O kliencie
Firma TRYUMF od blisko 30 lat wspiera celebrowanie wyjątkowych momentów. Trofea są wytwarzane z wielką pasją dla wszystkich tych, którzy chcą walczyć i zwyciężać. Jej pracownicy każdego dnia dostarczają dziesiątki tysięcy nagród ludziom na całym świecie – sportowcom i amatorom, ludziom biznesu i osobom prywatnym. Misją firmy jest motywowanie do rozwoju osobistego i zaangażowania w działaniu.
Główne wyzwanie
Tryumf jako firma zajmująca się produkcją trofeów i statuetek na co dzień otrzymuje dużą ilość wiadomości, z załącznikami często przekraczającymi 5 MB. Aby w odpowiedni sposób odpowiadać na potrzeby klientów, pracownicy potrzebowali możliwości bezproblemowego otwierania każdego przesłanego pliku.
Wyliczenia administratora baz danych pokazały, ile czasu zajmuje im codzienne pobieranie i przekazywanie wiadomości pomiędzy pracownikami. Wynikiem było kilka straconych godzin w ciągu dnia, na przesyłanie maili między pracownikami w tym samym biurze.
Istotne dla firmy było także przechowywanie danych. Używanie Dysków SSD nie było jednak wystarczające. Ze względu na ich awaryjność stracono kilka skrzynek pocztowych.
Problemem były także różne oprogramowania w komputerach poszczególnych pracowników, co powodowało liczne błędy. Poprzednie rozwiązanie, na które zdecydowała się firma było stosunkowo drogie, jednocześnie posiadało liczne niedociągnięcia, które blokowały efektywną pracę.
Przed wdrożeniem pakietu Google Workspace, pracownik po przyjściu do pracy przez godzinę odbierał pocztę i pobierał wszystkie załączniki, zanim miał możliwość przesłania ich dalej. Była to dla nas katorga i pierwszy sygnał, że warto coś zmienić.
Rozwiązanie problemu
Gmail – poczta Gmail umożliwia pracownikom drukowanie oraz przekazywanie załączników, bez konieczności wcześniejszego pobierania.
Dysk Google, Dyski Zespołu – dzięki przechowywaniu plików w chmurze, firma ma pewność, że żadne dane nie zostaną utracone. Dodatkowo każdy dział ma możliwość stworzenia własnego dysku, w którym przechowuje bieżące oraz zarchiwizowane pliki.
Google Calendar – używanie aplikacji ułatwia zarządzaniem zasobami w firmie oraz umawianiem spotkań z poszczególnymi pracownikami
Rezultaty
Skontaktował się kiedyś ze mną jeden z pracowników firmy FOTC. Zachowałem kontakt, ponieważ już wtedy zastanawialiśmy się nad zmianą. Po analizie uznaliśmy, że przejście na pakiet Google Workspace będzie dla nas korzystne.
Wdrożenie wspierane przez firmę FOTC przebiegło bez żadnych problemów. Przy pomocy działu technicznego poczta wszystkich pracowników została przemigrowana z pakietu Office do Google Workspace w jedynie 7 dni. Kierownictwo i pracownicy świadomi potrzeby zmian szybko przyzwyczaili się do nowego trybu pracy. Aktualnie nie wyobrażają sobie powrotu do starego rozwiązania.
Używanie pakietu skróciło czas komunikacji między pracownikami w obrębie wszystkich oddziałów, tym samym usprawniając pracę firmy. Dało to również możliwość pracy z każdego miejsca oraz urządzenia, niezależnie od tego, gdzie znajduje się dany pracownik.
Wdrożenie pakietu Google Workspace było także ułatwieniem dla działu IT. Po zakupie nowego sprzętu lub przyjściu nowego pracownika nie trzeba instalować osobnego oprogramowania, wystarczy zalogować się na swoim koncie w przeglądarce.