O kliencie
Historia Leroy Merlin sięga lat 20. ubiegłego wieku – rodzinna sieć marketów DIY stopniowo rosła i na przestrzeni lat przekształcała się w federację przedsiębiorstw, która w 2007 roku zmieniła nazwę na Adeo. Obecnie Leroy Merlin to marka sieci sklepów budowlano-dekoracyjnych i jedno z 32 przedsiębiorstw należących do międzynarodowej grupy Adeo.
Wyzwanie
Decyzja o zamianie Microsoft 365 na Google Workspace w Leroy Merlin zapadła globalnie – zarząd grupy Adeo zdecydował o ujednoliceniu narzędzi pracy we wszystkich podległych sobie podmiotach. Tak duża zmiana nie mogła wydarzyć się z dnia na dzień, dlatego na długo przed podjęciem pierwszych kroków związanych z migracją przygotowany został szczegółowy plan działania.
Program zarządzania zmianą pod nazwą Out of Office został wdrożony równocześnie we wszystkich sklepach Leroy Merlin oraz centrali i zakładał stopniowe przechodzenie ze środowiska Microsoftu do Google Workspace. Dwunastoosobowa grupa osób zarządzających tym projektem rozpoczęła organizowanie społeczności ambasadorów, których zadaniem było wspieranie reszty pracowników w nauce korzystania z nowych narzędzi pracy.
Wśród ambasadorów zmiany znalazły się osoby z różnych poziomów organizacji – zarówno przedstawiciele kadry managerskiej, jak i pracownicy stanowisk operacyjno-wykonawczych z każdego sklepu oraz centrali. Aby całe przedsięwzięcie mogło zakończyć się sukcesem, niezbędne było zorganizowanie szkoleń z Google Workspace, zbudowanie zaangażowania społeczności oraz badanie postępów adopcji usługi.
Ambasadorzy byli nie tylko grupą pilotażową, która została zmigrowana wcześniej – oni faktycznie stworzyli społeczność. Prowadzili dyskusje na Workplace, a także rozpoczęli samodzielne poszukiwania wartościowych informacji. Google Workspace jest o tyle wdzięcznym tematem, że nie brakuje o nim informacji w sieci. Nasi ambasadorzy bardzo szybko trafili na kanały informacyjne FOTC, a filmiki instruktażowe z YouTube stały się istotnym narzędziem nauki nowych umiejętności. Wtedy stwierdziliśmy, że najlepszym pomysłem, będzie nawiązanie współpracy między Leroy Merlin i FOTC.
Rozwiązanie
Między rozpoczęciem programu pilotażowego a wyłączeniem ostatniej licencji Microsoft 365 u pracowników, którzy już ich nie potrzebowali, minęły niecałe 2 miesiące. Migracje danych ze starych kont na nowe odbywały się codziennie i według ścisłego harmonogramu – dzięki temu ambasadorzy w momencie rozpoczęcia nauki mogli pracować już wyłącznie w środowisku Google Workspace.
Równocześnie z programem szkoleniowym wystartowała kampania offline w sklepach oraz biurach Leroy Merlin. Plakaty i naklejki rozmieszczone w strategicznych miejscach pomogły pracownikom oswoić się z nadchodzącą zmianą narzędzi pracy.
We wstępnych szkoleniach wzięło udział około 700 osób, co stanowi około 5 procent wszystkich pracowników firmy. Każdy ambasador przeszedł dwa 4-godzinne moduły warsztatów. Pierwszy blok tematyczny obejmował Dysk Google i aplikacje do komunikacji, natomiast drugi dotyczył współpracy w chmurowych edytorach plików. Szkolenia online odbyły się w niewielkich grupach, dzięki czemu każdy uczestnik miał okazję uzyskać odpowiedzi na swoje pytania.
Po pierwszej fazie zmian w ramach Out of Office rozpoczęły się warsztaty prowadzone przez specjalistów z FOTC. Ich celem było pogłębienie wiedzy pracowników na temat aplikacji takich jak Arkusze i Prezentacje Google. Uczestnicy pogrupowani zostali według wykonywanych zawodów. Pozwoliło to na personalizację omawianych zagadnień oraz przedstawienie zastosowań narzędzi Google w pokonywaniu wyzwań typowych dla poszczególnych stanowisk. Materiały szkoleniowe dostępne są na dyskach współdzielonych, aby pracownicy mogli zawsze do nich wrócić.
Rezultaty
Po roku od wdrożenia nowego środowiska wszyscy pracownicy Leroy Merlin, także ci z pierwszoliniowej obsługi sklepów, mają konto Google Workspace. Aby zdiagnozować poziom wiedzy, nawyki i komfort pracy w nowych narzędziach, Adeo prowadzi międzynarodowe badanie adopcji usługi w przedsiębiorstwach członkowskich.
Podczas tłumaczenia na język polski formularz został dopasowany do potrzeb pracowników Leroy Merlin. Badanie składa się z 20 scenariuszy sytuacji i pytań o prawidłowe zastosowanie aplikacji Google Workspace. Pracownicy dokonują autodiagnozy swoich kompetencji, bo otrzymują spersonalizowane wyniki z wyszczególnieniem obszarów, w których mają jeszcze pole do rozwoju.
Przygotowanie 20 filmów instruktażowych udostępnianych pracownikom razem z indywidualnym wynikami również zostało powierzone FOTC. Uczestnicy badania dostają zestaw materiałów dotyczących tylko tych zagadnień, w których wypadli słabiej. Dzięki temu nie są przytłoczeni nadmiarem informacji i mogą we własnym tempie nauczyć się korzystania z pełnego potencjału środowiska Google Workspace.
Chcieliśmy stworzyć proces szkoleniowy, w którym każdy z uczestników otrzyma indywidualną ścieżkę edukacyjną. Dzięki zaangażowaniu zespołu FOTC cel ten został osiągnięty. Szczególnie doceniam umiejętność odkrywania i zrozumienia potrzeb naszej organizacji. Pracownicy FOTC włożyli wiele wysiłku w zgłębienie naszych oczekiwań, dzięki czemu wspólnie stworzyliśmy projekt, który dostarczył oczekiwanych rezultatów. Pragnę również podkreślić, że bardzo cenne okazały się nie tylko wkład i przekaz merytoryczny, ale też jakość przygotowania materiałów do samoedukacji oraz sposób prowadzenia warsztatów.
Badanie zorganizowano w rocznicę wdrożenia Google Workspace, materiał jest wciąż dostępny dla wszystkich pracowników w szczególności dla tych dołączających do organizacji.
Jako że współpraca z FOTC przebiegała na najwyższym poziomie, Leroy Merlin zdecydowało się powierzyć nam przygotowanie kolejnych projektów szkoleniowych dla swoich pracowników.