Despre client
Tutore Polonia educă și împărtășește cunoștințe încă din anul 2017. Misiunea organizației, formată din educatori pasionați care dezvoltă cursuri originale, este să ajungă la zeci de mii de oameni în fiecare an, inspirându-i să își dezvolte și să-și împingă la extreme curiozitatea.
Compania poloneză oferă, printre altele, cursuri de programare, matematică, desen, grafică, instrumente muzicale și șah. Cu suportul Tutore, participanții la aceste cursuri pot studia pentru teste naționale, cum ar fi examenele echivalente pentru capacitate sau bacalaureat.
În 2022, Tutore Polonia a achiziționat ProfiLingua, cea mai mare școală de limbi străine din Polonia, cu ofertă de cursuri în 23 de limbi străine. ProfiLingua are 29 de centre în toată Polonia, frecventate anual de 30.000 de studenți.
Fuziunea celor două instituții a dat naștere unei mari organizații cu peste 2.600 de angajați, inclusiv 2.000 de profesori. Membrii echipei își îndeplinesc sarcinile din toată țara, în timp ce natura muncii lor poate să difere fundamental de la un caz la altul.
Principala provocare
Odată cu fuziunea celor două organizații, a apărut o discrepanță la nivel de instrumente digitale de lucru. Tutore funcționa în mediul Google Workspace, în timp ce angajații ProfiLingua lucrau cu produse Microsoft de ani de zile. Lucrul cu două pachete diferite de instrumente de birou s-a dovedit o provocare și a împiedicat pe mai departe colaborarea celor două instituții, făcând practic imposibilă integrarea completă.
Dorința conducerii Tutore Polonia a fost ca angajații să poată să colaboreze cu ușurință asupra conținutului nou, să partajeze facil și eficient informații și documente. Pentru a ajunge la acest nivel de interoperabilitate deplină, au decis să transfere toți utilizatorii obișnuiți cu lucrul în Microsoft 365 la suita Google Workspace.
Ne-am dorit ca toți angajații să-și poată accesa cutiile poștale și documentele de oriunde s-ar afla, doar folosind un browser web, fără a fi nevoie să instaleze aplicații suplimentare pe dispozitivele lor de lucru. Iar mediul de lucru Google Workspace s-a mulat mai bine pe modul dinamic în care funcționează compania noastră.
Migrarea la Google Workspace
Conturile de e-mail, listele de contacte și calendarele angajaților ProfiLingua s-au dovedit a fi dificil de migrat, deoarece compania a aparținut anterior unei alte organizații: editorul educațional WSiP. Astfel că fișierele pe care organizația trebuia să le mute se aflau pe servere WSiP și nu erau în niciun fel separate de alte date ale acestei instituții.
O altă provocare de ordin logistic a rezultat din faptul că datele au fost stocate în medii distribuite. Conturile de e-mail funcționau în pachetul Microsoft Exchange 2010, în timp ce unitățile cloud erau parte dintr-un pachet Microsoft 365 diferit.
În același timp, dorința Tutore a fost de a evita o migrare manuală, care aduce după sine un risc ridicat de erori și pierderi de date. Astfel că au abordat direct Google cu această provocare, iar acesta i-a îndrumat către FOTC, un partener de încredere care deține toate cunoștințele, abilitățile și instrumentele necesare pentru a superviza și efectua migrarea cât mai eficient.
Când Google a decis să ne pună în contact cu FOTC, lucrurile au început să se miște considerabil de repede.
Suportul oferit angajaților
Echipa de management a Tutore era conștientă de faptul că această schimbare putea deveni foarte stresantă pentru mulți angajați ProfiLingua. Prin urmare, una dintre priorități a devenit gestionarea și pregătirea adecvată a echipelor pentru această schimbare.
Cu mult timp înainte de fuziune, cele două organizații se aflau deja funcționale pe piața din Polonia. Ambele erau acomodate cu modul hibrid de muncă – lucrând atât cu clienții în online, cât și în din birourile fizice. Garanția unui mediu de lucru confortabil pentru angajați, un mediu în care toată lumea să se poată desfășura și să poată lucra eficient, a fost în sine o altă provocare pentru această tranziție.
Soluția
Echipa tehnică a FOTC a lucrat în strânsă colaborare cu specialiștii Tutore desemnați responsabili de integrare. Întregul proces de migrare a necesitat și impus o comunicare constantă – echipa reunită a lucrat deseori pe fișiere partajate și a ținut contact prin instrumente precum chat-ul sau telefonul.
Mai departe, Tutore a decis implementarea unui workshop pentru angajații săi, prin care aceștia să primească tot suportul necesar post implementării noului mediu de lucru.
Migrare
Cea mai mare provocare pentru noi a fost stabilirea unei conexiuni la serverul WSiP folosind instrumentul CloudM pe care l-am folosit pentru migrare. De obicei, acest proces implică crearea unui rol de administrator care să poată copia datele de pe serverul sursă. Din păcate, datele angajaților ProfiLingua au făcut parte din datele WSiP, ceea ce a cauzat probleme de securitate. Astfel, a fost necesar să găsim o altă soluție, mai neobișnuită.
Specialiștii FOTC le-au recomandat administratorilor responsabili de serverele WSiP să desemneze o unitate administrativă specială care să colecteze toate datele ce urmează să fie transferate. A fost creat în acest sens un rol personalizat, cu acces la această parte a serverului.
Deoarece aceasta era o soluție neconvențională, a fost necesar să se consulte și furnizorul de software de migrare. În final, producătorul instrumentului CloudM a autorizat procesul de migrare non-standard propus de FOTC.
Am fost nevoiți astfel să găsim o altă soluție decât procedura tipică, o soluție la fel de sigură pentru toate părțile implicate. În cele din urmă, ne-am conectat doar la o parte din date. De asemenea, aveam informații limitate despre soluțiile pe care le foloseau mulți dintre utilizatori – unele date erau stocate pe OneDrive, altele în cloud, altele pe unități private. În ciuda acestor condiții, am reușit totuși să migrăm marea majoritate a datelor necesare. Pe restul le mutaserăm deja manual.
Cu aproximativ 230 de conturi de utilizatori și aproximativ 100 de grupuri de transferat, echipa FOTC a lucrat de asemenea ore non standard pentru a evita supraîncărcarea serverelor WSiP. Developerii FOTC au folosit în procesul de migrare și Google Apps Script. Cu ajutorul acestuia s-au creat mai multe scripturi care automatizează procesele selectate.
Odată ce procesul a fost încheiat, inginerii FOTC i-au ajutat pe cei de la Tutore să creeze mediu de lucru pentru noii utilizatori. Ocazie cu care s-a folosit un script propriu FOTC. API-ul pe care l-au dezvoltat în mod colectiv a oferit setări specifice echipelor transferate în grupurile de discuții.
În mod implicit, aceste permisiuni nu pot fi acordate în consola de administrare Google Workspace. Acest lucru se poate face doar la nivelul unui anumit grup sau prin intermediul API-ului. Mutarea manuală a 100 de grupuri ar fi o sarcină foarte consumatoare de timp. De aceea, developerii FOTC au creat o soluție care a automatizat acest proces.
Al doilea instrument creat pentru a îmbunătăți procesul de migrare a fost un script care să trimită tuturor utilizatorilor migrați detaliile de conectare la Google Workspace. Prin acest transfer, administratorul instanței din partea Tutore nu a fost nevoit să facă aceste proceduri manual.
Un lucru pe care vrem să-l subliniem este faptul că angajații ProfiLingua nu au sesizat nicio secundă transferul la email-urile Google Workspace. Astfel, procesul de migrare nu le-a perturbat deloc munca zilnică.
Suportul oferit angajaților
Odată ce toate conturile au fost transferate, FOTC a susținut training-uri pentru a prezenta angajaților ProfiLingua noul instrument de lucru. S-au organizat două întâlniri online pentru toți utilizatorii al căror cont a fost transferat.
În timpul acestor ședințe, specialistul FOTC a arătat ce instrumente sunt disponibile în pachetul Google Workspace și cum să le folosească în munca de zi cu zi. Fiecare persoană care participă la o astfel întâlnire poate și este încurajat să pună întrebări. Ei pot ulterior să acceseze înregistrarea workshop-ului și să își reîmprospăteze cunoștințele.
Știu cât a fost de important pentru Łukasz Korczyński – responsabil din partea Tutore Polonia – să facă trecerea cât mai ușoară trecerea în așa manieră încât angajații ProfiLingua să se simtă în siguranță și luați în calcul. Am susținut procesul de comunicare internă cu ateliere dedicate tuturor utilizatorilor ale căror conturi erau transferate. Aceste ședințe s-au dovedit în cele din urmă cu adevărat necesare, iar participanții au apreciat ajutorul suplimentar.
După transferul utilizatorilor ProfiLingua la noua suită, administratorul Google Workspace Tutore a rămas în continuare disponibil angajaților atât prin e-mail, cât și prin telefon. Toate raportările care au survenit sunt tipice pentru astfel de situații. Pentru a se asigura că toate problemele sunt rezolvate imediat, asistența tehnică FOTC a fost 100% implicată în proces. Specialiștii noștri au preluat unele dintre notificări, astfel încât toate problemele au primit o soluționare imediată.
Rezultate
Tutore a decis să migreze mediile și, în același timp, să treacă la un plan de abonament mai mare, Google Workspace Enterprise Standard, upgrade apreciat de utilizatorii și administratorii de instanțe.
Se întâmplă adesea ca organizațiile să se extindă rapid, iar tehnologia care le susține să rămână stagnantă. Acest lucru provoacă multe probleme în timp. Tutore Polonia nu a făcut această greșeală. Prin trecerea la un plan Google Workspace superior, administratorii au obținut instrumente extinse pentru a asigura securitatea datelor companiei și pentru a gestiona comod utilizatorii. Schimbarea au resimțit-o și angajații, care au acum la dispoziție versiuni extinse ale aplicațiilor pe care le folosesc zi de zi.
Administrarea conturilor
Administratorii instanțelor Tutore subliniază în prezent cât de intuitivă este gestionarea conturilor prin consolă, iar accesul la aceasta și de pe dispozitivele mobile facilitează și mai mult munca.
Primesc adesea solicitări să adaug pe cineva la un grup de discuții sau să creez un cont nou. În Google Workspace, o pot face direct de pe orice dispozitiv mobil conectat la rețea. Nu trebuie să instalez instrumente suplimentare, așa că pot gestiona acest lucru de oriunde.
De ce să alegeți soluțiea Google Workspace pentru organizația dvs?
Fiecare departament din Tutore decide independent ce instrumente de birou să folosească și în ce măsură. La nivel general, toată lumea folosește Google Workspace pentru a crea, comunica și stoca date.
Google Meet, Chat și Google Groups sunt folosite pentru comunicarea de zi cu zi în cadrul echipelor și pentru comunicarea între echipe. Angajații Tutore susțin că aceste instrumente sunt indispensabile pentru munca într-o echipă distribuită.
Toate fișierele create de angajați sunt stocate pe Google Drive. Funcțiile care sunt cel mai frecvent utilizate căutarea și partajarea documentelor. Funcția de căutare facilitează căutările prin resursele organizației și vă ajută să găsiți fișierul de care aveți nevoie. Partajarea documentelor facilitează un flux de lucru neîntrerupt, colaborarea convenabilă în crearea de conținut specific și analiza comună a rapoartelor. De asemenea, este important de știut că, dacă un angajat părăsește organizația, toate resursele pe care le-a creat sunt apoi atribuite managerului său. Acest lucru elimină necesitatea de a copia fișiere de pe un dispozitiv fizic.
Membrii echipei Tutore folosesc la scară largă și instrumentele de birou ale suitei. Docs și Slides reprezintă o mare parte a muncii lor zilnice – spre exemplu, pregătirea materialelor educaționale pentru participanții la curs. Formularele sunt utilizate atât pentru activități administrative (de exemplu, angajații pot solicita anumite beneficii) cât și pentru evaluarea instruirii: participanții la curs completează sondaje despre satisfacția privind serviciile oferite. Google Sheets și Looker Studio sunt utilizate pentru a crea rapoarte și analize în organizație.
Unificarea mediului de lucru în întreaga organizație le oferă angajaților Tutore oportunitatea de a continua să se dezvolte. În prezent, echipa ia în considerare utilizarea Google Sites pentru a crea un intranet care să sprijine activitatea departamentului de resurse umane.