Przedstawiamy Wam w poście 10 sposobów jak poprawić współpracę w firmie poprzez wykorzystanie pakietu Google Workspace (znanego dawniej jako G Suite). Dowiecie się z niego jak organizować spotkania wideo, jak tworzyć harmonogramy czy jak uprościć komunikację w zespole oraz wiele innych ciekawych informacji.
- Uproszczenie komunikacji i wymiany danych poprzez użycie jednego adresu email.
Musisz dzielić te same informacje z członkami zespołu na całym świecie? Sprawdź, jak ułatwia komunikację stworzenie grup e-mail dla zespołu. Potem, zamiast e-maila do każdej osoby, należy użyć adresu grupowego e-mail, aby wysyłać aktualizacje, dane czy udostępnić zasoby, takie jak kalendarze zespołu, dokumenty z Dysku do wszystkich członów grupy w jednym czasie.
- Szkic projektu i płynna współpraca w czasie rzeczywistym nad końcowym projektem.
Pracujecie wspólnie nad ważnymi dokumentami, prezentacjami czy innymi projektami? Nie ma potrzeby, aby wysłyłać pliki w tę i z powrotem i zmagać się z wieloma załącznikami. Użyj dokumentów, arkuszy, slajdów jednocześnie edytując je w czasie rzeczywistym, dodatkowo możesz użyć czatu w pliku i uzyskać konkretne informacje zwrotne za pomocą komentarzy. Zmiany są zapisywane automatycznie, więc członkowie zespołu mają zawsze dostęp do najbardziej aktualnych wersji na bieżąco.
- Organizacja spotkań wideo i integracji z pracującymi zdalnie członkami zespołu.
Chcesz zbudować silniejsze relacje pracownicze? Jeśli pracujesz w zespole, który jest rozproszony na całym świecie, ważne jest, aby trzymać ludzi w ciągłym kontakcie. Na Hangoutach łatwo spotkać członków zespołu z całego świata w każdej chwili – wszystko za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego. Dołącz do spotkania wideo, do burzy mózgów, pracy przy projektach zespołowych, a nawet organizuj wirtualną integracje i inne. Teraz każdy może pozostać w kontakcie, bez konieczności podróży lub kosztów i wciąż czuć korzyści z kontaktu twarzą w twarz.
- Koordynowanie planów i harmonogramów projektów
Bardzo trudno jest śledzić projekty i harmonogramy zespołów, zwłaszcza przy ciągle zmieniających się terminach, wyskakujących w ostatniej chwili zadaniach i wielu innych ruchomych elementach planowania. Dla lepszego przygotowania organizacji pracy swojego zespołu i podsumowania każdego dnia możesz użyć arkuszy Google. Członkowie zespołu na całym świecie mogą bezpośrednio aktualizować swoje postępy w czasie rzeczywistym, bez konieczności wysyłania aktualizacji email do każdej zainteresowanej osoby. Z każdego miejsca na świecie, można aktualizować pliki tego samego projektu, jest to łatwiejsze do dystrybucji i zarządzania zmieniających się harmonogramów.
- Bądź zorganizowany z kalendarzami dla całego zespołu
Gdy zespół jest rozproszony na całym świecie i działa w różnych strefach czasowych, trudno jest ustalić daty spotkań, które pasują wszystkim. W aplikacji kalendarza możemy zobaczyć na warstwach kalendarze członków zespołu, dzięki temu możemy sprawdzić dostępność czasu każdego z nich. Można nawet tworzyć kalendarze zespołów do śledzenia spotkań, szkoleń, wakacji, i nie tylko. Teraz gdy wiesz, kiedy ludzie są wolni, to łatwo utworzyć harmonogram spotkań zespołu lub wydarzenia.
- Utrzymuj wszystkich na bieżąco dzięki zespołowym komunikatom
Chcesz zakomunikować ważną informację członkom zespołu? Szukasz szybkiego sposobu, jak przekazać wszystkim ważne informacje, aktualizacje? Zawiadom swoich współpracowników o zmianach w harmonogramie lub innych ważnych informacjach z wykorzystaniem grup i kalendarza. Utwórz grupę dla całego zespołu, a następnie wysyłaj informacje, na bieżąco wysyłaj zaproszenia, powiadomienia i przypomnienia na adres grupy.
- Przechowuj, udostępniaj zasoby wszystkim współpracownikom z dowolnego miejsca na świecie.
Chcesz w łatwy sposób bezpieczne przechowywać dane i udostępniać zasoby swoim członkom zespołu? Zapisz wszystkie pliki swojego zespołu w jednym folderze na dysku i natychmiast się nimi dziel. Gdy ktoś dokonuje zmiany w pliku/aktualizacji, dysk pokazuje, jakie pliki zostały zmienione. Członkowie zespołu mogą uzyskać bezpieczny dostęp do najnowszych aktualizacji plików na dowolnym urządzeniu, w dowolnym czasie.
- Tworzenie witryny zespołu, dzięki której pracownicy mogą znaleźć najnowsze informacje w jednym miejscu
Śledzenie harmonogramu projektu zespołu, informacji, zasobów może być bardzo czasochłonne, zwłaszcza jeśli współpracownicy są rozproszeni na całym świecie. Warto stworzyć witryny internetowe, gdzie każdy w organizacji, bez względu na to, gdzie się znajduje, możne znaleźć dane kontaktowe każdego członka projektu, aktualizacje projektów, mapy drogowe, zabezpieczenia i inne zasoby w jednym miejscu.
- Wspieraj członków zespołu dzięki wirtualnym społecznościom
Warto również zachęcić członków zespołu, aby pozostali w kontakcie poprzez tworzenie społeczności na Google+. Dzięki temu każdy może tworzyć sieci kontaktów, dzielić się pomysłami nt. projektów, wymieniać się informacjami, doświadczeniem i stworzyć silniejsze poczucie wspólnoty.
- Tworzenie ankiet, aby dostać cenne uwagi – feedback
Szukasz sposobu zdobycia cennych informacji na temat mocnych stron swojego zespołu, obszarów wymagających poprawy po zakończeniu projektu lub do corocznego przeglądu? Z formularzami, można utworzyć ankietę, więc każdy może uzyskać konstruktywne opinie na temat wydajności. Zarys istotnych obszarów zainteresowania, takich jak wydajność pracy, umiejętności komunikacyjne, umiejętność współpracy, i więcej. Dzięki wynikom można uzyskać cenne informacje, które pozwolą planować potrzeby szkoleniowe każdego członka zespołu i cele rozwojowe.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z przedstawicielami FOTC.
