 
• Arkusze są wyposażone w przycisk do natychmiastowego prezentowania karty na spotkaniu Google Meet.
• Pliki z webowych edytorów Google mogą być też załączane do spotkań w Kalendarzu Google, aby uczestnicy zapoznali się z ich zawartością przed rozmową.
• Funkcja Przeglądaj z technologią NLP pozwala wyszukiwać odpowiedzi na pytania nie tylko w internecie, ale też w obrębie danych z pliku lub w domenie całej organizacji.

Przykłady wygodnych integracji między aplikacjami Google można mnożyć, a każda z nich przekłada się na kilka minut zaoszczędzonego czasu pracowników. Dlatego tak ważne jest używanie w zespole wszystkich narzędzi Google Workspace – pojedyncza aplikacja nie realizuje całego potencjału tej usługi. 

Arkusze Google vs Microsoft Excel – werdykt

Microsoft Excel to kombajn wśród programów kalkulacyjnych. Dla najbardziej zaawansowanych użytkowników arkuszy kalkulacyjnych Excel w wersji lokalnej na system Windows zawsze będzie najlepszym narzędziem do prowadzenia głębokich analiz na dużych plikach. Wersja na MacOS nie zdobyła takiego uznania społeczności, ze względu na słabszą integrację VBA, brak wykresów przestawnych i funkcji PowerPivot. 

Arkusze Google nie mają wersji lokalnej, ale mogą cieszyć się zwycięstwem we wszystkich kategoriach związanych z szybką, codzienną pracą online. Są proste w obsłudze, szybkie i dostępne z każdego urządzenia. To także najlepsze narzędzie do współtworzenia tabel z innymi pracownikami.

Warto pamiętać o tym, że Google i Microsoft mają odmienne podejście do tworzenia swoich chmurowych ekosystemów, więc żadne porównanie usług tych dwóch producentów nie będzie kompletnie. Zarówno Excel jak i Arkusze Google mają obszary specjalizacji, w których są nie do pobicia. Ze względu na to nie zawsze należy patrzeć na te programy jak na zaciekłą konkurencję. Każdy z nich ma swoją odrębną grupę odbiorców, której potrzeby doskonale zaspokaja. Kluczem do zadowolenia z wyboru arkuszy kalkulacyjnych danego producenta jest zatem trafne określenie własnego stylu pracy. 

Kto i kiedy powinien wybrać Arkusze Google? 

Google Sheets będą najlepszym wyborem dla Ciebie i Twojej firmy, jeśli:

• Często współpracujesz na arkuszach kalkulacyjnych z innymi użytkownikami, więc chcesz wygodnie udostępniać je w chmurze i widzieć zmiany w czasie rzeczywistym.
• Zależy Ci na programie prostym w obsłudze, aby uniknąć poświęcania czasu na dodatkowe szkolenia nowych pracowników.
• Chcesz zachować lepszą kontrolę nad retencją plików generowanych przez zespół podczas wykonywania obowiązków służbowych.
• Większość Twoich klientów i partnerów biznesowych używa Arkuszy Google.
• Twoja firma lub szkoła używa służbowych kont Gmail w ramach usługi Google Workspace.

Dla kogo lepszym rozwiązaniem będzie Microsoft Excel? 

Microsoft Excel prawdopodobnie spełni wszystkie Twoje oczekiwania, jeśli: 

• Masz już dużą wiedzę na temat pracy z tym programem i zatrudniasz osoby z podobnym doświadczeniem. 
• Pracujesz w arkuszach na bazach danych zawierających miliardy komórek.
• Często obsługujesz arkusze bez dostępu do internetu, przez co wolisz mieć program zainstalowany na dysku komputera.
• Większość Twoich klientów i partnerów biznesowych używa Excela.
• Twoja firma lub szkoła wykorzystuje na co dzień służbowe konta Outlook w Microsoft 365.

Jakie firmy skorzystają na używaniu obu programów równocześnie? 

Jeśli część Twoich pracowników ma we krwi kulturę dynamicznej współpracy zespołowej, co jest powszechne szczególnie w takich działach jak IT, marketing, obsługa klienta czy sprzedaż, to łatwiej będzie im korzystać na co dzień z lekkich i prostych Arkuszy Google w chmurze. Zapewnij pracownikom konta Gmail z zestawem biurowych aplikacji w ramach usługi Google Workspace. Natomiast dla osób, których obowiązki wymagają więcej indywidualnej pracy w tabelach (np. księgowość, payroll, HR) możesz dokupić pojedyncze licencje na lokalne oprogramowanie Microsoftu.

Łączenie ekosystemów chmurowych narzędzi dwóch różnych producentów w ramach jednej organizacji nigdy nie jest idealnym rozwiązaniem. Jednak jeśli departamenty Twojej firmy mają zupełnie odmienny styl pracy, to koszty dodatkowych licencji będą bez znaczenia w obliczu korzyści płynących z zapewnienia pracownikom programów najlepiej dostosowanych do ich potrzeb.

Jeśli planujesz w swojej firmie wdrożenie Google Workspace lub połączenie jej z usługą Microsoft 365, to skontaktuj się z FOTC. Jako partner Google Cloud przygotujemy dla Ciebie ofertę z uwzględnieniem zniżek, przeprowadzimy migrację i zapewnimy Twojemu zespołowi pełne wsparcie techniczne.

Zobacz też: 

• Google Workspace vs Microsoft 365
• Microsoft Office vs. aplikacje webowe Google
• Gmail vs Outlook
• Microsoft OneDrive vs Google Drive

Obejrzyj też zbiór 10 ciekawych tricków w Arkuszach Google na naszym kanale YouTube: