Spis treści
Jeśli nie urodziłeś/aś się wczoraj, to wybór swojego ulubionego edytora tekstu masz pewnie za sobą. Pisanie na komputerze to nieodłączny element każdego etapu edukacji i codzienność dla wszystkich pracowników biurowych. Dwa najpopularniejsze edytory tekstu w środowisku biznesowym to Microsoft Word i Dokumenty Google – w tym artykule poznasz je oba. Dzięki temu porównaniu sprawdzisz, czy nie nadeszła przypadkiem pora na zmianę przyzwyczajeń.
Dokumenty Google i Microsoft Word za darmo
Jak najłatwiej przekonać się, który edytor tekstu będzie wygodniejszym narzędziem do pisania i formatowania dokumentów dla Ciebie? Najlepiej samodzielnie przetestować funkcje Google Docs i Microsoft Word Online. Indywidualni użytkownicy mogą zrobić to zupełnie za darmo – wystarczy, że założą prywatne konto pocztowe w serwisie Gmail i Outlook.
Microsoft Word Online – darmowy edytor tekstu dla użytkowników Outlooka
Chcesz korzystać z Microsoft Word Online za darmo? Wystarczy zalogować się do poczty Microsoft Outlook w przeglądarce i na odnaleźć ikonkę aplikacji Word Online na pasku po lewej stronie skrzynki odbiorczej.
Kliknięcie ikonki edytora tekstu przeniesie Cię do ekranu głównego Microsoft Word Online. Znajdziesz tutaj propozycje gotowych szablonów, przycisk do tworzenia nowego pliku oraz listę wszystkich dokumentów dotychczas utworzonych w tej aplikacji.
Pliki z webowej wersji Microsoft Word są automatycznie zapisywane w OneDrive. Użytkownik bezpłatnego Outlooka może przechowywać w chmurze tylko pliki o łącznej wadze 6 GB i musi liczyć się z tym, że w każdej aplikacji znajdują się reklamowe przyciski “Go premium”, które przekierowują do sklepu z płatnymi pakietami programów Microsoft dla osób prywatnych.
Google Docs – darmowy edytor tekstu dla użytkowników Gmaila
Jeśli do obsługi prywatnej korespondencji używasz konta Gmail, to masz do dyspozycji aż 15 GB bezpłatnej przestrzeni na Dysku Google. Aplikację Google Docs, podobnie jak wszystkie inne aplikacje powiązane z kontem Google, znajdziesz w menu w prawym górnym rogu wyszukiwarki Google lub okna poczty Gmail.
Uruchomienie Dokumentów Google z Menu otwiera stronę główną, na której możesz zobaczyć archiwum swoich plików oraz szablony – tak jak w aplikacji Microsoft Word Online. Dokumenty Google mają tę przewagę, że są z założenia darmowe dla użytkowników prywatnych. Google nie prowadzi sprzedaży pakietów biurowych dla osób indywidualnych, dlatego nie umieszcza w swoich aplikacjach natrętnych reklam.
Skrót do utworzenia nowego pliku Google Docs
Jeśli chcesz błyskawicznie zacząć notować coś w Dokumentach Google, to istnieje wygodny skrót do pominięcia wszystkich kroków związanych z ręcznym uruchamianiem aplikacji. W pasku przeglądarki wpisz adres doc.new – natychmiast uruchomisz nowy dokument Google Docs, który zapisze się na Twoim koncie Google.
Testując Google Docs i Microsoft Word Online na bezpłatnych kontach możesz łatwo ocenić layout obu aplikacji, narzędzia formatowania oraz niektóre możliwości współpracy. Jednak pełna moc tych edytorów tekstu ujawnia się dopiero gdy zaczynają być używane w środowisku szkolnym lub biznesowym – na płatnych kontach Google Workspace (dawniej G Suite) lub Microsoft 365 (dawniej Microsoft Office).
Jak wybrać edytor tekstu dla firmy?
Z edytorów tekstu korzystamy wszyscy, ale oczekiwania wobec nich są różne w zależności od tego, czy potrzebujemy ich do pracy zespołowej, czy do użytku indywidualnego. O jakich czynnikach związanych ze specyfiką pracy w Twojej firmie warto pamiętać podczas dokonywania wyboru programów biurowych? Na pewno należy wziąć pod uwagę:
- Wielkość i charakter organizacji – liczba pracowników i jednostek organizacyjnych oraz styl zarządzania procesami w firmie wpływa na to, czy potrzebujecie bardziej nowoczesnego, czy tradycyjnego oprogramowania biurowego.
- Model pracy – pracujecie zdalnie, hybrydowo czy stacjonarnie? Zwróć uwagę na elastyczny dostęp do narzędzi pracy z różnych urządzeń, aby firmowe pliki były na wyciągnięcie ręki z dowolnego miejsca na świecie.
- Dynamika w zespołach – jak często kilka osób pracuje nad jednym plikiem? Jeśli każdy tworzy dokumenty samodzielnie, to wybierz oprogramowanie lokalne, natomiast dla zespołów działających wspólnie wygodniejsze będzie korzystanie z narzędzi webowych.
- Inne platformy i narzędzia – wypisz wszystkie programy i aplikacje, które na co dzień zwiększają produktywność Twoich pracowników (np. Trello, Asana, Calamari, Slack, narzędzia marketingowe, programy do fakturowania i rozliczeń etc.), a następnie sprawdź, czy będzie można łatwo je zintegrować z firmowym edytorem tekstu.
Czytaj też: Google Workspace vs Microsoft 365
Dokumenty Google vs Microsoft Word – popularność
Pierwsza wersja Microsoft Word (wtedy pod nazwą Multi-tool Word) pojawiła się w 1983 roku, co oznacza, że Microsoft miał 31 lat na budowanie społeczności lojalnych użytkowników, zanim pojawiły się Dokumenty Google. Google jednak wzięło ten rynek szturmem dzięki nowoczesności i ogólnodostępności swojego webowego procesora tekstu.
Dokumenty Google odebrały Microsoftowi ogromną część publiczności, ale różnice w preferencjach wciąż odzwierciedlają różnicę pokoleniową. Osoby przyzwyczajone do pisania w lokalnych programach pozostają przy Microsoft Word, natomiast młodzi ludzie wybierają aplikacje webowe Google.
Który edytor tekstu wybierają przedstawiciele poszczególnych pokoleń?
Na rynku pracy aktywne są obecnie trzy pokolenia: generacja X, milenialsi oraz generacja Z. Jak różnice w ich doświadczeniach wpływają na ich preferencje dotyczące programów biurowych?
- Generacja X (osoby urodzone między 1965 a 1979) – pokolenie przyzwyczajone do pracy stacjonarnej i komunikacji twarzą w twarz. Częściej korzystają z lokalnego programu Microsoft Word, aby pisać indywidualnie, a później dzielić się wynikami swojej pracy podczas spotkań.
- Generacja Y, czyli milenialsi (1980–1996) – to ludzie zupełnie oswojeni z najnowszymi technologiami, ale ich pierwsze doświadczenia z oprogramowaniem biurowym odbywały się jeszcze zanim praca w środowisku chmurowym została spopularyzowana. Z tego względu na to milenialsi nie mają problemu ze zmianą narzędzi pracy w zależności od okoliczności – do pracy indywidualnej wybierają Microsoft Word, natomiast do zadań wymagających współpracy w zespole używają Google Docs.
- Generacja Z to ludzie urodzeni po 1995 roku. Ich debiut na rynku pracy miał miejsce już wtedy, gdy szybkie i stabilne łącza internetowe pozwalały na efektywną pracę w chmurze. W oczach przedstawicieli tego pokolenia Google Docs wygrywa z Microsoft Word, bo cenią sobie dynamiczną współpracę w przestrzeni wirtualnej.
Microsoft Word wciąż cieszy się większą popularnością wśród tradycjonalistów, ale Google Docs to przyszłościowy wybór, ponieważ część millenialsów i większość Gen Z nie wyobraża sobie już pracy w lokalnych programach na dyskach komputerów.
Google Docs vs Microsoft Word – wyniki rankingu
Portal g2.com na bieżąco zbiera dane zweryfikowanych użytkowników oprogramowania i generuje wygodne tabele porównawcze podobnych rozwiązań pochodzących od różnych producentów. Z ich zestawienia cech Microsoft Word i Dokumentów Google (wyniki z 25.06.2021) płyną następujące wnioski:
- Microsoft Word i Dokumenty Google mają identyczną średnią ocen – 4.7 na 5, ale warto też zwrócić uwagę na to, że obecnie Microsoft Word ma tylko 729 ocen, a aplikacja Google zebrała aż 5707 recenzji użytkowników, czyli ponad siedmiokrotnie więcej.
- Dokumenty Google zyskują przewagę w ocenach aż 16 z 24 porównywanych cech, w tym między innymi:
- prostota obsługi
- współpraca użytkowników
- komunikacja w czasie rzeczywistym
- zapis historii edycji
- tryb sugerowania zmian
- eksport dokumentów
- aplikacja mobilna
- Microsoft Office Word największą przewagę zdobył w takich kategoriach, jak:
- ogólne spełnienie oczekiwań
- integracja z kalendarzem
- import dokumentów
- Google Docs i Word osiągają remis w porównaniu kierunku rozwoju produktu oraz łatwości zarządzania kontami.
Google Docs vs Microsoft Word – najistotniejsze różnice
Udostępnianie dokumentów
Microsoft Word działa lokalnie, dlatego jeśli chcesz podzielić się zapisanym plikiem z zespołem, to musisz wysyłać go w załączniku maila lub wrzucić na chmurowy dysk i udostępnić.
Dokument Google może być utworzony bezpośrednio na Dysku Współdzielonym, gdzie cały zespół od razu zyska do niego wgląd. Jeśli jednak wolisz na początku pisać indywidualnie, a później skonsultować to z zespołem, to masz kilkanaście opcji precyzyjnego udostępniania i nadawania uprawnień, a żadna z nich nie wymaga eksportu pliku, czy wysyłania maila. Możesz pobrać link do dokumentu, ograniczyć dostęp dla ludzi z Twojej firmy lub udostępnić dokument konkretnym osobom do wyświetlania, sugerowania bądź edycji. Podobny efekt możesz osiągnąć z aplikacją Word Online, ale opcji jest mniej, ponieważ rozwój produktów webowych nie jest mocną stroną Microsoftu.
Zapisywanie wyników pracy
Z Google Docs możesz w końcu zapomnieć o kompulsywnym używaniu skrótu CTRL+S, i o lęku, że błąd programu może zaprzepaścić kilka godzin pisania. Dokumenty Google zapisują każdą zmianę na bieżąco. Dodatkowo przechowują pełną historię edycji, aby żadna informacja nie została przez przypadek usunięta podczas pracy zespołowej. Dzięki temu wszystko jest zawsze w jednym pliku i nie tworzysz kilku wersji dokumentu, bo możesz w dowolnej chwili przywrócić starszą treść z historii.
Zapisywanie w lokalnym programie Microsoft Word odbywa się manualnie, tradycyjną ścieżką Plik > Zapisz jako…, lub skrótem CTRL+S. Wszystkie zapisane wersje plików są przechowywane na dysku, więc dopóki ręcznie nie umieścisz ich w sieci, będą dostępne wyłącznie dla Ciebie i tylko na jednym urządzeniu.
Łatwość obsługi
Google stawia na prostotę, a Microsoft na szeroką funkcjonalność – oba podejścia są widoczne na pierwszy rzut oka w ich edytorach tekstu.
Pierwsza próba przeprowadzenia formatowania tekstu w Microsoft Word nie należy do najłatwiejszych. Mnogość przycisków ukrytych w różnych zakładkach wstęgi na górnym pasku to raj dla power userów tego programu, ale koszmar nowych użytkowników. Jeśli chcesz wprowadzić ten program w swojej firmie, to musisz liczyć się z tym, że część pracowników będzie potrzebowała szkolenia, aby swobodnie się w nim poruszać.
Zupełnie odwrotnie wyglądają pierwsze doświadczenia pracy w Dokumentach Google – wszystko, co niezbędne jest zawsze w zasięgu wzroku na pasku narzędzi tej aplikacji. Frustrację najbardziej wymagających użytkowników może z początku rodzić to, że podstawowa wersja Google Docs zawiera tylko najważniejsze funkcje. Warto jednak pamiętać, że webowe aplikacje Google można łatwo spersonalizować – wystarczy kilka kliknięć, aby dodać nowe fonty, rozszerzenia i dodatki, które dopasują funkcjonalność nawet do najbardziej wygórowanych oczekiwań.
Praca offline
Do pisania bez połączenia z internetem zdecydowanie najlepszy będzie Microsoft Word. W lokalnym programie wszystkie funkcje są dostępne niezależnie od jakości połączenia sieciowego.
Praca offline w Dokumentach Google też jest możliwa, ale trzeba w tym celu uruchomić tryb offline. Od teraz możesz edytować pliki Dokumentów, Prezentacji i Arkuszy w przeglądarce Google Chrome bez połączenia z Internetem.
Eksport i import dokumentów
W Dokumentach Google nie tylko bez przeszkód uruchomisz pliki z Microsoft Word, możesz także wyeksportować tekst stworzony w Google Docs w formacie charakterystycznym dla dokumentów Microsoft 365 (i starszych wersji Office).
Dokumenty Google wygrywają pod kątem liczby dostępnych formatów podczas eksportu, bo użytkownik może wybierać spośród: DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML i EPUB. W Wordzie Online poza tekstowym formatem Microsoftu dostępne są tylko eksporty do ODT i PDF.
Lokalny program Microsoft Word ma natomiast inną zaletę – pozwala importować i wprowadzać zmiany w plikach PDF. Jedynym sposobem na edycję treści PDF-a w Google Docs jest wykorzystanie funkcji optycznego rozpoznawania tekstu (OCR) na Dysku Google.
Dostępność dodatków
Google Workspace Marketplace oferuje większy asortyment przydatnych rozszerzeń do Dokumentów Google niż Microsoft w swoim Office Add-ins store. Choć Microsoft Word w podstawowej wersji oferuje więcej zaawansowanych narzędzi formatowania tekstu, to dzięki dodatkom funkcjonalność aplikacji Google może być łatwo spersonalizowana i dzięki temu dorównać lokalnym programom.
Czytaj też: Microsoft OneDrive vs Google Drive
Podsumowanie porównania
Microsoft Word i Dokumenty Google to najpopularniejsze edytory tekstu na świecie, więc oba oferują wiele funkcji, a różnice między nimi nie są znaczące. Niezależnie od tego, który z nich wybierzesz, podstawowe oczekiwania wobec firmowego edytora tekstu zostaną spełnione.
Jeśli zależy Ci na elastyczności, dynamicznej współpracy i lepszej integracji z innymi narzędziami, wybierz Dokumenty Google – ta aplikacja jest stworzona z myślą o pracy online, więc zdecydowanie wygrywa na tym polu. Dla znakomitej większości użytkowników funkcjonalność Google Docs jest w zupełności wystarczająca. Natomiast jeśli potrzebujesz bardzo zaawansowanych funkcji formatowania, to program Microsoft Word w wersji instalowanej na dysku twardym komputera będzie miał ich więcej.
Pamiętaj też o tym, że zarówno Google Docs jak i Microsoft Word są elementami większych chmurowych ekosystemów – nie można kupić ich osobno. Aby podjąć dobrą decyzję, przejrzyj też porównania innych aplikacji Google Workspace (dawniej G Suite) z Microsoft 365 (wcześniej MS Office) na naszym blogu:
