Despre client
Povestea Leroy Merlin se scrie încă din anii 1920 – lanțul de magazine de bricolaj pornit și administrat în sânul unei familii a crescut treptat de-a lungul anilor și s-a transformat într-o suită de companii care și-a schimbat numele în Adeo în 2007. În prezent, Leroy Merlin este brandul de referință al unui lanț de magazine de bricolaj și una dintre cele 32 de companii aparținând grupului internațional Adeo.
Provocarea companiei
Decizia de a înlocui pachetul Microsoft 365 cu suita Google Workspace în cadrul companiei Leroy Merlin a fost luată la nivel global – conducerea Grupului Adeo a decis să unifice instrumentele de lucru în toate entitățile subordonate. O astfel de schimbare semnificativă nu s-ar fi putut întâmpla peste noapte. Prin urmare, a fost pregătit un plan de acțiune detaliat cu mult înainte ca primii pași legați de migrare să fie făcuți.
Programul de management al schimbării numit Out of Office a fost implementat simultan în toate magazinele Leroy Merlin, precum și în sediul central. Acesta a implicat o tranziție treptată de la mediul Microsoft la Google Workspace. Un grup format din 12 persoane a început să organizeze o comunitate de ambasadori a cărei sarcină era să sprijine adopția noilor instrumente de către restul angajaților.
Grupul de ambasadori ai schimbării a inclus oameni din diferite niveluri ale organizației – atât manageri cât și personal operațional și executiv din fiecare magazin ori din sediul central. Pentru ca întregul proces să aibă succes, a fost necesar să se organizeze training-uri, să se implice direct comunitatea și să se monitorizeze atent progresul adoptării serviciilor.
Ambasadorii nu au reprezentat doar un grup pilot migrat mai devreme, ci lor le-a fost înmânat rolul de a crea de fapt o comunitate. Ei au condus discuții despre Workspace și au început să caute ei înșiși informații valoroase despre suită. Google Workspace este un subiect atât de amplu încât Internetul este plin de informații despre acesta. Ambasadorii noștri s-au îndreptat foarte repede către canalul YouTube FOTC, iar tutorialele de acolo au devenit un instrument esențial pentru deprinderea de noi abilități. Atunci am realizat că ar fi cea mai bună idee să stabilim un parteneriat între Leroy Merlin și FOTC.
Soluția
Au trecut mai puțin de două luni între momentul în care a demarat programul pilot și cel în care a fost dezactivată ultima licență Microsoft 365 pentru angajații care nu mai aveau nevoie de ea. Migrările de date din conturile vechi în cele noi se petreceau în regim zilnic și într-un program strict, asigurându-se că ambasadorii lucrau deja exclusiv în mediul Google Workspace la momentul la care a început studiul.
Odată cu programul de training, a fost lansată și o campanie offline în magazinele și spațiile de birou Leroy Merlin. Afișele și autocolantele amplasate în locații strategice i-au ajutat treptat pe angajați să se obișnuiască cu schimbarea viitoare a instrumentelor de lucru.
La training-ul inițial au participat aproximativ 700 de persoane, aproximativ 5% din forța totală de muncă a companiei. Fiecare ambasador în parte a urmat două module de atelier de câte 4 ore fiecare. Prima tură de subiecte a acoperit Google Drive și instrumentele de comunicare, în timp ce al doilea bloc a acoperit colaborarea în aplicațiile de editare a fișierelor bazate pe cloud. Sesiunile de instruire online s-au desfășurat în grupuri mici, astfel încât fiecare participant să aibă ocazia să primească răspunsurile de care avea nevoie.
Atelierele conduse de specialiști de la FOTC au debutat după prima fază de schimbări în cadrul ”Out of Office” și au avut ca scop aprofundarea cunoștințelor angajaților despre aplicații precum Google Sheets și Slides. Participanții au fost împărțiți în grupuri în funcție de profesiile lor. În acest fel, discuția despre caracteristicile aplicațiilor Google a putut fi personalizată în funcție de provocările și problemele zilnice tipice pentru fiecare departament în parte. Materialele de instruire sunt încă disponibile pe drive-urile partajate ale companiei, astfel încât angajații să le poată consulta oricând se ivește nevoia.
Rezultate
La un an de zile de la implementarea noului mediu de lucru, toți angajații Leroy Merlin, inclusiv cei din operațiunile magazinului din prima linie, dețineau un cont Google Workspace. Pentru a diagnostica nivelul de cunoștințe, obiceiuri și confortul lucrului cu noile instrumente, Adeo a efectuat un sondaj internațional privind adoptarea serviciului în companiile membre.
În timp ce era tradus în limbile locale, sondajul a fost adaptat la nevoile angajaților Leroy Merlin din anumite regiuni. Sondajul a constat în 20 de scenarii, situații și întrebări vizând utilizarea corectă a aplicațiilor Google Workspace. Angajații și-au autodiagnosticat competențele pe măsură ce primeau rezultate personalizate și le erau indicate ariile de cunoștințe unde aveau nevoie să continue training-urile.
Pregătirea acestor 20 de videoclipuri instrucționale a fost, de asemenea, încredințată FOTC. Participanții la acest studiu au primit un set personalizat de materiale didactice acoperind doar subiectele la care au obținut un punctaj mai puțin satisfăcător. În acest fel, angajații companiei nu au fost copleșiți de un exces de informații și au putut învăța în propriul ritm să folosească întregul potențial al mediului Google Workspace.
Ne-am dorit să creăm un proces de formare în care fiecare participant să aibă propriul parcurs individual de învățare. Datorită angajamentului echipei FOTC, acest obiectiv a fost atins. Apreciez în special capacitatea lor de a descoperi și înțelege nevoile organizației noastre. Personalul FOTC a depus mult efort în explorarea așteptărilor noastre, astfel încât împreună să dezvoltăm un proiect care ne-a adus rezultatele dorite. De asemenea, aș dori să subliniez că nu doar contribuția și livrarea conținutului, ci și calitatea materialelor educative și modul în care au fost desfășurate atelierele s-au dovedit a fi foarte valoroase.
Sondajul a fost organizat odată cu aniversarea implementării pachetului Google Workspace, iar formularul este în continuare disponibil pentru toți angajații, în special pentru cei care abia se alătură organizației.