O kliencie
Sente tworzy systemy ERP – programy, które pomagają firmom z różnych branż zarządzać procesami i osiągać cele biznesowe. Przedsiębiorstwo działa na rynku od 2000 roku. Od chwili powstania zrealizowało już ponad 100 projektów wdrożeniowych, wspierając w ten sposób wzrost efektywności i rozwój firm w całej Polsce.
Kiedy zaprzyjaźnieni ze sobą pasjonaci informatyki zakładali Sente, byli przekonani, że najlepszy system ERP to taki, który oferuje możliwie najwięcej funkcji. Szybko jednak zrozumieli, że liderzy tak naprawdę poszukują rozwiązań, które pozwolą na obsługę ich unikalnego modelu biznesowego i zapewniają nieograniczone możliwości rozwoju. Z takim właśnie podejściem Sente stworzyło swój autorski system zarządzania – Teneum.
Teneum X stanowi innowacyjne podejście do tworzenia systemów klasy ERP, CRM, WMS, DMS. Rozwiązanie ERP zaprojektowane przez Sente stanowi odpowiedź na coraz większe potrzeby przedsiębiorstw w zakresie nieustannego usprawnienia sposobu działania oraz dostosowywania się do zmieniającego się otoczenia biznesowego.
Wyzwanie
Obecnie Sente to zespół ponad 200 osób, które każdego dnia współpracują ze sobą nie tylko z czterech oddziałów firmy – we Wrocławiu, Poznaniu, Rzeszowie i Starachowicach – ale też ze swoich domów. Pracownicy sami mogą bowiem decydować o tym, czy chcą pracować zdalnie czy hybrydowo. To elastyczne podejście pozwala firmie zatrudniać najlepszych specjalistów z różnych regionów Polski i – co za tym idzie – szybciej się rozwijać.
Jednocześnie praca w rozproszonym zespole stanowi pewne wyzwanie. Dlatego też Sente potrzebowało wyposażyć swoich pracowników w narzędzia, które ci ostatni będą mogli wykorzystywać do efektywnej współpracy i skutecznej komunikacji. Tylko w ten sposób poszczególne zespoły mogły skupić się na tym, co w ich pracy najważniejsze, czyli na tworzeniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych.
Rozwiązanie
Początkowo firma korzystała z narzędzi dostarczanych przez innych producentów – m.in. z Outlooka i Thunderbirda. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zaczęły się jednak zmieniać jego potrzeby. W 2011 roku Sente zaczęło testować narzędzia dostarczane przez Google. Sprawdziły się one na tyle dobrze, że zostały w Sente na stałe.
W tamtym czasie główną przyczyną wyboru Google Workspace (wówczas G Suite) była funkcja synchronizacji pracy poprzez wspólny kalendarz oraz dodawanie do niego zasobów, czyli sal konferencyjnych w budynku wraz z opcją ich rezerwacji. Kolejnym ważnym czynnikiem była możliwość współdzielenia dokumentów.
Początkowo w sprawie licencji firma zwróciła się bezpośrednio do Google. Po pewnym czasie ścieżki Sente i FOTC się spotkały, co zaowocowało wieloletnią współpracą obu przedsiębiorstw. Dzięki przeniesieniu instancji do FOTC Sente zyskało niezawodne wsparcie techniczne oraz dodatkowe zniżki na licencje Google Workspace.
Wybraliśmy możliwość współpracy z partnerem, bo dzięki temu zawsze możemy liczyć na wsparcie. Uważam, że jest to dla nas bardzo korzystne – inaczej potrzebowalibyśmy pracownika, który musiałby się edukować z zakresu usług Google. Nie jest to przedmiot naszej działalności, więc nie chcemy tego robić. Zamiast tego, w każdej chwili mogę napisać do FOTC, a otrzymam odpowiedź na swoje pytanie. Zazwyczaj dzieje się to bardzo szybko. Kilka miesięcy temu przechodziliśmy z pakietu w wersji Standard na poziom wyższy. Byłem wtedy w stałym kontakcie z opiekunem z FOTC i kiedy dostałem ofertę, to każda znajdująca się tam kwota objęta była zniżką. Dzięki temu sporo zaoszczędziliśmy, szczególnie kiedy różnicę w cenie rozważymy w skali całej firmy.
Rezultaty
Narzędzia Google Workspace są przez zespół Sente najczęściej wykorzystywane do szybkiej i skutecznej komunikacji. Za ich pośrednictwem prowadzone są spotkania (Meet) i burze mózgów (Jamboard), ustalane bieżące sprawy (Chat i Spaces), a nawet przeprowadzane rekrutacje (Formularze). Tworzenie dokumentów ułatwia zaś możliwość jednoczesnej współpracy kilku osób w plikach programów biurowych (Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji).
Bieżąca komunikacja odbywa się w komunikatorach tekstowych
Wygodną komunikację między pracownikami zapewniają w Sente komunikatory tekstowe. Chat używany jest przez pracowników do bieżących, codziennych kontaktów. Co ważne, członkowie zespołu korzystają z chatu nie tylko do rozmów z osobami oddalonymi od nich o wiele kilometrów, ale też do ustalania spraw z koleżankami i kolegami pracującymi w tym samym budynku. Szybka wymiana zdań za pośrednictwem komunikatora jest bowiem o wiele bardziej efektywna, niż przemieszczanie się między piętrami tylko po to, aby porozmawiać ze sobą na żywo.
Pokoje zaś (Google Spaces) pełnią w firmie rolę wewnętrznego helpdesku. Sente stworzyło kilka Pokojów, które są podzielone tematycznie i mają swoich moderatorów. Jeśli pracownik czegoś nie wie, może w odpowiedniej przestrzeni zadać pytanie, a inna osoba z zespołu udzieli mu odpowiedniej pomocy.
Jamboard sprawia, że uczestnicy spotkań chętniej angażują się w rozmowę
Kiedy zaś słowo pisane okazuje się niewystarczające, pracownicy Sente zawsze mają pod ręką narzędzie do prowadzenia wideorozmów, jakim jest Meet. Za jego pośrednictwem mogą sobie wyjaśnić i ustalić bardziej skomplikowane kwestie, a także spotkać się w większym gronie.
Meet wykorzystywany jest do spotkań okresowych, podczas których omawiane są wyniki firmy i prezentowane plany na przyszłość. Narzędzie służy też do onboardingu nowych pracowników – podczas pierwszego dnia pracy wszystkie spotkania odbywają się online.
Zespół Sente na tym jednak nie poprzestaje. W czasie spotkań wideo regularnie organizowane są burze mózgów, podczas których moderatorzy wykorzystują cyfrowe tablice interaktywne, dostępne w ramach aplikacji Jamboard. W jaki sposób odbywają się takie spotkania?
Kiedy zespół pracuje nad jakimś zagadnieniem, ma coś ustalić, albo przedyskutować, jego członkowie łączą się ze sobą przez Meet. Następnie włączany jest Jamboard – na górze tablicy moderator zapisuje temat rozmowy, a każdy z uczestników przykleja do niej wirtualne karteczki ze swoimi uwagami czy pomysłami. Zespół używa karteczek w różnych kolorach. Na przykład czerwona oznacza rzecz, którą należy poprawić. Na żółtych kwadracikach zapisywane są propozycje, a na zielonych – działania, które już zostały zatwierdzone do wdrożenia.
Dzięki Jamboardowi łatwiej moderuje się spotkanie. Jeśli mamy 20 osób i każdy chce się wypowiedzieć na dany temat, to o wiele prościej przykleić karteczką, niż przebić się przez wiele innych osób. W ten sposób sprawniej można też wszystko zapisać, zebrać i ocenić poszczególne propozycje.
Wiedza kandydatów do pracy sprawdzana jest przy użyciu Formularzy
Sente może też pochwalić się bardzo otwartym podejściem do tego, w jaki sposób wykorzystuje Formularze. Choć narzędzie to powstało z myślą o tworzeniu ankiet, w Sente służy do… prowadzenia rekrutacji nowych pracowników.
W Dziale IT za pośrednictwem tego programu sprawdzane są umiejętności, jakimi mogą pochwalić się kandydaci na poszczególne stanowiska. Po pozytywnej ocenie CV kandydata, manager przeprowadzający rekrutację tworzy formularz, który pełni rolę testu. Składa się on zazwyczaj z kilku lub kilkunastu pytań o różnym poziomie trudności. Są to pytania zamknięte, otwarte, pojedynczego i wielokrotnego wyboru. Czasem również dołączone są tu fragmenty kodu.
Tak stworzony plik udostępniany jest kandydatowi, który ma ustalony czas na jego wypełnienie. Po otrzymaniu odpowiedzi manager może je łatwo analizować. I to zarówno w kontekście jednej osoby, jak i wszystkich kandydatów, którzy zmierzyli się z zadaniem rekrutacyjnym. Za pomocą wykresów słupkowych może na przykład łatwo sprawdzić, ile osób prawidłowo odpowiedziało na każde z pytań. Wyniki są przekazywane do Arkuszy, które pozwalają je analizować w jeszcze łatwiejszy sposób.
Często nie warto tworzyć narzędzi na nowo. Zamiast tego można skorzystać z tych, które już powstały. Jeśli są sprawdzone i dobrze działają, to dlaczego tego nie robić?
Grupy dyskusyjne i automatyzacja w Gmailu pozwalają oszczędzić czas
Za pośrednictwem Gmaila prowadzona jest głównie korespondencja z klientami, partnerami biznesowymi i innymi osobami spoza organizacji.
Warto jednak podkreślić, że Sente w pełni wykorzystuje potencjał firmowej poczty. Utworzono tu grupy mailowe, pozwalające zbiorczo przekazywać informacje do osób, które mogą być nimi zainteresowane. Przykładowo do grupy „Pracownicy” przypisane zostały adresy mailowe wszystkich osób zatrudnionych w organizacji. Kiedy więc jakaś wiadomość ma zostać wysłana do wszystkich pracowników, nadawca w polu adresata musi wpisać jedynie adres grupy, a nie każdego odbiorcy z osobna.
Gmail został też zintegrowany z innymi używanymi w firmie narzędziami. Dzięki temu odpowiednie osoby automatycznie otrzymują powiadomienia, kiedy jakiś proces dobiegnie końca, coś wymaga poprawy lub kiedy wykryty został incydent naruszenia bezpieczeństwa.
Programy biurowe i Kalendarz wciąż sprawdzają się świetnie
No koniec nie sposób nie wspomnieć o programach, które ponad 10 lat temu były powodem, dla którego kadra zarządzająca Sente zdecydowała się wdrożyć w swojej organizacji Google Workspace.
Otóż Dokumenty, Arkusze i Prezentacje cały czas są mocno wykorzystywane w firmie. Od 2011 roku wszystkie te programy biurowe znacznie się rozwinęły pod kątem dostępnych funkcji. Jednym z aspektów, w którym zaszły największe zmiany jest komunikacja wewnątrz plików. Wspólna praca nad treścią dokumentów stała się prostsza, odkąd dostępne są takie opcje jak wbudowany chat czy okno wideorozmowy otwierające się bezpośrednio w pliku.
Zaś dzięki Kalendarzowi pracownicy wciąż mogą sprawnie organizować swój czas. Aplikacja ta służy też do rezerwacji biurowych sal konferencyjnych, dzięki czemu poszczególni członkowie zespołu wiedzą, czy określone pomieszczenie jest w danym czasie dostępne, czy jednak nie. Znacznie ułatwia to planowanie spotkań.