HISTORIA KLIENTA:
Usprawnianie procesów z Google Workspace i Chromebookami
Sprawdź, jak zespół FOTC pomógł HR XPERIENCE w przejściu do nowego środowiska pracy
Kluczowe osiągnięcia:
345
zmigrowanych kont
170
przeszkolonych osób
65%
szybszy proces onboardingu
O WSPÓŁPRACY
HR XPERIENCE szukało partnera, który pomógłby w płynnym przejściu do chmury, aby zwiększyć bezpieczeństwo danych oraz usprawnić procesy wewnętrzne i komunikację. FOTC pomogło firmie w migracji danych do Google Workspace, ujednoliciło środowisko pracy i zapewniło szkolenia z nowych narzędzi dla użytkowników oraz administratorów.
KONTEKST
Potrzeba bezpiecznej współpracy w jednolitym środowisku
HR XPERIENCE działało na lokalnym serwerze pocztowym, którego obsługa była zbyt czasochłonna dla zespołu IT. Co więcej, procesy takie jak zarządzanie użytkownikami, onboarding i offboarding, realizowane za pomocą wielu narzędzi, były coraz bardziej złożone, co ujawniło ograniczenia dotychczasowej konfiguracji.
W celu pokonania tych wyzwań firma zdecydowała się na migrację do Google Workspace, oferującego wydajne i intuicyjne narzędzia. Mimo to zmiana platformy wzbudziła w zespole obawy dotyczące bezpieczeństwa i prywatności danych.
Klientowi zależało na tym, aby codzienna komunikacja mailowa działała bez zakłóceń w trakcie migracji. Dodatkowo istniały obawy dotyczące łatwości adaptacji nowych narzędzi przez użytkowników i administratorów.
W rezultacie firma zwróciła się o pomoc do doświadczonego partnera Google Cloud, który mógł nie tylko zapewnić bezpieczną migrację do nowego środowiska, ale także usprawnić cały proces i zapewnić kompleksowe szkolenia dla pracowników.
ROZWIĄZANIA
Transformacja w dwóch etapach: od migracji Google Workspace do Chromebooków
Zespół FOTC stanął na czele transformacji chmurowej w HR XPERIENCE. Początkowo nasz specjalista doradził firmie w wyborze planów Google Workspace. Następnie inżynierowie FOTC przeprowadzili bezpieczną i skrupulatnie zaplanowaną migrację do chmury.
Oprócz transferu danych, FOTC zapewniło płynne działanie i kompatybilność, integrując istniejące systemy HR XPERIENCE z Google Workspace. Dzięki naszemu wsparciu, klient przeprowadził dokładne testy w kontrolowanym środowisku, zanim zatwierdził jakiekolwiek zmiany produkcyjne. To proaktywne podejście zminimalizowało potencjalny negatywny wpływ na komunikację mailową.
Ponadto, zespół FOTC skonfigurował system pocztowy w trybie podwójnego dostarczania (dual delivery), co zagwarantowało nieprzerwany przepływ e-maili podczas migracji. Równolegle, przez cały czas trwania projektu, wprowadziliśmy solidne środki bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i szyfrowanie. Utrzymywaliśmy również transparentną komunikację z klientem na temat praktyk w zakresie przetwarzania danych i przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów.
Aby umożliwić zespołowi HR XPERIENCE pełne wykorzystanie możliwości platformy Google, specjaliści FOTC przeprowadzili sesje szkoleniowe zarówno dla administratorów, jak i użytkowników.
Jednym z etapów transformacji była unifikacja sprzętu. W oddziałach HR XPERIENCE używano urządzeń Apple. Mimo, że były one funkcjonalne, podejście to było kosztowne, a administratorzy musieli zarządzać tymi urządzeniami za pomocą oddzielnego rozwiązania MDM, poza ich istniejącym środowiskiem Google Workspace. Taka konfiguracja stanowiła znaczne wyzwanie pod względem kosztów i logistyki dla organizacji, która koncentruje się na efektywnej alokacji zasobów.
Nasi specjaliści zarekomendowali wówczas przejście na Chromebooki – laptopy z systemem operacyjnym ChromeOS, który jest w pełni zintegrowany z Google Workspace. FOTC zapewniło konsultacje w zakresie początkowej konfiguracji polityk i najlepszych praktyk, oferując eksperckie wskazówki w celu ustanowienia solidnego i wydajnego zarządzania urządzeniami i użytkownikami.
Laptopy te zostały zakupione i skonfigurowane przy wsparciu FOTC za pomocą Zero Touch Enrollment, co oznacza, że były gotowe do natychmiastowego użycia zaraz po wyjęciu z pudełka, bez konieczności fizycznego dostępu administratorów IT.
Innym kluczowym krokiem była migracja istniejącej polityki bezpieczeństwa firmy do konsoli administracyjnej Google Workspace. Nasz zespół wykorzystał dokumentację techniczną Google, aby efektywnie przygotować i wdrożyć te zmiany. Przez cały proces pełniliśmy rolę wspierającą, dostarczając ekspercką wiedzę i oferując dodatkowe spotkania ze specjalistami, gdy tylko pojawiły się pytania, co zapewniło bezproblemową implementację.
REZULTATY
Bezpieczne, wygodne środowisko pracy z uproszczonym zarządzaniem użytkownikami i urządzeniami
Obecnie cały zespół HR XPERIENCE korzysta z ujednoliconych narzędzi Google Workspace, co zwiększyło indywidualną produktywność i usprawniło komunikację między działami firmy. Aplikacje te okazały się szczególnie skuteczne ze względu na ich charakter oparty na chmurze, zapewniając całemu zespołowi dostęp do nich niezależnie od rodzaju sprzętu czy systemu operacyjnego, z którego każdy pracownik korzysta na co dzień.
Przejście na Google Workspace przyniosło również szereg korzyści związanych z administracją:
- ujednolicone zarządzanie użytkownikami z jednej, centralnej konsoli,
- uproszczony i przejrzysty onboarding i offboarding,
- usprawnione monitorowanie i raportowanie,
- zmniejszona liczba zgłoszeń użytkowników dotyczących problemów technicznych,
- uproszczone zarządzanie współdzielonymi skrzynkami pocztowymi,
- ujednolicona komunikacja i zarządzanie spotkaniami,
- bezpieczne udostępnianie dokumentów i plików.
Zgodnie z celami klienta, zwiększono również bezpieczeństwo danych przetwarzanych w firmie. Funkcje Google Workspace na poziomie korporacyjnym zostały wykorzystane do wdrożenia odpowiednich konfiguracji i alertów. Ponadto, filtry antyspamowe Gmaila skutecznie eliminują próby phishingu, co sprawia, że pracownicy czują się bezpieczniej.
Przejście na urządzenia ChromeOS przyniosło także istotne korzyści. Urządzenia te zaoferowały nie tylko głębszą integrację z Google Workspace, ale także scentralizowały zarządzanie politykami bezpieczeństwa za pośrednictwem konsoli Google Admin. Wybierając Chromebooki, HR XPERIENCE zredukowało swoje potrzeby sprzętowe do zaledwie jednego urządzenia na pracownika, co drastycznie zmniejszyło koszty zakupu i usprawniło zarządzanie zasobami.
DOSTARCZONE USŁUGI
GOOGLE WORKSPACE
WSPARCIE W DOBORZE PAKIETU
WSPARCIE W MIGRACJI
O HR XPERIENCE
Obszar: Dostawca usług kadrowych
Siedziba: Szczecin, Polska
Więcej:
HR Xperience działa na europejskim rynku usług personalnych, specjalizując się w rekrutacji dla branży logistycznej, e-commerce, produkcji i motoryzacji. Firma stawia na podejście „fair play” w relacjach z pracownikami, oferując im wsparcie, integrację i możliwości rozwoju, co przekłada się na stabilne i bezpieczne zatrudnienie. Dzięki budowaniu trwałych relacji i przejrzystej komunikacji, HR Xperience zyskało uznanie zarówno wśród pracowników, jak i klientów, otwierając nowe możliwości dla przyszłości biznesu w tych sektorach.
Kluczowe było dla nas, aby przejście na nowe narzędzia przebiegło bez zakłóceń, a nasi pracownicy jak najszybciej zaadaptowali się do nowego środowiska pracy. Zespół FOTC zapewnił doskonałą komunikację, na bieżąco informując nas o postępach projektu i jasno określając oczekiwania na każdym etapie współpracy. Dane zostały zmigrowane sprawnie i bezpiecznie, a nasi pracownicy otrzymali kompleksowe wsparcie w nauce korzystania z aplikacji Google Workspace. Specjaliści z FOTC byli zawsze gotowi im pomóc i chętnie odpowiadali na wszystkie pytania.
Michał Rakoczy - Head of ITPrzenieś swoją firmę do chmury bezproblemowo i bezpiecznie
Eksperci FOTC poprowadzą Cię przez wszystkie etapy procesu.
