CASE STUDY
Firma wydawnicza rozwiązuje problemy z pocztą firmową dzięki Google Workspace
Poznaj historię wydawnictwa WG, które dzięki pomocy FOTC wyraźnie usprawniło procesy w firmie.
Kluczowe rezultaty:
40%
niższe koszty administracji IT
30%
mniejsze opłaty w porównaniu z konkurencyjnym pakietem
99%
redukcja spamu i przypadków phishingu
O WSPÓŁPRACY
Wydawnictwo Gospodarcze korzystało z kilku oddzielnych systemów, co utrudniało sprawną i bezpieczną współpracę. Migracja do Google Workspace, przeprowadzona z pomocą FOTC, całkowicie odmieniła sposób działania firmy, przynosząc wymierne korzyści.
KONTEKST
Poczta firmowa na kilku serwerach oznacza problemy
Wydawnictwo Gospodarcze (WG) to renomowana firma wydawnicza posługująca się kilkoma markami znanymi na rynku. Przed rozpoczęciem współpracy z FOTC zespół działał w rozproszonym środowisku cyfrowym, korzystając z trzech oddzielnych domen opartych na rozwiązaniach Microsoftu i podstawowej usłudze IMAP.
Taka konfiguracja powodowała problemy operacyjne. Brak centralnego punktu administracji utrudniał zarządzanie, współpraca między pracownikami z różnych działów była skomplikowana, a utrzymanie bezpieczeństwa na wszystkich platformach stało się niezwykle trudne. Redakcja posiadała również ogromne archiwa e-mail, które przekraczały pojemność planów Microsoft 365 o porównywalnej cenie, co stanowiło dodatkową motywację do wprowadzenia zmiany.
Głównym wyzwaniem dla WG było skonsolidowanie odręnych domen i systemów e-mail w jedną, spójną i bezpieczną platformę. Pierwszym krokiem było znalezienie dostawcy, który zrealizuje cały projekt, wraz z migracją.
ROZWIĄZANIA
Skomplikowana migracja i proces konsolidacji środowisk
Zadaniem FOTC było rozwiązanie problemów operacyjnych WG przez migrację firmy na jedną, ujednoliconą platformę. Głównym celem było uproszczenie rozdrobnionej infrastruktury IT przy jednoczesnej poprawie współpracy i bezpieczeństwa.
Wybrane rozwiązanie bezpośrednio odniosło się do kluczowych problemów klienta:
- Przechowywanie danych i łatwy dostęp
Obszerne archiwa e-maili zespołu redakcyjnego wymagały dopasowanego rozwiązania. Przejście na Google Workspace zapewniło dużą przestrzeń do przechowywania danych oraz środowisko w chmurze, eliminując potrzebę korzystania z dokumentów w trybie offline i umożliwiając płynną pracę zdalną.
- Rozdrobnienie operacyjne
Z trzema oddzielnymi systemami e-mail, WG borykało się z zarządzaniem i komunikacją. Migracja skonsolidowała wszystkich 22 użytkowników na jednym koncie Google Workspace, tworząc jeden punkt administracji i spójne środowisko.
- Zmiana starych nawyków
Pracownicy często używali osobistych kont Gmail aby korzystać z narzędzi Google, co prowadziło do problemów z bezpieczeństwem i zarządzaniem. Nowa konfiguracja ujednoliciła wszystkie konta użytkowników pod domeną firmy, usprawniając dostęp i zwiększając bezpieczeństwo. Jednym z wyzwań było też to, aby skłonić pracowników do zmiany przyzwyczajenia – chodziło o zaprzestanie zapisywania plików na pulpicie. Nowy proces pracy wymagał nauczenia się zapisywania dokumentów bezpośrednio na Dysku Google, ponieważ przechowywanie ich lokalnie na komputerze nie ma sensu w przypadku korzystania z rozwiązań chmurowych.
Ekspercka wiedza FOTC była kluczowa w pokonaniu związanych z projektem wyzwań technicznych, w tym migracji złożonych archiwów e-mail. Partnerstwo to zapewniło płynne przejście przy minimalnych zakłóceniach w działaniu firmy.
EFEKTY
Spójna platforma szybko przynosi wyraźne zyski
Migracja do Google Workspace zrealizowała wszystkie cele WG. Wdrożono łącznie 26 kont Google, konsolidując skomplikowane, wieloplatformowe środowisko w jeden spójny system.
Efektem była redukcja czasu pracy administracji IT aż o 40%, ponieważ zadania takie jak zarządzanie użytkownikami, egzekwowanie zasad bezpieczeństwa i udostępnianie urządzeń są teraz scentralizowane w ramach jednej platformy. Jedno konto zapewnia dostęp do niemal wszystkich narzędzi firmy, co upraszcza procesy pracy i wdrożenia nowych pracowników.
Nowe środowisko znacznie poprawiło współpracę. Zespoły pracują teraz na współdzielonych dyskach, eliminując ciągłą potrzebę tworzenia wielu wersji plików i używania załączników. Taka współpraca przyspieszyła realizację projektów obejmujących różne marki WG aż o 25%. Ponadto, firma pomyślnie i bezpiecznie przeniosła do chmury ponad 14 TB danych, w tym tysiące e-maili.
Poza wydajnością operacyjną, przejście na Google Workspace zapewniło znaczącą poprawę bezpieczeństwa. Po rezygnacji z podstawowej usługi IMAP, firma odnotowała redukcję liczby incydentów ze spamem i phishingiem o 99%. Dzięki zaawansowanym funkcjom bezpieczeństwa i scentralizowanym kontrolom, dane WG są teraz przechowywane w znacznie bezpieczniejszym środowisku. Na koniec warto dodać, że nowe środowisko wiąże się z kosztami niższymi o 30% w porównaniu do podobnego planu Microsoft 365.
DOSTARCZONE USŁUGI
Google Workspace
Migracja
O Wydawnictwie Gospodarczym
Obszar: Firma wydawnicza
Siedziba: Warszawa
Więcej:
Wydawnictwo Gospodarcze to renomowane polska firma mediowa z ponad 20-letnim doświadczeniem na rynku. Redakcja specjalizuje się w dostarczaniu kluczowych informacji na temat ekonomii, trendów biznesowych i rozwoju rynku, poprzez raporty, przewodniki, badania, newsy i analizy. Działając zarówno online, jak i za pośrednictwem tradycyjnych publikacji drukowanych, WG stanowi istotne źródło wiedzy dla swoich odbiorców.
Pomoc FOTC sprawiła, że migracja przebiegła bardzo sprawnie. Nasze problemy z rozproszonymi systemami e-mail, obszernymi archiwami i bezpieczeństwem to już przeszłość. Teraz mamy znacznie przejrzystsze środowisko, które jest łatwe w obsłudze i wymaga znacznie mniej czasu na zarządzanie. Bardzo doceniam zwłaszcza krótki czas reakcji i wysoki profesjonalizm zespołu FOTC podczas całego procesu.
Bartosz Tesławski, CEO, Wydawnictwo GospodarczePlanujesz uprościć system poczty firmowej? FOTC może w tym pomóc
Zwróć się do ekspertów chmurowych, aby rozwiązać typowe problemy z pocztą firmową: spójność kont, spam, phishing, wystarczająca ilość miejsca na archiwa e-maili.
