Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów (ang. document automation) to proces, który występuje w każdym przedsiębiorstwie, ale nie wszędzie jest dobrze zoptymalizowany. Wraz ze wzrostem firmy, zatrudnianiem nowych pracowników i obsługą coraz większej liczby klientów rośnie też objętość służbowej dokumentacji. Dowiedz się, dlaczego warto jak najszybciej wdrożyć sprawdzone strategie cyfrowego zarządzania dokumentami.

10 korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

Zaniedbanie procedur usprawniających przepływ plików w startupie to ryzykowne posunięcie. Może doprowadzić do tego, że korporacja, którą ten startup stanie się kilka lat później, będzie zmagać się z wewnętrznymi przeszkodami podczas każdego nowego przedsięwzięcia.

1. Kopie zapasowe najważniejszych dokumentów. W wielu branżach długoterminowe przechowywanie czytelnych kopii określonych pism jest wymogiem prawnym. Dzięki digitalizacji danych możesz łatwo utworzyć kopie zapasowe i przechowywać je bezpiecznie, aby były odporne na ataki czy zdarzenia losowe.
2. Bezpieczeństwo i kontrola. Wiele firmowych dokumentów zawiera dane kluczowe z perspektywy funkcjonowania przedsiębiorstwa, dlatego należy je odpowiednio chronić przed dostępem niepowołanych osób. Papierowe rozwiązania zapewniają albo bezpieczeństwo, albo wygodę i kontrolę, np. archiwa ukrywają dokumenty przed wzrokiem osób z zewnątrz, ale też marnują czas pracowników, którzy potrzebują szybko odnajdywać informację. Z chmurą nie musisz wybierać – ustawiasz globalne reguły bezpieczeństwa i ograniczenia dostępu, zmieniasz je dla poszczególnych dokumentów, jeśli zachodzi taka potrzeba, a także zawsze możesz jasno określić kto i kiedy przeglądał czy pobierał określone dane.
3. Wyższa wydajność współpracy. Szybki przepływ cyfrowych dokumentów oraz możliwość ich grupowego edytowania za pośrednictwem internetu znacznie usprawni pracę wszystkich zespołów w firmie.
4. Przyspieszenie pracy indywidualnej. Pracownicy zdigitalizowanych firm mogę łatwiej pracować samodzielnie, bo w każdym momencie mają dostęp do wszelkich niezbędnych informacji. Nie muszę przekopywać się przez szafy z dokumentami, pytać współpracowników o lokalizację potrzebnej teczki, ani czekać w kolejce do przeglądania pliku, dzięki czemu osiągają więcej w krótszym czasie. 
5. Tańsza archiwizacja. Przechowywanie papierowych dokumentów jest pracochłonne i kosztowne. Przeniesienie archiwalnych danych do środowiska elektronicznego znacznie obniży koszty ich przetwarzania, odzyskiwania i porządkowania. 
6. Błyskawiczne wyszukiwanie. Automatyczne indeksowanie treści plików w wirtualnych katalogach i korzystanie z intuicyjnej wyszukiwarki chmurowych dysków redukuje czas potrzebny na odnalezienie ważnych informacji.
7. Lepsza terminowość kończenia projektów. Dzięki temu, że pliki są dostępne dla uprawnionych osób niezależnie od lokalizacji, łatwo je wyszukiwać oraz wspólnie przeglądać i wypełniać, pracownicy napotykają mniej przeszkód w codziennej pracy, przez co częściej kończą swoje zadania zgodnie z planem.
8. Kontrola nad wersjami plików. W słabo scyfryzowanych firmach często zdarza się, że treść papierowych dokumentów dezaktualizuje się bez wiedzy pracownika, który ma już wydruk starszej wersji. W chmurze wszyscy zawsze mają wgląd w aktualną treść oraz całą historię zmian dokumentu.
9. Uspójniona treść i wygląd plików. W dużych firmach utrzymanie konsekwencji w formatowaniu plików i nazywaniu ich nie jest łatwe, a błędy wpływają nie tylko na wydajność późniejszej pracy, ale także na wizerunek marki w oczach publiczności z zewnątrz. Cyfrowy obieg dokumentów umożliwia wprowadzenie niestandardowych szablonów, a także reguł tworzenia i archiwizacji plików.
10. Precyzyjne zarządzanie zadaniami. Dokumenty w chmurze pozwalają no pozostawianie komentarzy i przypisywanie zadań do konkretnych osób. Zamiast wręczać współpracownikowi teczkę i spędzać 20 minut na tłumaczeniu, czego od niego oczekujesz, możesz wejść w cyfrowy dokument, zaznaczyć odpowiednią linijkę tekstu, opatrzyć ją krótkim komentarzem i wysłać powiadomienie prosto do skrzynki odpowiednich osób. Zintegrowanie zadań z oprogramowaniem do zarządzania projektami gwarantuje możliwość wygodnego śledzenia postępu prac.

Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?

Na rynku nie brakuje firm oferujących programy i usługi uporządkowania dokumentacji w przedsiębiorstwach, którym ten proces wymknął się spod kontroli. Jeśli dynamicznie rozwijająca się organizacja nie nadąża za olbrzymią liczbą formularzy, faktur, poczty tradycyjnej, maili, prezentacji czy umów, to skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy okazuje się niezbędne. Jednak można zadbać o to samodzielnie. Co należy wziąć pod uwagę? 

Digitalizacja

Pierwszym i najważniejszym i najważniejszym zadaniem jest digitalizacja, czyli wdrożenie w s z y s t k i c h papierowych dokumentów do obiegu cyfrowego. Bez wyjątku. Nawet jeśli nadal wiele spraw w firmie wymaga wykorzystania tradycyjnej poczty i archiwów wypełnionych po sufit segregatorami, to warto wykształcić w pracownikach nawyk skanowania i digitalizowania każdego nowego dokumentu. 

Przechowywanie i bezpieczeństwo

Jeśli już gromadzisz wszystkie dokumenty w formacie cyfrowym, to pora znaleźć bezpieczne i wygodne miejsce na przechowywanie plików. Pracownicy mogliby trzymać swoje pliki na dyskach twardych służbowych urządzeń. Jednak to rozwiązanie utrudni osobom decyzyjnym w firmie zachowanie kontroli nad dokumentacją oraz będzie przeszkodą w dzieleniu się zasobami z zespołem. Najlepszym magazynem na cyfrowe dane jest chmura. Dlaczego? Firmy, które przechowują dane w swojej chmurze, mogą:

• Zapewnić pracownikom dostęp do plików niezbędnych podczas wykonywania służbowych obowiązków z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem internetu. Ta cecha chmury publicznej jest doceniana szczególnie przez osoby pracujące w trybie zdalnym i hybrydowym. 
• Nadzorować liczebność generowanych dokumentów i ich przepływ wewnątrz organizacji i poza nią.
• Ustawić zasady udostępniania plików, aby uniknąć ryzyka wycieku danych.
• Wprowadzić szablony umów, faktur, prezentacji i formularzy, które przyspieszą pracę i utrwalą świadomość identyfikacji wizualnej marki. 
• Korzystać z edytorów plików w aplikacjach mobilnych na smartfony.

Skalowalność

Szuflady i dyski twarde służbowych komputerów pracowników mają ograniczoną pojemność. Za każdym razem, gdy wolna przestrzeń zaczyna się kończyć, przedsiębiorcy stają w obliczu kosztownych decyzji. W grę wchodzi wymiana floty urządzeń, wynajem pomieszczenia na archiwum i dodatkowe problemy związane z transferem plików oraz transportem dokumentów. Tych zbędnych inwestycji można bardzo łatwo uniknąć, wybierając chmurę publiczną, która rośnie razem z potrzebami firmy. 

Chmura to skalowalny outsourcing przestrzeni i mocy obliczeniowej. Dzięki niej możesz wykorzystać potencjał olbrzymich serwerowni, które są obsługiwane przez międzynarodowych gigantów technologicznych. Początkująca firma może wybrać dopasowany pakiet usług i opłacać go w formie miesięcznej subskrypcji bez żadnych wstępnych inwestycji, które mogłyby nadwyrężyć budżet. Gdy zyski i potrzeby rosną, to przedsiębiorcy decydują się na upgrade usługi, by mieć jeszcze więcej przestrzeni oraz kontroli. 

Koszty i wpływ na środowisko

Na koszt obsługi biura, które wykorzystuje głównie papierową dokumentację składa się nie tylko cena drukarek, tuszu, niszczarek, szafek, ryz papieru, akcesoriów i opłat pocztowych. Jest też mnóstwo ukrytych kosztów, takich jak: 

• Zmarnowany czas pracowników, którzy muszą drukować, katalogować i przeszukiwać dokumentację manualnie;
• Utrudnienia w organizacji pracy zdalnej;
• Mniejsza dynamika procesów sprzedażowych przez korespondencyjny kontakt z klientami.
• Niszczenie nieaktualnych dokumentów i utylizacja odpadów.

Elektroniczny obieg dokumentów w chmurze rozwiązuje wszystkie powyższe problemy, a także znacznie redukuje negatywny wpływ operacji firmy na środowisko. Google Cloud to producent chmury publicznej dla biznesu, który systematycznie inwestuje w odnawialne źródła energii. Dzięki temu Google ograniczyło generowanie odpadów o 92% i zmniejszyło swoje wydatki energetyczne o połowę. 

Narzędzia organizacji elektronicznego obiegu dokumentów

Jeśli digitalizacja w Twojej firmie jest już na wysokim poziomie, to jedyne czego potrzebujesz, to zestaw narzędzi, które pozwolą wygodnie tworzyć i przechowywać dokumenty w chmurze.

Google Cloud nie tylko jest dostawcą taniej i ekologicznej chmury, ale też ma jedną z najbardziej rozbudowanych ofert pakietu programów biurowych, z których korzystają tysiące polskich przedsiębiorców. W skład każdego wariantu usługi Google Workspace wchodzą aplikacje, takie jak:

• Zintegrowany Gmail – każdy pracownik może korzystać z własnego konta Gmail w domenie firmy. Niedawna transformacja biznesowego Gmaila sprawiła, że w jednym oknie przeglądarki można obsługiwać korespondencję, czat, listy zadań oraz wideokonferencje, a nawet otwierać i edytować pliki z aplikacji Google.
• Dokumenty Google – edytor tekstu, który minimalizuje rozproszenia, napędza produktywność, a do tego ma wiele zaawansowanych funkcji, o których więcej przeczytasz w artykule Google Docs dla Power Userów.
• Arkusze Google – potężna webowa aplikacja do przeprowadzania skomplikowanych obliczeń na bazach danych, przeprowadzania analiz oraz generowania raportów i wykresów. Aby poznać wszystkie najważniejsze funkcje arkuszy kalkulacyjnych, pobierz nasz bezpłatny ebook 101 tricków w Google Sheets.
• Prezentacje Google – pozwala zespołowo tworzyć materiały sprzedażowe i szkoleniowe w formie pokazu slajdów.
• Formularze Google – najczęściej wykorzystywana aplikacja do przeprowadzania badań satysfakcji, ankiet i zbierania opinii online.
• Witryny Google – prosty i intuicyjny kreator stron internetowych i landingów do kampanii marketingowych.
• Dysk Google – pliki ze wszystkich aplikacji wymienionych powyżej są zapisywane na chmurowym dysku. Łatwo je uporządkować dzięki strukturze katalogów, które można wygodnie przeszukiwać. Dysk Google obsługuje ponad 100 różnych formatów plików. 
• Google Meet – niezawodne narzędzie do wideokonferencji, które usprawnia komunikację wewnętrzną w zespołach w czasie pracy zdalnej. 
• Google Chat – wewnętrzny komunikator dla firm, który działa bezpośrednio w Gmailu. Pozwala tworzyć konwersacje prywatne i pokoje czatu z listami zadań i repozytoriami plików. 
• Google Currents – platforma społecznościowa do użytku wewnętrznego dla firma, które chcą usprawnić komunikację wertykalną.
• Konsola administracyjna – to miejsce, w którym administratorzy systemu mogą monitorować wykorzystanie wszystkich powyższych aplikacji oraz ustawiać zaawansowane reguły bezpieczeństwa. 

Wdrożeniami Google Workspace w Polsce zajmuje się oficjalny partner Google Cloud – FOTC. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o aplikacjach, przebiegu wdrożenia, szkoleniach i ofercie polskojęzycznego wsparcia technicznego. 

Czytaj też: Change management – jak wdrażać nowe narzędzia pracy w dużych firmach? 

Wskazówki, które usprawnią elektroniczny obieg dokumentów z Google Workspace

Na koniec przedstawiamy funkcjonalności narzędzi Google Workspace, które sprawią, że wdrożenie elektronicznego obiegiu dokumentów w firmie będzie jeszcze prostsze. 

Skanowanie dokumentów na Dysk Google

W warunkach pracy zdalnej skaner nie zawsze jest pod ręką, ale to nie oznacza, że nie możemy dzielić się fizycznymi dokumentami z klientami i współpracownikami. Aplikacja mobilna Dysku Google na Android ma wbudowany skaner, który uruchomisz wybierając [+] > Scan.

Parametry aparatów fotograficznych we współczesnych smartfonach pozwalają na zrobienie zdjęcia wysokiej jakości – wystarczy, że znajdziesz dobrze oświetlone miejsce. Jeśli jednak dokument zawiera pismo odręczne i chcesz poprawić jakość skanu, aby był wyraźniejszy, to zrobisz to bezpośrednio po wykonaniu zdjęcia. Dysk Google pomoże Ci przyciąć zdjęcie, obrócić, poprawić kontrast czy zmienić schemat kolorów na czarno-białe. Gdy jesteś już zadowolony z efektu, to kliknij Save i nazwij nowy dokument – skan w formacie PDF pojawi się w wybranej lokalizacji na Twoim Dysku Google. 

OCR na Dysku Google

W parze z funkcją mobilnego skanowania dokumentów warto wykorzystywać jeszcze jedną, mało znaną możliwość Dysku Google – OCR (ang. optical character recognition), czyli narzędzie to sczytywania tekstu z obrazów i PDF-ów. Działanie tej funkcji tłumaczy Kacper na kanale YouTube FOTC:

Dyski współdzielone

Przechowywanie plików na swoim indywidualnym Dysku Google zapewnia, że ma do nich dostęp tylko właściciel. Może zdecydować, komu je udostępni i na jakich warunkach, jednak oryginalny plik zawsze jest powiązany z jednym kontem. Jeśli jednak chcesz zbudować bazę plików dla swojego zespołu, to lepiej sprawdzi się Dysk Współdzielony. Czym różni się od zwykłego? 

• Pliki na Dysku Współdzielonym nie mają jednego właściciela – dzięki temu usunięcie użytkownika nie usuwa dokumentów, które tam zapisał. 
• Dyski Współdzielone mają nieograniczoną pojemność. 
• Nie trzeba udostępniać plików innym członkom zespołu, bo mają do nich wgląd od momentu, gdy dokument pojawi się na wspólnym dysku. Można jednak udostępniać pojedyncze pliki osobom spoza zespołu projektowego i firmy. 

Żądanie formalnego zatwierdzenia dokumentów w Google Docs

Dokumenty Google zawierają funkcję, która usprawnia akceptowanie umów, dokumentów prawnych i innych ważnych plików. Jako twórca pliku możesz wysłać prośbę o przejrzenie i zaakceptowanie jego treści do wybranych osób.

Recenzenci mogą w odpowiedzi zatwierdzać, odrzucać i dodawać komentarze lub edytować dokument. Jeśli ustawisz termin, recenzenci otrzymają e-mail z przypomnieniem, że ich zatwierdzenie jest potrzebne lub przeterminowane. Możesz też poprosić o opinię wiele osób, a wówczas dokument zostanie uznany za zatwierdzony, dopiero gdy wszyscy zaakceptują jego treść. Po zatwierdzeniu przez wszystkich recenzentów plik jest blokowany i nie można go edytować.

Szablony dokumentów

Tworzenie dokumentów staje się znacznie prostsze, gdy mamy do dyspozycji gotowy szablon do wypełnienia. Administrator i użytkownicy Google Docs, Sheets, Slides i Forms mogą ustawiać wzory szablonów, z których będą mogły korzystać inne osoby w domenie. 

Cloud Search

Dysk Google i Dyski współdzielone można z łatwością przeszukać przy użyciu paska wyszukiwania u góry okna przeglądarki. A co jeśli nie pamiętasz lokalizacji pliku, który chcesz odnaleźć? Z pomocą przychodzi Cloud Search, czyli zaawansowana wyszukiwarka danych w całej domenie. Dzięki niej przeszukasz wszystkie pliki, kontakty, załączniki i rozmowy na czacie, by szybko znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz. 

Archiwizacja z Google Vault

W wielu firmach istnieje potrzeba długoterminowego przechowywania dokumentów – Google wychodzi im naprzeciw dzięki usłudze Google Vault. Ta aplikacja pozwala zatrzymać dokumenty, historię czatu i korespondencję ze służbowych kont, nawet jeśli użytkownik przypadkowo coś skasuje. 

Zobacz artykuł Google Workspace – bezpieczeństwo i zgodność z prawem, aby poznać wszystkie możliwości konsoli administracyjnej pakietów Google Workspace.