Dokumenty Google – 12 porad dla użytkowników iOS

Dokumenty Google są chętnie używane przez osoby pracujące na różnych urządzeniach. W poniższym artykule przedstawiamy 12 praktycznych wskazówek dla użytkowników sprzętu z systemem operacyjnym iOS.

Aplikacja mobilna Dokumentów Google

Dokumenty Google znane są głównie ze standardowej wersji w przeglądarce. Jednak z biegiem czasu zaczęły być dostępne także w formie aplikacji mobilnej. Dzięki temu użytkownicy mogą pracować nad dokumentem bez względu na to, gdzie się znajdują oraz z jakiego urządzenia mobilnego korzystają.

1. Edytowanie dokumentów w trybie offline

Nie zawsze mamy możliwość połączenia się z Internetem. Z Dokumentami Google to nie problem – aplikacja pozwala na tworzenie i edytowanie plików w trybie offline. Aby to zrobić wystarczy odnaleźć trzech kropek na liście plików w panelu głównym Google Docs, a następnie wybrać polecenie „Dostępny offline”.

2. Bezproblemowa współpraca z innymi użytkownikami

Możliwość pracy wielu osób na jednym pliku jest jedną z największych zalet Dokumentów Google. Ułatwia to organizację działań w każdej firmie – małej, średniej i dużej. Aby rozpocząć współpracę z innymi osobami, wystarczy otworzyć pożądany dokument oraz kliknąć przycisk „Udostępnij” znajdujący się w prawym górnym rogu, a następnie zdecydować, komu prześlemy plik. Dodatkowo mamy możliwość wyboru, jakie uprawnienia dostępu otrzymają od nas dani użytkownicy.

3. Możliwość sugerowania zmian w pliku

Dokumenty Google umożliwiają również sugerowanie zmian w poszczególnych plikach. Dzięki temu podczas pracy z innymi użytkownikami będziemy mogli poznać swoje wzajemne sugestie dotyczące konkretnych fragmentów projektu.

Aby zasugerować zmiany, należy zaznaczyć pożądane treści, a następnie wybrać symbol trzech kropek. Kolejnym krokiem jest odnalezienie komendy „Wybierz zmiany”. Następnie należy wprowadzić sugerowana zmiany, a inny użytkownik, z którym pracujemy na dokumencie, może je zaakceptować lub odrzucić.

4. Akceptowanie i odrzucanie sugerowanych zmian

Jeżeli inny użytkownik zasugeruje zmiany w dokumencie, można je zaakceptować lub odrzucić. Gdy pojawi się okno z sugestią, wyświetlą się w nim przyciski, za pomocą których możemy potwierdzić daną zmianę lub jej nie przyjąć.

5. Korzystanie z wbudowanego narzędzia wyszukiwania

Dokumenty Google zostały wyposażone we wbudowane narzędzie wyszukiwania. Działa ono na zasadzie podobnej do wyszukiwarki Google. Aby odnaleźć interesujący nas element w Internecie, należy kliknąć przycisk z trzema kropkami w prawym górnym rogu okna edycji, a następnie odnaleźć funkcję „Eksploruj”. W ten sposób możliwe jest wyszukiwanie stron internetowych oraz obrazów, które zawierają pożądane słowo kluczowe.

6. Funkcja dyktowania

Nieocenionym elementem aplikacji w systemie iOS jest możliwość dyktowania. Funkcja ta została wbudowana również w Dokumenty Google. Dzięki niej możliwe jest dyktowanie treści wraz ze znakami interpunkcyjnymi. Takie rozwiązanie zwiększa komfort pracy na mniejszych urządzeniach, takich jak iPad czy iPhone.

7. Używanie gotowych szablonów

Dokumenty Google oferują swoim użytkownikom wiele różnych gotowych szablonów, które mogą zostać wykorzystane podczas tworzenia dokumentów, raportów, listów i wielu innych. Funkcja ta dostępna jest nie tylko na platformie internetowej, ale również w aplikacji mobilnej. Szablony znajdują się na stronie głównej, obok przycisku z plusem „Utwórz nowy dokument”. Wystarczy odnaleźć interesujący wzór i kliknąć, a otworzy się nowy dokument z wybranym szablonem. Pozostaje go jedynie edytować według własnych potrzeb.

8. Tworzenie spisu treści

Użytkownicy doceniają dużą intuicyjność tej funkcji. W trakcie tworzenia dokumentu zawierającego różne sekcje Google wykorzystuje technikę wyszukiwania, aby ułatwić tworzenie spisu treści dla pliku, nad którym aktualnie pracujemy.
Aby dodać spis treści, należy otworzyć pożądany dokument, a następnie z menu wybrać „Edycja” i „Spis treści”. Możliwe jest utworzenie rejestru z linkami do innych Dokumentów Google lub z numerami stron.

9. Łatwe tworzenie nagłówków do dokumentu

Aby dodać nagłówek do dokumentu, należy kliknąć dwa razy po prawej stronie od obszaru roboczego. Po wyświetleniu się okna “Nagłówek” wystarczy wpisać wybrany przez nas tekst. Dokumenty Google umożliwiają edytowanie rodzaju i wielkości czcionki oraz stylu nagłówka. Jeżeli zdecydujemy, że chcemy usunąć wprowadzone zmiany, wystarczy kliknąć tekst nagłówka, usunąć go i stuknąć ponownie na obszar roboczy dokumentu.

10. Czyszczenie formatowania

Czasami, wklejając coś do dokumentu, powielone zostaje również źródłowe formatowanie. Jeżeli chcemy je usunąć, zaznaczymy dany fragment i wybierzmy narzędzie edycji tekstu („A”) w górnej części interfejsu, a następnie wybrać opcję “Wyczyść formatowanie”

11. Znajdowanie i zmienianie

Funkcja „Znajdź i zamień” pozwala oszczędzić cenny czas pracy. Aby wymienić coś konkretnego w dokumencie, należy otworzyć go w aplikacji mobilnej i wybrać przycisk z trzema kropkami. Następnie odnaleźć polecenie „Znajdź i zamień”. W przypadku platformy internetowej funkcja ta ukryta jest w menu „Edycji”. W polu „Znajdź” wystarczy wpisać słowo, które ma zostać edytowane, natomiast w „Zamień” hasło, które ma pojawić się po zmianie. Google automatycznie przeszuka cały dokument i wprowadzi zmiany.

12. Korzystanie ze skrótów klawiszowych

Warto także wspomnieć o tym, że tworzenie dokumentów za pomocą iPhone lub iPoda z użyciem zewnętrznej klawiatury, umożliwia korzystanie z szeregu różnorodnych skrótów klawiszowych. Ułatwiają one obsługę aplikacji i sprawiają, że praca na dokumentach jest bardziej efektywna.