Spis treści
Właśnie robiłeś coś „na wczoraj”? Będziesz robił też coś „na za chwilę”? Ktoś przypomniał Ci właśnie, że nie dotrzymałeś terminu. Nie musi tak być zawsze. Możesz to zmienić, wykorzystując kilka sprawdzonych sposobów, wdrażając je w życie i starając się ich przestrzegać, tak aby sprawnie organizować pracę i terminowo realizować zadania.
Po pierwsze są rzeczy ważne i ważniejsze
Nigdy nie będziesz w stanie decydować o swoim czasie, dopóki nie ustalisz, co jest najważniejsze. Wskazuj priorytety i staraj się ich przestrzegać. Odważni mawiają, że fantastycznym barometrem wag naszych zadań są przełożeni – ważne jest to, o co pytają przynajmniej dwa razy.
Po drugie dyscyplina
Nawet najlepszy sposób oceniania i kolejkowania zadań przegra z brakiem samodyscypliny. Jeżeli zaplanowałeś coś na dziś, zrób to bezwzględnie. Jeżeli masz problemy z samodyscypliną niech mobilizuje Cię kalendarz – szybko przypomni Ci, że do końca tygodnia większość terminów już zajęta. Odkładanie prac, bez naprawdę ważnej przyczyny prędzej czy później znów doprowadzi do lawiny „na wczoraj” i „na za chwilę” oraz nie pozwoli terminowo realizować zadania.
Po trzecie lista to-do
Nie ma znaczenia kiedy spiszesz swoje zadania rano czy na chwilę przed wyjściem do domu. Nadaj im priorytety, zaplanuj czas na ich realizację – zawsze w wariancie pesymistycznym. Jeżeli chcesz mieć je zawsze pod ręką wrzuć je do mobilnego kalendarza – możesz też ustawić powiadomienia. Czy coś sprawia większą satysfakcję niż wykreślanie już zrobionych spraw?
Po czwarte porządek
Pojęcie porządku to sprawa względna. Warto mieć wszystko zawsze w „pod ręką”. Jedna lista to-do, dostępna w każdej chwili, najlepiej na urządzeniu mobilnym doskonale pozwala organizować pracę. Warto zawsze wiedzieć co będziemy robić za chwilę.
Po piąte rozmowa telefoniczna to też spotkanie
Dziś dużo czasu spędzamy na rozmowach telefonicznych. Często pochłaniają one sporą część naszego czasu. Jeżeli uwzględnimy okres na przygotowanie do nich, podsumowanie i zaplanowanie działań po, to można je traktować jak normalne spotkania, planować i wrzucać do kalendarza.
Po szóste planuj nawet odległą przyszłość
Skąd wiemy, co będziemy robić za miesiąc za dwa? Z kim się będziemy spotykać, gdzie, kiedy? O ile łatwo zaplanować grafik na tydzień, dwa wprzód, o tyle dużo trudniej na kwartał, dwa. To się nie zmieni, ale warto próbować organizować pracę nawet w odległej przyszłości. Pomoże nam to też w budowaniu długookresowych strategii.
Po siódme wreszcie deleguj
Pamiętaj, że nie jesteś sam. Jeżeli wszyscy w twoim zespole prowadzą np. współdzielone listy to-do łatwo znajdziesz mniej obciążone obowiązkami osoby. Zlecając zadanie, warto poprzedzić to wyjaśnieniem, dlaczego zadanie trafiło do tej czy innej osoby z zespołu, jakie są oczekiwania, względem zadania etc.
Spróbuj wdrożyć część z tych zasad, aby terminowo realizować zadania. Możesz być zaskoczony o ile bardziej wydajny, skuteczny możesz być na co dzień. Dowiedz się więcej o Google Workspace (dawniej G Suite), czyli o pakiecie narzędzi wspierających produktywność zespołu
