Ranking poczty email dla firm – gdzie najlepiej założyć konto pocztowe?

Unikalny adres email nie tylko pozwala wygodnie zarządzać cyfrową korespondencją, ale też jest niezbędny do logowania w większości portali. Dostawców darmowych i płatnych usług pocztowych nie brakuje, dlatego, aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, przedstawiamy nasz wybór najlepszych kont pocztowych dla firm oraz użytkowników prywatnych, która ma odpowiedzieć na często padające pytanie „Jaka poczta e-mail jest najlepsza?”.

Najlepsza poczta dla firm i osób prywatnych

Użytkownicy prywatni mają znacznie większy komfort wyboru poczty email niż ci biznesowi, bo podstawowe konta osobiste w najpopularniejszych serwisach są bezpłatne. Dzięki temu możesz założyć skrzynkę pocztową u wybranych dostawców na próbę i przetestować najważniejsze funkcje, zanim zdecydujesz się na usługi premium. 

Proces wyboru kont pocztowych dla firm wygląda inaczej. Nawet jeśli opłaty za usługę są odroczone dzięki bezpłatnemu okresowi próbnemu, to implementacja nowego rozwiązania (podpięcie domeny, konfiguracja zabezpieczeń, utworzenie kont i przyzwyczajenie pracowników do zmiany) kosztuje cenny czas. Dlatego przed podjęciem biznesowej decyzji warto poznać wszystkie za i przeciw, a także porównać ulubioną usługę z ofertami konkurencji. 

Najlepsza poczta email – ranking i kryteria wyboru

Dla każdej osoby określenie „najlepsze poczta email” oznacza coś innego – jedni cenią sobie maksymalną prywatność, inni prostotę i wygodę, a jeszcze inni chcą jak najbardziej rozbudowanej funkcjonalności. Nasz ranking kont pocztowych opieramy na następujących kryteriach:

• Poczta za darmo – ocena swobody w korzystaniu z usługi, którą dostaje osoba prywatna, wykorzystująca konto pocztowe tylko do załatwienia codziennych spraw.
• Konta firmowe – Różnice między ofertą podstawową i biznesową, cennik oraz ocena korzyści dla firm.
• Mobilność – w dzisiejszych czasach dostęp do poczty powinien być równie wygodny na komputerze, co na smartfonie.
• Wygoda użytkowania – w tej kategorii oceniamy interfejs, wyszukiwanie i funkcje, które pomagają zachować porządek w skrzynce email.
• Pojemność skrzynek pocztowych – poczta email musi zapewnić użytkownikom wystarczająco dużo miejsca na przechowywanie archiwalnej korespondencji i załączników.
• Bezpieczeństwo korespondencji – ochrona przed spamem, próbami wyłudzenia danych i złośliwym oprogramowaniem.
• Dodatkowe usługi i integracje – skrzynka odbiorcza i nadawcza to dopiero początek, większość producentów oferuje teraz znacznie więcej przydatnych narzędzi.

Ocenie poddaliśmy kilkunastu znanych międzynarodowych dostawców usług poczty internetowej i wyłoniliśmy pięciu zwycięzców: Outlook, Gmail, Protonmail, Zoho i Hover. Każdy z tych producentów poczty specjalizuje się w jakimś obszarze, dzięki czemu utrzymuje przewagę nad konkurencją w określonej niszy, a przecież odpowiedź na pytanie „jaka poczta najlepsza?” zawsze będzie brzmieć „To zależy”. Zobacz, jak uszeregowaliśmy ich na pięciostopniowym podium i poznaj ich największe zalety. 

Ranking poczty email 5 najpopularniejszych dostawców

1. Gmail – najlepsza poczta email dla firm oraz dla użytkowników prywatnych

Dla kogo? 

W 2021 roku Google deklarowało, że Gmail ma już ponad 1,8 miliarda aktywnych użytkowników. Ogromna popularność tej poczty świadczy o tym, że to najbardziej uniwersalna poczta internetowa – a wszystko to dzięki temu, że Google ma szeroką ofertę zarówno dla użytkowników prywatnych (bezpłatne konta Gmail) jak i Gmail dla firm (w postaci usługi Google Workspace).

Zalety poczty Gmail:

• Szybka, nowoczesna i bezpieczna poczta w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych
• Jedne z najlepszych filtrów antyspamowych na rynku
• Zaawansowane wyszukiwanie wiadomości
• Rozbudowany zestaw aplikacji biurowych
• Nawet 5 TB dla firmowych użytkowników kont Gmail, lub 15 GB darmowej przestrzeni dla użytkowników prywatnych
• Adres mailowy we własnej domenie np. jankowalski@twojafirma.pl
• Do 30 aliasów adresu przypisanych do jednego konta
• Najlepsza darmowa poczta e-mail dla użytkowników prywatnych

Wady poczty Gmail:

• Brak klienta poczty na pulpit

A jako że oprócz poczty Gmail w domenie swojej firmy, w pakiecie Google Workspace znajdziesz też inne aplikacje, to poniżej prezentujemy film, który opisuje zawartość tego zestawu. Jest w nim mowa o takich aplikacjach jak:

• Dysk Google – od 30 GB do 5 TB (w zależności od wybranego planu) miejsca do przechowywania plików w chmurze.
• Kalendarz Google – aplikacja do planowania czasu, która została zintegrowana z pozostałymi narzędziami pakietu.
• Dokumenty Google – program pozwalający tworzyć i edytować pliki tekstowe.
• Arkusze Google – aplikacja wykorzystywana do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. 
• Prezentacje Google – narzędzie, dzięki któremu pracownicy mogą przygotować profesjonalne prezentacje.
• Formularze Google – program umożliwiający tworzenie ankiet oraz analizę pozyskanych danych.
• Witryny Google – prosty kreator stron internetowych, który można wykorzystać do tworzenia zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych materiałów firmowych.
• Google Meet – aplikacja do prowadzenie wideorozmów online.
• Chat Google – komunikator tekstowy do rozmówi indywidualnych i zbiorowych.
• Google Keep –  wirtualny notatnik, pozwalający zapisywać i przechowywać informacje.

2. Outlook – najlepsza poczta email dla tradycjonalistów

Dla kogo? 

Biznesowa poczta Outlook w usłudze Microsoft 365 cieszy się nadal ogromną popularnością w dużych firmach z długą tradycją. Szczególnie doceniają ją osoby, które wolą korzystać z klienta poczty na pulpicie niż z aplikacji w przeglądarce. 

Zalety poczty Outlook:

• Klient poczty na pulpit
• Wiele opcji porządkowania korespondencji w folderach
• Duża przestrzeń na dysku i wiele znanych aplikacji do edycji plików

Wady poczty Outlook: 

• Nieintuicyjny interfejs z punktu widzenia nowych użytkowników
• Wysokie ceny
• Ograniczone możliwości przeszukiwania dysku i poczty

Przeczytaj też artykuły, w których porównujemy Google Workspace vs Microsoft 365 oraz Gmail vs Outlook.

3. Proton Mail – najlepsza poczta dla tych, którzy cenią prywatność

Dla kogo? 

Jeżeli zależy Ci przede wszystkim na maksymalnym bezpieczeństwie korespondencji, to rozważ założenie swojej poczty na Protonmail. Ta szwajcarska firma ma w ofercie wygodne, proste i szyfrowane skrzynki pocztowe zarówno dla firm jak i dla osób prywatnych. 

Zalety poczty Proton Mail:

• Dane klientów przechowywane są na szwajcarskich serwerach z maksymalną ochroną
• Szyfrowanie end-to-end zapewnia prywatność nawet gdy rozmówca używa innej poczty
• Wygodna aplikacja mobilna

Wady poczty Proton Mail:

• Brak dodatkowych aplikacji biurowych wspierających pracę (Dokumenty, Arkusze, Chat)
• Bardzo mało, bo tylko 1 GB przestrzeni na pocztę w darmowym planie dla użytkowników prywatnych

4. Hover – najwięcej przestrzeni w niskiej cenie

Dla kogo? 

Hover to serwis hostingowy, który oferuje także biznesową pocztę email. Ten dostawca nie posiada usług dla użytkowników prywatnych, ale za to ma wyjątkowo korzystną cenowo ofertę dla firm, które potrzebują dużo przestrzeni w chmurze. Z tej poczty email skorzystają przede wszystkim niewielkie firmy, które tworzą dużo treści cyfrowych i chcą  wygodnie je przechowywać oraz dzielić się nimi ze swoimi klientami. 

Zalety poczty Hover:

• Plan Big Mailbox oferuje aż 1 TB przestrzeni i kosztuje tylko 29 USD rocznie
• Możliwość kupienia biznesowego adresu pocztowego, który przekierowuje całą korespondencję do prywatnej skrzynki za 5 USD rocznie

Wady poczty Hover:

• Brak dodatkowych aplikacji biurowych wspierających pracę (Dokumenty, Arkusze, Chat)
• Tylko subskrypcja roczna

5. Zoho – darmowa poczta w domenie dla bardzo małych firm

Dla kogo? 

Zaczynasz przygodę z freelancingiem bądź prowadzisz niewielką firmę, dla której obecność w Internecie nie jest podstawą działalności, tylko jej uzupełnieniem? W takim razie na pewno potrzebujesz profesjonalnej poczty we własnej domenie, ale inwestowanie w taką usługę jest już opcjonalne. Z myślą o takich osobach powstała możliwość założenia bezpłatnego konta biznesowego na Zoho mail.

Zalety poczty Zoho:

• Bezpłatne konta email w domenie tylko dla 5 użytkowników
• Dodatkowe aplikacje: kalendarz, listy zadań, notatki i kontakty
• Dostęp offline
• Wygodna aplikacja mobilna

Wady poczty Zoho: 

• Niewielka pojemność na korespondencję
• Załączniki tylko do 250 MB lub 1 GB (w płatnym planie premium)

Gdzie założyć email dla firm? 

Żaden ranking kont pocztowych nie dostarczy jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Jeśli wciąż zastanawiasz się, gdzie założyć maila, to pamiętaj, że najlepsza skrzynka email to ta, która najlepiej wpisuje się w zestaw indywidualnych potrzeb użytkownika. Naszym zdaniem najbezpieczniejszą i najbardziej wszechstronną usługę pocztową oferuje Gmail. W FOTC korzystamy z Google Workspace od wielu lat oraz pomagamy wdrażać to rozwiązanie w firmach na terenie Polski i Europy. W Gmailu szczególnie cenimy:

Stabilność

Google deklaruje niezwykle wysoką dostępność usługi. Zgodnie z deklarowaną przez producenta SLA (czyli Service Level Agreement) poczta i programy biurowe wchodzące w skład pakietu Google Worksapce są dla klientów dostępne przez 99,9% czasu w każdym miesiącu kalendarzowym. Gdyby zdarzyło się tak, że poziom świadczenia usługi spadnie poniżej tej wartości, masz prawo do rekompensaty w postaci ekwiwalentu pieniężnego lub dodatkowego czasu na korzystanie z subskrypcji.

Bezpieczeństwo

Google dba to, aby zatrudniani przez nich inżynierowie przez 24 godziny na dobę chronili konta klientów korzystających z usługi. Dzięki temu Google Cloud jest doskonale zabezpieczoną chmurą, co potwierdzają niezależne certyfikaty (np. ISO 27001, ISO 27018, SOC 3 czy FedRAMP).

Brak spamu

Gmial słynie z niezwykle skutecznych filtrów antyspamowych, które nie wpuszczają na pocztę praktycznie żadnych niechcianych wiadomości. W przypadku firmowej poczty jest to szczególnie ważne z dwóch powodów. Po pierwsze, nasi pracownicy nie tracą czasu na przegrzebywanie się przez niechcianą korespondencję, co pozytywnie wpływa na ich efektywność podczas wykonywania zadań. Po drugie ma to też duże znaczenie z punktu widzenia wspomnianego już bezpieczeństwa – wiadomości klasyfikowane jako spam często stanowią źródło ataków phishingowych czy próbę zainstalowania na komputerze złośliwego oprogramowania.

Miejsce na dysku w chmurze

Dzięki obszernej przestrzeni dyskowej mamy dostęp do wszystkich potrzebnych nam plików z poziomu dowolnego urządzenia, na którym możemy zalogować się na swoje konto Google. Intensywnie wykorzystujemy też w swojej pracy dyski współdzielone, nazywane kiedyś dyskami zespołów. Mowa tu o wspólnej przestrzeni dyskowej, do której dostęp ma kilka osób, na przykład pracownicy danego działu firmy. Dzięki temu rozwiązaniu każdy członek zespołu zawsze ma dostęp do zasobów, które są mu potrzebne do skutecznego realizowania zadań. Przykładowo nie zdarzają się sytuacje, kiedy ktoś potrzebuje wykorzystać w swojej pracy logo, ale nie ma do niego dostępu bo grafik akurat znajduje się na urlopie. Materiały tego typu są wstawiane na wspólny dysk, gdzie każdy może po nie sięgnąć zawsze wtedy, gdy tylko tego potrzebuje. 

Wygoda użytkowania

Poczta od Google może pochwalić się przejrzystym interfejsem, który dodatkowo jest zintegrowany z innymi narzędziami wchodzącymi w skład Google Workspace. Ta cecha jest szczególnie ważna wtedy, gdy do naszego zespołu dołącza osoba, która wcześniej nie miała do czynienia z narzędziami Google. Prostota użytkowania tych aplikacji sprawia, że nowy użytkownik nie potrzebuje wielu godzin zkolenia, aby przestawić się na nowe rozwiązania. 

Dodatkowe aplikacje w pakiecie

Gmail to nie tylko poczta, ale szereg dodatkowych aplikacji do tworzenia i komunikacji, za które nie trzeba dodatkowo płacić. W ramach pakietu Google Workspace możemy tworzyć treści w Dokumentach czy Prezentacjach, analizować dane w Arkuszach, spotykać się na telekonferencjach przez Meet, załatwiać bieżące sprawy na Chacie czy planować wydarzenia w Kalendarzu. Ale co najważniejsze – wszystkie te programy są ze sobą połączone i tworzą spójny system, który oszczędza nam na co dzień mnóstwo czasu.

30 dni darmowych testów

Najrozsądniejszym sposobem na sprawdzenie, jaka jest najlepsza poczta email dla Twojej firmy, jest poznanie każdej z opcji w praktyce. W FOTC możesz testować Gmaila dla firm w przez 30 dni za darmo. Skontaktuj się z nami, a przedstawimy Ci indywidualną ofertę w tym zakresie.

Podejmując współpracę z FOTC zyskujesz też wiele więcej, niż tylko możliwość testowania skrzynki od Google dłużej niż inni. Nasz zespół specjalistów zapewni Ci:

• kompleksową pomoc w migracji z innego rozwiązania (w tym zadba o bezpieczne przeniesienie firmowej poczty wszystkich pracowników w Twojej organizacji);
• wsparcie techniczne w języku polskim, które dostępne jest w trybie 24/7;
• szkolenia dla użytkowników i administratorów na różnym poziomie zaawansowania.

Dodatkowo nasi inżynierowie specjalizują się w przeprowadzaniu audytów bezpieczeństwa Google Workspace oraz tworzeniu narzędzi dla firm rozszerzających funkcjonalność tego pakietu. Niezależnie więc od tego, czy potrzebujesz API, czy aplikacji stworzonej przy użyciu AppSheet lub Apps Script, której zadaniem będzie przyspieszenie pracy w Twojej firmie, pochylimy się nad tym wyzwaniem i z chęcią stworzymy możliwie najbardziej funkcjonalne rozwiązanie dla Twojej firmy.