Digitalizacja dokumentów – na czym polega i dlaczego warto ją wykonywać?

Digitalizacja, czyli przeniesienie dokumentów z nośników analogowych na cyfrowe, znacznie podnosi efektywność pracy zespołów i ułatwia skalowanie przedsiębiorstwa. Z poniższego artykułu dowiesz się, co to digitalizacja i jakie daje korzyści. Piszemy też o tym, co zrobić, aby cyfryzacja papierowych archiwów przebiegła sprawnie, a wszelkie odbywające się w jej ramach procesy uwzględniały obowiązujące standardy bezpieczeństwa.

Digitalizacja dokumentów – co to jest?

Choć elektroniczny obieg dokumentów w wielu firmach jest dziś standardem, wciąż nie brakuje osób, które zastanawiają się, czym jest digitalizacja. Definicja tego pojęcia jest dość prosta – to działania mające na celu stworzenie cyfrowej wersji materiałów zapisanych dotychczas na nośnikach fizycznych. 

Swoje zbiory na format cyfrowy masowo przenoszą na przykład archiwa, muzea i biblioteki – w placówkach tego typu odbywa się digitalizacja dokumentów archiwalnych, dzieł sztuki, książek, starodruków czy rękopisów. W instytucjach tych często przeprowadzana jest digitalizacja starych, zabytkowych dokumentów. Do jej prawidłowego wykonania niezbędne są sprzęty wykorzystujące zaawansowane technologie i wysoce wykwalifikowany personel.

Oprócz zbiorów zapisanych na papierze, możemy digitalizować też materiały audio i wideo, które dotychczas przechowywane były na płytach winylowych, kasetach magnetofonowych i jeszcze starszych nośnikach. 

W biznesie cyfryzacją objęte są najczęściej pisma papierowe, takie jak umowy, dokumenty rozliczeniowe czy teczki z danymi pracowników. W wielu przedsiębiorstwach pierwszym krokiem do przeniesienia firmowego archiwum z fizycznych segregatorów na dyski komputerów jest właśnie digitalizacja dokumentów kadrowych i księgowych. I choć jest to bardzo dobry początek, warto mieć na uwadze, że aby w pełni wprowadzić w firmie cyfrowy obieg dokumentów, konieczne jest zeskanowanie wszystkich dokumentów.

Czytaj też: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Jak bezpiecznie digitalizować dokumenty?

Skanowanie i digitalizacja dokumentów nie są określeniami synonimicznymi. W tym drugim przypadku mówimy bowiem nie tylko o samym momencie zmiany formatu z analogowego na cyfrowy, ale też o odpowiednim przygotowaniu do tego procesu zarówno od strony logistycznej jak i technicznej. 

Przedsiębiorcy, których celem jest przestawienie firmy z papierowego na cyfrowy obieg dokumentów, powinni pamiętać, że podczas digitalizacji kluczową rolę odgrywa bezpieczeństwo. Skanowane dokumenty często zawierają bowiem wrażliwe dane, które powinny być szczególnie chronione. Co więcej, na rynku działają przedsiębiorstwa, których standardy w zakresie przetwarzania i przechowywania danych powinny być szczególnie wyśrubowane – za przykład niech posłuży nam tu digitalizacja dokumentacji medycznej.

Przenoszenie dokumentów na format cyfrowy

Przygotowując się do skanowania firmowego archiwum warto wyznaczyć do tego specjalne pomieszczenie, które będzie zamykane na klucz. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za digitalizację będą mogli zadbać o to, aby żaden dokument nie dostał się w niepowołane ręce.

Sam wybór osób odpowiedzialnych za wprowadzenie dokumentów na firmowe dyski również nie powinien być przypadkowy. Najlepiej, jeśli będą to osoby, które już wcześniej zajmowały się przetwarzaniem tych danych. Wszystkich pracowników biorących udział w procesie digitalizacji należy odpowiednio przeszkolić pod kątem obowiązujących przepisów, dotyczących ochrony danych. Warto też zadbać o to, aby wszyscy mieli świadomość, jak ważna w ich pracy jest poufność.

Przechowywane zeskanowanych plików na dyskach firmowych

Odrębną kwestią związaną z bezpieczeństwem jest odpowiednie przechowywanie plików, które powstały w wyniku skanowania. Teoretycznie dokumenty te można umieścić na na dyskach komputerów, ale w praktyce jest to niebezpieczne i nieefektywne. Niebezpieczne, ponieważ taki sprzęt może w każdej chwili ulec awarii lub zostać skradziony. Nieefektywne, ponieważ przy każdej wymianie sprzętu konieczne byłoby kopiowanie całego cyfrowego archiwum.

Bezpieczniejszym i rozsądniejszym sposobem na przechowywanie plików jest umieszczenie ich na firmowym serwerze. Choć rozwiązanie to pozwala odpowiednio zabezpieczyć dane przed ich wyciekiem poza organizację, to jest ono stosunkowo drogie. Po pierwsze, fizyczny serwer trzeba kupić, co często wiąże się z niemałą inwestycją. Po drugie, obsługa własnej infrastruktury technicznej często przekłada się na zwiększenie stałych kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa – konieczne staje się bowiem zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za jej konserwację i administrację lub wynajęcie zewnętrznej firmy, która będzie się tym zajmować.

Bezpieczne przechowywanie plików w chmurze

I tu z pomocą przychodzą nam narzędzia chmurowe, takie jak Dysk Google (Google Drive). W ramach tego rozwiązania dane również przechowywane są na serwerach, a nie na lokalnych dyskach komputerów. Fizyczny sprzęt należy jednak do zewnętrznego dostawcy – w tym przypadku Google Cloud. Dla klientów jest to wygodne i niezwykle bezpieczne. 

Nad serwerami tworzącymi infrastrukturę chmury Google 24 godziny na dobę czuwają wykwalifikowani inżynierowie. Dla porównania – w przypadku prywatnych serwerów na taką ochronę mogą pozwolić sobie jedynie najbogatsze przedsiębiorstwa. Co więcej, Google Cloud stosuje zaawansowane zabezpieczenia, co potwierdzają niezależne certyfikaty, takie jak na przykład ISO 27018, SOC 3 oraz FedRAMP. Dzięki subskrypcyjnemu modelowi udostępniania chmurowych dysków, z najwyższej klasy zabezpieczeń przed atakami hakerów i złośliwym oprogramowaniem mogą korzystać nawet mikroprzedsiębiorstwa. 

Przestrzeń na Dysku Google dostępna jest w ramach pakietu aplikacji dla firm – Google Workspace. W zależności od wykupionego planu, przedsiębiorstwa mają do dyspozycji od 30 GB do 5 TB na każdego użytkownika. Plany zaczynają się już od nieco powyżej 20 zł miesięcznie za licencję – cena tego rozwiązania jest więc bardzo konkurencyjna. Pozwala to na zachowanie naprawdę wysokiego bezpieczeństwa wrażliwych danych z zachowaniem niewielkich kosztów operacyjnych.

Czytaj też: 12 powodów, by wybrać Google Workspace

Zalety digitalizacji dokumentów w firmie

Digitalizacja dokumentów i ich archiwizacja w formie cyfrowej ma wiele zalet. Pozwala między innymi obniżyć koszty prowadzenia działalności, zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzanych danych oraz podnieść efektywność zespołu.

Niższe koszty

Przeniesienie papierowych dokumentów na cyfrowe nośniki wiąże się z obniżeniem stałych kosztów prowadzenia firmy. Przedsiębiorstwo nie musi bowiem utrzymywać pomieszczeń, w których piętrzą się kolejne stosy segregatorów. Pracownicy wszystkie potrzebne dokumenty mają zawsze pod ręką, dzięki czemu ich fizyczne odpowiedniki nie muszą być przechowywane w biurze. Firma, która przeszła na cyfrowy obieg dokumentów, może to zadanie powierzyć zewnętrznej firmie zajmującej się archiwizacją, uwalniając w ten sposób moce przerobowe części zatrudnionych osób.

Większe bezpieczeństwo

Cyfrowy format dokumentów pozwala dobrze zabezpieczyć się przed utratą danych. Papier jest narażony na spalenie, zalanie, czy zwykłe niszczenie powodowane upływem czasu. W przypadku plików przechowywanych na nośnikach elektronicznych możemy wykonać dowolną liczbę kopii zapasowych. Dzięki temu nawet jeśli któryś dysk ulegnie awarii, w pozostałych miejscach dane wciąż pozostaną bezpieczne.

Szybsza i bardziej efektywna praca

Cyfrowy format dokumentów znacznie ułatwia też pracę osób, które korzystają z nich, aby wykonywać swoje służbowe obowiązki. Każdy potrzebny plik mają one teraz w zasięgu kilku kliknięć. Nie muszą więc tracić czasu na na wycieczkę do fizycznego archiwum, odszukiwanie potrzebnego segregatora i kartkowanie kolejnych stron tekstu.

Cyfrowy obieg dokumentów oznacza dla pracowników nieprzerwany dostęp do wszelkich potrzebnych im informacji, a co za tym idzie – niesamowitą wygodę i duże ułatwienie w skalowaniu biznesu. 

Co więcej, umieszczenie plików w Google Drive sprawia, że pracownicy mają dostęp do wszystkich dokumentów nie tylko na swoich firmowych komputerach, ale z poziomu dowolnego urządzenia, na którym mogą zalogować się na swoje konto Google. Takie rozwiązanie znosi wszelkie fizyczne ograniczenia jeśli chodzi o natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji.

Digitalizacja dokumentów — w jaki sposób ją zorganizować w swojej firmie?

Może się wydawać, że digitalizacja dokumentów jest bardzo łatwa, a do jej wykonania wystarczy skaner oraz prosty program komputerowy. W praktyce dokumentów jest zazwyczaj o wiele więcej, niż nam się wydaje. Warto więc dobrze przemyśleć i szczegółowo zaplanować ten proces. 

Przemyślenie układu cyfrowego archiwum

Jeszcze przed rozpoczęciem skanowania warto przemyśleć w jaki sposób pliki będą przechowywane na dyskach. To świetna okazja, na uporządkowanie dokumentacji i posegregowanie jej do odpowiednich folderów. Ważne są też nazwy samych plików – system powinien być opracowany w taki sposób, aby odnalezienie potrzebnych dokumentów trwało zaledwie kilka chwil.

Zabezpieczenia

Przechowywanie plików w chmurze daje wiele możliwości jeśli chodzi o ich zabezpieczenia. W konsoli administracyjnej Google Workspace można stworzyć dyski współdzielone, a następnie dostęp do nich umożliwić tylko ściśle określonym osobom. Dodatkowo konta pracowników mających dostęp do wysoce wrażliwych danych powinny być wyjątkowo dobrze zabezpieczone, na przykład za pomocą dwuetapowej weryfikacji przy logowaniu, określeniu zasad dostępu zależnego od kontekstu czy ustawienia odpowiednich reguł DLP.

Przygotowanie fizycznego miejsca

Samo skanowanie dokumentów powinno odbywać się w warunkach, które pracownikom umożliwiają wygodną pracę, a przetwarzanym danym – bezpieczeństwo. Warto więc wyznaczyć do tego osobny pokój, który będzie zamykany na klucz. Pomieszczenie takie powinno być też być odpowiednio wyposażone. Konieczne będą szafki do składowania dokumentacji, stoły – do jej wygodnego rozłożenia, szybki skaner oraz komputer.

Oprogramowanie

Zeskanowane dokumenty przyjmą format obrazu (JPG, PNG itp.) lub dokumentu PDF. Jednak prawdziwą wygodę korzystania z danych dają dokumenty, które możemy edytować. Do zmiany formatu należy użyć specjalnego konwertera. Programów tego typu nie brakuje, jednak te bardziej dopracowane są najczęściej płatne. Poza tym trzeba je pobrać i zainstalować. 

Dobra wiadomość jest taka, że Dysk Google posiada funkcję sczytywania tekstu z obrazów i PDF-ów. Funkcja optycznego rozpoznawania znaków (OCR – ang. optical character recognition) dostępna jest dla wszystkich użytkowników tego narzędzia.

Zatrudnienie profesjonalistów

Nawet dobrze zorganizowana digitalizacja wymaga dużego zaangażowania i pieczołowitości. Jeśli firma nie posiada szybkiego skanera, wszystko zajmie też sporo czasu. Dlatego warto rozważyć powierzenie tego zadania profesjonalistom. Na rynku działa wiele firm dysponujących zaawansowanym sprzętem i doświadczeniem w zakresie przenoszenia dokumentów na format cyfrowy. Po uwzględnieniu kosztów czasowych oraz pracowniczych może okazać się, że wynajęcie podwykonawcy będzie tańsze i wygodniejsze, a efekt końcowy – o wiele bardziej satysfakcjonujący.

Kilka słów na koniec

Jeśli zastanawiasz się nad wprowadzeniem w swojej firmie elektronicznego obiegu dokumentów i chcesz poznać możliwości, jakie w tym zakresie daje Dysk Google, daj nam znać. Umów się na bezpłatną konsultację – przeanalizujemy Twoje potrzeby i doradzimy z wyborem najlepszego rozwiązania. W FOTC możesz testować Google Workspace przez 30 dni za darmo, to dwa razy dłużej niż bezpośrednio w Google.