O kliencie
Web INnovative Software to działająca pod marką WINS firma programistyczna, która od kilku lat utrzymuje pozycję lidera na rynku oprogramowania webowego i usług doradztwa online w Polsce.
Główny produkt spółki – system wFirma – został stworzony w 2006 roku jako oprogramowanie do obsługi klientów biura rachunkowego. Jego zadaniem było ułatwienie pracy księgowym oraz usprawnienie komunikacji z klientami. Początkowo miał służyć przedsiębiorstwu jedynie do celów wewnętrznych. Z czasem zapadła decyzja o tym, aby udostępnić aplikację szerszemu gronu odbiorców. Tak powstała platforma wFirma.pl, która dziś stanowi jeden największych serwisów online do obsługi księgowej w Polsce.
WINS prowadzi też dwa eksperckie serwisy internetowe – Poradnik Przedsiębiorcy oraz Poradnik Pracownika, które łącznie każdego miesiąca odwiedza ponad 6 milionów użytkowników. Na łamach tych dwóch prężnie rozwijających się portali eksperci dzielą się wiedzą z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej i prawa pracy. Zespół WINS tworzy też portal Taelo (serwis łączący wykonawców i zleceniobiorców z całej Polski) oraz oprogramowanie przeznaczone dla biur rachunkowych – wFirma dla Biur Rachunkowych.
Wyzwanie
WINS posiada obecnie trzy biura w dwóch miastach Polski – dwa we Wrocławiu oraz jedno w Jeleniej Górze. Przedsiębiorstwo potrzebuje więc stabilnych i funkcjonalnych narzędzi, za pośrednictwem których pracownicy poszczególnych oddziałów mogą się ze sobą sprawnie komunikować.
Jako organizacja działająca w branży finansowo-księgowej WINS przetwarza wiele wrażliwych danych. Dlatego też najważniejszym aspektem podczas wyboru programów biurowych były kwestie bezpieczeństwa. Nie bez znaczenia było też to, że organizacja pracuje na różnych systemach operacyjnych. Potrzebne było jej więc uniwersalne narzędzie, kompatybilne z każdym z nich.
Rozwiązanie
Od początku swojego istnienia WINS stawiał na narzędzia dostarczane przez Google. Już w 2007 roku do obsługi poczty elektronicznej firma wykorzystywała Gmaila. Kiedy amerykański gigant poszerzał swój pakiet biurowy o kolejne narzędzia, zespół WINS znajdował dla nich zastosowanie w swojej codziennej pracy. Z czasem firma urosła na tyle, że zarząd zdecydował się na wykupienie bezpośrednio u producenta podstawowego planu Google Workspace.
Pracownicy WINS nie zawsze wiedzieli jednak do kogo się zwrócić, kiedy nie potrafili poradzić sobie z jakimś technicznym problemem. W efekcie czuli, że są zdani tylko na siebie. To się zmieniło, kiedy dowiedzieli się o możliwości przejścia pod opiekę partnera Google Cloud. Wtedy też zdecydowali się na współpracę z FOTC.
Wreszcie wiemy, do kogo się zwrócić. Wcześniej do Google nie pisaliśmy wcale, a teraz możemy śmiało pytać i zawsze nasz problem zostanie rozwiązany. Odpowiedzi ze strony FOTC są szybkie, merytoryczne i skutecznie pomagają rozwiązać nurtujące nas kwestie.
Rezultaty
Przeniesienie instancji do FOTC wiązało się nie tylko z uzyskaniem wsparcia technicznego, ale też z obniżeniem kosztów. FOTC zaproponowało WINS zniżkę, która pomnożona przez liczbę kilkudziesięciu kont stanowi odczuwalną oszczędność dla organizacji.
Dzięki temu, że firma od wielu lat korzysta z ekosystemu Google Workspace, efektywność pracy w przedsiębiorstwie pozostała niezachwiana, nawet kiedy w czasie pandemii pracownicy z dnia na dzień musieli przenieść się z biur do domów i pracować w trybie zdalnym.
W czasie pandemii przeszliśmy restrukturyzację. Zmniejszyliśmy liczbę zatrudnionych osób o 30%. Jednocześnie więcej osób nauczyło się korzystać z chmurowych rozwiązań IT, co przełożyło się na lepszą wydajność zespołów. Teraz w mniejszych zespołach robimy tyle samo, albo i więcej, co wcześniej.
Elektroniczny obieg dokumentów i archiwum na Dysku
W WINS dokumentacja firmowa jest w pełni zdigitalizowana, a Dysk Google służy do przechowywania i archiwizacji dokumentów. W Dziale Księgowości został wydzielony osobny dysk, na którym utworzono foldery odpowiadające poszczególnym klientom i partnerom. Tam przechowywane są takie dokumenty jak faktury czy umowy. Dzięki temu księgowi zawsze mają do nich dostęp, niezależnie od tego, czy pracują z domu czy z biura.
Co więcej, z Dyskiem Google zostały zintegrowane natywne aplikacje księgowe (np. Optima), które automatycznie eksportują na niego wskazane dane. Zdecydowanie oszczędza to czas pracownikom firmy.
Integracja systemu wFirma z Dyskami Google klientów
To naturalne, że WINS korzysta z tworzonego przez siebie oprogramowania – przedsiębiorstwo ma więc własne konto w systemie wFirma. Tu pracownicy wystawiają faktury dla klientów, przechowują umowy z partnerami itp. Jednak docelowo dokumenty te są umieszczane na Dysku Google. Dla podniesienia efektywności pracy programiści WINS zintegrowali Dysk Google z aplikacją wFirma. Dzięki temu pracownicy zyskali dostęp do wskazanego folderu na Google Drive z poziomu swojego autorskiego systemu księgowego.
Misją WINS jest wsparcie przedsiębiorców przez dostarczanie wiedzy i jakościowego, innowacyjnego oprogramowania. Jak już wspomnieliśmy, wFirma powstała na kanwie dzielenia się z klientami rozwiązaniami, które dobrze sprawdziły się wewnątrz organizacji. Nie dziwi więc, że kiedy automatyzacja procesów i integracja z Dyskiem Google sprawdziły się wewnątrz firmy, zespół podjął decyzję, aby podzielić się tymi narzędziami ze swoimi klientami.
Dziś osoby posiadające konto w systemie wFirma mogą podpiąć do platformy Dysk Google swojego przedsiębiorstwa. Mogą więc umieszczać na nim potrzebne dokumenty (czy to ręcznie, czy eksportować dane z CRM) i zarządzać nimi z poziomu systemu wFirma.
Co więcej, dwa lata temu WINS wprowadził też funkcję automatycznego importu faktur z tego dysku. W praktyce działa to w ten sposób, że klient umieszcza w odpowiednim folderze Dysku Google swoje faktury kosztowe. Następnie – codziennie o północy – wFirma sprawdza, czy pojawiły się nowe pliki. Jeśli tak, przetwarza je przy wykorzystaniu OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) i na podstawie pozyskanych w ten sposób danych automatycznie wprowadza do systemu poniesione wydatki. W ostatnim kroku klient wchodzi w zakładkę Wydatki i zatwierdza po kolei pozycje, które zostały automatycznie wprowadzone przez system.
Bezpieczeństwo wrażliwych danych
Kończąc temat Dysku odnieśmy się jeszcze do bezpieczeństwa, które w WINS jest sprawą kluczową. Wrażliwe dane są przechowywane na specjalnym współdzielonym dysku, który jest chroniony zarówno od strony aplikacji, jak i użytkownika. Dysk został zabezpieczony z poziomu konsoli w taki sposób, że dostęp do niego mają tylko wybrane osoby. Pracownicy ci są zobowiązani do tego, aby na swoje konta Google logować się dwuskładnikowo. Połączenie tych elementów z zaawansowanymi zabezpieczeniami chmury Google sprawia, że administratorzy odpowiedzialni za szczelność systemu w organizacji mogą spać spokojnie.
Arkusze wykorzystywane jako makiety dla programistów
Czy w firmie, która dostarcza na rynek zaawansowany system księgowy, potrzebne są Arkusze Google? Okazuje się, że tak! Co więcej, pracownicy WINS używają ich do rozwoju swojego produktu.
W WINS arkusze kalkulacyjne wykorzystywane są jako makiety projektowe dla deweloperów. Kiedy programiści mają dodać do systemu wFirma kolejną funkcję, albo zmienić istniejącą, księgowi i kadrowe przygotowują dla nich arkusz kalkulacyjny, w którym przedstawiają schemat działania. Po zapoznaniu się z takim plikiem deweloper dobrze rozumie, skąd wzięły się poszczególne wartości. Pozwala mu to szybciej i łatwiej opracować kod, odwzorowujący w aplikacji mechanizm, na którym oparte zostały wyliczenia.
Komunikacja i zarządzanie projektami
Pracownicy WINS intensywnie korzystają z dostępnych w pakiecie Google Workspace narzędzi do komunikacji, jakimi są Meet, Chat i Pokoje. Zespoły są rozproszone pomiędzy biurami, więc wideokonferencje codziennie przydają się im do szybkiego i sprawnego omówienia bieżących spraw. Często zdarza się też tak, że ktoś pracuje spoza biura. Taka osoba nie jest wykluczana z podejmowania wspólnych decyzji. Zamiast tego koleżanki i koledzy łączą się z nią przez Meet i zespół w komplecie omawia dane zagadnienie.
Dużym usprawnieniem codziennej komunikacji okazały się też wątki, jakie można tworzyć w Pokojach (Spaces). Dzięki temu rozwiązaniu osoby przypisane do jednego Pokoju mogą rozmawiać na różne tematy, a wiadomości nie zlewają się w jeden strumień tekstu. Do każdego wątku można w dowolnej chwili wrócić i wygodnie prześledzić ustalenia dokonane podczas rozmowy.
Pokoje zostały też zintegrowane z Jirą, czyli aplikacją, którą WINS posługuje się do zarządzania projektami. Firma opracowała boty, które ściągają zadania z Jiry i umieszczają je w Google Spaces. Pracownicy nie muszą więc przełączać się między aplikacjami, aby mieć pod kontrolą zadania, za których wykonanie są odpowiedzialni.
Zmiana środowiska pracy i… powrót do Google Workspace
Mimo tego, że narzędzia od Google świetnie sprawdzały się w praktyce, atrakcyjna oferta cenowa sprawiła, że zarząd WINS zadecydował o przeniesieniu firmy do konkurencyjnego pakietu Microsoft 365. Mimo tego, po 6 miesiącach firma wróciła do ekosystemu Google Workspace.
Google Workspace jest skonstruowany w taki sposób, że łatwo się z niego korzysta na różnych urządzeniach – po zalogowaniu się na innym sprzęcie wszystkie zasoby są dostępne w Chrome. W Microsofcie nie działa to w tak prosty sposób – co chwila pojawiają się kolejne komunikaty z prośbą o zainstalowanie jakiegoś komponentu na lokalnym dysku urządzenia, a każdą decyzję trzeba wielokrotnie potwierdzać. Jest to mocno nieprzyjazne w przypadku szybkiej rotacji sprzętu oraz przeskakiwania z komputera na komputer czy z biura do biura. Stąd decyzja o powrocie do Google Workspace.